Betalningspåminnelse

Så här fungerar det att skicka en Betalningspåminnelse för en enskild förfallen kundfaktura med Procountor. 

 

Den här artikeln går igenom hur man skickar en betalningspåminnelse för en kundfaktura med post eller e-post, eller hur man antecknar att en påminnelse har hanterats per telefon.

Funktionen är avsedd för att skicka en enskild betalningspåminnelse. Men det är också möjligt att skicka flera betalningspåminnelser samtidigt. 

Du hittar funktionen Betalningspåminnelse genom att gå via Sökning av verifikat eller direkt via Sökning av öppna kundfakturor och klicka på knappen Betalningspåminnelse. 

 

  

 

Fälten i vyn Betalningspåminnelse

 

Basuppgifter

Kanal - I rullgardinsmenyn går det att välja någon av alternativen Post, E-post eller Telefon/Skickas inte för att skicka påminnelsen.

• Post erbjuds som avsändningskanal om fakturakanalen för den ursprungliga fakturan var Post. Det är faktureringsadressen som används för betalningspåminnelsen. Det går även att ändra adressen.
• E-post erbjuds som avsändningskanal om fakturakanalen för fakturan var E-post. Om företaget använder kanalen E-post kommer e-postadressen från fakturauppgifterna. Om e-postadress saknas i fakturauppgifterna söks den i kunduppgifterna. Det går även att ändra e-postadressen. 
• Telefon erbjuds som avsändningskanal om fakturakanalen för fakturan var Skickas inte.

Fakturamall - I rullgardinsmenyn väljer man vilken mall för rutan Text i betalningspåminnelse som ska användas. Det går att använda den förskrivna mallen Originalinställning i Procountor, eller en egen fakturamall som företaget har definierat själv. Se nedan hur man skapar och redigerar textmallar. 

Språk - Det finns redigerbara originalinställningar för Text i betalningspåminnelse på språken svenska, finska, engelska, norska och danska. Språket i betalningspåminnelsen ska vara samma som i den ursprungliga fakturan. 

Text i betalningspåminnelse - I denna ruta visas texten för den valda fakturamallen. Denna text kommer att visas på betalningspåminnelsen mellan fakturans uppgifter och produktraderna.

Texten i rutan kan redigeras för respektive betalningspåminnelse. Rutan kan innehålla blanka mellanrader och det går att göra indragningar med mellanslag i början av raderna.

Om det tidigare har skickats en betalningspåminnelse för den aktuella fakturan, visas dess innehåll i den här textrutan.

  

 

Knappar i vyn

Knappen Skicka används för att skicka en färdig betalningspåminnelse när påminnelsetexten är ifylld och avsändningskanalen vald.

• Om Post väljs som Kanal skickas ett pappersbrev till kunden. Betalningspåminnelsen använder samma adress som den ursprungliga fakturan. Om någon annan fakturakanal än Post har använts, hämtas den förvalda adressen från Uppgifter om företaget > Inställningar.
• Med kanalen E-post skickas betalningspåminnelsen med e-post som bilaga i PDF-format. De uppgifter som behövs för betalningen ingår i e-postmeddelandet, dvs. fakturanummer, förfallodag, belopp, OCR/referensnummer, kontonummer och streckkod. Rubriken innehåller ordet Betalningspåminnelse, fakturanummer och namnet på det företag som har skickat fakturan. Betalningspåminnelsen i PDF-bilagan visar fakturauppgifterna och meddelandet från textrutan.
• När kanalen är Telefon/Skickas inte sänds det ingen betalningspåminnelse. Då sparar knappen Skicka uppgifterna om påminnelsen som skriven text i Försäljarens anteckningar och i rutan Text i betalningspåminnelse, t.ex. detaljerade uppgifter om det förda telefonsamtalet.

Obs! Det har ingen betydelse för betalningspåminnelsen vilken fakturakanal som användes för den ursprungliga kundfakturan. Påminnelsens fakturakanal väljs när den skapas.

För påminnelser som skickas iväg finns det en streckkod i den undre delen som kan användas för att betala fakturan som påminnelsen gäller. Valutafakturor har ingen streckkod eftersom streckkoden saknar uppgifter om fakturans valuta. Bankstreckkoden innehåller mottagarens bankkontonummer, fakturans belopp, OCR/referensnummer och förfallodag. Bilagor som skickas med fakturan följer med betalningspåminnelsen. 

 

Om en betalningspåminnelse (kravbrev) skapas för en faktura som gäller en registerkund och företaget använder automatisk beräkning av Inkasserings- och dröjsmålsavgifter, ställer Procountor en kontrollfråga när du klickar på knappen Skicka om inkasseringsavgiften ska läggas till på nästa kundfaktura. 

• Om frågan besvaras med "Nej" skickas betalningspåminnelsen som vanligt och det föreslås inte någon rad för inkasseringsavgiften på kundens nästa faktura.

• Om frågan besvaras med "Ja" går det därefter att ange en radkommentar för inkasseringskostnaden, som visas på den kundens nästa faktura. Det går att reglera hur en radkommentar visas på fakturan som skickas till kunden genom att ändra inställningarna för Radkommentar under Uppgifter om företaget>Inställningar för fakturor. Dröjsmålsräntan för fakturan beräknas i anslutning till betalningen och inkasseringsavgiften påverkar inte detta. Sedan skickas betalningspåminnelsen som vanligt, och en rad för inkasseringsavgiften föreslås på nästa faktura till den aktuella kunden.

 

Knappen Redigera textmallar öppnar den här vyn för att skapa ett eget underlag för betalningspåminnelser. 

Genom att klicka på knappen Ny kan man skapa en egen mall för betalningspåminnelser. I fönstret som öppnas föreslås namnet Ny betalningspåminnelsemall automatiskt, men du kan själv välja ett namn för den nya mallen. Klicka sedan på OK. 

Sedan lägger man till en egen text för varje språk som är aktuellt för företaget. Klicka t.ex. på raden för Svenska. Då öppnas fönstret Redigera malltext, där det visas en ruta för Ursprunglig text och Ny text. Textmallen får innehålla högst 500 tecken (inklusive mellanslag). Klicka sedan på Spara när den nya texten är färdig. Kom ihåg att lägga till text för varje språk som mallen ska användas för.

  

Knappen Förhandsgranskning används för att visa påminnelsen antingen i HTML- eller PDF-format.

 

Knappen Fakturauppgifter öppnar fönstret Redigera sändningsinformation, och är till för att ange uppgifter på fakturan i fältet Försäljarens anteckningar. Anteckningarna syns i fakturauppgifterna, på fakturans bokföringssida och längst ut i högra kanten i sökresultatet för öppna fakturor vid Sökning av verifikat. Anteckningarna är inte synliga för kunden.

Anteckningarna sparas automatiskt när betalningspåminnelsen skickas. Om det bara är anteckningarna som sparas, skickas det ingen betalningspåminnelse och ingen uppgift om påminnelsen sparas.

Denna funktion används även för att se uppgifterna för den faktura påminnelsen avser. I det här fönstret går det även att korrigera t.ex. uppgifterna om adressen dit påminnelsen ska skickas.  

 

 

Betalningspåminnelse i sökresultatvyn

När man söker efter öppna kundfakturor i Sökning av verifikat, visas det totala antalet skickade betalningspåminnelser, datum för den senast skickade betalningspåminnelsen och avsändningskanal (P= Post/brev, E= E-post, T= Telefon) i kolumnen Betalningspåminnelse.

Vidare uppgifter om avsändningskanal och tidpunkt för betalningspåminnelsen hittas med knappen Lägg till funktioner > Transaktionsuppgifter på faktura.