I menyn under Administration > Uppgifter om bokföringen kan man definiera flera inställningar gällande bokföringen. Det är viktigt att gå igenom dessa vid uppstarten.
Räkenskapsår
Det är nödvändigt att spara företagets räkenskapsår i Uppgifter om bokföringen för att kunna avsluta det gamla räkenskapsåret och öppna ett nytt. Transaktioner kan registreras även om räkenskapsåret inte har definierats. När man väljer Lägg till räkenskapsår läggs ett nytt räkenskapsår till. Start- och slutdatum hämtas genom att klicka på datumfälten. Räkenskapsåren kan inte överlappa varandra och de behöver inte vara enhetliga eller lika långa. Det är möjligt att registrera transaktioner i ett nytt räkenskapsår även om det föregående året ännu inte har avslutats. När man väljer Makulera räkenskapsår tar man bort valt räkenskapsår. Ett stängt räkenskapsår eller ett räkenskapsår med räkenskapsmånader kan inte makuleras.
Det är möjligt att ändra räkenskapsårets längd genom att hämta nya start- och slutdatum i kalendern via datumfälten. Räkenskapsår vars längd man önskar ändra får inte innehålla räkenskapsmånader.
Om man behöver göra ändringar i ett stängt räkenskapsår kan man välja Öppna räkenskapsår för att öppna det senast stängda räkenskapsåret. När ett stängt räkenskapsår öppnas, tas öppningsverifikationen för nästkommande räkenskapsår bort. Om räkenskapsåret innehåller stängda räkenskapsmånader och man önskar göra ändringar i dessa, måste de också öppnas. Om följande räkenskapsår innehåller stängda räkenskapsmånader, måste dessa öppnas innan man kan öppna ett stängt räkenskapsår. Räkenskapsåret kan stängas igen med knappen Stäng räkenskapsår.
När man väljer Stäng räkenskapsår stängs det äldsta, öppna räkenskapsåret. Om räkenskapsåret innehåller transaktioner som är under behandling, kommer det upp ett meddelande om detta och man får information om vilka verifikationer som är under behandling. När räkenskapsåret stängs skapas en öppningsverifikation för följande räkenskapsår. Dessutom sparas det avslutade räkenskapsårets kontoplan, resultat- och balansräkning, samt dag- och huvudbok i Arkivet.
Obs! Innan stängningen ska man komma ihåg att uppdatera rapporteringsdatabasen så att bokföringsrapporterna får uppdaterade saldouppgifter. Uppdateringen sker när man klickar på Uppdatera rapporteringsdatabas, och denna procedur kan ta lite tid.
Läs mer om Räkenskapsmånader.
Kontoplan
Läs mer om Kontoplan.
Förinställda konteringsregler
Läs mer om Förvalda konteringar för kund- och leverantörsfakturor.
Läs mer om Förvalda konteringar för rese- och kostnadsfakturor.
Dimensioner
I vyn Dimensioner definieras de dimensioner och objekt som används i den interna redovisningen. I Procountor motsvarar de kostnadsställe eller uppföljningsobjekt De första dimensionerna är som standard Projekt och Person. Dessa kan ändras. Dimensionerna 3-6 kan ändras till namn som passar för företaget som exempelvis Stad, Kostnadsställe eller Avdelning. För dimensionerna kan man spara önskat antal objekt. I fältet Antalet dimensionsobjekt som kan användas i bokföringen under Inställningar i Uppgifter om företaget, definieras hur många av dimensionens objekt som summorna ska fördelas på i dimensionssidorna för fakturor och i bokföringen. Alternativen är 1, 2, 4, 6 och 10. Förvalt värde är 4. Om det inte har definierats objekt för någon dimension, visas inte sådant som är knutet till dimensioneringen någon annanstans i programmet. Genom att välja Redigera dimension kan man ändra namnet på en vald dimension. Genom att välja Redigera objekt kan man redigera objekt för en vald dimension.
Genom att klicka på Välj fil kan man läsa in en fil som innehåller dimensions- och artikeluppgifter i Procountor. Se instruktion för skapande av dimensionsmaterial. Via Format för utskrift får man listat alla eller bara aktiva dimensioner och objekt antingen i dimensionsordningsföljd eller i alfabetisk ordning för objekten.
När objekt skapas kan man lägga till och redigera objekt för en vald dimension. Objekten kan inte tas bort, men de kan göras inaktiva eller få ett nytt namn. En dimension kan inte ha två objekt med samma namn. I fältet för Tilläggsuppgifter är det möjligt att ange en förklarande text för objektet, i fri form.
Genom att klicka på Lägg till objekt läggs en tom objektrad till, och här skrivs uppgifterna om artikeln in. Ett av objekten bör vara Övriga. Semikolon får inte användas i objekt.
Objekt kan redigeras genom att välja önskat fält på en rad.
Läs mer om Vad är en dimension? och Dimensionering
Beskattningsuppgifter
I Beskattningsuppgifter anges önskad deklarationsperiod för periodskattedeklarationen och där visas standardbokföringskonto.
Förvalda värden för moms
I vyn Förvalda värden för moms definieras de momsprocentsatser samt momsstatus som visas i programmets menyer.
Läs mer om Förvalda värden för moms.