Här finns information om hur du skapar en rese- eller kostnadsfaktura. Guiden har skapats för användare med rollen Personal, men fungerar för alla som vill skapa en rese- eller kostnadsfaktura.
Skapa en rese- eller kostnadsfaktura
Nya rese- eller kostnadsfakturor skapas under Ny > Rese- eller kostnadsfaktura. Först öppnas en vy där du väljer mellan att skapa en resefaktura eller en kostnadsfaktura. Skillnaden mellan en rese- och en kostnadsfaktura är att en resefaktura även innehåller uppgifter om resorna. För att komma till din nya faktura bekräftar du först om personnumrets fyra sista siffror ska visas på fakturan eller alltid döljas. I nästa steg hämtas person- och bankkontouppgifter från personregistret. Du kan även lägga till fler uppgifter och anteckningar vid behov.
Reseuppgifter
På en resefaktura ska du lägga till de förklaringsrader som behövs för att ange datum för av- och återresa, aktuella orter och syftet med resan.
Genom att klicka på Lägg till förklaringsrad skapas en ny tom förklaringsrad där du fyller i resans uppgifter.
För att kopiera en hel förklaringsrad klickar du först på den raden och sen på Kopiera förklaringsrad. Om du vill kan du även redigera kopian.
För att radera en förklaringsrad klickar du först på den och sedan på Ta bort förklaringsrad.
Produkter och bilagor
Varje faktura ska ha minst en produktrad. Använd knappen Sök produkt längre ner på sidan för att söka i Produktregistret. Du kan lägga till fler uppgifter för specifika rader i fältet Radkommentar längst till höger.
Spara fakturan genom att klicka på knappen Spara i övre vänstra hörnet. Kontrollera samtidigt uppgifterna på fakturan. Det går att lägga till filer på fakturan (till exempel inskannade kvitton eller en reserapport) med knappen Bilagor på övre raden. När fakturan är klar klickar du på Stäng.
För cirkulation
Fakturan har statusen Under behandling tills den blir Godkänd eller Betald. Om ni godkänner försäljnings- och kostnadsfakturor genom cirkulation, finns knappen Skicka för cirkulation överst mellan knapparna Visa och Kopiera. Med den knappen kan du skicka ett e-postmeddelande om en faktura som inväntar åtgärder. Om sakgranskare har angetts för fakturan skickas då ett meddelande till dem. Annars skickas meddelandet till godkännarna. Uppgifter om sakgranskare och godkännare finns längst ut till höger om fakturan under fältet Anteckningar.
Sökning av verifikat
Du kan söka efter dina egna rese- och kostnadsfakturor via Sökning av verifikat. Välj datumintervall och andra eventuella sökkriterier. När du klickar på knappen Sök fakturor får du upp en lista med de fakturor som motsvarar sökvillkoren under Sökresultat. Om du vill granska uppgifterna på en faktura klickar du på den raden och sen på knappen Gå till > Faktura längre ner på sidan.