Vad är direktbetalning?
I Procountor finns möjlighet att göra faktureringsmeddelanden som innehåller direktbetalning, hantera mottagningsmeddelanden som innehåller direktbetalningsinformation och skicka direktbetalningsfiler.
Direktbetalning är en del av bankernas e-fakturatjänst och dess användning kräver ett e-fakturaavtal med den egna banken. Tekniskt sett baseras direktbetalning på samma Finvoice-format som konsumentens e-faktura och företagens Finvoice e-faktura.
Direktbetalning motsvarar den tidigare använda autogirot och är avsedd för fakturering av konsumentkunder som inte har tillgång till nätbank.
Funktionen kan aktiveras via Procountors kundtjänst genom kontaktformuläret.
Hur fungerar direktbetalning?
Vid användning av direktbetalning skickar fakturautställaren den faktiska fakturan till kunden och en elektronisk fakturakopia (direktbetalningsfil) till banken. Banken ansvarar för automatisk debitering av fakturan från kundens konto baserat på den skickade direktbetalningsfilen. Kunden kan inte själv ändra beloppet, förfallodatumet eller kontonumret för en faktura som betalas via direktbetalning. Om ändringar i faktureringen önskas, måste dessa avtalas separat med fakturautställaren i god tid.
Vid direktbetalning ska fakturan skickas till betalaren (papper eller annat meddelande) samt en elektronisk fakturakopia, det vill säga direktbetalningsfilen, till banken. I Procountor kan fakturans kanal endast väljas som Post eller E-post om betalningssättet är direktbetalning. Direktbetalning kan inte väljas som betalningssätt för fakturan om inte ett mottagningsmeddelande från banken har mottagits för den fakturerade kunden, där typen är Direktbetalning.
Direktbetalningsfilen skickas från Procountor till banken i samband med fakturans sändning, det vill säga efter att knappen Skicka har tryckts, samtidigt som fakturan skickas som papperspost eller e-post till kunden.
Eftersom två sändningar görs för ett direktbetalat verifikat, fakturan till kunden och fakturakopian till banken, kommer två sändningsavgifter att debiteras för ett verifikat: e-faktura (sändning till banken) och beroende på vald fakturakanal antingen E-post eller Post.
Aktivering av direktbetalning
1. Fakturautställaren ingår ett avtal med sin bank om att skicka Finvoice e-fakturor, e-fakturor och direktbetalningsfiler.
2. Fakturautställaren (företaget) skickar ett faktureringsmeddelande via sin bank, där fakturautställaren meddelar att de kan skicka konsumentens e-fakturor och direktbetalningsfiler. Fakturautställarens bank delar meddelandet även med andra banker.
3. Betalaren (kunden) ber sin bank att göra ett direktbetalningsuppdrag, det vill säga meddelar sin vilja att använda direktbetalning för en viss fakturautställares fakturor.
4. Betalarens bank vidarebefordrar betalarens mottagningsadress som ett mottagningsmeddelande till fakturautställaren. Mottagningsmeddelandet innehåller information om att det är en direktbetalningskund.
5. Fakturautställaren behandlar det mottagna mottagningsmeddelandet, som uppdaterar informationen i Procountors kundregister. Mottagningsmeddelanden finns i programmet under Register > Affärspartner >Kund e-faktura/direktbetalning info. Mottagningsmeddelanden som gäller direktbetalningar anländer till Procountor med typen Direktbetalning. När mottagningsmeddelandet har behandlats uppdateras kundens betalningssätt till Direktbetalning.
6. Fakturautställaren skickar fakturan till kunden och en fakturakopia som e-fakturameddelande till banken.
7. Betalarens bank hanterar betalningen av fakturan automatiskt på förfallodagen enligt uppdraget.
Direktbetalning i kundens uppgifter
I kundens uppgifter ändrar mottagningsmeddelandet för direktbetalning informationen i fältet Betalningssätt till Direktbetalning. I fältet Fakturakanal finns alternativen Post eller E-post tillgängliga efter att meddelandet har matchats.