Syftet med periodisering är att fördela intäkterna och utgifterna från en faktura över flera månader i bokföringen. En faktura som innehåller ett halvårs hyror bör t.ex. periodiseras över sex månader.
Periodiseringsverktyget kan användas för kundfaktura, leverantörsfaktura, rese- och kostnadsfakturor.
Verktyget finns under menyn Bokföring>Periodiseringsverktyg. Det är en funktion som är kostnadsfri för alla och den är tillgänglig för alla användare som har de behörigheterna.
Användaren måste åtminstone ha Alla rättigheter för att skapa Nytt verifikat.
Periodiseringsverktygets uppbyggnad och knappar
I huvudvyn för Periodiseringsverktyget finns sökvillkoren i vyns övre del och sökresultaten i vyns undre del. I sökvillkoren finns fältet Bokföringsperiod som ska periodiseras (år-månad, t.ex. 2020-01). Förvalt värde i vyn är den äldsta öppna uppföljningsperioden eller, om uppföljningsperioder inte används, föregående månad. Välj därefter Verifikattyp som ska periodiseras, dvs. sök försäljningar och inköp. Det går även att söka verifikat som periodiserats tidigare genom att kryssa för valet Periodiserade verifikat.
Starta sökningen enligt de angivna sökvillkoren med knappen Sök transaktioner som ska periodiseras.
De bokföringsnoteringar som ska periodiseras visas i sökresultatet (inte motbokningar eller avstämningsdifferenser). I listan ingår alla bokföringsnoteringar som uppfyller följande krav:
- Datum för bokföringssidan med noteringen ligger inom den period som ska periodiseras.
-
En Serviceperiod med start- och/eller slutdatum under en annan period än den i fältet Bokföringsperiod som ska periodiseras i sökvillkoren har angetts på noteringsnivå på verifikatets bokföringssida, eller
-
Serviceperioden på noteringsnivå är tom och en serviceperiod som uppfyller villkoret ovan har angetts på bokföringssidans rubriknivå.
- Eventuella andra sökvillkor, dvs. t.ex. verifikatslag som ska periodiseras, och sökningen av tidigare periodiserade verifikat stämmer
Alla noteringar i sökresultatet kan väljas samtidigt med knappen Välj alla.
Använd knappen Bokföring för att gå från sökresultatet till bokföringssidan för en markerad notering.
Nästa fönster öppnas med knappen Skapa periodiseringsjournaler.
I punkten Fakturagruppens namn skapas automatiskt ett namn som visar Periodiseringar åååå-mm-dd kl. 00:00. I punkterna Försäljningens periodiseringskonto och Inköpens periodiseringskonto visas kontona i baskontoplanen förvalt i Procountor, men kontona kan ändras i den meny som öppnas via förstoringsglasknappen. För att ändringen ska bli aktiv måste man avmarkera kryssrutan Använd ursprungligt konto.
Om kryssrutan Beräkning av dagsbaserade värden är markerad beräknas de värden som periodiseras utifrån antalet dagar och inte på månadsnivå. Det går att definiera kopiering av dimensionsuppgifter genom att markera kryssrutan Dimensioner.
Klicka slutligen på Fortsätt.
Skapade periodiseringsjournaler
Periodiseringsjournaler skapas för den period som periodiseras och för varje månad som ingår i serviceperioden för en markerad rad i sökresultatet. På den journal som skapas samlas alla periodiseringsnoteringar som berör denna periodiseringskörning. Detta påverkar den aktuella månadens bokföring. De valda raderna behandlas rad för rad.
När periodiseringsjournaler skapas utförs en genomgång av alla månader från serviceperiodens början till serviceperiodens slut. Därefter beräknas hur stor del av noteringens värde som hör till respektive månad (enligt antalet dagar eller månader. Endast den del av värdet som kalkylmässigt hör till den period som bokföringsdagen ingår i räknas till perioden). Värdet överförs från den period som periodiseras till andra månader under serviceperioden så att bokföringsvärdet minskas för den period som periodiseras, dvs. en notering skapas för en journal med omvänt tecken och för bokföringskontot med den ursprungliga noteringen. Denna motbokning allokeras till resultatregleringar i balansräkningen. Bokföringsvärdet läggs till den period som ingår i serviceperioden, dvs. noteringsexemplen i föregående punkt förs till det ursprungliga bokföringskontot och till resultatregleringar.
Alla transaktionskoder visar vilket verifikat den aktuella noteringen periodiserar och hur beräkningsgrunden har varit. Slutresultatet för varje notering som periodiseras är att periodiseringarnas summa är noll och att summan för noteringarna i varje periodiseringsjournal är sammanlagt noll.