Artiklar i detta avsnitt

Avstämningsanvisning

  • Uppdaterad

På den här sidan förklaras hur avstämningsarbetet helst ska gå till i Procountor.

Automatisk kontering i normalsituation

 

Registreringskedja för kundfakturor när referensnummer (OCR-nummer) används

 
  • När en kundfaktura godkänns i Procountor, görs fakturan automatiskt om till en öppen faktura under Sökning av verifikat. Fakturan bokförs i samband med att den sparas med kundfordringar i debet och försäljning i kredit.
 
  • När en inbetalning för en kundfaktura mottas med ett referensnummer, vidtas följande automatiska åtgärder:
 
  • På bokföringssidan för referensbetalningen skapas automatiskt registreringen Fondavsättning och avstämning i debet och Kundfordringar i kredit.
 
  • På kontoutdragets bokföringssida registreras automatiskt Bankkonto i debet och Fondavsättning och avstämning i kredit.
 
  • Fakturan kvitteras automatiskt med hjälp av referensnumret och får statusen Betald samtidigt som den tas bort från öppna fakturor (Sökning av verifikat söktyp Sökning av öppna fakturor).
 

Registreringskedja för leverantörsfakturor när betalning sker via Procountor

 
 
I samband med att fakturan sparas bokförs den i bokföringen t.ex. med Övriga administrationskostnader i debet och Betalningsrörelsekonto i kredit.
 
  • När en faktura betalas med referensnummer via Procountor vidtas följande automatiska åtgärder:
 
  • På kontoutdragets bokföringssida registreras automatiskt Betalningsrörelsekonto i debet och Bankkonto i kredit.
 
  • Fakturan kvitteras automatiskt och får statusen betald samtidigt som den tas bort från öppna fakturor (Sökning av verifikat söktyp Sökning av öppna fakturor).
 

Månatliga avstämningar

 

Arbetsordning

 
1. Gå igenom kontoutdrag och referensbetalningar d.v.s. alla betalningstransaktioner. Hantera t.ex. insättningar på kontot utan referensnummer eller referensbetalningar som inte har blivit matchade. Kontrollera att det inte finns fakturor i vyn Betalingar > Allokering av betalningar.
 
2. Kontrollera med hjälp av bokföringsrapporter att perioden inte längre innehåller ”inte affärstransaktioner”. Dessa transaktioner inkluderas inte i momsberäkningen. Notera att om en verifikation med statusen Under behandling godkänns efter att momsberäkningen har utförts, måste momsberäkningen göras på nytt för den aktuella månaden så att momsen ska uppdateras för den nästa öppna periodens momsdeklaration.
 
3. Skapa nödvändiga bokföringsordrar som t.ex. månatliga avskrivningar och periodiseringar.
 
4. Gå igenom bokföringskontona, t.ex. med hjälp av en kontrollrapport för bokföringskonton. Kontrollera konteringen av den aktuella månadens verifikationer och momsnoteringar.
 
5. Försäkra dig om att saldot för kontot Fondavsättningar och avstämningar är noll euro.
 
6. Avstäm saldona för alla konton i balansen, och speciellt kontona Kundfordringar mot öppen försäljning och Betalningsrörelsekonto mot öppna leverantörsfakturor. Använd dig av avstämningsrapporten för öppna fakturor.
 
7. Gör momsberäkningen. Procountor skapar bokföringen för detta i bakgrunden. Genom att klicka på Momsuppgifter kan du få en översikt över transaktionerna som momsuppgiften baserar sig på.
 
8. Uppdatera rapporteringsdatabasen och försäkra dig om att räkenskapsperiodens resultat och balans stämmer överens med varandra.
 
9. Skapa momsdeklarationen för perioden. Procountor skapar bokföringen för detta i bakgrunden.
 
10. Stäng uppföljningsperioden.
 

Genomgång av kontoutdrag och referensbetalningar

 

Kontoutdrag

 Utbetalningar som har betalats genom Procountor har blivit automatiskt registrerade och kvitterade som betalda. 
 
  • Kontoutdragstransaktioner som kräver åtgärder, som t.ex. manuell kvittering för betalning eller korrigering av bokföring, är oftast:
 
  • Utbetalningar betalda via internetbank eller ett annat betalningsmedel. Kontrollera om det har skapats en verifikation för den här transaktionen i programmet. Om inte, skapa en faktura och kvittera den på en gång som Betald utanför Procountor.
  • Bankkortköp registreras direkt från kontoutdraget eller så samlas alla inköp för månaden på en bokföringsorder.
  • Utlandsbetalningar, vid utlandsbetalningar ska du också komma ihåg att registrera eventuella valutakursdifferenser.
  • Mottagna referensbetalningar registreras automatiskt korrekt.
  • Om det har kommit inbetalningar utan referensnummer till kontot, ska konteringen korrigeras på kontoutdragets bokföringssida. Om inbetalningen gäller en kundfaktura, ska fakturan kvitteras med statusen Betald utanför Procountor.
 
  • Det är också möjligt att söka transaktioner på kontoutdraget i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar, genom att använda olika sökvillkor, t.ex. genom att söka på en bestämd förklaringskod.
 
  • Kontroll av sidan för matchning av betalningstransaktioner:
  • Försäkra dig om att sidan Betalningar > Allokering av betalningar inte innehåller transaktioner. Om den gör det, rör det sig om betalningar som inte har kunnat matchas automatiskt eller så är transaktionerna nya och kontoutdraget har inte kommit. Kontrollera kontoutdraget för att se om fakturan har blivit betald.
 
  • Om fakturan kan ses under punkten Betalningar > Allokering av betalningar och fakturan inte har blivit betald, t.ex. för att det inte fanns pengar på kontot på utbetalningsdagen, så ska du skicka fakturan på nytt för utbetalning. När fakturan i det här skedet har statusen Överförd till banken, klicka på Efter detta kan du skicka fakturan för utbetalning på nytt. Om betalningen finns på kontoutdraget,men inte har kvitterats som betald av en eller annan orsak, kan fakturorna matchas som betalda i vyn Allokering av betalningar.Ta bort betalningstransaktion
 

Referensbetalningar

 
 
  • Referensbetalningar som har matchats mot en faktura, och som inte innehåller skillnader i beloppen, är automatiskt korrekta. De kräver inga åtgärder.
 
  • Betalningar som har mottagits med referensnummer, men som inte har blivit matchade, ska redas ut. Varför har betalningen inte blivit matchad?
    • Kundfakturan har haft statusen Under behandling när en inbetalning med referensnummer har mottagits i programmet => Godkänn fakturan och matcha inbetalningen på nytt med hjälp av funktionen Rätt referens i referensbetalningsmaterialet.
 
  • Fakturan har tidigare kvitterats som betalt, t.ex. har en en dubbelinbetalning skett => pengarna återbetalas eller matchas mot en annan faktura med hjälp av funktionen Rätt referens.
 
  • Betalningen har matchats mot fel faktura, inbetalningen har kommit med ett felaktigt referensnummer => matchas på nytt mot en annan faktura med hjälp av funktionen Rätt referens.
 
  • När du ska kontrollera vilken faktura referensnumret gäller kan du använda dig av Sökning av verifikationer/Sökning av referensnummer.
  • Om överbetalningen återbetalas till kunden, rekommenderas att beloppet registreras direkt på ett interimskonto på bokföringssidan för referensbetalningar för att undvika att detta stör hanteringen av öppna försäljningstransaktioner.
 
  • Referensbetalning har matchats mot en faktura, men innehåller en skillnad i beloppet:
  • Fakturan har betalats delvis. Därmed blir fakturan liggande med statusen Delvis betald och restbeloppet står fortfarande öppet.
 
  • Procountor kvitterar hela fakturan som betald om differensen mellan mottagen inbetalning och beloppet på den öppna fakturan är mindre än fyra cent. I samband med bokslutet korrigeras differenserna i cent mellan öppen försäljning och kundfordringskontot på ett konto för avstämningsdifferenser.
 
  • Rör det sig om en kontantrabatt eller ett annat belopp som ska korrigeras? Korrigeringen kan göras direkt på referensbetalningssidan i rättelsefältet, och då kommer programmet att korrigera momsen, registreringar på försäljnings- och fordringskonton, d.v.s. reder upp i bokföringen. Dessutom skapas det i specialsituationer en rad för betalningstransaktioner, d.v.s. fakturan kvitteras med statusen Betald utanför Procountor.
 
  • Om kunden har betalat in för mycket för fakturan, fortsätter fakturan att ha statusen Delvis betald och restbeloppet kommer att ha ett minustecken => Antingen kvitteras en annan faktura för samma kund som betald, eller så återbetalas överbetalningen till kunden. Glöm då inte att korrigera fakturans betalningstransaktionsrader via Specialsituationer för kundfakturor.
 

Månatliga periodiseringar och avskrivningar

 
  • Bokför månatliga avskrivningar och periodiseringar och samla bankkortsköp med hjälp av en bokföringsorder. Kom ihåg att använda knappen Kopiera till journal på bokföringssidan för ofta återkommande registreringar.
 
 
  • Momsnoteringar i bokföringsordrar inkluderas alltid i moms som är avdragbar.
 

Affärstransaktioner

 
  • Kontrollera att månadens alla transaktioner är affärstransaktioner. Transaktioner som inte anses vara affärstransaktioner, ska t.ex. inte inkluderas i momsberäkningen, så det bör kontrolleras att alla transaktioner är inkluderade.
  • Du kan söka verifikationer som anses vara Icke affärstransaktioner, antingen via Sökning av verifikationer eller i bokföringsrapporter.
 
  • På bokföringsrapporter kan du använda dig av alternativet Icke affärstransaktion som sökvillkor för fakturastatus.
  • Vid Sökning av verifikat och Icke affärstransaktioner kan du avgränsa sökningen till att inkludera transaktioner som har status Mottagen, Under behandling eller Sakgranskad.
 
  • Transaktioner som inte är affärstransaktioner, ska antingen makuleras, godkännas eller överföras till nästa månad med bokföringsdatumen.
 

Kontroll av konteringar och momsnoteringar

 
  • Kontrollera att registreringarna har gjorts på korrekta konton och att momssatserna, avdragsrätten och momsstatusen är korrekta.
  • Du kan söka månadens transaktioner t.ex. med hjälp av en kontrollrapport för bokföringskonton eller med hjälp av en detaljerad dag- eller huvudbok. Från dessa kan du gå in på detaljnivå på bokföringssidan för att korrigera konteringar.
  • Genom att skapa en kontrollrapport för bokföringskonton, per transaktion i huvudbok eller dagbok, kan du se momsspecifikationen för varje transaktion. Då kan du t.ex. se om en faktura från en utländsk kund/leverantör eller ett representationskonto inkluderar moms.
  • Med dagbok och huvudbok kan du också få en lista över momsstatus per transaktion.
  • Kontot Övriga administrationskostnader är standardinställning för leverantörsfakturor, och därför ska kontering av kontot kontrolleras, t.ex. om lokalkostnader fortfarande har konterats som administrationskostnader o.s.v. => Kontrollera om det i framtiden är möjligt att använda standardkontering för leverantörer eller för produkter för att säkerställa att de blir automatiskt riktigt konterade i framtiden.
 
  • Kontot Avstämningsdifferenser ska inte innehålla större belopp än någon cent. Saldo överförs automatiskt till detta konto om en bokföringsverifikation inte stämmer.
 

Avstämning av balanskonton

 

Balansräkningens och resultaträkningens resultat för räkenskapsåret

 
  • Resultaträkningens resultat och balansräkningens resultat stämmer inte överens med varandra innan momsberäkningen har gjorts och på bokföringssidan har bokning gjorts på kontot Moms att betala.
  • Det snabbaste sättet att jämföra resultaträkningen och balansräkningen är med hjälp av kontrollrapporten för bokföringskonton som finns under Rapportering/Avstämningsrapporter. Avgränsa sökvillkoren från räkenskapsårets början till slutet av månaden som ska avstämmas och klicka på Sök-knappen som finns överst. Differensen mellan resultat och balans beräknas under punkt Valda konton totalt. Talet för Valda konton totalt, som kan ses överst till höger, ska alltså inte ha en större differens än ett par cent efter att momsberäkningen har utförts.
  • Om det förekommer skillnader i resultatet på rapporterna, kan orsaken vara att rapporteringsdatabasen inte har uppdaterats efter att momsberäkningen gjordes.
  • Om resultatet i balansräkningen och resultaträkningen inte är identiskt, är orsaken oftast att en bestämd transaktion inte har inkluderats i beräkningen eller att transaktionen har sparats först efter att momsberäkningen gjordes.
  • Jämför uppgifterna i momsspecifikationen och momsberäkningen. Momsspecifikationen och momsberäkningen nederst i huvudboken baserar sig på uppgifterna på bokföringssidan. Jämför dessa siffror och kontrollera om de är identiska. Avgränsa huvudboken efter bokföringsverifikationens datum eftersom transaktioner inkluderas i momsberäkningen utifrån datumet. Om momsuppgifterna för månaden skiljer sig från uppgifterna i momsberäkningen kan differensen bero på att transaktioner har godkänts för den aktuella månaden efter att momsberäkningen har gjorts, eller att ändringar har gjorts i momsnoteringarna. Transaktionerna ska vara inkluderade i registreringar av moms, och därför ska den aktuella månadens momsberäkning uppdateras eller, om beräkningen redan har skickats till myndigheterna, är det nödvändigt göra en ny momsberäkning för månaden som tar hänsyn till ändringar och bokför dem på kontot för momsskuld.
  • Om resultatet inte är identiskt i balansräkningen och resultaträkningen, kan orsaken också vara att det finns en verifikation som leder till differensen. Under punkt Rapportering/Avstämningsrapporter/Avstämningsrapport, verifikat, kan du kontrollera att det inte finns verifikationer som orsakar differenser i bokföringen. Om sådana finns, är det möjligt att få detaljerad information från denna lista om den aktuella verifikationen för att kunna korrigera felet. Differenser på ett par cent kan överföras direkt till kontot för Avstämningsdifferenser genom att klicka på Spara på bokföringssidan.
 

Avstämning av kassa och bankkonto

 
  • Medlen i kassan stäms av med huvudbokskontot Kassa/likvida medel.
 
  • Jämför bankkontots saldo med kontoutdraget. Sök kontoutdrag för månadens sista datum (tjänsten hämtar det föregående datumets om kontoutdraget inte mottagits den sista dagen).
  • Om det finns flera bankkonton, stäm av alla dessa månadsvis.
 

Kontot Fondavsättning och avstämning

 
  • Saldot för Fondavsättning och avstämning bör alltid vara noll
  • Saldot för Fondavsättning och avstämning kan vara negativt, om inbetalningar för försäljning har mottagits på kontot utan referensnummer. Dessa bör konteras på kontot för Kundfordringar på kontoutdraget bokföringssida. D.v.s. standardinställningen för kontering av Fondavsättning och avstämning ska ändras till kontot Kundfordringar, och fakturan ska kvitteras med statusen Betald utanför Procountor via funktionen Specialsituationer. Se alltså till att både bokföringen och reskontrat är i ordning.
 
  • Om kontot har ett saldo, kan orsaken t.ex. vara att en annan inbetalning har registrerats på kontot än en inbetalning för en kundfaktura, som ska konteras på kontoutdragets bokföringssida.
 

Kontot Kundfordringar

 
  • Kontot Kundfordringar jämförs med listan över öppna fakturor under Sökning av verifikat. Avgränsa sökningen under Sökning av verifikat och öppna fakturor till att gälla endast försäljning samt avstämningsmånadens sista datum i fältet Betalningstransaktioner t.o.m. Du kan avgränsa sökningen till bokföringsperiodens slutperiod (månaden som ska avstämmas), d.v.s. om transaktioner har överförts till följande månader, kommer inte dessa transaktioner att inkluderas i sökningen.
 
  • Med hjälp av Avstämningsrapport, öppna fakturor, i Avstämningsverktyg kan du samtidigt få presenterat både saldo för öppna fakturor och saldo för Kundfordringar per dag. Från den här rapporten kan du gå vidare till andra rapporter för att reda ut eventuella differenser.
  • Om du hittar differenser mellan öppen försäljning och kundfordringar, och inbetalningen inte har matchats mot en faktura, betyder det att fakturan inte har kvitterats automatiskt som betald, men ändå har programmet automatiskt skapat bokningar på bokföringssidan för referensbetalningsmaterialet:
 
  • Om inbetalningen har mottagits utan referensnummer, ska betalningsuppgifterna kontrolleras på kontoutdraget, standardkonteringen för kontoutdraget korrigeras och fakturan kvitteras manuellt som betald. På kontoutdragets bokföringssida korrigeras standardkontering för Fondavsättning och avstämning till Kundfordringar. Ge kundfakturan statusen Betald utanför Procountor genom att klicka på Specialsituationer för fakturan.
 
  • Programmet har mottagit inbetalningar med referensnummer som inte har matchats mot en faktura, t.ex. på grund av fel referensnummer. Sådana icke matchade inbetalningar kan granskas t.ex. med hjälp av Utredningsrapport, referensbetalningar, under Betalningsrörelse/Betalningsrapporter. Med hjälp av den här rapporten går det att söka mottagna referensbetalningar som inte har matchats mot någon faktura eller fakturor som flera referensnummer har matchats emot. Genom att gå in på detaljnivå i rapporten är det möjligt att matcha inbetalningen mot en annan faktura med hjälp av fältet Rätta referens. Exempel på sådana situationer är när kunden betalar en faktura dubbelt och beloppet ska återbetalas kunden.
 
  • Om fakturans status har varit Under behandling efter att programmet mottog inbetalningen, kommer inte referensbetalningen automatiskt att matchas mot fakturan. Godkänn fakturan först och skriv därefter korrekt referens i fältet Rätt referens och klicka på Godkänn.
 
  • Om det finns differenser mellan öppen försäljning och kundfordringar i bokföringen, kan orsaken vara delvis betalda fakturor.
    • T.ex. kontantrabatt som har använts bara har registrerats i bokföringen, men har inte beaktats för fakturastatusen, d.v.s. fakturan har inte kvitterats som betald i sin helhet. => Ge fakturan statusen Betald utanför Procountor.
 
  • Om bara en del av fakturan har betalats, t.ex. det saknas samma belopp som kontantrabatten utgör, och rabatten har kvitterats bort från öppna fakturor genom att ha fått statusen Betald utanför Procountor, men denna rabatt inte harbeaktats i bokföringen. => Bokföringen av referensbetalningen ska korrigeras för differensen genom att det korrigerade beloppet skrivs in i fältet för Rättelse och och du klickar på Godkänn. => Programmet korrigerar referensbetalningen automatiskt på bokföringssidan på kontona för Kundfordringar och Försäljning. Denna försäljningsregistrering korrigerar också momsen från försäljning.
 
  • Om en slutbetalning av en delvis betald faktura inte av någon anledning inkommer, ska en kreditfaktura skapas för den egna bokföringen. => På listan över öppna fakturor kvitteras restbeloppet för den första fakturan och kreditfakturan mot varandra, men för att detta ska vara helt säkert bör fakturan tas bort från listan över öppna fakturor och noteras som Betald utanför Procountor.
 
  • Programmet innehåller många olika rapporter som kan användas vid avstämning. Bland annat med Rapport över betalningstransaktioner, försäljning, går det att se alla betalningstransaktioner, också de som har noterats manuellt som Betald utanför Procountor. På kontoutdraget går det också att söka utifrån totalbeloppet.
 

Kontot Betalningsrörelsekonto

 
  • Jämför saldot för kontot Betalningsrörelsekonto med listan över öppna under Sökning av verifikat, och avgränsa sökningen till att inkludera leverantörsfakturor. Ange datumet som ska avstämmas i fältet Betalningstransaktioner t.o.m. Du kan avgränsa sökningen till bokföringsperiodens slutperiod (månaden som ska avstämmas), d.v.s. om transaktioner har överförts till följande månader, kommer inte dessa transaktioner att inkluderas i sökningen. Saldot för Betalningsrörelsekontot borde vare identiskt med listan över öppna fakturor.
 
  • Med hjälp av Avstämningsrapport, öppna fakturor, i Avstämningsverktyg presenteras samtidig både saldo för öppna fakturor och saldo för Betalningsrörelsekontor per dag.. Från den här rapporten kan du gå vidare till andra rapporter för att reda ut eventuella differenser.
  • Om det finns differenser mellan öppna inköp och betalningsrörelsekonto, kan orsaken vara delvis betalda fakturor.
    • Om använd kontantrabatt i fakturan endast har registrerats i bokföringen, men inte har beaktats för fakturans status.
 
  • En delvis betald faktura har kvitterats bort från öppna genom att den har noterats som Betald utanför Procountor, men detta har inte beaktats i bokföringen.
  • Om man vet att man inte behöver betala restbeloppet av en faktura som har betalats delvis, är det bäst att skapa en kreditfaktura för inköpet, så att skulden nollställs med hjälp registreringarna i bokföringen. Restbeloppet i den första fakturan som står på Listan över öppna och kreditfakturan kvitterar varandra, men det är dock bäst att båda två tas bort från listan över öppna fakturor genom att notera dem som Betalda utanför Procountor.
  • Om det finns differenser mellan öppna inköp och betalningsrörelsekonto, kan orsaken vara fakturor som inte matchar.
 
  • Differensen kan bland annat bero på att leverantörsfakturan har betalats på ett annat ställe, något som gör att Procountor inte automatiskt kvitterar den som betald. I en sådan situation ska fakturan manuellt noteras som Betald utanför Procountor.
 
  • Vid Utlandsbetalningar kan en valutakursdifferens som inte är bokförd vara orsaken till differenser i Betalingsrörelsekontot.
 

Användning av uppföljningsperioder underlättar avstämningsarbetet

 
  • Efter att du har fått bokföringen att stämma och för att undvika att göra samma arbete en gång till, rekommenderar vi att du stänger den färdigt avstämda perioden med hjälp av uppföljningsperioder.
 
  • Uppföljningsperioder kan öppnas och stängas under Administration/Uppgifter om bokföringen/Räkenskapsperioder/Redigera uppföljningsperioder.
  • Uppdatera rapporteringsdatabasen alltid innan du stänger en uppföljningsperiod. Annars inkluderas inte de senaste transaktionerna och siffrorna kommer inte att stämma med varandra.
 
  • När en uppföljningsperiod stängs, skapas en öppningsverifikation utifrån siffrorna i balansen för den första dagen i den påföljande perioden.
  • Uppföljningsperioden kan vara en månad eller användas för att stänga bokföringen för flera månader Uppföljningsperioder är som små räkenskapsår inom det egentliga räkenskapsåret. De kan öppnas och stängas på samma sätt. Efter att en uppföljningsperiod har stängts, är det inte längre möjligt att bokföra nya transaktioner för perioden. Detta för att förhindra att t.ex. transaktioner som inkluderar moms inte registreras för perioder som redan är färdigt beräknade och periodens momsdeklaration har lämnats.
 

Förberedelse för bokslut

 

Göra momsberäkningen för bokslutsmånaden

 
  • Vi rekommenderar att alla förberedelser för årsbokslutet görs färdigt och att de månatliga avstämningarna görs innan periodens momsdeklaration lämnas in. På så sätt kan hänsyn tas till inverkan av korrigeringarna, vilka gjordes i samband med upprättandet bokslutet, på momsen.
  • Efter att momsberäkningen har gjorts för den sista månaden i räkenskapsåret, går det inte längre att registrera transaktioner som inkluderar moms på den här månaden. Transaktionerna ska registreras på det utgångna räkenskapsåret utan moms, och momsen påverkar endast det nya räkenskapsåret.
  • Om transaktioner som inkluderar moms är stora eller gäller endast moms för försäljning, ska de bokföras inklusive moms på räkenskapsårets sista månad. I sådana fall ska momsberäkningen göras på nytt för den sista månaden i räkenskapsåret. Om momsdeklarationen redan har lämnats in till skattemyndigheterna, bör en kompletterande deklaration lämnas för transaktionerna som har ändrats.
 

Balansspecifikationer

 
  • Vi rekommenderar att balanskontona kontrolleras varje månad, ett i taget.
  • Om det finns behov för ändringar, går det att gå till bokföringssidan som ska korrigeras direkt från de flesta rapporterna, eller, om man inte vill korrigera i existerande registrering, kan man skapa en ny verifikation för att korrigera upptäckta differenser. 
  • Vi rekommenderar att använda Procountor-funktionen Balansspecifikation i samband med månadsavstämningar och upprättande av bokslut. Se även stegvisa instruktioner nedan: Instruktion för upprättande av bokslut, steg 3.
  • Sökning av verifikat sökvillkor Sökning av öppna fakturor
  • Vanligtvis är det lättast att få information om kundfordringar genom kundreskontran, d.v.s. genom att hålla öppen försäljning kontinuerligt uppdaterad under Sökning av verifikat, så går det att få en specifikation på öppen försäljning på samma ställe. Glöm inte att fylla önskat datum som sökvillkor för sökningen i fältet Betalningstransaktioner t.o.m.
 
    • På motsvarande sätt går det via Sökning av verifikat att följa upp öppna inköp och periodens momsdeklarationer.
  • Bokföring > Bokföringsrapporter > Huvudbok
 
  • Det skapas en huvudbok för kontot som ska kontrolleras. Vi rekommenderar att en detaljerad rapport skapas och att antingen transaktioner för hela räkenskapsåret eller endast för perioden som ska kontrolleras inkluderas.
 
  • Från en detaljerad rapport går det att vid behov göra korrigeringar i registreringar på bokföringssidan genom att klicka på kolumnrubrikerna i den detaljerade rapporten går det enkelt att sortera informationen, något som underlättar kontrollarbetet.
 
 
  • Välj det bokföringskonto som du önskar att specificera på vänstra sidan av rapporten och det intervall du vill specificera överst på sidan och klicka därefter på Sökning av verifikat. Transaktionerna visas till höger på sidan.
 
 
  • Med hjälp av avstämningsrapporten för kontotransaktioner kan du välja att stämma av konton ett i taget för önskad period, och du kan se det aktuella kontots ackumulerade belopp.
 

Upprätta bokslut och avsluta räkenskapsår

 
Om och när det blir aktuellt att ändra konteringar i samband med bokslut och skapa nya verifikat, är det viktig att komma ihåg 
att alltid uppdatera rapporteringsdatabasen innan nya rapporter skapas och alltid innan uppföljningsperioder eller räkenskapsår stängs. Annars kommer 
de senaste transaktionerna inte att inkluderas och siffrorna kommer inte att stämma.
 
  1. Försäkra dig med hjälp av bokföringsrapporterna att räkenskapsårets resultat är identiskt med beloppet i resultaträkningen och balansräkningen. Först efter att momsberäkningen har gjorts, kommer räkenskapsårets resultat att stämma i både i resultaträkningen och i balansräkningen.
  2. När allt är i ordning, skapar man årsredovisningen och balansspecifikationen under Bokföring/Bokslutsverktyg. Det första året kan jämförelseuppgifterna anges manuellt från det föregående året. Om Procountor innehåller det föregående räkenskapsåret, inkluderas de automatiskt.
  3. Skapa balansspecifikationerna med hjälp av funktionen Balansspecifikation.
 
  • Välj det översta balanskontot och klicka på knappen Visa konto överst på sidan. Använd därefter knapparna mitt på sidan för att få en specifikation av det aktuella kontot.
 
  • Knapparna mitt på sidan varierar beroende på vilket balanskonto som ska specificeras. Huvudsakligen ska man först börja med att söka ingående balanser med hjälp av Sök öppningssaldo och därefter söka alla transaktioner för perioden som ska specificeras.
 
  • Endast väsentliga rader ska vara synliga. Onödiga rader ska tas bort, och om möjligt borde rader även kombineras. Välj de rader du vill ta bort eller kombinera med hjälp av CTRL- och Shift-tangenterna, så att raderna blir mörka. Du kan välja alla raderna genom att klicka på Välj alla. Du kan underlätta arbetet genom att sortera informationen genom att klicka på kolumnrubrikerna.
 
  • Procountor föreslår att alternativa förklaringar väljs på de kombinerade raderna i rullgardinsmenyn. Välj ett av dessa vid behov, så kan du redigera förklaringen efteråt. Det är också möjligt att redigera datum och belopp på balansspecifikationsraden.
 
  • Det går att lägga till fler balansspecifikationsrader.
 
  • Kom ihåg att spara uppgifterna du har redigerat med jämna mellanrum.
 
  • När ett ospecificerat saldo visar noll, gå vidare och specificera det följande balanskontot, d.v.s. välj nästa rad så att den blir mörkgrå och klicka på Visa konto överst på sidan.
 
  • För att specificera räkenskapsårets resultat klicka på Sök Räkenskapsperiodens resultat.
 
  • Efter att ha specificerat alla balanskontona, klicka på Spara till arkivet överst på sidan. Efter detta kan du se balansspecifikationerna i PDF-format i Procountor under Bokföring/Arkiverade bokslutsuppgifter.
  1. Med hjälp av bokslutsverktyg skapas en årsredovisning för det äldsta, öppna räkenskapsåret. Därför ska du inte ännu stänga det räkenskapsår som du vill skapa en årsredovisning för. Du kan stänga uppföljningsperioden för den sista månaden i räkenskapsåret. Vi rekommenderar att du stänger uppföljningsperioden, för att förhindra att någon gör ändringar i detta räkenskapsår.
  2. Skapa årsredovisningens delar en i taget med hjälp av knappen Redigera som finns intill varje del.
  3. Påbörja redigering genom att hämta en mall som Procountor föreslår genom att klicka på Sök rapport/Sök uppgifter, och redigera mallen färdigt. Programmet har flera olika knappar för redigering. Kom ihåg att spara uppgifterna du har redigerat med jämna mellanrum. När du är färdig med en del av årsredovisningen, klicka på Spara till balansbok.
  4. För att se hur årsredovisningen som du har sparat ser ut, klicka på årsredovisning i utskriftsvänligt format som du hittar under Bokslutsverktyg. Programmet skapar en innehållsförteckning och sidnumrerar årsredovisningen automatiskt.
  5. När årsredovisningen är färdig, kom ihåg att klicka på knappen som skapar årsredovisningen till arkivet. Därefter kan du se den färdiga årsredovisningen i PDF-format i Procountor under punkt Bokföring/Arkiverade bokslutsuppgifter.
  6. Du kan starta en ny bokföringsperiod själv om den gamla fortfarande är öppen. Efter att bokslutet för det gamla räkenskapsåret är färdigt, kan det gamla räkenskapsåret stängas i Procountor under Räkenskapsperioder.
  7. Nästa räkenskapsårs kontoöppningsverifikation skapas automatisk när ett räkenskapsår stängs. Räkenskapsårets öppningsverifikation visar det stängda räkenskapsårets resultat på kontot Räkenskapsperiodens resultat. Räkenskapsårets resultat ska under det nya räkenskapsåret överföras till de tidigare åren räkenskapsårs resultat, med hjälp av en bokslutsorder (vinsten konteras Räkenskapsperiodens resultat i debet, Vinst (förlust) från föregående räkenskapsperioder i kredit, och förluster konteras på motsvarande sätt Vinst (förlust) från föregående räkenskapsperioder i debet på Räkenskapsperiodens resultat i kredit), eller delas ut som utdelning eller på annat sätt bokas bort från räkenskapsårets resultat innan följande bokslut. I samband med bokslutet behöver man inte göra några registreringar i räkenskapsårets resultat, utan Procountor tar hand om hanteringen av resultatet automatiskt.

Relaterade artiklar