Kontrollfunktionen för försäljningsfakturor är en metod där säljare kan kontrollera de fakturor som ska skickas till deras kunder innan de faktiskt skickas.
Aktivering av kontrollfunktionen för försäljningsfakturor
Granskningsanteckningen för försäljningsfakturor kan aktiveras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Granskningsanteckningar på försäljningsfakturor. Därefter kan granskningsanteckningar läggas till på fakturorna och dessa anteckningar samt tillhörande filtervillkor visas i verifikatssökningen.
Kontroll av försäljningsfakturor
Säljaren söker fram de önskade fakturorna via Sökning av verifikat. Fakturan kompletteras med nödvändiga uppgifter och kontrolleras för korrekthet. Granskningsanteckningar kan göras på fakturor som åtminstone är i status Under behandling. Att göra en markering påverkar inte fakturans status.
1. Säljaren, som är kontrollanten av försäljningsfakturan, kontrollerar sina egna fakturor och trycker på knappen Gransk.ant.
2. Genom att trycka på knappen Gransk.ant. bekräftas tillägget av granskningsanteckningen genom att trycka på knappen Lägg till.
3. Granskningsanteckningen visas i verifikatssökningen eller genom att trycka på knappen Gransk.ant. på fakturan. Granskningsanteckningen skapar en tidsstämpel för kontrollen (t.ex. Fakturan har följande granskningsanteckningar: Granskare, Tuija 01.10.20XX kl. 12:16) och efter tidsstämpeln är det möjligt att lägga till en egen kommentar (max 255 tecken).
- Det är möjligt att göra flera granskningsanteckningar om det finns fler kontrollanter. Varje kontrollants markering sparas bakom knappen Gransk.ant.
- Kontrollanter av försäljningsfakturor kan se varandras kommentarer, men kan endast redigera eller ta bort sina egna granskningsanteckningar.
- Samma användare kan endast göra en granskningsanteckning per faktura, men det är möjligt att redigera och ta bort sin egen markering i efterhand.
Sökning av kontrollerade försäljningsfakturor
I sökvillkoren för verifikatssökningen finns det specifika fält för en rullgardinsmeny med granskningsanteckningars skapare, antalet anteckingar och kommentarer. Skapare avser användaren som gjort granskningsanteckningen.
Antalet granskningsanteckningar och kommentaren i sökvillkoret gör det möjligt att söka fakturor baserat på antalet kontrollanter eller anteckningen som gjordes i samband med granskningsanteckningen.
- I fältet Granskningsanteckning, Mängd kan du till exempel ange =1, vilket visar de fakturor som har en granskningsanteckning.
- Avgränsningen kan också göras så här: 1-2, vilket visar de fakturor som har en eller två granskningsanteckningar.
- Om du anger värdet: < 3, visas de verifikat som har noll, en eller två granskningsanteckningar.
- I kommentarfältet är det möjligt att skriva anteckningar som gjorts i samband med granskningen och söka efter önskade fakturor på detta sätt.