I denna instruktion går vi igenom hur kontant- och kortinköp kan bokföras i Procountor. Kontant- och kortinköp kan till exempel vara inköp gjorda med företagets kassa eller bankkort, samt inköp gjorda med en persons egna pengar eller kort.
Inköp med företagets kassa (kontanthandel)
- Kontantinköp kan bokföras i programmet antingen med ett memorialverifikat eller en inköpsfaktura. Det är dock inte nödvändigt att göra ett separat memorialverifikat eller inköpsfaktura för varje inköp, utan inköp kan samlas under en viss period (till exempel en vecka eller månad) och sammanställas.
- Memorialverifikatet eller inköpsfakturan bör dock upprättas minst en gång i månaden för att moms ska bokföras på rätt månad. Momsberäkningen och deklarationen för egeninitierade skatter kan upprättas och kassan avstämmas först efter att memorialverifikatet eller fakturan har upprättats och godkänts.
Bokföring med memorialverifikat
- Välj momstyp som Inköp för det memorialverifikat som ska upprättas och därefter en lämplig momsstatus för inköpen.
- Sammanställd information om inköpen matas in i memorialverifikatet enligt momssatser. Om det behövs kan en detaljerad specifikation av inköpen göras till exempel i ett Excel-ark som kan bifogas som en bilaga till memorialverifikatet.
- När memorialverifikatet är klar för att godkännas i den officiella bokföringen, klicka på knappen Godkänn, vilket ändrar memorialverifikatets status till Godkänd. Konteringar för ett godkänd memorialverifikat kan fortfarande redigeras vid behov när den period som memorialverifikatet är daterad till är öppen.
Bokföring med inköpsfaktura
- En inköpsfaktura bör upprättas minst en gång i månaden för att moms ska bokföras på rätt månad.
- För att upprätta fakturor rekommenderas det att skapa en leverantör i affärspartnerregistret som kan namnges till exempel “Kontantinköp”. För denna leverantör ändras kreditkontot för inköp till 1900 (Kassa / kontanter) på fliken Standardkonton i leverantörsregistret istället för programmets standard 2880 (Transaktionskonto).
- När denna leverantör väljs från registret vid bokföring av kontantinköp, bokförs inköpsfakturorna automatiskt på 8450 (Övriga administrationskostnader) / 1900 (Kassa).
- Användningen av en registerleverantör vid bokföring av inköpsfakturor underlättar också senare sökning av fakturor och klargör rapporteringen.
- Sammanställd information om inköpen matas in i fakturan enligt momssatser.
- Om inköpen ska följas på produktnivå eller bokföras på olika konton, rekommenderas det att skapa inköpsprodukter i produktregistret med önskad standardbokföring och använda dessa produkter.
- För affärspartnern kan också standardprodukter definieras om vissa produkter ofta återkommer i kontantinköp.
- Det är tydligast att göra fakturan så att radpriserna inkluderar moms, antingen genom att kryssa i valet Priser inklusive moms på fakturan (Enhetspriser inkl. moms) eller genom att definiera i momsinställningarna att inköpsprodukterna som standard är momspliktiga.
- När fakturan har upprättats och godkänts, markeras den som betald i vyn Betalning för inköpsfaktura, vilket ändrar dess status till Betald utanför Procountor.
- Om en leverantör med standardkonto 1900 (Kassa) har använts vid upprättandet av fakturan, behöver fakturans bokföring inte redigeras.
- Annars måste du gå till vyn Bokföring för fakturan och ändra bokföringen från 2880 Transaktionskonto till 1900 Kassa.
- I vyn Bokföring görs också andra nödvändiga ändringar i bokföringen och genom knappen Dimensioner kan du gå till vyn Dimensioner för att göra eventuell dimensionering.
- Om Procountors Lagerhanteringsfunktion används och lagerprodukter köps kontant, rekommenderas det att bokföra med en inköpsfaktura eftersom händelser inte kan uppdateras till lagret från ett memorialverifikat.
Inköp med företagets bankkort
- För bankkortinköp rekommenderas det att skapa ett separat bokföringskonto, till exempel 2881 (Bankkortinköp).
- Bankkortinköp visas på kontoutdraget med sin egen bokföringsbeskrivning, nr. 721. För denna bokföringsbeskrivning går du till Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag och definierar förvalda kontering som 2881 Bankkortinköp (programmets standard är 2880 Transaktionskonto).
- Då bokförs betalningar för bankkortinköp automatiskt på konto 2881 på kontoutdraget, vilket underlättar deras uppföljning.
- För bankkortinköp görs ett memorialverifikat med samma konteringar som vid bokföring av kontantinköp med en inköpsfaktura, men kreditbokföringen görs på det separat skapade kontot för bankkortinköp (i detta exempel konto 2881) istället för konto 2880.
- Ett kortinköp kan också upprättas med en kostnadsfaktura istället för ett memorialverifikat, och även då görs kreditbokföringen på det separat skapade kontot för bankkortinköp (i detta exempel konto 2881) istället för konto 2880.
Inköp med en persons egna pengar, bank- eller kreditkort
- Personen gör en rese- eller kostnadsfaktura för sina inköp, med vilken företaget betalar kostnaderna till personen.