I Procountor avses med dimension och objekt kostnadsplats eller uppföljningsobjekt.
Den här artikeln handlar om hur man ställer in dimensioner och hur man använder dem i bokföringen och på fakturor. Läs mer om Vad är en dimension?
Du hittar vyn för att ställa in dimensionerna och deras objekt via Administration>Uppgifter om bokföringen>Dimensioner.
Om ett företag inte har definierat något objekt för någon dimension visas inte knappar och fält som berör dimensionering.
Ställa in dimensioner
Maximalt antal dimensioner är 6. Namnen på dimensionerna kan redigeras för att passa företagets behov. Dimensionerna kan t.ex. kallas Kostnadsställe, Avdelning eller Stad.
Det går att lägga till ett obegränsat antal objekt till varje dimension. Dimensionen Avdelning skulle t.ex. kunna ha objekten Försäljning, Ekonomi och Produktutveckling. Dessa objekt kan då användas för att allokera affärstransaktioner till olika avdelningar inom företaget. Objekten inom dimensionen Person kan t.ex. vara alla i personalen (om objekten namnges efter personerna). Det är bra att skapa objektet Övrigt för varje dimension.
Knappen Redigera dimension öppnar ett fönster där det går att ändra en markerad dimensions namn.
Knappen Redigera objekt öppnar en vy där det går att lägga till objekt till en markerad dimension. Här går det även att ställa in objektens status till Aktiv eller Passiv.
Knappen Välj fil öppnar ett fönster där det går att ladda upp en överföringsfil för dimensionsmaterial.
Knappen Format för utskrift öppnar ett fönster där du kan välja mellan dessa alternativ för sorteringsordning:
- Per dimension, även passiva
- Per dimension, endast aktiva
- I bokstavsordning, även passiva
- I bokstavsordning, endast aktiva
Dimensionsinställningar
Fälten för dimensionsinställningar finns i Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar.
Där definieras i fältet Antalet dimensionsobjekt hur många fält för val av objekt som ska visas på ett verifikats eller en transaktions dimensionssida. Dvs. över hur många objekt i en dimension summor kan fördelas på en dimensionssida och i förvalda dimensioner. Alternativen är 1, 2, 4, 6, 10, 14, 20, 30 och 40.
Det går att utföra dimensioneringar för alla verifikat som sparas i Procountor. Även kontoutdrag och referensbetalningar kan dimensioneras. Dimensioneringar för ett verifikat i en stängd period kan inte ändras.
Förvalda dimensioneringar kan definieras både för affärspartner och för produkter. Då skapas färdiga dimensioneringar på nya fakturor. Valet Ska förvalda dimensioner sammankopplas? definierar om de förvalda dimensionerna för affärspartner och produkter ska sammankopplas på fakturorna. I normalfallet sammankopplas inte förvalda dimensioner.
Bokföringssida
På bokföringssidan visas det på bokföringsraderna hur summan är fördelad över objekten i dimensionerna. Du når sidan Dimensioner via knappen Dimensioner i den övre knappraden.
Innan man dimensionerar ska konteringen i bokföringen vara klar och sparad med knappen Spara. Om uppgifterna på bokföringssidan ändras behöver man spara ändringarna innan det går att göra dimensioneringar.
Om användaren skapar dimensioner eller om en faktura innehåller förvalda dimensioneringar och man därefter byter bokföringskonton, så ändras även bokföringskontot i dimensioneringarna.
Om användaren ändrar t.ex. summor, momsprocent eller avdragsrätt på en bokföringssida ändras inte dimensioneringarna utan summorna i dimensioneringarna måste korrigeras så att de blir korrekta. Via sidan Dimensioner går det att se om bokföringstransaktionerna och dimensioneringarna har avvikande summor genom att kolumnen Inställt värde (%) inte är totalt 100 % för en viss dimension på bokföringsraden, eller genom att gå till sidan Transaktionens dimensioner och den visar rött.
Om du klickar på någon av knapparna Sammanfoga rader eller Separera rader på bokföringssidan så raderas dimensionsmarkeringarna och återskapas med förvalda värden. Bara en av dessa två knappar är tillgängliga i taget.
Om en bokföringsrad tas bort så kommer även dimensionsmarkeringarna på raden att tas bort.
Om de uppgifter på en faktura som påverkar bokföringen ändras så återskapas bokföringssidan och dimensionsmarkeringarna raderas.
Sidan Dimensioner
När verifikatet har sparats, når man sidan Dimensioner med knappen Dimensioner från bokföringssidan. I fakturavyn görs detta via knappen Gå till>Dimensioner.
Den övre delen visar verifikatets dimensioneringar om sådana finns, annars är den delen av sidan tom.
Den nedre delen visar verifikatets bokföringstransaktioner.
Knappen Ställ in dimensioner för verifikat öppnar sidan Dimensioner för verifikatet där det går att göra dimensioneringar som rör hela verifikatet.
Knappen Förhandsgranskning används för att visa dimensionsuppgifterna antingen i HTML- eller i PDF-format.
Knappen Ställ in dimensioner för rad öppnar sidan Transaktionens dimensioner där det går att göra dimensioneringar som rör den markerade bokföringstransaktionen.
Dimensioner för verifikatet
Dimensioneringen definieras genom att välja objekt i rullgardinsmenyn och ange procentandel för objektet. Totalsumman för en dimensions objekt ska vara 100 procent. Det går också att söka ett objekt genom att trycka på förstoringsglasknappen efter rullgardinsmenyn. Då öppnas ett fönster för sökning av dimensioner där objektet kan sökas genom att ange en del av dess namn. Nya rullgardinsmenyer blir synliga allt eftersom man väljer objekt och deras andelar. Om Tilläggsuppgifter har angetts för objektet visas de efter objektets namn.
Det är dimensionsinställningarna som som avgör hur många dimensioneringar för respektive dimension som maximalt kan visas i den här vyn, se rubriken Dimensionsinställningar i den här artikeln.
Dimensioneringarna för ett verifikat kan ändras genom att definiera nya objekt och ange procentandelar för dem. En ändring av dimensioneringarna på verifikatnivå tar bort eventuella dimensioneringar på transaktionsnivå.
Spara dimensioneringarna för verifikatet med knappen Spara.
Knappen Balansera värden ger det objekt som markerats sist i dimensionen ett värde som jämnar ut samtliga procentsatser i dimensionen till 100.
Med knappen Rensa värden raderas alla dimensionsdefinitioner för noteringen. Välj Tom som objekt i rullgardinsmenyn om en enskild dimensionering ska tas bort.
Använd knappen Lägg till objekt för att lägga till ett objekt i registret för en dimension. Användaren måste ha Full behörighet till basuppgifter om bokföringen för att knappen Lägg till objekt ska vara synlig.
Transaktionens dimensioner
Dimensioneringen definieras genom att välja objekt i rullgardinsmenyn och ange procentandel eller valutavärde för objektet. Totalsumman för en dimensions objekt ska vara 100 procent och valutavärdenas totalbelopp samma som värdet på transaktionen. Det går också att söka ett objekt genom att trycka på förstoringsglasknappen efter rullgardinsmenyn. Då öppnas ett fönster för sökning av dimensioner där objektet kan sökas genom att ange en del av dess namn. Nya rullgardinsmenyer blir synliga allt eftersom man väljer objekt och deras andelar. Om Tilläggsuppgifter har angetts för objektet visas de efter objektets namn.
Det är dimensionsinställningarna som som avgör hur många dimensioneringar för respektive dimension som maximalt kan visas i den här vyn, se rubriken Dimensionsinställningar i den här artikeln.
Dimensioneringarna för en transaktion kan ändras genom att definiera nya objekt och ange procentandelar eller valutavärden för dem. När valutavärdena definieras ska dimensioneringens värde ha samma förtecken som förtecknet för bokföringstransaktionens värde. Ändringar i en transaktions dimensioneringar påverkar inte dimensioneringen i de övriga transaktionerna i verifikatet.
Spara dimensioneringarna för transaktionen med knappen Spara.
Knappen Balansera värden ger det objekt som markerats sist i dimensionen ett värde som jämnar ut samtliga procentsatser i dimensionen till 100.
Med knappen Rensa värden raderas alla dimensionsdefinitioner för transaktionen. Välj Tom som objekt i rullgardinsmenyn om en enskild dimensionering ska tas bort.
Använd knappen Lägg till objekt för att lägga till ett objekt i registret för en dimension. Användaren måste ha Full behörighet till basuppgifter om bokföringen för att knappen Lägg till objekt ska vara synlig.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra bland transaktionerna.
Sökningar och rapporter
Dimensioner och objekt kan användas som sökvillkor för verifikat vid Sökning av verifikat.
Rapporter kan skapas per dimension och objekt.