Betalningspåminnelse

Via funktionen Betalningspåminnelse kan man skicka påminnelser om förfallna försäljningsfakturor.
Man kommer till vyn Betalningspåminnelse från programmets huvudmeny genom att gå till Sökning > Öppna fakturor > Sök försäljningsfakturor med önskade sökkriterier och välj en förfallen faktura > Tryck på Betalningspåminnelse.

• Betalningspåminnelsen bokförs som ett verifikat och en sändningsavgift debiteras också för den.
• Procountor Financials-produktversioner inkluderar ett visst antal verifikat i månadsavgiften och för verifikat som överskrider detta antal debiteras en avgift i samband med månadsfaktureringen. Du kan komma åt prislistan här.

I vyn kan man också överföra försäljningsfakturor till frivillig påminnelse- och inkassotjänst.

• Läs mer om påminnelse- och inkassotjänster här.
• Läs mer om att skicka en försäljningsfaktura till påminnelse- och inkassotjänst här.

 

Skapa en betalningspåminnelse

I vyn Betalningspåminnelse, välj grundläggande information för påminnelsen.

1. I fältet Kanal väljer man vilken kanal betalningspåminnelsen ska skickas via.
   1. Välj enligt fakturakanal (post/e-post) - kanalen hämtas från den ursprungliga fakturan.
   2. Om den ursprungliga fakturans kanal är post eller e-faktura, skickas påminnelsebrevet per post.
   3. Om den ursprungliga fakturans kanal är e-post, skickas påminnelsebrevet via e-post.
2. Post – påminnelsebrev skickas per post oavsett den ursprungliga fakturans kanal.
   1. Fakturans faktureringsadress hämtas som adress för betalningspåminnelsen.
   2. Adressen kan ändras i vyn Betalningspåminnelse genom att trycka på knappen Fakturauppgifter.
3. E-post – påminnelsebrev skickas via e-post oavsett den ursprungliga fakturans kanal.
   1. E-postadressen hämtas från den ursprungliga fakturan, om e-postadressen är synlig på den ursprungliga fakturan (dvs. om den ursprungliga fakturans kanal är e-post).
   2. Om e-postadressen inte är synlig på den ursprungliga fakturan, hämtas e-postadressen från kundregistret från fältet E-post i kundens faktureringsinformation.
   3. Adressen kan ändras via knappen Fakturauppgifter.
   4. När påminnelsen skickas via e-post, skickas den som en PDF-bilaga. Storleken på de bifogade filerna bör vara mindre än 30 MG.
   5. E-postmeddelandet innehåller betalningsinformationen (fakturanummer, förfallodatum, belopp, referensnummer, kontonummer och streckkod) och i ämnesraden står ordet Betalningspåminnelse, fakturanummer och namnet på företaget som skickade fakturan.
4. Telefon/Skickas inte – påminnelsen har skickats via en annan kanal än Procountor.

1. I fältet Underlag väljer man vilken betalningspåminnelsemall som ska användas.
   1. Betalningspåminnelsemallar kan skapas via knappen Redigera textmallar.
   2. Mer information om att skapa textmallar hittar du här.
   3. Procountor har en standardmall som automatiskt används för påminnelser om inget annat väljs.
2. Med valet Språk bestämmer man på vilket språk betalningspåminnelsen skickas.
   1. När språket ändras, ändras sökresultaten i underfönstret enligt språket.
   2. I sökresultaten visas endast de fakturor som ursprungligen skickades på det valda språket.
   3. Med valet Alla språk hämtas fakturor på alla språk i menyn till sökresultaten.
   4. Språket för betalningspåminnelsen är samma som språket på den ursprungliga fakturan.
3. I fältet Text för betalningspåminnelse kommer meddelandet enligt textmallens inställningar. Texten kan fortfarande redigeras innan påminnelsen skickas.
   1. Mer information om att skapa textmallar hittar du här.
   2. Texten för betalningspåminnelsen skrivs ut under fakturans tilläggsuppgifter.

1. Efter att ha definierat grundläggande information, välj de fakturor som påminnelsen ska skickas för.
   1. Det är möjligt att välja och skicka flera verifikat.
   2. Betalningspåminnelsen kan granskas i PDF- eller HTML-format genom att trycka på knappen Förhandsgranskning. Du kan bara öppna en faktura för förhandsgranskning åt gången.
2. Tryck på knappen Skicka betalningspåminnelse när de nödvändiga valen har gjorts.
   1. Påminnelsen skickas till kunderna via den valda kanalen.
   2. Om påminnelsens kanal är Telefon, sparar knappen informationen om påminnelsen men skickar den inte.
   3. Om automatisk beräkning av inkasso- och förseningsavgifter är aktiverad, kommer en fråga om att lägga till inkassoavgifter på kundens nästa försäljningsfaktura när du trycker på knappen Skicka.
      1. Om du svarar “Nej” skickas betalningspåminnelsen som vanligt och ingen inkassoavgift föreslås på kundens nästa faktura.
      2. Om du svarar “Ja” kommer en annan fråga “Radkommentar på raden för inkasseringskostanden.” Du kan skriva en text som skrivs ut på fakturaraden om du vill. Synligheten för kommentaren på fakturan som skickas till kunden kan justeras genom att ändra inställningen Kommentar för rad i Inställningar för fakturaunderlaget under Uppgifter om företaget. Därefter skickas betalningspåminnelsen som vanligt och en inkassorad föreslås på kundens nästa faktura.

Obs! I botten av påminnelsen finns en streckkod som kan användas för att betala påminnelsefakturan.

• Valutafakturor har ingen streckkod eftersom streckkoden inte innehåller information om fakturans valuta.
• Bankstreckkoden innehåller mottagarens bankkontonummer, fakturans belopp, referensnummer och förfallodatum.
• Bilagor som skickas med fakturan skickas med betalningspåminnelsen.

 

Textmall för betalningspåminnelse

Textmallen för betalningspåminnelse kan redigeras genom att trycka på knappen Redigera textmallar.

• Texten i textmallen visas under fakturans Ytterligare information.

I vyn Redigera textmallar kan man lägga till nya textmallar, kopiera gamla, byta namn på mallar, ställa in en mall som standard och ta bort mallar.

1. Tryck på Ny eller ändra texten i en befintlig textmall genom att välja Ny eller aktivera textmallens namn.
   1. När du trycker på knappen Ny, frågar programmet först efter namnet på den nya mallen.
2. Tryck på kolumnen Text och programmet öppnar ett nytt fönster där du kan definiera texten för betalningspåminnelsen på det valda språket.
3. Spara ändringarna, varefter textmallen kan väljas i vyn Betalningspåminnelse.

 

Betalningspåminnelse i sökresultat och på fakturan

När öppna försäljningsfakturor hämtas till skärmen via sökningen av verifikat, visas antalet skickade betalningspåminnelser, datumet för den senaste skickade betalningspåminnelsen och sändningskanalen (K=Post, S=E-post, P=Telefon) i kolumnen Betalningspåminnelse för den aktuella fakturan. Mer detaljerad information om sändningskanalen och tidpunkterna för betalningspåminnelsen finns i avsnittet Transaktionsuppgifter på faktura i menyn Lägg till funktioner i fakturasökningsvyn. (Det finns ingen separat rapport för betalningspåminnelse i programmet.)

Den skickade betalningspåminnelsen läggs också automatiskt till som en bilaga under fliken Bilagor i fakturavyn.