Fakturakanal

Fakturor kan skickas från Procountor med olika fakturakanaler, det vill säga sändningssätt. I denna guide hittar du mer information om Procountors fakturakanaler och deras användning.

• Med fakturakanal avses det sätt på vilket fakturan skickas från programmet till affärspartnern.
• De fakturakanaler som används i Procountor är fyra: Post, E-post, E-faktura samt Skickas inte (används när fakturan skickas utanför programmet, till exempel via egen e-post).
• I kundregistret kan en standardfakturakanal anges per kund, men fakturakanalen kan också väljas specifikt för varje faktura då fakturan skapas.
• När knappen Skicka trycks i programmet, flyttas fakturan till sändlistan, från vilken den automatiskt tas bort enligt fakturadatumet. Om fakturan är daterad till dagens datum, inom tre dagar (eller bakåt i tiden), skickas fakturan praktiskt taget omedelbart från programmet och dess framsteg kan inte längre avbrytas. Fakturor som är daterade till framtiden skickas från programmet tre dagar före fakturadatumet.

Vad om du kunde få pengarna på kontot direkt efter att fakturan skickats? Läs mer om Kassaturva.

 

Fakturakanaler i Procountor

Post

• Fakturan skickas från Procountor i elektronisk form till utskriftstjänsten (Apix Messaging Oy), som skriver ut, kuverterar och postar fakturan. Fakturor och brev som skickas före kl. 10 på förmiddagen skickas normalt från utskriftstjänsten till postens distribution samma dag. Kuvertet är i C5-storlek (22,9 cm x 16,2 cm) och har ett fönster på 9 cm x 6 cm, placerat 1,8 cm från vänster kant och 1,5 cm från överkanten. På fakturor som skickas med post visas en kuverteringsstreckkod i kuvertets fönster, vilket möjliggör automatisk kuvertering.
• Med försäljningsfakturor som skickas med post är det möjligt att skicka bilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format. Dessutom kan man välja om fakturan ska skickas i svartvitt eller färg samt om economy- eller priority-post ska användas. Vid användning av economy-post bör man notera att enligt Posten är breven normalt framme den tredje arbetsdagen efter postning.
• Faktureringsadressen hämtas automatiskt från kundens registeruppgifter, men kan också anges i fakturans Faktura-vy före sändning. Fakturans status förblir Skickad tills den matchas eller markeras som betald.

 

E-faktura

• Försäljningsfakturan skickas i elektronisk form från Procountor till mottagarens system. Den använda operatören väljs automatiskt baserat på mottagarens adress (beroende på om mottagarens adress är i banknätverket eller operatörsnätverket), förutsatt att avsändaren har sändningsadresser både via Apix Messaging Oy och banken.
• Med e-fakturan är det möjligt att skicka bilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format, om e-fakturan skickas med Apix e-fakturaadresser. Bilagan överförs alltid till Apix i PDF-format. Man bör dock vara uppmärksam på vilken e-fakturaoperatör som används vid sändningen.

  • Storleken på de bifogade filerna bör vara mindre än 30 MG.

• Banknätverket stöder inte överföring av bilagor eller fakturabilden tillsammans med annan information. När e-fakturan skickas från Procountor i Finvoice-format till banknätverket, läggs dock en länk till fakturan, genom vilken mottagaren kan se fakturan och dess bilagor i PDF-format.
• Om fakturan skickas med Apix som e-fakturaoperatör och mottagaren har banken som e-fakturaoperatör, överförs inte bilagorna till mottagaren. När fakturan rör sig mellan operatörerna från operatörsnätverket till banknätverket, överförs inte bilagorna eller informationen om dem.
• Om fakturan skickas från Apix e-fakturaadress till en kund som tar emot fakturor i operatörsnätverket, överförs bilagorna med fakturan.
• Operatörsnätverket inkluderar bland annat Apix Messaging Oy, OpusCapita, Tieto, Basware, Liaison, etc., och mellan dem kan e-fakturan överföras i många olika format (t.ex. Finvoice, ecXML, TeappsXML).
• E-fakturaadressen hämtas från kundens uppgifter eller anges i försäljningsfakturans Faktura-vy. I Procountor består mottagarens e-fakturaadress av tre fält (E-fakturaoperatör, E-fakturaadress och OVT-nummer). E-fakturaoperatören och e-fakturaadressen måste fyllas i av användaren och OVT-numret kompletteras automatiskt i detta sammanhang. Alternativt kan e-fakturaadressen hämtas till fakturan via e-fakturakatalogen som öppnas med TIEKE-knappen. Mer information om val av e-fakturakanal för affärspartner hittar du här.
• Efter sändning förblir fakturans status Skickad tills den matchas eller markeras som betald.
• Mer information om e-fakturor.

 

E-post

• Fakturan skickas som en PDF-bilaga till kunden via e-post. Med försäljningsfakturor som skickas via e-post är det möjligt att skicka bilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format. E-postadressen hämtas automatiskt från kundens uppgifter, men kan också anges i försäljningsfakturans vy. Fakturans status förblir Skickad tills den matchas eller markeras som betald.
• Vid e-postsändningar via Procountor används avsändaradressen no-reply@procountor.com, men i e-postens metadata finns e-postadressen till faktureringskontaktpersonen som sparats i Procountors Basuppgifter-vy (Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter). E-postadressen som finns i metadatan visas när mottagaren öppnar meddelandet och väljer “svara”-funktionen. Om ingen e-postadress för faktureringskontaktpersonen har angetts i Procountors basuppgifter, används e-postadressen som angetts i avsändarens egna uppgifter i metadatan. Om inte heller den är angiven, används samma adress som avsändaradressen, det vill säga no-reply@procountor.com.
• Med försäljningsfakturan skickas ett e-postmeddelande som innehåller betalningsinformationen (fakturanummer, förfallodatum, belopp, referensnummer, kontonummer och streckkod) och i meddelandets ämnesrad ordet Faktura, fakturanummer och namnet på det företag som skickat fakturan.

 

Skickas inte

• När fakturakanalen väljs som Skickas inte, skickas fakturan inte via Procountor, utan den kan sparas via förhandsgranskningen och skickas till exempel via egen e-post (om fakturan överhuvudtaget är avsedd att skickas).
• Till exempel vid kontantförsäljning väljs att fakturan inte skickas.
• Fakturans status förblir Godkänd tills den matchas eller markeras som betald.

 

Fakturakanaler per verifikattyp

Fakturor och beställningar

Försäljningsfaktura

• Fakturakanalen för försäljningsfakturan (inklusive massfakturering) kan vara E-faktura, E-post, Post eller Skickas inte.

Betalningspåminnelse

• Fakturakanalen för betalningspåminnelsen kan vara E-post, Post eller Telefon/Skickas ej.
• Valet av fakturakanal Telefon/Skickas ej innebär att påminnelsen hanteras utanför programmet, till exempel via telefon.

Försäljningsorder

• Fakturakanalen för försäljningsordern (inklusive offert) kan vara E-post, Post eller Skickas ej.

Inköpsfaktura

• För inköpsfakturor som mottagits via skanningstjänsten eller som e-fakturor visas mottagaroperatörens och adressinformationen. För e-fakturor visas både mottagaroperatören och adressinformationen. För skannade fakturor visas endast operatören, eftersom mottagaradressen visas i sin helhet på den skannade fakturabilden.
• För manuellt skapade inköpsfakturor är fakturakanal, operatör och mottagaradress inte redigerbara uppgifter.

• Inköpsfakturans fakturakanal har ingen betydelse, eftersom inköpsfakturor inte skickas, men baserat på fakturakanalen kan man avgöra hur fakturan har anlänt.
• Bilden av en inköpsfaktura som kommit som e-faktura eller via skanningstjänsten visas som en bilaga.
• För inköpsfakturor som kommit via skanningstjänsten visas fakturakanalen som Post och för inköpsfakturor som kommit som e-faktura visas fakturakanalen som E-faktura.

Inköpsorder

• Fakturakanalen för inköpsordern kan vara E-post, Post eller Skickas inte.

Rese- och kostnadsfaktura

• Rese- och kostnadsfakturor kan inte skickas från programmet och kan därför inte tilldelas en fakturakanal.

 

Övriga verifikat

Memorialverifikat

• Memorialverifikat kan inte skickas från programmet och kan därför inte tilldelas en fakturakanal.

Massutskick

• Massutskick kan skickas antingen via Post eller E-post.

Löneberäkning

• Löneberäkningens sändningskanal kan vara Post, E-lön, E-post eller Skickas inte.
• För att förhindra att löneberäkningen skickas via e-post kan detta göras i Inställningar.

Årsöversikt för löntagare

• Kan skickas till löntagaren antingen via post eller e-post.

 

Försäljningsfakturans fält

Fälten som visas på försäljningsfakturan varierar på följande sätt beroende på vilken fakturakanal som används: