Procountor tillhandahåller alla de verktyg som behövs för att hantera och betala leverantörsfakturor. Denna sida går kortfattat igenom processen för hantering av leverantörsfakturor.
Obs! Om det efter godkännandet finns ett behov av att ändra eller makulera leverantörsfakturan, kan leverantörsfakturans status återställas från Godkänd till Under behandling i vyn Sökning av verifikat via knappen Granskning > Undantag> Återställ till status "Under behandling."
Egenskaper för leverantörsfakturor och leverantörsreskontra i Procountor
- handläggning, sakgranskning, godkännande, sändning och bokföring av leverantörsfakturor
- skanningstjänst för leverantörsfakturor i samarbete med OpusCapita
- bifoga skannat underlag till faktura
- upprätthållande av leverantörs- och produktregister
- grafiska rapporter över leverantörer och inköpsprodukter
- lista över öppna fakturor
- betalning av leverantörsfakturor som inrikes- och utlandsbetalningar
- automatisk uppdatering av leverantörsreskontra utifrån kontoutdrag
Skapa leverantörsfakturor
Skanningstjänst för leverantörsfakturor
För att digitalisera handläggningen av leverantörsfakturor kan man använda OpusCapitas skanningstjänst av leverantörsfakturor. Då styrs leverantörsfakturorna till en separat postboxadress, där de skannas automatiskt och sedan överförs till miljön i Procountor.
Leverantörsfakturorna som skickats in till Procountor via skanningstjänsten, finns sedan under statusen Mottagen. Sökning av dessa sker enklast genom funktionen Sökning av verifikat.
Leverantörsfaktura som elektronisk faktura
I hanteringen av fakturarader på elektroniska fakturor läser man alla fakturarader i fakturamaterialet och jämför uppgifterna på dessa med fakturans slutsumma. Om uppgifterna stämmer överens kan man läsa in leverantörsfakturan radvis i programmet. Om det finns skillnader, dvs. alla fakturarader inte går att identifiera, handläggs fakturan enligt följande:
Procountor skapar automatiskt en rad på fakturan, där den eventuella mellanskillnaden mellan fakturaraderna och slutsumman visas. Dessa raduppgifter ska man alltid granska och vid behov korrigera i samband med granskningen av fakturan.
- På raden Summan att granska sparas mellanskillnaden mellan fakturaraderna och fakturans slutsumma. Raden Summan att granska ska alltid handläggas och användaren ska vid behov redigera fakturaraden så att uppgifterna registreras korrekt på verifikatet vad gäller mervärdesskatten och summan.
- För raden Summan att granska kan man skapa en produkt i produktregistret med produktkoden procountor_sum_difference. Med hjälp av koden kan standardkonteringen styras till ett s.k. diversekonto som alltid ska granskas separat i slutet av perioden.
- Raden Avrundningsdifferens skapas då mellanskillnaden är liten. Avrundningsdifferensen har produktkoden procountor_rounding_difference som kan användas för att skapa en produkt i produktregistret och styra summan till ett visst bokföringskonto.
- Om fakturamaterialet inte innehåller fakturarader, skapar man en rad enligt bilagan som man sedan handlägger och granskar.
Registrering av leverantörsfakturor manuellt
Leverantörsfakturor kan också registreras manuellt i Procountor, antingen för en leverantör som sparats i leverantörsregistret eller direkt på en s.k. tom fakturamall. Filer (exempelvis en skannad bild av fakturan) kan bifogas till fakturan med knappen Lägg till fil. Registrering av en leverantörsfaktura sker antingen i huvudmenyn via Ny > Leverantörsfaktura eller genom att välja Exportera till faktura i leverantörsregistret. En ny leverantörsfaktura kan också skapas genom att söka fram en tidigare faktura och kopiera denna.
Granskning och godkännande av leverantörsfakturor
Sakgranskning och godkännande
I Procountor finns möjligheten att sakgranska och godkänna inkomna leverantörsfakturor innan de betalas, för att kontrollera att informationen är korrekt. Sakgranskning innebär att innehållet i leverantörsfakturan granskas, exempelvis mot orderbekräftelsen och med godkännande att fakturan är klar att betalas. Efter godkännandet blir fakturan även en affärstransaktion och tas med i bokföringen.
Cirkulation av fakturor för godkännande
Om flera personer inom företaget deltar i sakgranskningen och/eller godkännandet av leverantörsfakturor, lönar det sig att använda möjligheten till cirkulation av fakturor för godkännande. Då är det möjligt att utse namngivna sakgranskare och godkännare som vid behov även får e-postmeddelanden om leverantörsfakturor som inväntar granskning.
Leverantörsreskontra och betalning
Sökning av öppna leverantörsfakturor
Öppna leverantörsfakturor är leverantörsfakturor som sakgranskats eller godkänts och som ännu inte är betalda. Dessa kan sökas direkt via funktionen Sökning av öppna leverantörsfakturor i huvudmenyn eller via funktionen Sökning av verifikat.
Sökning och betalning av leverantörsfakturor
Med hjälp av Procountors bankförbindelser kan leverantörsfakturor betalas direkt från företagets bankkonton via Procountor. Leverantörsfakturor som väntar på betalning kan sökas direkt via startsidan under Obetalda leverantörsfakturor eller via funktionen Sökning av verifikat.
Via Sökning av verifikat kommer man till vyn Betalning. Alternativt kan man använda knappen Gå till> Betalning på leverantörsfakturan. Om man vill betala flera fakturor samtidigt, kan man använda funktionen Betalning av flera fakturor. Godkända fakturor går inte automatiskt till utbetalning, utan de måste alltid betalas separat.
Automatisk hämtning av kontoutdrag
Kontoutdrag hämtas automatiskt för de konton som lagts till i Procountor. Uttag som syns på kontoutdraget allokeras utifrån referensnumret till betalda leverantörsfakturor. Då kvitteras fakturorna som betalda och de försvinner från öppna leverantörsfakturor.