Periodiseringsverktyg

Med hjälp av periodiseringsverktyget kan man skapa periodiseringsnoteringar baserade på fakturor som sträcker sig över mer än en månad. Verktyget hämtar sådana poster som är daterade till den valda månaden men vars faktureringsperiod överstiger den aktuella periodens gränser och skapar periodiseringsnoteringar baserade på dessa. Det är möjligt att ändra periodiseringskonton för försäljning, inköp och resultaträkning.

Periodiseringsverktyget finns i programmet under Bokföring > Periodiseringsverktyg.

 

Allmänt

• Användaren måste ha minst visningsrättigheter för att skapa nya försäljnings- och inköpsfakturor och fullständiga rättigheter för att skapa nya memorialverifikat för att kunna skapa periodiseringsnoteringar.
• I huvudvyn för periodiseringsverktyget finns sökvillkoren högst upp och sökresultaten längst ner.
• I sökresultaten visas de bokföringsnoteringar som ska periodiseras (inga motbokningar eller avstämningsdifferenser). Alla bokföringsposter som uppfyller följande villkor inkluderas i listan:
  • Bokföringssidan för noteringar är daterad till den period som ska periodiseras.
  • På noteringsnivå har en serviceperiod angetts på bokföringssidan för verifikatet, vars start- och/eller slutdatum är på en annan period än den period som anges som sökvillkor, eller serviceperioden på noteringsnivå är tom och en serviceperiod som uppfyller ovanstående villkor har angetts på bokföringssidan.
  • Eventuella andra sökvillkor, till exempel typer av verifikat som ska periodiseras, samt sökning av tidigare periodiserade verifikat stämmer överens.

 

Fält i vyn

Bokföringsperiod som ska periodiseras

• I sökvillkoren finns valen Bokföringsperiod som ska periodiseras (år-månad, t.ex. 2019-05).
• Som standard visas den äldsta öppna uppföljningsperioden i vyn.
• Om inga uppföljningsperioder används visas föregående månad.

Verifikatslag som ska periodiseras

• Med valet Verifikatslag som ska periodiseras väljer man om man vill söka försäljningar, inköp eller båda.

Periodiserade verifikat

• Tidigare periodiserade verifikat kan sökas genom att välja alternativet Periodiserade verifikat.

 

Knappar i vyn

Sök noteringar som ska periodiseras

• Med knappen startas sökningen enligt de angivna sökvillkoren.

Skapa periodiseringsmemorialer

• Med knappen öppnas fönstret Uppgörning av periodiseringsmemorialer, där man kan skapa periodiseringsnoteringar.

Välj alla

• Med knappen väljs alla poster i sökresultatet på en gång.

Bokföring

• Med knappen kommer man till bokföringssidan för den post som valts som aktiv i sökresultatet.

 

Skapa periodiseringsmemorialer

1. Ange önskade sökvillkor.

2. Tryck på knappen Sök noteringar som ska periodiseras

3. Välj de noteringar i sökresultatet som du vill periodisera.

4. Tryck på knappen Skapa periodiseringsmemorialer

5. Gör nödvändiga val och fyll i nödvändig information i fönstret Uppgörning av periodiseringsmemorialer, som öppnas.

1. • I fältet Fakturagruppens namn skapas automatiskt ett namn där det står Periodiseringar dd.mm.åååå kl. 00:00.
   • I fälten Försäljningens periodiseringskonto och Inköpens periodiseringskonto visas standardkontona i Procountor, men kontot kan ändras via menyn som öppnas med förstoringsglas-knappen.
   • Om rutan Beräkning av dagsbaserade värden är markerad, beräknas de periodiserbara värdena baserat på antalet dagar istället för på månadsnivå.
   • I fältet Dimensioner kan man ange om dimensionsdata ska kopieras.
   • Om rutan Använd ursprungligt konto är markerad, bokförs periodiseringarna på resultaträkningskontona som finns på den ursprungliga fakturan. Om rutan avmarkeras, visas ett nytt fält där man kan välja resultaträkningskonto för periodiseringarna via förstoringsglas-knappen. Detta konto används för alla valda fakturor och rader.

6. Tryck slutligen på knappen Fortsätt.

 

Skapade periodiseringsmemorialer

• Periodiseringsmemorialer skapas så att för den period som ska periodiseras samt för varje månad som ingår i tjänsteperioden för någon av de valda raderna i sökresultatet, skapas en memorial. Alla bokföringsnoteringar som påverkar bokföringen för den aktuella månaden och som ingår i denna periodisering samlas i en memorial och de valda raderna gås igenom en i taget.
• Vid skapandet av periodiseringsmemorialer gås dessutom alla månader från tjänsteperiodens början till tjänsteperiodens slut igenom och det beräknas hur stor del av postens värde som tillhör varje månad (baserat på antalet dagar eller månader).
• För den period som motsvarar bokföringsdagen lämnas endast den del av värdet som tillhör den perioden kvar.
• Värdet överförs från den period som ska periodiseras till andra månader enligt serviceperioden så att värdet minskas för den period som ska periodiseras, dvs. en notering med motsatt tecken och på samma konto som den ursprungliga posten skapas i memorialen. Motbokningen hänförs till balansräkningen som en överförd fordran eller skuld. För den period som ingår serviceperioden ökas värdet, dvs. noteringar med motsatt tecken till den föregående noteringen skapas på det ursprungliga kontot och som en överförd fordran/skuld.
• I alla postbeskrivningar visas vilket verifikat den aktuella posten periodiserar och hur beräkningsgrunden har varit. Slutresultatet är att summan av periodiseringarna för varje notering är noll och summan av noteringarna i varje periodiseringsmemorial är noll.
• Om periodiseringsnoteringar skapas av misstag, t.ex. för fel period, kan verifikaten ändras till Under behandling-status med funktionen Granska flera fakturor och därefter makuleras med funktionen Makulera flera fakturor.

Observera angående balanspostartiklar för noteringar skapade med periodiseringsverktyget:

Under sommaren 2021 genomfördes en ändring i hur balanspostartiklar automatiskt skapas för memorialer som skapas med periodiseringsverktyget.

• I Procountor under Administration > Uppgifter om företaget > Användarinställningar är det möjligt att välja om identifieringar av balansposter ska användas eller inte. Valet att använda identifieringsuppgifter för balansposter görs genom att markera rutan “Ska identifikationsuppgifter för balansposterna visas på bokföringssidan”.
• Tidigare, även om företaget inte hade denna inställning för användning av identifieringar av balansposter, skapades ändå en dold identifiering av balanspost för periodiseringsnoteringarna, där verifikattypen och det ursprungliga fakturanumret som periodiseringen gjordes för nämns. Även om identifieringen av balansposten inte visades i noteringens radinformation, var det möjligt att göra en balansspecifikation med hjälp av funktionen Sök öppna balansposter, eftersom denna information ändå fanns för periodiseringsmemorialerna.
• Numera kräver Procountor att inställningen för att visa identifieringar av balansposter är aktiverad för att en identifiering av balanspost automatiskt ska skapas för periodiseringsmemorialerna. En identifiering av balanspost skapas inte längre för periodiseringsmemorialerna om rutan “Ska identifikationsuppgifter för balansposterna visas på bokföringssidan” inte är markerad vid tidpunkten för skapandet av memorialerna. Om identifieringen av balansposten inte finns i verifikatets information, är det inte möjligt att specificera ett sådant verifikat i balansspecifikationen med hjälp av funktionen Sök öppna balansposter. Andra alternativ för specifikation är fortfarande möjliga att använda normalt, såsom funktionen Sök noteringar.

 

Standardkonton för periodiseringar

I programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Huvudkonto standardkonteringar är det möjligt att ange standardkonton för fordringar och skulder. I periodiseringsverktyget används dessa konton som standard istället för Procountors standard.