Huvudgrupper är överordnade affärspartnergrupper som består av affärspartnergrupper och kan skapas för att underlätta hanteringen av stora affärspartnerregister. Denna guide beskriver hur huvudgrupper skapas och hur de kan användas i Procountor.
Huvudgrupper kan skapas och granskas i programmet under Register > Huvudgrupper.
Skapa en huvudgrupp
- Vyn Huvudgrupper blir synlig i programmets Register-sektion när det har ställts in i Inställningar att grupper av affärspartner i två plan används.
- Det finns inga fördefinierade huvudgrupper i Procountor, utan användaren kan skapa grupper efter behov. Endast affärspartnergrupper kan kopplas till huvudgrupper, inte enskilda affärspartners.
För att skapa en huvudgrupp:
1. Klicka på knappen Lägg till under sökvillkoren i vyn Huvudgrupper och välj antingen Kund, Leverantör eller Person från menyn som öppnas.
2. Programmet ger meddelandet “Grupp tillsatt”, varefter en tom grupprad av vald typ visas i sökresultaten under knappen Lägg till. Om grupper redan har skapats tidigare, läggs den nya gruppen till längst ner i listan.
3. Ange önskat namn för gruppen i kolumnen Namn (maxlängd 80 tecken) och spara uppgifterna med knappen Spara.
Tilldela och ta bort affärspartnergrupper från huvudgrupper
- Affärspartnergrupper kan tilldelas huvudgrupper och vid behov tas bort från huvudgrupper i vyn Lägga till och ta bort grupper och huvudgrupper, som nås genom att klicka på knappen Infoga/Åtskilj i vyn Huvudgrupper.
Tilldela
För att tilldela affärspartnergrupper till huvudgrupper:
1. Välj affärspartnertyp från menyn Typ av affärspartner i sökvillkoren i vyn Lägga till och ta bort grupper och huvudgrupper, beroende på vilken typ av affärspartnergrupper som ska inkluderas i sökningen. Om endast en viss affärspartnergrupp söks, kan namnet på affärspartnergruppen anges i fältet Namn i sökvillkoren.
2. När sökvillkoren har definierats, klicka på knappen Sök grupper, vilket listar affärspartnergrupperna av vald typ till vänster och huvudgrupperna till höger.
3. Välj affärspartnergrupper från den vänstra sektionen genom att klicka på gruppens namn. Flera grupper kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du gör valen. Välj huvudgrupp eller huvudgrupper från den högra sektionen som de valda affärspartnergrupperna ska kopplas till.
4. När valen av grupper och huvudgrupper har gjorts, klicka på knappen Foga samman högst upp i vyn, vilket kopplar de valda grupperna till den valda huvudgruppen eller huvudgrupperna.
- Flera affärspartnergrupper kan kopplas till samma huvudgrupp. Enskilda affärspartners kan tillhöra flera affärspartnergrupper, men endast en affärspartnergrupp inom samma huvudgrupp. Om flera affärspartnergrupper kopplas till samma huvudgrupp och en affärspartner tillhör mer än en av de affärspartnergrupper som ska kopplas till samma huvudgrupp, ger programmet följande felmeddelande när knappen Koppla klickas:
- “Affärspartnern får inte tillhöra mer än en affärspartnergrupp inom samma huvudgrupp.”
Ta bort
För att ta bort affärspartnergrupper från huvudgrupper:
1. Välj affärspartnertyp från menyntyp av affärspartner i sökvillkoren i vyn Lägga till och ta bort grupper och huvudgrupper, beroende på vilken huvudgrupp som ska sökas. Välj sedan huvudgruppen från menyn Huvudgrupp i sökvillkoren, från vilken affärspartnergrupper ska tas bort.
2. När sökvillkoren har definierats, klicka på knappen Sök grupper, vilket listar affärspartnergrupperna som tillhör den valda huvudgruppen till vänster och huvudgrupperna av vald typ till höger.
3. Välj affärspartnergrupper som ska tas bort från den vänstra sektionen genom att klicka på gruppens namn. Flera grupper kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du gör valen. Välj huvudgruppen från den högra sektionen som sökningen baserades på i sökvillkoren.
4. När valen av grupper och huvudgrupper har gjorts, klicka på knappen Skilj åt högst upp i vyn, vilket tar bort de valda grupperna från huvudgruppen.
Användning av huvudgrupper i programmet
- Huvudgruppen kan användas som sökvillkor i de flesta register sökningar, till exempel vid bläddring i affärspartnerregistret, samt vid skapande av ny faktura, massfaktura och massbrev.
- Om huvudgrupper används, kan sökvillkoret Huvudgrupp användas i Affärspartnerrapporten och CRM-åtgärdsrapporten, vilket innebär att sökningen kan begränsas till en viss huvudgrupp.