På denna sida beskrivs de fält och knappar som finns tillgängliga på en inköpsfaktura. Skapandet av en inköpsfaktura sker från huvudmenyn under Ny > Inköpsfaktura.
Se mer detaljerade instruktioner för att skapa inköpsfakturor här.
Fält i fakturavyn
Klicka på bilden för att förstora den.
1. Leverantörens adress
- Namn-, tilläggs- och gatuadressfälten rymmer 80 tecken.
- Postnummerfältet rymmer 20 tecken.
- Postanstalt-fältet rymmer 40 tecken.
- Namn-fältet är obligatoriskt på alla fakturor.
- För utlandsbetalningar är även gatuadress, postnummer och postanstalt obligatoriska.
2. Köparens leveransadress
- I avsnittet för köparens leveransadress fylls leveransadressen för de fakturerade produkterna i, om den skiljer sig från faktureringsadressen.
3. Kreditfakturafördelning
- Om inköpsfakturan tillhör en tilldelningsgrupp, listas de tilldelade kreditfakturorna här.
- Avsnittet visar alla fakturor som inköpsfakturan är tilldelad samt betalningslistans nummer, om inköpsfakturan tillhör en betalningslista.
4. Faktureringsuppgifter
- Fakturadatum: Fakturadatumet kan anges i det förflutna eller framtiden, men inte för en stängd period. Om fakturadatumet för en faktura som mottagits som e-faktura eller via skanningstjänst är för en stängd period, blir fakturadatumet nästa öppna datum. Förfallodatumet ändras inte.
- Fakturanummer: Fakturanumret genereras automatiskt när fakturan sparas. Nummereringen av inköpsfakturor är löpande.
- Organisationsnummer: Fältet kan fyllas i med leverantörens organisationsnummer.
- Momskod: Fältet rymmer 40 tecken. Momskoden visas på inköpsordern som skickas till leverantören.
- Kundnummer: Fältet kan fyllas i med kundnumret för leverantören, om ett sådant finns. I användarinställningarna för företagsuppgifter kan det också ställas in att kundnummer skapas automatiskt för leverantörer. När inställningen för automatisk numrering av leverantörer är aktiverad, tilldelas ett nytt kundnummer automatiskt till en ny leverantör, vilket är ett nummer högre än det högsta kundnumret som används av leverantörer. Som standard är automatisk numrering inte aktiverad.
- Fakturakanal: På inköpsfakturan är fakturakanalen informativ. Fakturakanalen visar om fakturan har kommit som e-faktura eller via skanningstjänst. Bilden av en faktura som mottagits elektroniskt finns i bilagan. Om det är en inköpsorder är fakturakanalen den kanal genom vilken ordern skickas till leverantören.
- Kontaktperson: En kontaktperson kan anges på verifikatet. Informationen visas på verifikatet. Med hjälp av kontaktpersonen kan verifikat sökas via verifikatsökningen.
- Orderreferens: Fältet rymmer 70 tecken. Orderreferensen visas som meddelande på betalningen.
- Original faktura nummer: Fältet kan fyllas i med numret på den ursprungliga fakturan från leverantören och fakturan kan sökas med detta nummer via sökvillkoret Fakturanummer i verifikatsökningen. Maximal teckenlängd i fältet är 40 tecken.
5. Betalningsuppgifter
- Betalningssätt: Betalningssättet kan vara Girering, Kreditkortsdebitering, Utlandsbetalning, Annan, Kontanter. Om betalningssättet är Girering är Referensnummer och Kontonummer obligatoriska uppgifter. Om fakturan inte har ett referensnummer eller bankkonto måste ett annat betalningssätt väljas. Om fakturan inte har ett referensnummer och verifikatet ska betalas med Girering, kan fälten Orderreferens i fakturavyn eller Meddelande i betalningsvyn användas för att komplettera betalningsinformationen.
- När betalningssättet är Utlandsbetalning lägger programmet till ett fält för Clearingkod i betalningsinformationen för inköpsfakturan. Med detta betalningssätt är leverantörens adress, IBAN-kontonummer och SWIFT-kod (dvs. BIC-kod) obligatoriska uppgifter.
- Kontonummer: Mottagarens bankkontonummer är obligatoriskt om betalningssättet är Girering. Om fakturan har betalats t.ex. kontant kan bankkontot utelämnas.
- BIC-kod: Mottagarens BIC-kod fylls i automatiskt efter att kontonumret har angetts, om programmet känner igen kontonumret.
- Referensnummer: Referensnumrets längd kan vara 2-20 tecken. Onödiga nollor i början av referensnumret tas automatiskt bort. På Procountors inköpsverifikat (inköpsfaktura, rese- och kostnadsfaktura) tillåts internationell RF-referens. Om inköpsfakturan har betalats kontant eller på annat sätt kan betalningssättet väljas som Annan och fältet Referensnummer lämnas tomt.
- Förfallodag: Om betalningstiden är mer än 98 dagar kan rätt förfallodatum anges i fältet Förfallodag och betalningsvillkoret blir 99.
- Betalningsvillkor (dag / %): I det första fältet anges antalet dagar och i det andra procenten. Betalningsvillkoret kan vara 0-999 dagar och procenten kan anges mellan 0-100. Uppgifterna skrivs ut på fakturan.
- Dröjsmålsränta %: Fältet fylls i med dröjsmålsräntan i procent.
- Rabatt %: Denna rabattprocent gäller hela fakturan. Om andra rabattprocenter har använts på fakturaraderna tas de bort och ersätts med fakturans rabattprocent. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet mellan 0-100 % och påverkar fakturans slutsumma. Rabatt % visas alltid med två decimalers noggrannhet på fakturaraderna.
- Valuta och kurs: Fakturans valuta väljs från en rullgardinsmeny, varvid kursen hämtas från registret. Kursen kan också anges manuellt. Valuta- och kursvalet kan aktiveras av Procountors kundtjänst.
6. Kontantrabatt
- På inköpsfakturan finns fält för tre kontantrabattalternativ.
- I fältet Dagar anges antalet dagar.
- I fältet % anges kontantrabatten i procent.
- Rabattsumma och Förvallet belopp beräknas automatiskt.
- Fälten Dagar måste fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7. Procentfälten måste fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5. Om ordningen är felaktig blir fältet rött och programmet ger ett felmeddelande.
- Både fälten Dagar och % måste fyllas i, annars blir fälten röda och programmet ger ett felmeddelande.
- Kontantrabattens dagar får inte överstiga antalet dagar för betalningsvillkoret.
- I betalningsvyn för inköpsfakturan beräknas den aktuella kontantrabatten automatiskt i fältet Betalas.
- Kontantrabattavsnittet visas endast om kontantrabatten har aktiverats i programinställningarna.
7. Uppgifter om cirkulationen
- Fakturans sakgranskare 1-3: Om godkännandeprocessen för inköpsfakturor är aktiverad, anges namnen på sakgranskarna i dessa fält. Granskarnas e-postadresser måste vara inmatade i användarens egna uppgifter för att de ska kunna få ett meddelande om inköpsfakturan som väntar på behandling.
- Fakturans godkännare: Om godkännandeprocessen för inköpsfakturor är aktiverad, anges namnet på godkännaren i detta fält. Godkännarnas e-postadresser måste vara inmatade i användarens egna uppgifter för att de ska kunna få ett meddelande om inköpsfakturan som väntar på behandling.
8. Tilläggsuppgifter
-
Leveransdagar: I fältet väljs datum relaterade till leveransen.
- Leveransanvisningar: I fältet kan man fritt ange anmärkningar relaterade till leveransen.
- Leveranssätt: Från rullgardinsmenyn kan man välja leveranssätt som Postning, I nätet, Kurirtjänst, Frakttransport, VR cargo, Buss, Kan hämtas och Annan.
- Leveransvillkor: Fältet är tillgängligt om det har ställts in i Inställningarna för företagsuppgifter att leveransvillkor används. Leveransvillkoret väljs från rullgardinsmenyn.
- Ort: I fältet anges orten. Orten kan vara upp till 40 tecken lång. Ort-fältet kan aktiveras i programmet under Inställningar > Leveransvillkor.
- Tilläggsuppgifter: Mängden text som kan anges i fältet är obegränsad. Genom att importera fakturor kan man lägga till upp till 500 tecken. Tilläggsuppgifter kan anges direkt i fältet eller genom att trycka på pennikonen bredvid fältet, vilket öppnar ett fönster för att redigera uppgifter Då kan man också använda radbrytningar. Radbrytningar visas i fältet som \ -tecken.
- Anteckningar från faktura: Texten som anges i anteckningsfältet visas i fakturans bokföringsvy, granskningsvy, betalningsvy och i verifikatsökningen. Anteckningar kan inte användas som sökvillkor. Om man vill att leverantörens fakturanummer ska fungera som sökvillkor kan man använda fältet Tilläggsuppgifter.
- Priser inkl. eller exkl. moms: Enhetspriser inkl. moms: Med detta val bestäms om priset på de fakturerade produkterna inkluderar moms eller inte.
- Bokföring radvis: Med detta val kan man bestämma att bokföringen skapas per rad i bokföringsvyn, istället för som totalsummor. Detta val är användbart t.ex. när fakturan innehåller flera olika produkter som man vill bokföra på olika konton. Om man vill använda produkternas standardkonteringar eller -dimensioner måste bokföringen skapas per rad.
- Momsstatus: Momsstatus styr verifikatets momshantering. Fakturans momsstatus hämtas från momsstandardinställningarna. Om en standardmomsstatus har definierats för affärspartnern används den. Annars används de allmänna momsstandardinställningarna. Den valda momsstatusen är fakturaspecifik och påverkar alla fakturarader, om inte en avvikande momsstatus har definierats för raderna.
9. Raduppgifter
- Produkt: I fältet visas namnet på den fakturerade produkten/tjänsten. Fältet rymmer 80 tecken. Produktinformationen kopieras till fakturans bokföringsvy om man väljer Bokföring radvis på fakturan.
-
Produktkod: I fältet visas koden för den fakturerade produkten/tjänsten. Fältet rymmer 40 tecken.
Mängd: I fältet visas antalet av den fakturerade produkten/tjänsten. Mändgen kan anges med 4 decimalers noggrannhet. - Enhet: I fältet visas faktureringsenheten för den fakturerade produkten/tjänsten.
- Pris: I fältet visas priset per enhet för den fakturerade produkten/tjänsten.
- Rabatt %: I fältet visas radens rabattprocent. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet mellan 0-100 % och påverkar fälten Exkl. moms, Moms totalt och Summa för raden. Rabatt % visas alltid med två decimalers noggrannhet på fakturaraderna.
- Moms: I fältet visas radens momsprocent.
- Momsstatus: Momsstatus styr momshanteringen för produktens rad. När fältet är tomt används fakturans momsstatus (i panelen Tilläggsuppgifter). Om en standardmomsstatus har definierats för produkten i produktregistret hämtas den automatiskt till raden.
- Exkl. moms: I fältet visas priset exklusive moms för den fakturerade produkten/tjänsten.
- Moms totalt: I fältet visas momsbeloppet för den fakturerade produkten/tjänsten.
- Summa: I fältet visas priset inklusive moms för den fakturerade produkten/tjänsten.
- Kommentar: Fältet rymmer 512 tecken. Om fakturan bokförs per rad visas kommentaren i bokföringsvyn.
- Totalt X rader: Under fakturaraderna visas antalet produktrader samt fakturans totalsummor för fälten: Exkl. moms, Moms totalt och Summa.
Knappar i fakturavyn
Övre knappar
Spara:
- Med knappen sparas fakturans information, varvid fakturan förblir i status Under behandling och kan fortfarande redigeras.
- Vid sparandet, kontrollera att fakturans information är korrekt.
- Om man redigerar uppgifter som påverkar bokföringen (produkter, summa, mängd, moms, etc.) skapas bokföringen och dimensioneringen för fakturan om med standardvärden. Därför är det bra att göra fakturan klar innan man gör ändringar i dess bokföring eller dimensionering.
- Efter sparandet visas fakturans nummer i den övre balken och skapande- och redigeringsstämplar i den nedre balken.
För cirkulation
- Med knappen kan fakturan skickas för granskning till nästa sakgranskare eller godkännare.
- Vidarebefordran är möjligt om godkännandeprocessen för inköpsfakturor har aktiverats i Inställningarna.
Redigera
- Kopiera kopierar fakturan. En inköpsfaktura kan kopieras till en inköpsorder och en försäljningsfaktura kan kopieras till en försäljningsorder. Om verifikattypen eller affärspartnern inte ändras skapas en identisk faktura i status Under behandling, förutom fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodatum. Om verifikattypen eller affärspartnern ändras hämtas raduppgifter från den ursprungliga fakturan och övrig information från registret.
- Återställ till statusen Under behandling: Valet återställer fakturan till statusen Under behandling.
- Makulera: Med valet kan redigerbara inköpsfakturor makuleras. Makulerade fakturor har ingen bokföringssida, men de kan granskas och kopieras.
- Redigera anteckningar: Med valet kan man redigera fakturans anteckningar. Tryck på knappen Fortsätt för att spara den registrerade anteckningen. Anteckningen visas i fakturans anteckningsfält och i kolumnen Anteckningar i verifikatsökningen.
-
Skapa kreditfaktura: Med valet skapas en kreditfaktura från inköpsfakturan. Kreditfakturan motsvarar helt källfakturan, men mängderna är negativa.
- Skapa fullständig kreditfaktura. Kopiera all information från källfakturan, dvs. produktrader, bokföringsnoteringar och dimensioner.
- Om kreditfakturan ska redigeras till en delkredit och produktradens information redigeras, meddelar Procountor vid sparandet att bokföringsnoteringar och dimensioner skapas om med standardvärden.
Förhandsgranskning
- Knappen öppnar fakturans förhandsgranskning i ett nytt fönster i valt format.
- Under valet finns PDF och HTML.
Streckkod
- Knappen öppnar ett fält där man kan ange fakturans streckkod i numerisk form eller använda en streckkodsläsare. Procountor läser fakturans information baserat på streckkoden.
FODS
- Knappen öppnar företags- och organisationssökningen, där man kan söka företagsinformation för fakturan med namn eller organisationsnummer.
Diskussion
- Knappen öppnar ett fakturaspecifikt diskussionsfönster där man kan följa fakturans händelseuppgifter och skriva meddelanden till andra som hanterar fakturan. Läs mer om fakturaspecifik diskussion.
- Funktionen aktiveras i Inställningar dör godkännandecirkulation.
Gå till:
- Bakom knappen finns valen Bokföring (öppnar fakturans bokföringssida), Dimensioner (öppnar fakturans dimensionssida), Granskning, Kontoutdrag (tar dig till kontoutdragsvyn), Betalning (öppnar fakturans betalningssida) och Leverantör.
Föregående
- Med knappen kan man gå till föregående faktura i sökresultaten.
Nästa
- Med knappen kan man gå till nästa faktura i sökresultaten.
- Krysset i övre högra hörnet stänger vyn.
Knappar i avsnittet Raduppgifter
Sök produkt
- Knappen öppnar produktsidan där man kan välja produkter till fakturaraderna.
Hämta produkt med hjälp av kod
- Knappen öppnar ett fönster där man kan söka de fakturerade produkterna eller tjänsterna till fakturaraden genom att ange produktkoden. Läs mer om Produktsökning här.
Lägg till rad
- Knappen lägger till en tom fakturarad.
Kopiera rad
- Knappen gör önskat antal kopior av den valda fakturaraden.
Ta bort rad
- Knappen tar bort den valda fakturaraden.
Kombinera rader
- Knappen sammanfogar raderna på en faktura i status Mottagen enligt momssatserna.
Kommentar
- Med knappen kan man göra radbrytningar i kommentaren. Med radbrytningar kan fakturaraderna formateras till ett mer lättläst format i fakturans Förhandsgranskning.
Allokera rad till produktregister
- Knappen öppnar produktsidan där man kan välja en produkt att allokera raden till. Endast produktrader som är kopplade till produktregistret visas i produktrapporterna.
Fakturans bilagor och bild
Fakturans bilagor och bild kan granskas via sidomenyn som öppnas till höger i fakturavyn.
I Bilagor-fönstret kan man granska, lägga till och ta bort bilagor till inköpsfakturan. Läs mer om bilagor här.
I fönstret Bild på faktura kan man granska fakturabilden. Bilden kan förstoras och förminskas med plus- och minusknapparna.
Med pilarna längst ner på fakturabilden kan man gå en sida framåt eller bakåt, eller till fakturans första eller sista sida.