I Allokering till kontoutdrag-vyn bläddrar man igenom kontoutdragshändelser och öppna fakturor. Med denna vy allokerar man fakturor till kontoutdragshändelser och tar bort redan gjorda allokeringar. I vyn kan man hantera både inköps-, försäljnings-, rese- och kostnadsfakturor samt betalningar för skatter på eget initiativ.
Man kommer till kontoutdragsmatchningsvyn via programmets sökfunktion: Sökning > Sökning av verifikat > Sök verifikat för önskad tidsperiod > Lägg till funktioner > Allokera till kontoutdrag.
I Allokering till kontoutdrag-vyn kan man inte allokera försäljningsfakturor som kommit som referensbetalningar.
- Om en försäljningsfaktura inte har allokerats till en referensbetalning på grund av ett felaktigt referensnummer, kan omallokering göras med hjälp av allokering av referensbetalning.
Sök händelser
I Allokering till kontoutdrag-vyn visas de verifikat som sökts fram i den första sektionen och kontoutdragshändelser i den nedre sektionen. Den önskade tidsperioden för kontoutdragshändelser kan begränsas med sökvillkoren ovanför sektionerna.
- Välj önskad tidsperiod, konto och om det gäller uttag eller insättningar.
- Tryck på Sök-knappen för att den önskade serien av kontoutdragshändelser ska visas i listan i den nedre sektionen.
Med knappen Ta bort rad kan man dölja det valda verifikatet från listan. Funktionen tar inte bort eller ogiltigförklarar verifikatet.
Allokera kontoutdragshändelse och faktura
Allokeringen sker enligt följande:
- Välj den önskade fakturan från listan i den övre sektionen som du vill allokera kontoutdragshändelsen till.
- Välj den önskade kontoutdragshändelsen från listan i den nedre sektionen som du vill allokera till den redan valda fakturan.
- Tryck på Allokera-knappen.
Allokera-knappen allokerar den valda fakturan och kontoutdragshändelsen med varandra och markerar fakturan som Betald utanför Procountor. På kontoutdraget markeras kontoutdragshändelsen med “OK” i kolumnen Allokerad, vilket indikerar att händelsen har allokerats till ett verifikat i Procountor.
Kontoutdragsallokeringen kvitterar bort den öppna fakturan från reskontran, men gör inga bokföringsanteckningar.
Betalning utan referens
Om en försäljningsfaktura har betalats utan referens bör kontoutdragshändelsen allokeras till den fakturan. Allokeringen sker på vanligt sätt, men följande bör beaktas:
- Kontoutdragsallokeringen gör inga bokföringsanteckningar, så bokföringen måste korrigeras separat på kontoutdragets bokföringssida.
- Gå till kontoutdragets bokföringssida för att korrigera bokföringen genom att aktivera kontoutdragshändelsen som fakturan allokerades till och trycka på Bokföring-knappen.
- När betalningen anländer till kontoutdraget bokförs den som standard på konto 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar. När betalningen är utan referens finns det ingen motbokning för denna bokning i referensbetalningens specifikationer, så på kontoutdragets bokföringssida måste standardbokningen 1990 ändras till konto 1700 Kundfordringar. På så sätt kvitteras försäljningsfakturans fordringsbokning.
Andra situationer
Via Allokering till kontoutdrag kan man allokera en mottagen betalning till en inköpsfaktura även i situationer där summan från en kreditnota för en inköpsfaktura återbetalas.
Om det gäller ett valutakonto måste man efter allokeringen redigera uppgifterna på kontoutdragets bokföringssida så att bokföringen för kontoutdraget och fakturan stämmer överens. Man kan gå till kontoutdragets bokföringssida från kontoutdragsallokeringen via Bokföring-knappen.
Ta bort allokering
I en situation där man vill allokera kontoutdragshändelsen till en annan faktura kan allokeringsmarkeringen (OK) för kontoutdragshändelsen tas bort.
- Välj den önskade kontoutdragshändelsen från Allokering till kontoutdrag-vyn som du vill ta bort allokeringen för.
- Tryck på Avlägsna allokering från kontoutdragshändelse för att ta bort allokeringen för den valda kontoutdragshändelsen.
Vid borttagning av allokeringen bör följande beaktas:
- Att ta bort allokeringen tar inte bort betalningsmarkeringen från verifikatet, så betalningsmarkeringen måste vid behov tas bort separat från försäljningsfakturan i Specialsituationer-vyn (Öppna fakturan och gå till Gå till > Specialsituationer> Tryck på Ta bort betalningstransaktion).
- När allokeringen har tagits bort kan kontoutdragshändelsen allokeras på vanligt sätt till ett nytt verifikat via Allokera-knappen.
Granska verifikatuppgifter
- Med knappen Betalning går man till betalningsvyn för den valda fakturan (inte för försäljningsfakturan). På betalningssidan kan man markera verifikat som betalda och kontrollera betalningstransaktionerna som är allokerade till fakturan. I vyn kan man vid behov ändra betalningsdatum och betalt belopp. Fakturan markeras som utförd med knappen Markera som betalad utanför Procountor.
- Med knappen Bokföring kommer man till bokföringssidan för den valda fakturan eller kontoutdraget. Efter att ha tryckt på knappen frågas det vilken bokföring man vill granska.
- Med knappen Referensbetalningar går man till sidan Kontoutdrag och referensbetalningar för att granska referensbetalningar.
- Med knappen Kontoutdrag går man till sidan Kontoutdrag och referensbetalningar för att granska kontoutdrag.