Funktionen för extern finansiering i Procountor möjliggör skapandet av försäljningsfakturor enligt avtalet mellan företaget och finansieringsbolaget. Det finns färdiga anslutningar mellan Procountor och vissa finansieringsbolag, genom vilka information om fakturor (kundfordringar) kan överföras till finansieringsbolaget. Denna guide beskriver åtgärderna för att ta i bruk extern finansiering.
Aktivering av extern finansiering
- Extern finansiering väljs för användning i programinställningarna under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar. I inställningarna väljs alternativet Är extern finansiering i bruk? i avsnittet Inställningar för extern finansiering.
- Bankfullmakter för konton för extern finansiering (Fakturakonto och Finansieringskonto) görs på samma sätt som för andra bankkonton.
- Om bankfullmakter inte görs är det endast möjligt att hämta referensbetalningar för fakturakontot. I så fall bokförs händelserna på fakturakontot och finansieringskontot i programmet med ett memorialverifikat, men referensbetalningarna kvitteras automatiskt.
- Finansierings- och fakturakontot för extern finansiering sparas i företagets bankkonton under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
- För att övervaka fakturakontot och finansieringskontot rekommenderas det att öppna egna bokföringskonton i kontoplanen, t.ex. 1725 Factoring-fordringar (Fakturakonto) och 2840 Factoring-skuld (Finansieringskonto).
Obs! När extern finansiering är aktiverad kan fakturanumreringen inte ändras i efterhand eftersom referensnumret består av fakturanumret.
Avtal om extern finansiering
När extern finansiering har aktiverats i inställningarna, visas finansieringsavtal i menyn under Administration > Uppgifter om företaget > Finansieringsavtal. Information om avtal med finansieringsbolag matas in i vyn Finansieringsavtal. Det kan finnas flera avtal och informationen för varje avtal matas in på en egen rad enligt följande:
Finansieringsbolag
- Välj namnet på det finansieringsbolag som avtalet har ingåtts med från rullgardinsmenyn.
Finansieringsbolagets kontonummer
- Ange det bankkontonummer som finansieringsbolaget har angett i kolumnen.
- Detta bankkontonummer kommer att visas på fakturan och är det kontonummer som kunden ska betala fakturan till, istället för att betala direkt till företagets bankkonto.
- Obs! Detta kontonummer sparas inte som företagets eget bankkonto i företagsinformationen.
- Du kan också spara ett utländskt IBAN-kontonummer i kolumnen.
- När ett finskt IBAN-nummer anges i kolumnen, fylls BIC-koden i automatiskt.
Avtalsnummer
- Ange avtalsnumret som erhållits från finansieringsbolaget i kolumnen.
Referensnummerseparator
- Ange referensnummerseparatorn som påverkar referensnumret som genereras på fakturan.
- Denna information erhålls från finansieringsbolaget.
Egen Finvoice-adress och Finansieringsbolagets Finvoice-adress
- Ange din egen och finansieringsbolagets Finvoice-adress (företagets egen adress för att skicka e-fakturor som erhållits från banken och finansieringsbolagets adress för att ta emot e-fakturor) i kolumnerna, om det har avtalats med finansieringsbolaget att leverera nätfakturor i Finvoice-format med hjälp av Finvoice-adresser.
OP-Factoring motkonto (Denna kolumn är endast relevant om finansieringsbolaget är OP)
- Välj företagets eget bankkonto i OP-Factoring motkonto-kolumnen, om det har avtalats med OP att hämta referensspecifikationer, dvs. FL-referensmaterial.
- Detta konto är företagets eget bankkonto, som används för att koppla inkommande referensspecifikationer till bankkontot där betalningarna mottas.
- Kontot måste väljas eftersom FL-referensmaterialet från OP inte innehåller något kontonummer (som KTL-materialet gör) för att läsa de inkommande referensspecifikationerna. OP lägger dock till ett finansieringsreferensnummer till händelserna i FL-referensmaterialet. Finansieringsreferensnumret innehåller alltid finansieringsavtalsnumret, vilket möjliggör import av FL-referensmaterialet till Procountor när OP-Factoring motkonto har angetts i denna kolumn. Obs! OP har två format för finansieringsreferensnummer: “kort” och “lång”. OP måste välja det “korta” referensnummerformatet för att import av FL-materialet ska lyckas i Procountor.
Överföringsmeddelande (finska, svenska, engelska, estniska)
- Det finns överföringsmeddelandefält för fyra olika språkversioner. Ange överföringsmeddelandet som ska skrivas ut på fakturan i fälten, vilket informerar fakturamottagaren om att betalningen ska göras till finansieringsbolaget istället för direkt till företagets bankkonto.
- Överföringsmeddelandet är viktigt eftersom fakturan alltid måste innehålla information om att fordran har överförts till finansieringsbolaget. Generellt sett bestämmer finansieringsbolagen i vilken form överföringsmeddelandet ska vara på fakturorna. Språket för överföringsmeddelandet bestäms automatiskt av fakturans språk.
WS-kundnummer
- WS-kundnumret är obligatoriskt när finansieringsbolaget är Danske Bank, OP eller Nordea.
- Mer information om numren hittar du här.
Finvoice
- Fakturainformation från Procountor till finansieringsbolag kan i huvudsak skickas som nätfakturor endast i Finvoice-format. Ett undantag är Kassaturva, till vilka fakturor skickas via API-gränssnittet.
- Finvoice-adresser som läggs till i finansieringsavtal gäller endast fakturor för extern finansiering, och fakturainformation kan i huvudsak skickas som Finvoice-material endast när finansieringsbolaget är en av de banker som nämns i bankfullmaktsformulären. Om factoringfakturor ska skickas elektroniskt som nätfakturor till finansieringsbolaget, måste företagets egen nätfakturaadress (Egen Finvoice-adress) som erhållits från banken samt finansieringsbolagets mottagaradress (Finansieringsbolagets Finvoice-osoite) fyllas i finansieringsavtalen.
- Företaget kan om det vill spara sin egen Finvoice nätfakturaadress i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst, om företagets fakturor skickas till kunder med dessa adresser.
- Om fakturainformation inte önskas eller inte kan skickas i Finvoice-format till finansieringsbolaget, är det bra att kontrollera med finansieringsbolaget om fakturainformation kan skickas på papper eller på annat sätt. För närvarande kan fakturainformation skickas i Finvoice-format endast till finansieringsbolag som är banker, såsom Nordea, OP och Danske Bank.
Ropo Finance Kundfordringsfinansiering
- Ropo Finance Kundfaktureringsfinansiering är en tjänst som erbjuds av Procountors samarbetspartner Ropo Oy, som möjliggör överföring av kundfakturor skapade i Procountor till Ropo för finansiering.
- Mer information om tjänsten finns på Ropos hemsida, där du också kan göra en finansieringsansökan: Ropo Kundfordringsfinansiering.
- När finansieringsbeslutet har erhållits kan Ropo Oy läggas till i vyn Finansieringsavtal i Procountor. Därefter kan finansieringsavtalet väljas för användning antingen per kund eller per faktura.
- Vid godkännande av kundfakturor skickas information automatiskt till Ropo.
- När fakturor skickas till finansieringsbolaget debiteras en separat avgift för att skicka nätfakturan. Vår prislista finns här.
- Förutom finansiering erbjuder Ropo även färdigintegrerade påminnelse- och inkassotjänster i Procountor, mer information finns här: Påminnelse- och inkassotjänst Ropo Oy.
Svea Kundfordringsfinansiering
- Svea Kundfordringsfinansiering är en tjänst som erbjuds av Procountors samarbetspartner Svea Ekonomi, som möjliggör överföring av kundfakturor skapade i Procountor till Svea Ekonomi för finansiering.
- Mer information om tjänsten finns på Svea Ekonomis hemsida, där du också kan göra en finansieringsansökan: Svea Ekonomi.
- När finansieringsbeslutet har erhållits kan Svea Ekonomi läggas till i vyn Finansieringsavtal i Procountor. Därefter kan finansieringsavtalet väljas för användning antingen per kund eller per faktura.
- Vid godkännande av kundfakturor skickas information automatiskt till Svea Ekonomi.
- När fakturor skickas till finansieringsbolaget debiteras en separat avgift för att skicka nätfakturan. Vår prislista finns här.
Procountor Kassaturva
- Procountor Kassaturva är en smidig tjänst som gör det möjligt att finansiera kundfordringar av alla storlekar.
- Kassaturva är integrerad i Procountor och tjänsten tillhandahålls i samarbete med Puro Finance Oy.
- Integrationen underlättar hanteringen av kundfakturor via API-gränssnittet.
- Läs mer om tjänsten här.
Obs! Om du planerar att använda en annan finansieringsleverantör än de banker som listas på sidan för bankfullmakter, eller Ropo Oy eller Svea Kundfordringsfinansiering, vänligen kontakta Procountors kundtjänst för mer information: kontaktformulär.
Användning av extern finansiering
Avtal om extern finansiering för kunden
- När extern finansiering har tagits i bruk kan ett avtal om extern finansiering väljas för kunder i affärspartnerregistret genom att välja rätt avtal i fältet Finansieringsavtal i delen Betalningsuppgifter i kundens basuppgifter. Då får kunden ett bankkontonummer enligt det valda finansieringsavtalet som betalningskontonummer och en överföringsanmälan från avtalet. När en faktura skapas för denna kund erbjuds det valda finansieringsavtalet och betalningskontonumret enligt finansieringsavtalet som standard på fakturan.
- Avtalet kan läggas till för flera kunder massvis i programmet under Register > Kundregister > Redigera flera > Redigera affärspartners > Finansieringsavtal.
- Om ingen extern finansiering har definierats för kunden i affärspartnerregistret (finansieringsavtalet har inte valts som standard för kunden i affärspartnerregistret), skrivs fakturerarens eget kontonummer ut som betalningskontonummer på fakturan.
Avtal om extern finansiering på fakturan
- När extern finansiering har tagits i bruk kan ett avtal om extern finansiering väljas vid skapandet av fakturan i fältet Finansieringsavtal i under Betalningsuppgifter på fakturan. Då får fakturan ett kontonummer enligt det valda finansieringsavtalet som betalningskontonummer. Inga andra kontonummer visas på fakturan.
- En överföringsanmälan skrivs ut på fakturan efter tilläggsinformationen och före fakturaraderna, enligt fakturans språk.
- Överföringsanmälan är viktig eftersom fakturan alltid måste innehålla information om att fordran har överförts till finansieringsbolaget. Överföringsanmälningar kan sparas på olika språk och detta läggs automatiskt till på fakturan enligt fakturans språk. För att överföringsanmälan ska visas på fakturan får alternativet Girering inte vara valt i fakturans Underlag-meny.
- Obs! För fakturor som ska finansieras är det viktigt att fylla i företagets eller personens identifieringsnummer som faktureras.
- Referensen för fakturorna skapas från avtalsnumret, referensnummeravskiljaren och fakturanumret som definieras i vyn Finansieringsavtal (Administration > Företagsinformation > Finansieringsavtal). Uppgifterna om avtalsnumret och referensnummeravskiljaren erhålls från finansieringsbolaget.
- Om finansieringsbolaget är OP, referens = finansieringsavtalsnummer + avskiljare (301/001/002) + fakturanummer (kompletterat med nollor till 9 tecken) + kontrollsiffra.
Obs! För OP ska referensnummeravskiljaren anges i fältet Avtalsnummer efter avtalsnumret och fältet Referensnummeravskiljare lämnas tomt. Till exempel, om avtalsnumret för OP är 55555/001, ska 55555001 anges i fältet Avtalsnummer (och fältet Referensnummeravskiljare lämnas tomt).
För OP är det också viktigt att notera att användning av RF-referens inte är möjlig. OP stöder inte RF-referensfinansieringsmaterial, så därför ska normal referens användas på OP factoring-fakturor på det sätt som beskrivs ovan.
- Om finansieringsbolaget är Nordea, referens = finansieringsavtalsnummer + avskiljare (0) + fakturanummer (kompletterat med nollor till 8 tecken) + kontrollsiffra.
- Om finansieringsbolaget är något annat, referens = finansieringsavtalsnummer + avskiljare + fakturanummer (kompletterat med nollor till 7 tecken) + kontrollsiffra.
Hantering av faktura för finansiering
- När knappen Godkänn trycks på fakturan, flyttas försäljningsfakturan till statusen Ej skickad och fakturan skickas till finansieringsbolaget, om det finns en färdig anslutning från Procountor till det valda finansieringsbolaget. Fakturan kan därefter inte återställas till statusen Pågående, eftersom uppgifterna redan har skickats vidare från Procountor. Vid behov ska en kreditfaktura skapas för fakturan.
- Fakturan skickas till kunden på vanligt sätt via den valda fakturakanalen när knappen Skicka trycks på fakturan.
- När fakturor skickas till finansieringsbolaget, debiteras separata avgifter för fakturan som går till kunden och fakturan som går till finansieringsbolaget. Vår prislista hittar du här.
- Om försäljningsfakturor skapas i ett annat program än Procountor och skickas till programmet via den automatiska fakturaöverföringsanslutningen, kommer fakturorna direkt in i programmet i statusen Ej skickad och informationen om försäljningsfakturan skickas till finansieringsbolaget och kunden först när knappen Skicka trycks.
- Finansieringsmaterial överförs från Procountor till bankerna schemalagt några gånger per dag. Kontrollera tidtabellerna för mottagning av finansieringsmaterial från ditt finansieringsbolag.
- I fakturans händelseinformation finns anteckningar om åtgärder relaterade till överföringen. Fönstret visar information om åtgärder som vidtagits för fakturan. Åtgärder relaterade till extern finansiering inkluderar bland annat:
- Finansieringsmaterial i kö för att skickas: fältet visar tiden då fakturan godkändes.
- Finansieringsmaterialet har skickats: fältet visar tiden då materialet överfördes från Procountor till banken.
- Information som skickats till finansieringsbolaget kan granskas via den Utskrivbara listan som erhålls med knappen Sök verifikat > Utskrivbar listning > Omfattande exportutskrift. Utskriften innehåller kolumnen Överföringskatalog, där överföringskatalognumren för de material som överförts till finansieringsbolaget kan ses.
- Om du vill söka i Sökning av verifikat endast de fakturor för vilka ett visst finansieringsavtal har valts, kan du använda sökvillkoret Finansieringsavtal i avsnittet Avancerad sökning.
- För fakturor som överförts till Svea Inkasso visas inte överföringslistnumret i den Utskrivbara listan, eftersom Svea inte tillhandahåller överföringslistnummer för fakturor. För fakturor som överförts till Svea kan överföringstidpunkten kontrolleras för varje faktura i fönstret Fakturans händelseinformation, där tidsstämpeln för överföringen visas i fältet Finansieringsmaterial skickat.
Annat bolag som finansieringsbolag
Om du planerar att samarbeta med ett annat finansieringsbolag än de banker som listas på sidan Bankanslutningsfullmakt eller de ovan nämnda aktörerna, vänligen kontakta först Procountors kundtjänst: kontaktformulär.
- Ovanstående instruktioner är endast avsedda för de nämnda aktörerna, så se till att vidta nödvändiga åtgärder innan du påbörjar finansieringsavtalet om ditt finansieringsbolag inte är nämnt ovan.
- Vår kundtjänst kan ge ytterligare instruktioner om finansieringsbolagets kompatibilitet med programmet och inställningar som måste beaktas innan faktureringen påbörjas.
- Vi ber om följande information via kontakformulär för att kunna undersöka ärendet närmare:
- Information om vilket finansieringsbolag det gäller (finansieringsbolagets fullständiga namn och organisationsnummer).
- Exakta uppgifter om vilka åtgärder finansieringsbolaget instruerar för leverans av factoringmaterial till finansieringsbolaget när försäljningsfakturor skickas via ekonomihanteringsprogrammet (som Procountor).
Exempel på bokföring av Nordeas factoringfakturor
Standardkonteringar för Nordeas factoringfakturor
På kontoutdraget kan standardkonteringar användas exempelvis så här:
Fakturakonto 1725
- Överföringslista (Slo) bokförs på kontoutdraget per Fakturakonto an 1700
- Förklaring 710, styrs till konto 1700 (regel nr 1)
- 710 Slo 000033
- Referensbetalning bokförs på kontoutdraget per 1700 an Fakturakonto
- Förklaring 720, styrs till konto 1700 (regel nr 2)
- 720 Referensbetalning//
Finansieringskonto 2840
- Referensbetalning bokförs per Finansieringskonto an 1990
- Procountors standardkontering ok
- Pengaröverföring bokförs per 1995 an Finansieringskonto
- Förklaring 720, styrs till konto 1995 (regel nr 3)
- Finansieringskostnader bokförs per finansieringskostnad an Finansieringskonto
- Förklaring 730, styrs till konto 9440 (regel nr 4)
- 730 Referensbetalningsavgift//
- 730 Betalningspåminnelseavgift//
Checkkonto 1910
- Pengaröverföring från finansieringsbolaget bokförs per Bank an 1995
- Förklaring 710, styrs till konto 1995 (regel nr 5)
Hjälp vid avstämning av factoring
- Saldot på fakturakontot (1725) visar factoringfordran och bör stämma överens med kontoutdraget för fakturakontot samt de öppna försäljningsfakturorna i reskontran som har överförts till finansieringsbolaget och fortfarande är öppna.
- Om så önskas kan fakturakontot läggas till som reskontrakonto i programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan > Visa fordringar och skulder, så att finansierade fakturor inte skiljer sig på rapporten för avstämning av öppna fakturor.
- Det rekommenderas att skapa ett konto för fordringar på väg i kontoplanen.
- Saldot på finansieringskontot (2840) visar mängden factoring skuld och bör stämma överens med kontoutdraget från finansieringsbolaget.
- På kontoutdraget för finansieringskontot visas dagligen statusen för finansieringsavtalet längst ner på sidan.
Sökord: fakturafordringsfinansiering, factoring, försäljningsfordringsfinansiering, fakturor till pengar