I programmet är det möjligt att skapa inköpsorder under Ny > Inköpsfaktura och välja verifikatslaget Inköpsorder.
Skillnader mellan inköpsorder och inköpsfaktura
En inköpsorder motsvarar till största delen en inköpsfaktura. Skillnaderna är:
1. Ordern kan skickas till leverantörer. Knappen Skicka skickar ordern till mottagaren (utom om fakturakanalen är Skickas inte), varefter inköpsordern får status Skickad. Ordern kan inte skickas igen och orderinformationen kan inte ändras efter att den har skickats.
2. Ordern kan ändras till faktura, kopieras till faktura eller delvis kopieras till faktura. Knappen Ändra till faktura öppnar ett fönster där du kan välja om ordern ska kopieras helt, delvis eller ändras till faktura.
- Med valet Kopiera till faktura kopieras ordern till faktura och den ursprungliga ordern behålls. Programmet ändrar ordern till status Fakturerad och dess bokföring tas bort. Ordern i status Fakturerad kan sökas i verifikatsökningen. Datumet för den skapade inköpsfakturan blir dagens datum och förfallodatumet beräknas från fakturadatumet enligt betalningsvillkoret. Fakturan får ett nytt nummer och referensnummer. Förutom bokförings- och dimensioneringsuppgifter förblir övriga uppgifter desamma. Bilagor överförs inte till fakturan. Fakturaiuppgifter kan fortfarande ändras innan den godkänns.
- Med valet Kopiera delvis kopieras en del av orderns produkter till faktura och ordern behålls. Valet öppnar ett fönster där du kan ange hur många enheter av produktradernas icke fakturerade mängd som ska faktureras. Produktmängden på orderraden minskar med den fakturerade mängden. En kommentar om hur mycket som har fakturerats och fakturanumret läggs till i orderkommentaren. När alla produkter på ordern har kopierats till faktura, ändras ordern till status Fakturerad och dess bokföring tas bort.
- Med valet Ändra till faktura ändras ordern till faktura, varvid ordern tas bort. När ordern ändras till faktura behålls ordernumret som fakturanummer och orderns referensnummer som fakturans referensnummer. Övrig information förblir densamma, inklusive bokförings- och dimensioneringsuppgifter. Bilagor överförs till fakturan vid ändring. Fakturauppgifter kan fortfarande ändras innan den godkänns.
3. En inköpsorder kan kopplas till en inköpsfaktura från leverantören i fakturans granskningsvy genom att trycka på knappen Sök inköpsorder.
- Funktionen kan aktiveras genom att välja inställningen Ska inköpsorder allokeras till inköpsfakturor i samband med granskningen? i godkännandeinställningarna (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation)
4. En inköpsorder kan inte betalas, utan ordern måste först ändras till faktura eller kopplas till en befintlig faktura.
Skapande av inköpsorder
En inköpsorder skapas i programmet under Ny > Inköpsfaktura. Välj verifikattypen inköpsorder och fyll i inköpsorderns information eller tryck direkt på knappen Skapa ny faktura. Mer detaljerade instruktioner för att skapa inköpsorder finns här och mer detaljerad information om fälten för inköpsfaktura finns här.