Så här skapas en balansrapport.
Val av rapport
Välj först alternativet Balans för att skapa en balansrapport.
Senaste uppdatering
Här visas automatiskt när rapporteringsdatabasen uppdaterades senast.
Bokföringsverifikationens datum
I fältet Bokföringsverifikatets datum högst går det att avgränsa vilka verifikationer som ska ingå enligt datum. Som standardstartdatum föreslås startdatumet för det äldsta, öppna räkenskapsåret.
Om du vill begränsa sökningen enligt bokföringsperioden kan du lägga till sökvillkoret Datum (åååå-mm) med rullgardinsmenyn Lägg till sökvillkor, se nedan. Ingen standardinställning har definierats för bokföringsperioden.
Om både bokföringsdatum och bokföringsperiod anges, visas de verifikationer som ingår i den kortaste gemensamma perioden. T.ex. kombinationen Bokföringsverifikatets datum 2021-09-01 - 2021-10-31 och Bokföringsperiod 2021-10 - 2021-12 visar verifikationerna för perioden 2021-10-01 - 2021-10-31.
Verifikatets status
I rullgardinsmenyn Verifikatets status anges de status för verifikationerna som ska ingå i rapporten.
- Om man väljer Affärstransaktioner ingår alla godkända verifikationer, men inte de som är Makulerade, Under behandling, Sakgranskade eller har statusen Mottagen, och inga ordrar alls.
- Alternativet Alla hämtar alla verifikationer till rapporten, förutom dem som är Makulerade och de ordrar som har statusen Fakturerad.
- Alternativet Icke affärstransaktioner visar sådana transaktioner på listan som har statusen Under behandling, Sakgranskad och Mottagen samt alla ordrar som inte har statusen Fakturerad.
Flera olika status för verifikationer går att välja samtidigt, förutom om Affärstransaktioner, Alla eller Icke affärstransaktioner har valts.
Visningsalternativ
I rullgardinsmenyn Visningsalternativ går det att välja om det ska vara en standardversion, en förkortad version eller en fullständig version av rapporten. Valet Fullständig visar även bokföringskonton som rubriknivåernas summor bildas av.
Visa nollrader
Om Visa nollrader har valts, visas även de rader vars summa är noll. Valet Fullständig under Visningsalternativ har ingen betydelse för detta.
Dölj skapare av rapporten
Markera kryssrutan om vem som skapat rapporten ska döljas.
Rapportalternativ
I rullgardinsmenyn Rapportalternativ går det att välja att visa jämförelseuppgifter i sökresultatet. Alternativa kolumner är:
- Vald period
- Sista månaden och ackumulerat
- Sista månaden, ackumulerat - jämfört mot budget
- Månadsvis och ackumulerat
- Kvartalsvis och ackumulerat
- Kumulativt (12 mån) för alla periodens månader
- Per objekt och objekten totalt
- Ingående saldo, förändring och utgående saldo
- Ingående saldo, kredit, debet och utgående saldo
- Slutsaldo per månad
Jämförelseuppgift som ska visas
Om du vill att jämförelseuppgifter ska visas i rapporten, markera kryssrutan för Budget och/eller Jämförelseperiod. Då dyker alternativen för respektive jämförelseuppgift upp, och du kan välja de alternativ som är relevanta för rapporten som skapas nu genom att markera dem.
Lägg till sökvillkor
Under Lägg till sökvillkor går det att lägga till nya villkor till sökvillkoren genom att välja ett alternativ och sedan klicka på + ikonen. Kryssknappen bredvid tar bort ett tillagt sökvillkor.
Följande alternativa sökvillkor går att lägga till för balansräkningen:
Budgetversion
Det här alternativet har en rullgardinsmeny där du kan välja mellan olika budgetversioner, till exempel om företaget har importerat budgetmaterial till Procountor med Överföringsfil för budgetmaterial.
Välj sedan Budget under Jämförelseuppgift som ska visas för att använda budgeten som jämförelseuppgift i balansrapporten.
Datum (åååå-mm)
Med sökvillkoret kan du avgränsa de verifikationer som ska ingå per bokföringsperiod. Ingen standardinställning har definierats för bokföringsperioden. Om både bokföringsdatum och bokföringsperiod anges visas de verifikationer som ingår i den kortaste gemensamma perioden. T.ex. kombinationen Bokföringsverifikatets datum 2021-09-01 - 2021-10-31 och Bokföringsperiod 2021-10 - 2021-12 visar verifikationerna för perioden 2021-10-01 - 2021-10-31.
Dimension: Dimension 1
När det gäller dimensionsberäkning går att använda objekt som är underställda olika dimensioner som sökvillkor på rapporter, så att tal i rapporten anges med procentandel per valt objekt. Dessa sökvillkor kallas Dimension: Dimensionens namn.
Dimensionsuppgifter kan sökas till rapporten per objekt eller en hel dimension i taget. Välj den dimension du vill söka i menyn. Om du vill specificera dimensionen så att den gäller ett visst objekt så väljer du objektet i menyn under dimensionen.
Objekt
Menyn för att lägga till objekt som sökvillkor dyker upp när alternativet Dimensioner har lagts till. Förstoringsglasknappen bredvid menyn Objekt öppnar sökfönstret för objekten. Här går det att söka efter objektet genom att skriva en del av objektets namn eller välja det från en lista. Flera objekt kan väljas samtidigt med hjälp av Ctrl- och Shift-tangenterna.
Obs! Om flera objekt väljs samtidigt, t.ex. A, B, får man de transaktioner som resultat, som har blivit matchade både mot objekt A och B, om inte punkten Separera artiklar har kryssats för. När Separera artiklar har kryssats för, skapar programmet en egen rapport för varje valt objekt. Detta gör att det går att skapa flera objektspecifika rapporter i taget genom att köra en rapport. Notera att om t.ex. 10 objekt väljs, kommer det att ta lika lång tid att köra den här rapporten som det tar att skapa 10 rapporter en i taget.
Namn
Med detta sökvillkor går det att avgränsa rapporten till att bara inkludera transaktioner för en viss affärspartner. Namnet kan anges helt eller delvis och det kan innehålla jokertecken (?,*).
Organisationsnummer
Med detta sökvillkor går det att avgränsa rapporten till att bara inkludera transaktioner för en viss affärspartner. Sökningen går efter fältet Organisationsnummer i Basuppgifter om affärspartner.
Presentationsformat summor
Välj i rullgardinsmenyn hus summorna ska presenteras.
Rapportens språk
Rapporten kan ha språket på förvalt värde, svenska eller engelska.
Rapportens valuta
Med sökvillkoren går det att ange i vilken valuta rapportens siffror ska presenteras. Omräkningskursen ställs in i Uppgifter om företaget.
Transaktionens värde
När uppgifterna avgränsas enligt transaktionens värde kan tecknen < och > användas.
Valuta
Med sökvillkoret kan du göra en avgränsning så att endast verifikationer i en viss valuta ingår i rapporten.
Verifikationsserier
I menyn Verifikationsserier går det att välja vilka sådana som ska väljas som ska ingå i rapporten. Flera olika verifikationsserier kan väljas samtidigt.
Sökresultatets knappar
Med hjälp av HTML-, PDF- och Excel-knapparna går det att skapa en detaljerad rapport i önskat format. När du klickar på Sök verifikat öppnas en detaljerad balans av en vald rads transaktioner som gör det möjligt att gå in på detaljnivå i uppgifterna i en enskild verifikation. Det finns även en knapp för att skapa ett ZIP-paket.