Denna artikel beskriver exempel på situationer där förvalda konteringar för kontoutdrag kan användas för att skapa automatiska bokföringar. För standardkonteringen av ett kontoutdrag måste alltid en förklaring väljas, och ytterligare avgränsningar kan göras baserat på bankkonto samt mottagarens/betalarnas namn och meddelande. Om företaget inte har sparat några företagspecifika standardkonteringar för kontoutdrag, skapas bokföringsnoterigarna för kontoutdraget enligt Procountors standardinställningar.
Bokföringsregler kan granskas och redigeras under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag.
Bokföring enligt förklaring
- En händelse på kontoutdraget kan bokföras på ett specifikt bokföringskonto enligt förklaring, avvikande från standardinställningen. Spara konteringsregler genom att först kontrollera vilken förklaring händelsen har på kontoutdraget.
- Bankens serviceavgifter kan bokföras på ett eget bokföringskonto enligt förklaringen.
- I förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen samt om det är en insättning/uttag. Därefter väljs bokföringskontot från kontoplanen med knappen Byt konto. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
Bokföringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | - 15,00 |
| 8451 Bankkostnader | 15,00 |
Sökning av uppgifter från meddelandet
- Händelser på kontoutdraget kan bokföras baserat på uppgifter i meddelandet. Till exempel kan summauppgifter sökas från meddelandet. Sådana händelser på kontoutdraget inkluderar bland annat avräkningar från kreditkortsföretag, där fordran och provisionen ska bokföras på egna konton, avvikande från det avräknade summan.
- För avräkningar från kreditkortsföretag, kontrollera vilken förklaring och namn händelsen har på kontoutdraget och kopiera meddelandet i fältet “Tilläggsuppgifter”. Meddelandet i fältet “Tilläggsuppgifter” på kontoutdraget varierar mellan kreditkortsföretagen. Kontrollera alla uppgifter på ditt företags kontoutdrag och spara reglerna i programmet därefter.
American Express
- I förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen. Därefter definieras om det är en insättning/uttag och mottagarens/betalarnas namn sparas också. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
- Därefter öppnas vyn Kontering utgående från meddelande med knappen, där uppgifterna som händelsen ska sökas med sparas. Uppgifterna anges i fälten för Sökning av uppgifter i meddelande, regler för transaktioner, eftersom summauppgifter behandlas från meddelandet.
- Från meddelandet kopierat från kontoutdraget 100,00 -3,00 97,00 1234567890 123000005432, vill vi alltså behandla separat den ursprungliga fordran på 100,00 euro och kreditkortsföretagets avdragna provision på 3,00 euro.
- Meddelandet innehåller mellanslag som indikerar olika kolumner, varje regel markeras på en egen rad.
- Vi vill behandla summan i den första kolumnen från meddelandet, så i fältet “Kolumn” anges 1. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Med valet Byt förtecken ändras tecknet på summan som bokförs jämfört med meddelandet, i detta fall ska bokningen vara kredit istället för debet.
- Vi vill också behandla summan i den andra kolumnen från meddelandet, så i det andra fältet “Kolumn” anges 2. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Med valet Byt förtecken ändras tecknet på summan som bokförs jämfört med meddelandet, i detta fall ska bokningen vara debet istället för kredit.
- Infoga 100,00 -3,00 97,00 1234567890 123000005432 i fältet Kontrollera att konteringarna fungerar genom att infoga ett exempelmeddelande från kontoutdraget här för att kontrollera att konteringarna fungerar, och klicka på knappen Kontrollera, varefter programmet visar hur händelsen skulle bokföras på kontoutdragets bokföringssida enligt de angivna villkoren. När bokföringsreglerna är korrekta, välj Fortsätt.
Bokföringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | 97,00 |
| 8001 Kreditkortsprovision | 3,00 |
| 1701 Kreditkortsfordringar 1 | -100,00 |
Diners Club
- I förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen. Därefter definieras om det är en insättning/uttag och mottagarens/betalarnas namn sparas också. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
- Därefter öppnas vyn Bokföring baserat på meddelande med knappen, där uppgifterna som händelsen ska sökas med sparas. Uppgifterna anges i fönstret som öppnas med knappen Sökning av uppgifter från meddelandet, regler för händelser, eftersom summauppgifter behandlas från meddelandet.
- Från meddelandet kopierat från kontoutdraget 12312312312 0000123/1231230500,00 15,00- 485,00 DEMO OY, vill vi alltså behandla separat den ursprungliga fordran på 500,00 euro och kreditkortsföretagets avdragna provision på 15,00 euro.
- Meddelandet innehåller mellanslag som indikerar olika kolumner, varje regel markeras på en egen rad. Meddelandet innehåller flera tecken före de summan som ska behandlas.
- Vi vill behandla summan i den första kolumnen från meddelandet, så först anges antalet tecken som ska hoppas över i fältet Tecken att hoppa över till 26 och i fältet Kolumn anges 1. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Med valet Byt tecken ändras tecknet på summan som bokförs jämfört med meddelandet, i detta fall ska bokningen vara kredit istället för debet.
- Vi vill också behandla summan i den andra kolumnen från meddelandet, så först anges antalet tecken som ska hoppas över i fältet “Tecken att hoppa över” till 26 och i det andra fältet “Kolumn” anges 2. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto.
- Infoga 1234567890 0001234/1234567500,00 15,00- 485,00 DEMO i fältet Kontrollera att konteringarna fungerar genom att infoga ett exempelmeddelande från kontoutdraget här för att kontrollera att konteringarna fungerar, och klicka på knappen Kontrollera, varefter programmet visar hur händelsen skulle bokföras på kontoutdragets bokföringssida enligt de angivna villkoren. När bokföringsreglerna är korrekta, välj Fortsätt.
Bokföringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | 485,00 |
| 8001 Kreditkortsprovision | 15,00 |
| 1702 Kreditkortsfordringar 2 | -500,00 |
Nets Oy
- I förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen. Därefter definieras om det är en insättning/uttag och mottagarens/betalarnas namn sparas också. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
- Därefter öppnas vyn Bokföring utående från meddelande med knappen, där uppgifterna som händelsen ska sökas med sparas. Uppgifterna anges i fälten för Sökning av uppgifter från meddelandet, regler för händelser, eftersom summauppgifter behandlas från meddelandet.
Från meddelandet kopierat från kontoutdraget 1234567 890 87654321 190,00 -2,50 / Nets Oy, vill vi alltså behandla separat den ursprungliga fordran på 190,00 euro och kreditkortsföretagets avdragna provision på 2,50 euro. - Meddelandet innehåller mellanslag som indikerar olika kolumner, varje regel markeras på en egen rad.
- Vi vill behandla summan i den fjärde kolumnen från meddelandet, så i fältet Kolumn anges 4. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Med valet Byt förtecken ändras tecknet på summan som bokförs jämfört med meddelandet, i detta fall ska bokningen vara kredit istället för debet.
- Vi vill också behandla beloppet i den femte kolumnen från meddelandet, så i fältet “Kolumn” anges 5. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Med valet Byt förtecken ändras förtecknet på summan som bokförs jämfört med meddelandet, i detta fall ska bokningen vara debet istället för kredit.
- Infoga 1234567 890 87654321 190,00 -2,50 / Nets Oy i fältet Kontrollera att konteringarna fungerar genom att infoga ett exempelmeddelande från kontoutdraget här för att kontrollera att konteringarna fungerar, och klicka på knappen Kontrollera, varefter programmet visar hur händelsen skulle bokföras på kontoutdragets bokföringssida enligt de angivna villkoren. När bokföringsreglerna är korrekta, välj Fortsätt.
Konteringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | 190,00 |
| 8451 Kreditkortsprovision | 2,50 |
| 1703 Kreditkortsfordringar 3 | -187,50 |
Amortering och ränta
- I vissa banker är amorteringssumman specificerat på rader, där uppgifterna kan läsas från meddelandet på specifikationsraden enligt förklaringen.
- I förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen samt om det är en insättning/uttag. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
- Därefter öppnas vyn Bokföring utgående från meddelande med knappen, där uppgifterna som händelsen ska sökas med sparas. Uppgifterna anges i fälten för Sökning av uppgifter från meddelandet, regler för händelser, eftersom summauppgifter behandlas från meddelandet.
- Från meddelandet kopierat från kontoutdraget Amortering 200,00 euro Ränta 1,80 euro Avgifter 0,50 euro Återstående 600,00 euro Antal betalningar 3 Sista betalningsdag 07.03.2012, vill vi alltså behandla separat amorteringen på 200,00 euro samt räntan på 1,80 euro och avgifterna på 0,50 euro.
- Vi vill behandla summan efter ordet Amortering från meddelandet, så i fältet “Textsökning” anges Amortering. Därefter väljs bokföringskontot från “Byt konto”. Samma procedur används för räntor och avgifter.
- Infoga Amortering 200,00 euro Ränta 1,80 euro Avgifter 0,50 euro Återstående 600,00 euro Antal betalningar 3 Sista betalningsdag 07.03.2012 i fältet Kontrollera att konteringarna fungerar genom att infoga ett exempelmeddelande från kontoutdraget här för att kontrollera att konteringarna fungerar, och klicka på knappen Kontrollera, varefter programmet visar hur händelsen skulle bokföras på kontoutdragets bokföringssida enligt de angivna villkoren. När bokföringsreglerna är korrekta, välj Fortsätt.
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | -202,30 |
| 2830 Lån från finansiella institutioner | 200,00 |
| 9440 Räntekostnader och andra finansiella kostnader | 1,80 |
| 9440 Räntekostnader och andra finansiella kostnader | 0,50 |
Konteringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
- Kontering enligt mottagarens/betalarnas namn
En händelse på kontoutdraget kan bokföras på ett specifikt bokföringskonto enligt mottagarens/betalarnas namn. Förvald kontering passar för situationer där en referenslös betalning tas emot eller en betalning görs till en specifik leverantör och händelserna ska bokföras avvikande från förvalda konteringarna. Spara bokföringsregler genom att först kontrollera vilket namn händelsen har på kontoutdraget. - Till exempel vill vi bokföra betalningar av fakturor från koncernbolag på ett eget bokföringskonto.
-
I Förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny konteringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen samt om det är en insättning/uttag. I fältet Mottagare/Betalare sparas namnet som kan identifieras från kontoutdraget. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
Konteringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar, där övriga betalningar bokförs enligt standard och den identifierade händelsen bokförs enligt konteringsregeln:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | -1000,00 |
| 2880 Transaktionskonto | 800,00 |
| 2900 Skulder till företag inom samma koncern | 200,00 |
Bokföring enligt meddelande
- En händelse på kontoutdraget kan konteras på ett specifikt bokföringskonto enligt meddelandet i fältet Tilläggsuppgifter. Förvald kontering passar för situationer där en betalning tas emot som kan identifieras enligt meddelandet och händelsen ska bokföras avvikande från förvalda konteringarna. Spara konteringsregler genom att först kontrollera vilket meddelande händelsen har på kontoutdraget.
- Till exempel vill vi kontera förseningsräntor och betalningar som inkassoföretaget överför till kontot på ett eget bokföringskonto.
- I Förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny konteringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen samt om det är en insättning/uttag. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto. Om händelsen ska konteras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.
- Därefter öppnas vyn Bokföring utgående från meddelande med knappen, där meddelandet som händelsen ska sökas med sparas från kontoutdraget. Meddelandet anges i fältet “Text som ska identifieras i meddelandet” i funktionen “Identifiering av transaktion utifrån meddelande”. Om det finns tecken före meddelandet på kontoutdraget, som en nummerserie, anges antalet tecken som ska hoppas över.
Bokföringsregeln och händelsen på kontoutdraget resulterar i följande bokningar:
| Bokföringskonto | Bf-värde |
| 1910 Bankfordningar | 350,00 |
| 9160 Ränte- och andra finansiella intäkter | -350,00 |
Bokföring enligt mottagarens/betalarnas namn samt moms
- För en händelse på kontoutdraget kan moms som ska dras av behandlas redan i bokföringsposterna för kontoutdraget.
- Förvald kontering passar till exempel för situationer där en betalning dras från kontot utan att en inköpsfaktura har bokförts separat och momsen för inköpen ska behandlas.
- Spara konteringssregler genom att först kontrollera vilken förklaring och namn händelsen har på kontoutdraget.
- I Förvalda konteringar för kontoutdrag skapas en ny bokföringsregel med knappen Lägg till rad. Därefter skrivs ett namn för regeln och den aktuella förklaringen samt om det är en insättning/uttag. I fältet Mottagare/Betalare sparas namnet som kan identifieras från kontoutdraget. Därefter väljs bokföringskontot från Byt konto och momssatsen från menyn Moms-%. Om händelsen ska bokföras på samma sätt för alla bankkonton, lämnas bankkontot omarkerat i menyn Kontonummer.