Procountor-programvaran innehåller alla verktyg som behövs för att hantera och betala inköpsfakturor. Processen för hantering av inköpsfakturor börjar med att fakturan anländer till programmet. Därefter behandlas och betalas fakturan. Denna guide beskriver de olika stegen i hanteringen av inköpsfakturor.
Bilden ovan visar stegen i processen för hantering av inköpsfakturor i Procountor. Bilden förekommer också i andra artiklar som går djupare in på de olika delarna av processen för inköpsfakturor. Då är det också markerat i bilden vilket steg i processen artikeln behandlar.
1. Inköpsfaktura anländer till Procountor
Mottagning av e-fakturor
Det mest effektiva sättet att importera inköpsfakturor till Procountor är att ta emot dem som e-fakturor.
En e-faktura är en elektronisk faktura vars uppgifter kan läsas direkt in i ekonomiprogrammet utan manuell inmatning. Detta effektiviserar verksamheten och minskar fel vid registrering av fakturor.
- Leverantörernas e-fakturor anländer automatiskt till Procountor-miljön i statusen Mottagen, varefter de kan granskas, godkännas och betalas elektroniskt.
- Bokföringen av mottagna fakturor skapas automatiskt baserat på standardinställningar.
Läs mer om e-fakturor och hur man tar dem i bruk.
Skanningstjänst för inköpsfakturor
Om leverantören inte kan skicka e-fakturor, men målet ändå är att digitalisera hanteringen av inköpsfakturor, kan man använda Apix Messaging Oy:s skanningstjänst för inköpsfakturor.
- Inköpsfakturor skickas till en separat postboxadress eller e-postadress, varifrån de skannas och överförs till Procountor-miljön. Därefter kan fakturorna hanteras helt elektroniskt.
- Både e-fakturor och skannade inköpsfakturor finns i Procountor i statusen Mottagen.
- Fakturor kan enkelt sökas med funktionen Sökning av verifikat.
Manuell registrering av inköpsfakturor
En inköpsfaktura kan också registreras manuellt i Procountor, antingen till en leverantör som är registrerad i leverantörsregistret eller direkt på en tom fakturamall. Att skapa en ny faktura görs genom att:
- Gå till Ny > Inköpsfaktura
- Klicka på knappen Exportera till faktura.
- Nya inköpsfakturor kan också skapas genom att kopiera en gammal inköpsfaktura.
2. Granskning och godkännande
Inköpsfakturor måste granskas innan de betalas. För detta ändamål finns det möjlighet att granska och godkänna mottagna inköpsfakturor i Procountor.
- Granskning innebär att fakturans innehåll kontrolleras mot exempelvis en beställningsbekräftelse och godkänns för betalning.
- Efter godkännande blir fakturan också en affärshändelse i bokföringen.
- Fakturor som väntar på granskning/godkännande finns i widgeten Fakturor att granska på Procountors startsida och i widgeten Hej, användare.
- Via Sökning av verifikat kan man bläddra bland fakturor som väntar på granskning genom att välja Fakturor att godkänna som söktyp.
Redigering eller makulering av faktura
Om en faktura behöver redigeras eller annulleras efter godkännande, återställs fakturan först till statusen Under behandling.
- Fakturan återställs till Under behandling-status i fakturavy genom att klicka på knappen Redigera > Återställ till Under behandling.
- När fakturan är i Under behandling-status kan den makuleras genom att välja Redigera > Makulera.
- Alternativt kan fakturan återställas till Under behandling-status i Granskningsvyn genom att klicka på knappen Undantag > Återställ till statusen Under behandling.
- Om fakturan behöver redigeras ytterligare görs detta i fakturavy.
Användning av godkännandecirkulation
- Om flera personer i företaget deltar i granskning och/eller godkännande av inköpsfakturor, är det bra att använda godkännandecirkulation för inköpsfakturor. Då kan man ange namngivna granskare och godkännare för fakturorna, och de får vid behov även e-postmeddelanden om fakturor som väntar på granskning.
3. Leverantörsreskontra och betalning
Sökning av inköpsfakturor
Öppna inköpsfakturor är granskade eller godkända inköpsfakturor som ännu inte har betalats.
- Dessa kan sökas med funktionen Sökning av verifikat (under Sökning i huvudmenyn), genom att välja Öppna fakturor som söktyp och Inköpsfaktura som verifikattyp.
- Ett annat sätt att söka fakturor som väntar på betalning är att använda söktypen Fakturor att betala och verifikatslaget Inköpsfaktura. Denna sökning hittar alla godkända och delvis betalda inköpsfakturor.
Betalning av inköp
- Godkända fakturor går inte automatiskt till betalning, utan de måste alltid betalas separat. Betalningsvyn nås via Sökning av verifikat.
- Om man vill betala flera fakturor samtidigt kan man använda funktionen Betalning av flera fakturor. Funktionen finns i Betalning-rullgardinsmenyn i Sökning av verifikat.
- Betalning kan nås från fakturavy genom att välja Betalning i rullgardinsmenyn Gå till i toppmenyn.
Automatisk hämtning av kontoutdrag
Kontoutdrag hämtas automatiskt från konton kopplade till Procountor. Uttag på kontoutdraget allokeras till betalda inköpsfakturor baserat på referensnummer, vilket gör att fakturorna markeras som betalda och tas bort från listan över öppna inköpsfakturor.
- Om en inköpsfaktura av någon anledning inte allokeras som betald och betalningen syns på kontoutdraget, kan fakturan allokeras som betald manuellt i programmet under Betalningar > Allokering av betalningar.
- En inköpsfaktura kan också markeras som Betalad utanför Procountor i betalningsvyn.
Hantering av inköpsfaktura och betalningspåminnelse
Om en ursprunglig inköpsfaktura har mottagits och därefter en betalningspåminnelse, lämnas den senaste betalningspåminnelsen som en öppen inköpsfaktura och den ursprungliga fakturan bokförs som Betald utanför Procountor. Betalningsdatumet anges som samma dag som bokföringsdatumet för betalningspåminnelsen.
Till exempel, när den ursprungliga inköpsfakturan är 100€ och en betalningspåminnelse på 105€ har mottagits, varav 5€ är räntekostnader, ändras bokföringen av inköpsfakturan och påminnelsefakturan enligt följande:
-
Bokföringsdatum för den ursprungliga fakturan 1.9.2015 och bokföring på fakturan: Debet 8450 Övriga administrationskostnader / Kredit 2880 Transaktionskonto: 100,-
-
1. påminnelse 1.10.2015 bokförs Debet 2880 / Kredit 2880: 100,- och Debet Räntekostnader konto / Kredit 2880: 5,-
- Den ursprungliga fakturan markeras som Betald utanför Procountor den 1.10.2015, vilket gör att Transaktionkonto 2880 inte skiljer sig och den senaste påminnelsen är en öppen inköpsfaktura.