Den här artikeln beskriver hur man importerar bokföringens ingående balans i programmet när man börjar använda Procountor. Uppgifterna kan föras in med ett nytt verifikat, med en överföringsfil för bokföringsmaterial, eller genom att spara föregående räkenskapsårs jämförelseuppgifter i programmet.
Ingående balans med ett nytt verifikat
För att ange ingående balans i Procountor med ett verifikat, börja med att skapa ett nytt verifikat i programmet under Bokföring > Ny verifikation.
Ge verifikatet t.ex. namnet Ingående balans ååååmmdd och räkenskapsårets startdatum som datum. Som transaktionskod kan du ange mer information om den ingående balansen. Klicka på Bokföringsnoteringar utifrån verifikatet, och sedan på Lägg till rad för att skriva in verifikatets transaktioner. Skriv summan av saldot på bokförings-kontot i fältet Belopp. Debet-saldo anges som plus och kredit-saldon som minus. När du har matat in noteringarna trycker du på knappen Spara. Det är bra att spara då och då om man har många rader att fylla i. När raderna är ifyllda ska verifikatsumman vara 0,00 SEK. Du bekräftar det färdiga verifikatet genom att klicka på Godkänn.
Importera saldo med en överföringsfil för bokföringsmaterial
Det går att importera saldona för bokföringskontona till programmet med hjälp av en överföringsfil för bokföringsmaterial. Då kommer programmet att skapa ett verifikat till bokföringen baserat på den filen.
Läs mer här.
Spara jämförelseuppgifter från föregående räkenskapsår
Gör så här om du vill använda saldona för bokföringskontona från föregående räkenskapsår för att ställa in ingående saldo för nuvarande räkenskapsår i programmet. Då importeras saldona både från resultatet och balansen för räkenskapsåret. Bokföringssaldona importeras på motsvarande sätt som ovan antingen med ett nytt verifikat eller en överföringsfil för bokföringsmaterial.
Procountor beräknar räkenskapsperiodens resultat automatiskt utifrån bokningarna. Så registrera därför inte resultatet i resultaträkningen eller balansräkningen (1) när jämförelseuppgifterna sparas, eller (2) när saldona för både resultaträkningen och balansräkningen importeras till programmet med samma verifikat. Debet-saldona för bokföringskontona anges med plus och kredit-saldona med minus. Totalsumman av konteringarna på verifikatet ska vara 0,00 SEK.
När saldot för resultatet och balansen registreras med var sitt verifikat blir då resultatet för räkenskapsåret totalsumman av transaktionerna. Det resultatet registreras samtidigt på kontot "Räkenskapsperiodens resultat". Registreringen av räkenskapsårets resultat har ingen inverkan på resultatet, eftersom transaktionerna på verifikaten för det aktuella kontot nollställer varandra (det ena verifikatet har debet-registrering och det andra kredit-registrering).
Det går att fylla i jämförelseuppgifterna för varje enskild månad i räkenskapsperioden så att saldona utgörs av saldoförändringarna i den aktuella månaden. Om det inte finns behov att följa månadernas saldo för föregående räkenskapsår, kan jämförelseuppgifterna importeras ackumulerat för föregående räkenskapsårs sista datum.
När jämförelseuppgifterna har sparats och verifikaten har godkänts, uppdateras rapporteringsdatabasen och det kontrolleras att saldona i rapporterna är korrekta. Därefter stängs det föregående räkenskapsåret och programmet skapar automatiskt ett kontoöppningsverifikat för första datumet i innevarande räkenskapsår.
Importera ingående balans mitt i räkenskapsåret
När man börjar använda Procountor mitt i ett räkenskapsår, importerar man först ingående saldo för balansen till räkenskapsårets första datum på samma sätt som ovan med antingen ett nytt verifikat, en överföringsfil, eller genererar ingående balans för innevarande räkenskapsår genom att spara jämförelseuppgifterna från föregående räkenskapsår i programmet.
Efter det använder man ett verifikat eller en överföringsfil för att importera de ändringar i saldona för bokföringskontona som har hänt sedan bokföringsperiodens början fram tills datumet man började använda Procountor. Då sparas de ändrade saldona för bokföringskontona både i programmets balans och resultat. Uppgifterna kan sparas månadsvis eller på det sista datumet i månaden innan programstarten.