Procountor-programvaran innehåller alla verktyg som behövs för fakturering och hantering av försäljningstransaktioner. Denna artikel beskriver funktioner relaterade till skapande, sändning och kundreskontra av försäljningsfakturor.
Skapande av fakturor
Försäljningsfakturor kan skapas en i taget via Procountor, flera fakturor åt gången med Massfaktura- eller Avtalsfaktura-funktionen, eller så kan försäljningsfakturor importeras från ett annat system.
Enskild försäljningsfaktura
- En försäljningsfaktura kan skapas i Procountor antingen för en kund som är sparad i kundregistret eller utan en registrerad kund, dvs. på ett tomt fakturaunderlag.
- Skapandet av en försäljningsfaktura sker antingen från huvudmenyn genom att välja Ny > Försäljningsfaktura eller genom att trycka på knappen Skicka till fakturaunderlag i kundregistret.
- En ny försäljningsfaktura kan också skapas genom att söka en tidigare skapad faktura och använda kopieringsfunktionen.
- Vid den första sparningen sparas försäljningsfakturan i Procountors databas i statusen Under behandling och bokföring skapas omedelbart baserat på standardkonteringar. När fakturan är klar och godkänns, ändras statusen till Icke skickad. Därefter kan fakturan enkelt skickas via önskad fakturakanal.
Massfaktura
- Om flera liknande försäljningsfakturor ska skapas samtidigt kan Massfaktura-funktionen användas. Detta möjliggör enkel skapande av flera fakturor på en gång.
- Massfaktura-funktionen öppnas från programmet genom att välja Ny > Försäljningsfaktura och sedan trycka på Massfaktura-knappen i vyn Ny försäljningsfaktura.
- Massfaktura kan användas till exempel i följande situationer:
- Skapande av flera fakturor med samma innehåll till olika kunder (t.ex. för medlemsavgifter).
- Skapande av återkommande fakturor varje månad (t.ex. för hyresbetalningar).
Avtalsfakturering
- Avtalsfakturering är en betaltjänst i Procountor som möjliggör fakturering baserat på avtal.
- Med avtalsfakturering är det enkelt att skapa återkommande fakturor med samma innehåll varje månad eller halvår.
- Avtalsfakturering finns i programmet under Register > Avtalsfakturering.
- Beställ Avtalsfakturering här.
Överföring av faktureringsinformation från ett annat system
- Förutom att skapa försäljningsfakturor i Procountor på de sätt som beskrivs ovan, är det möjligt att överföra faktureringsinformation från andra system.
- Överföring av fakturor kan ske till exempel från ett ERP-system, projektledningsprogram, webbutik eller kassasystem.
- Överföring av faktureringsinformation kan göras via programmet under Administration > Import av material eller med hjälp av gränssnittet för automatisk överföring av fakturor.
Frågor om aktivering av automatisk överföring av fakturor kan skickas till kundtjänst via kontaktformuläret.
Sändning av fakturor
Sändningssätt, dvs. fakturakanaler
När en försäljningsfaktura skapas är det möjligt att välja fakturakanal. Fakturakanal avser det sätt på vilket försäljningsfakturan skickas från Procountor. Följande fakturakanaler är tillgängliga:
- Post: Fakturan skickas per post via Procountors utskrifts- och posttjänst. Efter sändning skrivs fakturan automatiskt ut, läggs i ett kuvert och levereras till posten för transport.
- Nätfaktura: Fakturan skickas som nätfaktura till den nätfakturaadress som anges på fakturan. En PDF-bild av fakturan och eventuella bilagor bifogas också. Efter sändning överförs fakturan automatiskt till nätfakturaoperatören för leverans.
- E-post: Fakturan skickas via e-post med en PDF-bild av fakturan och eventuella bilagor bifogade. Efter sändning skickas e-posten automatiskt.
- Skickas inte: Fakturan är inte avsedd att skickas, utan är till exempel en samlingsfaktura. Fakturan skickas inte automatiskt från Procountor.
Sändning av faktura
- En enskild godkänd (dvs. i statusen Icke skickad) faktura kan skickas direkt från fakturavyn med knappen Skicka, om fakturakanalen är vald till post, nätfaktura eller e-post.
- Flera fakturor kan godkännas och skickas från vyn Sök verifikat genom att använda funktionen Godkännande/avsändning av flera försäljningsfakturor från rullgardinsmenyn som öppnas via knappen Lägg till funktioner. Om fakturan redan har skickats en gång med funktionen Godkännande/sändning av flera försäljningsfakturor, kan den inte skickas igen med samma funktion, utan då används funktionen Skicka från menyn som öppnas med höger musknapp.
- En förlorad försäljningsfaktura kan skickas om.
- När du klickar på knappen Skicka, flyttas fakturan till sändningslistan, varifrån den automatiskt tas bort enligt fakturadatumet. Om fakturan är daterad till dagens datum, skickas fakturan praktiskt taget omedelbart. Fakturor som är daterade till framtiden skickas tre dagar före fakturadatumet.
Om du vill kan du också skicka försäljningsfakturan för finansiering med Kassaturva-tjänsten, vilket gör att du får pengarna på kontot nästan omedelbart.
Hantering av kundreskontra
Sökning av öppna fakturor
- Öppna försäljningsfakturor är godkända eller skickade försäljningsfakturor som ännu inte har betalats.
- Sökning av öppna försäljningsfakturor kan göras via funktionen Sökning av verifikat genom att välja söktypen “Öppna fakturor”.
Automatisk allokering av referenser
- Från bankkonton kopplade till Procountor hämtas automatiskt inkommande kontoutdrag och referensbetalningsmaterial.
- Referensbetalningar allokeras automatiskt till öppna försäljningsfakturor baserat på referensnumret, och fakturorna markeras som betalda (eller delvis betalda om det betalda beloppet inte stämmer överens med det öppna beloppet).
- Procountor markerar försäljningsfakturan som Betald om den mottagna betalningen är högst 0,04 € över eller under rätt belopp. I sådana fall kan bokföringen justeras genom att göra en korrigering av de saknade centen i kontoutdraget.
- Om referensbetalningarna inte matchas automatiskt kan fakturorna matchas till försäljningsfakturorna med hjälp av funktionen för Omallokering av referensbetalning.
Sändning av betalningspåminnelser
- Betalningspåminnelser kan skapas och skickas för öppna försäljningsfakturor.
- Sändning av betalningspåminnelser sker genom att trycka på knappen Betalningspåminnelse i vyn Sökning av verifikat när en öppen faktura har valts genom att klicka på den.
- Text och sändningssätt kan väljas för betalningspåminnelsen, varefter den kan skickas via posttjänsten eller via e-post.
- Sändning av flera betalningspåminnelser sker i vyn Sökning av verifikat genom att först söka öppna fakturor och eventuellt begränsa de fakturor som ska påminnas. Därefter trycks på knappen Betalningspåminnelse. I den öppnade vyn väljs de fakturor som ska påminnas, och därefter väljs text och sändningssätt.
- I samma vy kan fakturor också överföras till antingen Maksuvahti eller Ropo Oy:s påminnelse- och inkassotjänst.
- Inkasso- och dröjsmålsavgifter kan aktiveras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
Verktyg relaterade till kundreskontra
- I vyn Speciasituationer för försäljningsfaktura är det möjligt att bland annat skapa en kreditfaktura baserat på fakturan och markera betalningstransaktioner som kvittar fakturan.