På den här sidan beskrivs de fält och knappar som är tillgängliga på en leverantörsfaktura. Leverantörsfakturan skapas via Ny- Leverantörsfaktura.
Se utförligare hjälp om hur en leverantörsfaktura skapas i programmet:
Fält på rubriknivå för fakturan
Leverantörens adress
Fälten Namn, identifierare och gatuadress har plats för 80 tecken, fältet Postnummer för 20 tecken och fältet Postort för 40 tecken. Namn är en obligatorisk uppgift. Vid utlandsbetalningar är även postnummer och postort obligatoriska.
Köparens leveransadress
Köparens leveransadress är den adress dit de produkter som ska faktureras har levererats. Antalet tecken i fälten är desamma som i fälten Leverantörens adress.
Faktureringsuppgifter
Fakturadatum- Fakturadatum kan anges både bakåt och framåt i tiden, men inte inom en stängd period. Om fakturan har inkommit som en e-faktura eller via skanningstjänsten och har daterats med ett datum som infaller inom en stängd period, får fakturan det följande datumet som är öppet. Förfallodagen ändras inte i detta fall.
Organisationsnummer- I fältet anges leverantörens organisationsnummer.
Fakturakanal - För en leverantörsfaktura har fakturakanalen ingen betydelse, förutom att det går att se om fakturan har inkommit som e-faktura eller via skanningstjänsten. En faktura som har inkommit i elektronisk form visas som filbilaga.
Kontaktperson - Du kan ange en kontaktperson för verifikationen. Uppgiften visas på verifikationen. Du kan använda dig av Kontaktperson vid sökning av verifikationer i Sökning av verifikat.
Fakturanummer - Skapas när fakturan sparas.
VAT-nummer - Fältet har plats för 40 tecken. VAT-numret visas på den inköpsorder som skickas till kunden.
Orderreferens - Fältet har plats för 40 tecken. Orderreferensen visas som meddelande på betalningen.
Status - I fältet visas verifikationens status. Exempel på status är Under behandling och Godkänd.
Affärspartnernummer- I fältet anges ett affärspartnernummer för leverantören ifall ett sådant finns. Under Inställningar i Uppgifter om företaget går det att ange att ett affärspartnernummer ska skapas automatiskt för leverantören. När inställningen för automatisk numrering är aktiverad får en ny leverantör automatiskt ett affärspartnernummer som är ett nummer högre än det senast använda affärspartnernumret. Standardinställningen är att automatisk numrering inte används.
Original faktura nummer - I fältet går det att ange det fakturanummer som leverantören har angett fakturan. Det går att göra en sökning av fakturor med sökvillkoret Fakturanummer i Sökning av verifikat.
Betalningsuppgifter
Betalningssätt - Det vanligaste alternativet är Överföring. När betalningssättet är Överföring, är Kontonummer och Clearingkod obligatoriska uppgifter. För utlandsbetalningar används betalningssättet Utlandsbetalning. I det fallet är Leverantörens adress, IBAN-kontonummer och SWIFT-kod (d.v.s. BIC-kod) obligatoriska uppgifter.
Kontonummer - Det är obligatoriskt att ange betalningsmottagarens bankkonto om Överföring har angetts som betalningssätt. Om fakturan exempelvis har betalats kontant, kan bankkontot utelämnas och betalningssättet Kontanter ska istället anges.
Förfallodag- Om betalningstiden är längre än 98 dagar kan korrekt förfallodag anges i fältet Förfallodag och betalningsvillkoret blir 99.
Dröjsmålsränta-%- I fältet anges procentvärdet för dröjsmålsräntan.
OCR- OCR är obligatoriskt om Överföring valts som betalningssätt. Om leverantörsfakturan har betalats kontant eller på något annat sätt kan betalningssättet Annan anges och OCR-fältet lämnas tomt. Överflödiga nollor framför OCR-numret tas automatiskt bort. Referensen kan vara mellan 2-20 tecken lång. På Procountors inköpsverifikationer (leverantörsfaktura, rese- och kostnadsfaktura) är den internationella RF-referensen tillåten.
Betalningsvillkor (dag/%)- I det första fältet anges antalet dagar och i det andra fältet anges procentvärdet. Betalningsvillkoret kan vara mellan 0 och 999 dagar och procentvärdet mellan 0 och 100. Uppgifterna skrivs ut på fakturan.
Rabatt-%- Det här procentvärdet för rabatten gäller för hela fakturan. Om andra rabattprocentvärden har tillämpats på raderna tas de bort och ersätts av det fakturaspecifika rabattprocentvärdet. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet mellan 0 och 100 % och den påverkar fakturans slutsumma. Rabatt-% visas alltid på fakturaraderna med två decimalers noggrannhet.
Valuta och kurs- Fakturans valuta väljs i rullgardinsmenyn. Kursen hämtas då från registret. Det går också att ange ett eget kursvärde.
Uppgifter för cirkulation
Fakturans sakgranskare 1-3 - Om Cirkulation av leverantörsfakturor används, anges sakgranskarnas namn i dessa fält. Sakgranskarnas e-postadresser ska finnas angivna under Egna uppgifter och inställningar för att sakgranskarna ska kunna få meddelanden om leverantörsfakturor som väntar på att behandlas.
Fakturans godkännare - Om Cirkulation av leverantörsfakturor används, anges godkännarens namn i detta fält. Godkännarens e-postadress ska finnas angiven i Egna uppgifter och inställningar för att godkännaren ska kunna få meddelande om leverantörsfakturor som väntar på att behandlas.
Tilläggsuppgifter
Leveransdagar- I fältet anges de dagar som rör leveransen.
Leveransvillkor - Fältet är aktivt om det i vyn Inställningar i Uppgifter om företaget har angetts att leveransvillkor ska användas. Leveransvillkoret väljs i rullgardinsmenyn.
Tilläggsuppgifter - Mängden text i fältet är inte begränsad. Det är möjligt att importera högst 500 tecken via import av fakturor. Tilläggsuppgifterna kan anges direkt i fältet eller genom att klicka på 
-knappen som finns bredvid fältet och som öppnar ett fönster för redigering av uppgifter. I detta fall är det också möjligt att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken.
Priser inkl. eller exkl. moms, Enhetspriser inkl. moms- Detta alternativ anger om priset på de produkter som ska faktureras anges inklusive eller exklusive mervärdesskatt.
Leveranssätt - I fältet kan leveranssätten Postförsändelse, Via nätet, Frakttransport, Kurirtjänst, VR Cargo, Buss, Hämtas eller Annat väljas.
Ort- I fältet anges ort. Orten får innehålla 40 tecken.
Anteckningar från faktura - Textmängden för fältet är inte begränsad. De anteckningar som anges i detta fält är sedan sökbara i Sökning av verifikat. Anteckningarna kan skrivas direkt i fältet eller genom att klicka på 
-knappen bredvid fältet. Då öppnas ett fönster för redigering. I detta fall är det också möjligt att använda radbrytningar. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken. Anteckningarna visas på fakturans bokföringssida, på sidan Granskning av faktura samt under Betalning. Uppgifterna i fältet visas även i resultatet av sökningen i Sökning av verifikat men de kan inte användas som sökvillkor. Om man vill att exempelvis leverantörens fakturanummer ska fungera som ett sökvillkor, så kan fältet Tilläggsuppgifter användas. Om man i Sökning av verifikat högerklickar med musen och väljer alternativet Anteckningar öppnas ett fönster där du kan läsa och redigera anteckningar från fakturan, oberoende av fakturans status.
Bokföring radvis- Här går det att ange att bokföringen ska skapas radvis på bokföringssidan och inte som en totalsumma. Detta alternativt är fördelaktigt exempelvis när flera olika produkter faktureras på fakturan, vilka ska bokföras på olika konton i bokföringen. Om förvalda konteringar används eller dimensioneringar för produkterna, måste bokföringen skapas radvis.
Raduppgifter
Produkt- Fältet visar namnet på den produkt/tjänst som ska faktureras. Fältet har plats för 80 tecken. Produktuppgiften kopieras till fakturans bokföringssida om Bokföring radvis väljs för fakturan.
Produktkod- Fältet visar koden för den produkt/tjänst som ska faktureras. Fältet har plats för 40 tecken.
Mängd- Fältet visar mängden av den produkt/tjänst som ska faktureras. Mängden kan anges med 4 decimalers noggrannhet.
Enhet- Fältet visar faktureringsenhet för den produkt/tjänst som ska faktureras.
Pris- Fältet visar priset på en enhet för den produkt/tjänst som ska faktureras.
Rabatt-%- Fältet visar den radspecifika rabattprocenten. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet i intervallet 0–100 % och rabatten påverkar radfälten Exkl. moms, Moms totalt och Summa. Rabattprocenten visas alltid på fakturaraderna med två decimalers noggrannhet.
Moms- Fältet visar den radspecifika momsprocenten.
Exkl. moms- Fältet visar priset exkl. moms på den produkt/tjänst som ska faktureras.
Moms totalt- Fältet visar momsandelen för den produkt/tjänst som ska faktureras.
Summa- Fältet visar priset inkl. moms på den produkt/tjänst som ska faktureras.
Radkommentar- Fältet har plats för 255 tecken. Om en faktura konteras per rad visas radkommentaren på bokföringssidan.
Dubblettkontroll
Programmet kontrollerar bland leverantörsfakturorna om det finns liknande fakturor med motsvarande uppgifter och varnar i vyn Granskning i samband med att fakturan skickas för cirkulation, sakgranskas och godkänns om det finns en liknande faktura i Procountor.
Programmet varnar om samtliga villkor uppfylls:
- Förfallodag eller fakturadatum stämmer överens
- Fakturautställarens fakturanummer eller referensnummer stämmer överens
- Fakturautställarens namn eller fakturautställarens registeruppgifter stämmer överens
- Fakturornas summor stämmer överens
Varningen kommer var gång en användare trycker på knapparna **För cirkulation**, Sakgranska** och **Godkänn**. Om varningen gäller en faktura som har status Makulerad så har åtgärder redan vidtagits.
Nedan bild är ett exempel på varningsmeddelandet:
Knappar i fakturavyn
Genom att klicka på knappen Spara sparas fakturans uppgifter och fakturan får statusen Under behandling och kan fortfarande redigeras. I samband med att uppgifterna sparas kontrolleras fakturans uppgifter. Om uppgifter som påverkar bokföringen redigeras (produkter, summan, antal, momsen, o.dyl.), skapas bokföringen och dimensioneringen för fakturan på nytt utifrån standardvärdena. Av den här anledningen är det bra att göra fakturan klar innan ändringar görs i dess bokföring/dimensionering. Efter att fakturan har sparats, visas fakturans nummer i fakturans övre fält och skapande- och redigeringsstämplar i det nedre fältet.
Förhandsgranskning - Fakturan förhandsgranskas i PDF-format i ett nytt fönster. PDF visar fakturan i utskrivbart format och det är möjligt att ladda ned fakturan till sin dator.
När man klickar på knappen För cirkukation skickas en faktura som har statusen Under behandling eller Mottagen iväg för cirkulation, d.v.s. för att sakgranskas, godkännas och debiteras. Om Cirkulation av leverantörsfakturor används går det att ange maximalt det antal sakgranskare och godkännare som tidigar angivits i Inställningar under Uppgifter om företaget. Förvalda granskare och godkännare kan anges på företagsnivå eller leverantörs- och personnivå. När man väljer För cirkulation skickas ett e-postmeddelande till sakgranskarna om sådana har angivits för fakturan. I annat fall skickas meddelandet till godkännarna. Meddelandet skickas lika många gånger som man klickar på knappen och godkänner avsändningen. Om fakturan tidigare har gått ut för cirkulation visas ett meddelande om det. Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser måste finnas angivna i användarens egna uppgifter och inställningar för att påminnelsen ska kunna skickas. Påminnelserna skickas från Procountor i vissa intervaller och om samma sakgranskare/godkännare har flera påminnelser på gång samlas de i ett och samma e-postmeddelande.
För att skapa en kopia av en befintlig faktura väljer man Redigera> Kopiera.
En leverantörsfaktura kan kopieras till en inköpsorder och en kundfaktura kan på motsvarande sätt kopieras till en kundsorder. Om verifikationstypen eller affärspartnern inte ändras skapas en identisk faktura med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodag och fakturan får statusen Under behandling. Om verifikationstypen eller affärspartnern ändras hämtas raduppgifterna från den ursprungliga fakturan och de övriga uppgifterna från registret. Via Redigera går det att återställa fakturan till statusen Under behandling eller makulera verifikationen. Om man väljer att Makulera fakturan går detta bara att göra för fakturor som kan redigeras. En makulerad faktura har inte någon bokföringssida men det går fortfarande att läsa, samt ta en kopia av den.
Bilagor - Hanterar fakturans filbilagor (exempelvis en skannad bild av fakturan). Filbilagor kan hanteras även om fakturan i övrigt inte är redigeringsbar. E-fakturor visas som bild i en filbilaga, på samma sätt som för fakturor som kommit in via skanningstjänsten. Om flera bilagor har bifogats finner man dem i en lista i vyn för bilagor. Filbilagan kan exporteras genom att högerklicka på filen och välja önskat exportformat (Excel, PDF eller HTML). Beroende på formatet öppnas filbilagan i ett nytt fönster eller i ett annat program. Man kan ta bort bifogade filbilagor genom att markera önskad filbilaga och välja Ta bort. En filbilaga kan inte tas bort för en faktura som tillhör ett stängt räkenskapsår eller en stängd uppföljningsperiod.
Vi knappen Gå till kan man navigera mellan fakturans olika sidor:
- Bokföring öppnar fakturans bokföringssida
- Dimensioner öppnar fakturans dimensionssida (I Procountor avses med dimensioner och artiklar kostnadsställe eller uppföljningsobjekt.)
- Granskning öppnar fakturans sida för granskning och godkännande
- Kontoutdrag öppnar vyn Kontoutdrag
- Betalning öppnar fakturans betalningssida
- Leverantör öppnar upp leverantören i leverantörsregistret.
Via Bild på faktura till höger finns en bild över fakturan med Procountors layout. Bilden kan zoomas med hjälp av plus- och minus knapparna.
Föregående- Visar föregående faktura.
Nästa- Visar följande faktura.
Stäng- Stänger vyn.
Knappar för raduppgifter, fakturarader
Sök produkt- Öppnar produktregistersidan där det är möjligt att hämta produkter till fakturaraderna.
Sök produkt > Sök produkt med hjälp av kod - öppnar ett fönster där det går att söka produkter eller tjänster som ska faktureras till fakturaraden genom att ange produktkoden. Läs mer om sökning av produkter här.
Lägg till rad- Skapar en tom fakturarad.
Kopiera rad- Gör ett önskat antal kopior av den markerade fakturaraden.
Ta bort rad- Tar bort den valda fakturaraden.
Radkommentar- Lägg till en radkommentar till den markerade raden.
Sökord: dubbelfaktura, dubblett, kopia