I Procountor är det möjligt att skapa rese- och kostnadsfakturor. Denna artikel behandlar skapandet av rese- och kostnadsfakturor för andra personer. Om du alltid skapar fakturor endast för dig själv (begränsade användarrättigheter), gå till den riktade instruktionen här.
Rese- eller kostnadsfakturor kan skapas från programmets meny Ny > Ny rese- eller kostnadsfaktura.
Observera! Denna instruktion gäller för rese- och kostnadsfakturor som skapas i webbläsarversionen av Procountor. Om fakturan skapas med Procountor-mobilappen, gå till instruktionerna här.
Skapa faktura
1. Skapandet av en ny egen rese- eller kostnadsfaktura börjar från programmets meny Ny > Rese- eller kostnadsfaktura.
2. På vyn Ny rese- eller kostnadsfaktura fylls basuppgifter om den nya fakturan i, samt anges vems faktura det är och om den skapade fakturan är en rese- eller kostnadsfaktura.
-
Person
- Välj den person vars rese- eller kostnadsfaktura du håller på att skapa genom att trycka på knappen Sök personer.
- En användare med personalroll kan endast skapa en faktura för sig själv, så personvalet görs inte separat om användarrättigheterna är begränsade.
- Välj den person vars rese- eller kostnadsfaktura du håller på att skapa genom att trycka på knappen Sök personer.
- Verifikationstyp
- Rese- och kostnadsfakturor skiljer sig åt genom att resefakturan innehåller uppgifter om resor utöver kostnadsfakturans egenskaper; i reseberäkningen kan man använda reseräknaren och lägga till dagtraktamenten och kilometerersättningar.
- Kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar som finns på resefakturor rapporteras till Inkomstregistret. I övrigt är funktionerna för fakturorna desamma.
Rubrik- och raduppgifter för fakturan kan fyllas i redan i detta skede. Dessa uppgifter kan dock fortfarande redigeras efter att fakturan har skapats.
- Som förvald är valet Sökning av uppgifter i produktregistret pågår i rullgardinsmenyn som öppnas från knappen Fakturans produktrader för fakturan vilket gör att produkter kan hämtas till fakturan redan i detta skede. Om menyn ändras till Reseräknare används är produktregisterlänken inte tillgänglig och reseräknaren öppnas automatiskt.
- I båda fallen kan både produktregistret och reseräknaren användas på den nya fakturan efter att fakturan har skapats.
3. Efter att ha fyllt i basuppgifter, tryck på knappen Skapa ny faktura
4. Faktura-vyn öppnas, där uppgifter om den sökta personen från personregistret och valda produktrader samlas, om valet gjordes i föregående vy.
- Om det är en resefaktura öppnas vyn Reseräknare om den är vald som förvald. Reseräknaren kan öppnas separat från knappen Reseräknare i Faktura-vyn. I Reseräknaren kan reseuppgifter matas in och Procountor beräknar resans kostnad baserat på de här uppgifter. Mer detaljerade instruktioner om Reseräknaren finns här.
- När den skapade fakturan är en resefaktura kan reseuppgifter anges i vyn. Resans varaktighet, orter och syfte kan registreras i reseuppgifter.
5. Ange betalningsuppgifter om den inte har hämtats automatiskt från personregistret för den sökta personen.
6. Ange godkännandecirkulationen (endast om företaget använder godkännandecirkulationen), om det inte har hämtats automatiskt till vyn med förvalda värden.
- Uppgifter om cirkulationen är synlig om det i inställningarna har angetts att godkännandecirkulationen för rese- och kostnadsfakturor är aktiverat.
- I avsnittet Uppgifter om cirkulationen kan man kontrollera eventuella granskare och godkännare för fakturan i samband med godkännandecirkulationen.
- Uppgifter hämtas från personregistret. Om det är känt att fakturan undantagsvis ska vidarebefordras till en annan person, kan en annan Procountor-användare väljas som granskare eller godkännare av fakturan.
7. Minst en produktrad måste läggas till på fakturan. Produktrader kan läggas till på fyra sätt:
- Hämta kostnad med knappen Sök produkt.
- Då hämtas färdiga produkter från kostnadsregistret till fakturan, t.ex. utlandstraktamenten eller parkeringskostnader.
- När knappen Sök produkt används öppnas produktregistret för rese- och kostnadsfakturor.
- Välj produkt från registret (eller flera genom att hålla ner CTRL-knappen) och tryck på knappen Exportera till faktura.
- Lägg till reseuppgifter genom att trycka på knappen Reseräknare.
- Knappen Reseräknare öppnar reseräknaren, där man kan beräkna antalet dagtraktamenten och ange andra reseuppgifter. Reseräknaren fungerar endast för inhemska resefakturor. Läs mer om användningen av Reseräknaren.
- Lägg till en tom produktrad på fakturan med knappen Lägg till rad.
- Observera! Kilometerersättningar och dagtraktamenten läggs automatiskt till anmälan om löneuppgifter endast om färdiga produkter/reseräknaren från Procountors produktregister används. Användningen av färdiga produkter underlättar också kostnadsrapporteringen. Med knappen Allokera rad till produktregister kan en färdigskriven produktrad vid behov allokeras till en kostnadstyp i Procountor.
- Kopiera en befintlig produktrad med knappen Kopiera rad.
- Raduppgifter kan redigeras.
8. Redigera följande raduppgifter för den tillagda raden.
- I kolumnen Produkt anges texten som visas på produktraden på fakturan.
- I kolumnen Antal anges antalet enheter för produkten. Om Reseräknaren används beräknas t.ex. antalet heldagstraktamenten automatiskt här.
- I kolumnen Pris anges kostnaden för produkten. En uppdelning av priset i “Exkl. moms” och “Momsbelopp” görs automatiskt.
- Momsprocenten kan ändras per produktrad. Om färdiga kostnader/reseräknaren används anges momsprocenten automatiskt. Eventuella undantag måste anges manuellt.
- I kommentaren läggs tilläggsuppgifter om kostnaderna till. Radbeskrivningen kan skrivas direkt i kolumnen Kommentar. Alternativt används knappen Kommentar, vilket ger mer utrymme för att skriva texten.
9. När alla nödvändiga uppgifter har fyllts i på fakturan, bör deras korrekthet kontrolleras.
10. Lägg till nödvändiga bilagor till fakturan genom att trycka på ikonen i skärmens högra kant.
- Bilagor kan också läggas till direkt på produktraderna.
11. När fakturan är klar, tryck på Spara.
- Det är möjligt att redigera uppgifter efter att den har sparats.
- Efter att ha sparat aktiveras knappen Diskussion, som öppnar en fakturaspecifik diskussion där kommentarer och frågor relaterade till fakturan kan skrivas till sakgranskare och godkännare av fakturan.
12. Markera fakturan som klar genom att trycka på knappen Markera som klar.
- Fakturan skickas för granskning eller godkännande enligt godkännandecirkulationens inställningarna. Om inställningarna inte har angetts och cirkulationen inte är aktiverat, gå direkt till granskningen av fakturan (Gå till > Granskning).
- Mer detaljerad information om granskning och godkännande av fakturan finns här.
Sökord: Resefaktura, Kostnadsfaktura, Resekostnad