Artiklar i detta avsnitt

Revision och intern övervakning

  • Uppdaterad


Denna instruktion beskriver hur revision och interna kontrollåtgärder kan genomföras i Procountor genom att använda programmets olika funktioner.

 

Revision i Procountor

  • Procountor möjliggör elektronisk revision oberoende av tid och plats.
  • Personen som utför revisionen av miljön måste ha lämpliga användarrättigheter.
  • Om revisorn redan har ett Procountor-användarkonto bör hen läggas till miljön som en befintlig användare istället för att skapa ett nytt konto. På så sätt kan revisorn logga in på alla företag som ska revideras med samma inloggningsuppgifter.

 

Revisorns användarrättigheter

  • Revisorns användarrättigheter definieras i vyn Användare och användarrättigheter, som nås via programmet under Administration > Användare och användarrättigheter.
  • Procountor har en fördefinierad användarroll Ledning / Granskare, som innehåller de användarrättigheter som krävs för revision.
    • Rollen ger rättigheter att se information. Med användarrättigheterna för rollen Ledning / Granskare kan revisorn endast ändra sina egna personuppgifter.
  • Varje företag ger själv användarrättigheter till sin revisor genom företagets systemadministratör.
  • Varje medlem i revisionsteamet (som behöver tillgång till företagets Procountor-miljö) får ett eget personligt användarkonto (eller läggs till som befintlig användare i företagets Procountor-miljö).
  • Företagets systemadministratör kan ta bort personer som lagts till för revision från företagets användare efter att revisionsarbetet är slutfört.

 

Sökning av verifikat i Procountor

  • I vyn Sökning av verifikat kan verifikat sökas med olika sökkriterier och deras kombinationer.
  • Vyn nås via programmet under Sökning > Sökning av verifikat.
    • Möjliga söktyper är Fakturor, Öppna fakturor, Fakturor att godkänna och Fakturor att betala.
    • För revision är de relevanta söktyperna Fakturor och Öppna fakturor.

TilitarkastusJaSisäinenValvontaSE.png

Fakturor

  • Med fakturasökning kan man granska utfärdade försäljnings-, inköps-, rese- och kostnadsfakturor, löner samt memorialverifikat.
  • Efter att ha utfört sökningen kan man granska verifikat, deras bilagor (t.ex. fakturabild på inkommande e-fakturor) samt bokföringen.
  • Verifikat kan sökas t.ex. efter fakturadatum, bokföringsperioder och verifikattyper.
  • Från verifikatets tidsstämplar kan man se vem som har skapat verifikatet och vem som senast har ändrat det.
  • I vyn Granskning av inköps-, rese- och kostnadsfakturor kan man se vem som har sakgranskat och godkänt verifikatet samt tidpunkterna för åtgärderna.
  • Från redigeringsstämpeln längst ner i vyn Bokföring för verifikatet kan man se vem som senast har ändrat bokföringen.

Öppna fakturor

  • Med sökning av öppna fakturor kan man avstämma öppna verifikat.
  • Till exempel vid avstämning av kundfordringar vid årsskiftet är sökkriterierna följande:
    • Verifikattyp: Försäljningsfaktura
    • Betalningstransaktioner t.o.m: 31.12.20xx.
    • För sökkriteriet Bokföringsperiod mellan anges räkenskapsperiodena sista månad 20xx-12. Detta eftersom t.ex. försäkringsfakturor kan ha kommit som e-fakturor och daterats till det avslutande räkenskapsperiodet, men ändå har bokförts till nästa år.
    • Vid granskning av leverantörsskulder väljs verifikattyperna inköps-, rese- och kostnadsfakturor.
  • Öppna kundfordringar kan också sökas från bokföringsrapporter i programmet under Bokföring > Avstämningsverktyg > Avstämningsrapport, öppna fakturor > Försäljning > Sök. På räkenskapsperiodens sista datum, Sök öppna fakturor.
  • Öppna leverantörsskulder kan också sökas från bokföringsrapporter i programmet under Bokföring > Avstämningsverktyg > Avstämningsrapport, öppna fakturor > Inköp > Sök. På rapporten kan man söka öppna leverantörsskulder listade per räkenskapsperiodens sista dag.
  • Fakturor kan också sökas efter åldersfördelning under Rapportering > Betalningsrapporter >Åldersfördelning avfakturor.
    • Sökkriterierna som kan väljas är Försäljningsfaktura eller Inköpsfaktura, Betalningstransaktioner t.o.m., Förfallna och Icke förfallna.

 

Granskning av löner

  • Lönelistor söks i vyn Sökning av lönelistor, som nås via programmet under Löner > Sökning av lönelistor. I vyn kan man söka lönelistor och granska enskilda lönebeberäkningar via dem.
  • Lönrapportering kan följas i vyn Lönrapportering, som nås via programmet under Rapportering > Lönerapporter.

 

Granskning av betalningar

  • Kontoutdrag och referensbetalningsmaterial kan sökas och granskas per bankkonto i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar, som nås via programmet under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar.
  • Revisorn kan i Procountor verifiera bankkontots saldo mot bokföringen, eftersom innehållet i kontoutdraget som skapas av banken inte kan ändras i Procountor.
  • Under programmet Rapportering > Betalningsrapporter finns flera rapporter relaterade till betalningar.

 

Granskning av bokföringsrapporter och deklarationer

  • Under programmet Deklarationer kan man välja att granska t.ex.uppgiftslämnare för skatter på eget initiativ, inkomstskattedeklarationer och anmälan om löneuppgifter.
  • I vyn Bokföringsrapporter (Rapportering > Bokföringsrapporter) kan man välja önskad typ av bokföringsrapport (t.ex. resultaträkning, balansräkning, dagbok och huvudbok).
    • Alla bokföringsrapporter kan skrivas ut i HTML-, PDF- eller Excel-format.
    • Från rapporterna kan man borra ner till enskilda verifikat, där man kan granska själva verifikaten, deras bokföringssidor och eventuella bilagor.
    • I sökningen av huvud- och dagbok kan man begränsa antalet händelser som ska granskas t.ex. med sökkriteriet Huvudbokskontots nummer, där man kan välja endast balanskonton (1000-2999) eller resultaträkningskonton (3000-9999).
    • Med resultaträkningen och balansräkningen får man mer detaljerade rapporter genom att välja alternativet Detaljerad: Alla konton i rullgardinsmenyn Rapportens längd.
  • Från rapporten Konton och Transaktioner kan man granska saldon och händelser för bokföringskonton, borra ner till verifikat och kontoutdrag och skriva ut t.ex. bokföringssidan för ett verifikat.
    • Bokföring > Avstämningsverktyg > Konton och Transaktioner
    • Granskningsrapport för affärspartner, underlättar kontrollen av konton, belopp och momsprocent för kunder, leverantörer och personer
    • Bokföring > Avstämningsverktyg > Granskningsrapport, affärspartner.
  • Reskontrarapporter över affärspartner – verifierar verkliga skulder och fordringar. Med knappen utskriftsbart format kan listan skrivas ut i PDF-, HTML- eller Excel-format. Med knappen Sök affärspartner kan man söka uppgifter om en viss affärspartner.
    • Rapportering > Betalningsrapporter > Reskontrarapporter över affärspartner
  • Dimensionsrapporter t.ex. Tekes-granskning och interna redovisningsrapporter Bokföring > Bokföringsrapporter (>Fler alternativ) > Dimensioner. Välj Dimension och Artiklar. Välj Rapportens presentationstyp: Perioden per artiklar och artiklarna totalt eller Perioden per månad och totalt.

 

Lagring av uppgifter som filer

  • Rapporter kan köras i HTML-, PDF- eller Excel-format och sparas som filer för vidare bearbetning eller arkivering.
  • Verifikat kan fås i HTML- eller PDF-format med hjälp av Förhandsgranska-knappen.
    • Verifikat kan vid behov också skrivas ut på papper via förhandsgranskningen.
  • I sökningen av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat) kan man med knappen Utskrivbar listning (aktiveras när sökningen har utförts) och dess rullgardinsmenyval Snäv exportutskrift och Omfattande exportutskrift få information om de sökta fakturorna i ett Excel-ark. Med valet Sökresultat och momspecifikation kan man få information om de sökta fakturorna och deras moms i HTML- eller PDF-format.

 

Intern kontroll i Procountor

Användarrättigheter

  • Användarrättigheter är grunden för intern kontroll i Procountor.
  • Baserat på de rättigheter som systemadministratören ger till andra användare kan man förhindra användare från att se information som de inte behöver för sitt arbete.
  • Man kan definiera en färdig användarroll för användaren eller anpassa de önskade rättigheterna genom att ställa in lämplig användarrättighetsklass för varje programdel.
  • Det finns tre användarrättighetsklasser: inga användarrättigheter, läsrättigheter och alla rättigheter.
    • Mer information om användarrättigheter finns här.

 

Datasäkerhet

  • Tjänsten använder ett separat engångslösenord utöver SSL-kryptering, så att det är lika säkert för användaren att använda Procountor som att göra betalningar i sin nätbank. Läs mer om datasäkerheten i Procountor här.

 

Sakgranskning och godkännande

  • Beroende på företagets verksamhetsomfattning kan man definiera ett en- eller tvåstegs godkännandesystem för verifikat som ska betalas.
  • I små organisationer är godkännande och betalning tillräckliga rättigheter för att hantera betalningstrafiken.
  • I större organisationer kan det vara motiverat att även införa sakgranskning, där den ansvariga personen meddelar godkännaren att inköpsfakturan är innehållsmässigt korrekt och kan läggas till betalning.

 

Användarstämplar

  • I Procountor registreras varje händelses skapare, vilket innebär att en tidsstämpel lämnas i programmet.
  • Registreringsinformationen är användarens användarnamn.
  • Dessutom registreras händelsens skapandetid enligt datorns klocka.
  • Med hjälp av tidsstämplarna kan man i efterhand se i programmet vem och när händelsen skapades eller vem som ändrade uppgiften.

 

Avstämningar

  • Med hjälp av bankkontoutdrag kan man på ett tillförlitligt sätt övervaka bokföringens korrekthet.
    • Eftersom kontoutdraget har separata summatransaktioner som ska bokföras för kundreskontrans betalningar (referensbetalningar) och leverantörsreskontrans betalningar (fakturabetalningstjänst), kan man efter bankkontoutdraget säkerställa att kundfordringar och leverantörsskulder har hanterats korrekt.
  • Med interna avstämningar i bokföringen kan man dock inte säkerställa att alla försäljningar och inköp har bokförts.
    • Om en försäljning aldrig görs som ett försäljningsverifikat eller kontantförsäljning inte redovisas som dagens försäljning, kan det avslöjas genom lagerinventeringar och försäljningsmarginalberäkningar.
    • Inköpsfakturor som kommer som e-fakturor eller från skanningstjänsten till Procountor sparas automatiskt i programmet (i mottaget läge), varefter de måste vidarebearbetas och betalas av användaren. Inköpsfakturor som tas emot på papper måste sparas i programmet av användaren.
  • Under programmet Bokföring > Avstämningsverktyg finns olika rapporter som underlättar avstämningen.

 

Andra möjliga material för revisorn

  • Bankens saldobekräftelser per bankkonto, begärs från bankerna (som bilaga)
  • Kassans avstämningssaldo (som bilaga)
  • Genomsnittligt antal anställda under räkenskapsåret (som bilaga)
  • Styrelsens och bolagsstämmans protokoll (som bilaga)
  • Föregående års skattebeslut (som bilaga)
    • Eventuella andra verifikat, t.ex. inteckningar, garantier och pantsättningar samt andra ansvar, aktieägarlån och säkerheter, leasingavtal, belastningsintyg t.ex. specificerade i årsredovisningen (eller som bilaga)

Material kan samlas för revision genom att förbereda dem i en separat företagsmapp eller på ett USB-minne, eller genom att bifoga materialet till ett memorialverifikat i Procountor. Spara ett nytt memorialverifikat med namnet t.ex. “Revisionsmemorial”, datum för räkenskapsperiodens sista dag. Med knappen Bilagor kan man spara önskade dokument.
Sökning av revisionsminne i Procountor: Bokföring > Sökning av memorialverifikat > Skriv “Revisionsmemorial” i Namn-fältet.


Dokumenthantering
Om företaget har tagit i bruk Dokumenthantering finns det under programmet Sökning > Dokument. I vyn Dokument kan man söka dokument som är kopplade till olika platser i miljön. I Dokumenthantering kan man arkivera bolagsstämmoprotokoll och andra dokument som rör företaget.

 

Mer information

Relaterade artiklar