Misslyckade betalningar och utskick

Med vyn Misslyckade betalningar och utskick kan man se sådana betalningar som utförts via Procountor och som har avvisats av banken på grund av ett fel, såsom otillräckliga medel. Felmeddelanden från banken kommer direkt till Procountor, som i sin tur vidarebefordrar felmeddelandet till fakturabetalaren. I vyn Misslyckade betalningar och utskick kan betalningarna skickas igen med korrigerade uppgifter.

Vyn Misslyckade betalningar och utskick nås från programmet under Administration > Misslyckade betalningar och utskick.

När en fakturabetalning som utförts via Procountor misslyckas i bankens behandling, meddelar banken betalaren om felen på två sätt:

1. En del av felmeddelandena från banken kommer direkt till Procountor-miljöns vy Misslyckade betalningar och utskick. Dessutom skickas information om den misslyckade betalningen från Procountor via e-post till den person som utförde betalningen.
2. En del av felmeddelandena från banken kommer till Procountors system, där de behandlas manuellt och vidarebefordras till betalaren via e-post. I detta fall visas inte felet i vyn Misslyckade betalningar och utskick.

 

Meddelande om obehandlat betalnings- eller sändningsfel

När en fakturabetalning som utförts via Procountor misslyckas i bankens behandling, visas följande ikon i programmets toppmeny:

Genom att klicka på varningsikonen öppnas en vy som ger mer information om betalnings- eller sändningsfelet. Felet kan också granskas genom att öppna vyn Betalnings- och sändningsfel från huvudmenyn (Administration > Misslyckade betalningar och utskick).

Ikonen som indikerar ett fel visas för de Procountor-användare som har minst visningsrättigheter till betalningsfunktionen och verifikattypen som felet gäller. Om användaren har Procountors tilläggstjänst Begränsning av användarrättigheter per dimension, är funktionen Misslyckade betalningar och utskick inte tillgänglig för användaren.
Felmeddelanden från banken innebär att en betalning som utförts via Procountor har misslyckats i bankens behandling av någon anledning. Felmeddelandet vidarebefordras från Procountor till den användare som utförde betalningen via den e-postadress som användaren har sparat i programmets vy Egna uppgifter och inställningar.

Det finns stora skillnader i felhanteringsrutiner mellan olika banker, vilket beskrivs mer detaljerat i slutet av denna artikel.

 

Vyn

Bruksanvisningen för funktionen finns bakom Procountors informationsknapp.

I vyn Misslyckade betalningar och utskick listas betalnings- och sändningshändelser som har misslyckats, från äldsta till nyaste.

Som standard visas obehandlade betalnings- och sändningsfel i sökresultaten när Felstatus är Obehandlad. I vyn kan man dock också söka efter redan behandlade betalnings- och sändningsfel genom att välja Felstatus som Behandlad. Resultaten kan också begränsas med hjälp av en tidsbegränsning: datumet för betalnings- och sändningsfel är den dag då felmeddelandet mottogs.

• Med knappen Sök söker man efter fel enligt sökkriterierna.
• Med knappen Bankförbindelser går man till programmets vy Administration > Uppgifter om företaget> Bankförbindelser, till exempel när det är nödvändigt att korrigera kontouppgifter.
• Med knappen Behandla behandlas den betalningstransaktion som har misslyckats. Det öppnade fönstret innehåller följande funktioner:
  • Ta bort betalningstransaktion: Den misslyckade betalningstransaktionen tas bort från verifikatet. Betalningstransaktionen måste tas bort för att fakturan ska kunna betalas igen eller markeras som Betald på annat sätt.
  • Lägg till kö för betalning på datum: Verifikatet betalas igen på den aktuella dagen (med verifikatets öppna belopp som betalningsbelopp).
    • När du använder denna funktion går betalningstransaktionen vidare med samma betalningsuppgifter som tidigare. Obs! Om det konto som användes för betalningen till exempel har avaktiverats efter att den ursprungliga betalningstransaktionen skapades, tar programmet inte hänsyn till detta utan använder det avaktiverade kontot för betalningen.
  • Markera som betalad utanför Procountor: Verifikatet sätts i status Betalad utanför Procountor. Betalningen utförs alltså inte från Procountor, utan markeras direkt som betald. Detta val är ett alternativ till det föregående valet (att skicka fakturan igen), och båda kan inte väljas samtidigt.
  • Vid hantering av betalningsfel kan en kommentar ges. Kommentaren visas i vyn Misslyckade betalningar och utskick som ytterligare information samt i vyn Betalning av verifikatet i händelseinformationen. Kommentaren är obligatorisk om betalningstransaktionerna inte väljs att tas bort.
  • Behandla: betalningsfelet behandlas och tas bort från listan över obehandlade fel. Samtidigt tas de tidigare betalningstransaktionerna bort från verifikatet och/eller en ny betalning läggs till enligt de tidigare valen.
  • Avbryt: med denna knapp återgår man vid behov till listan över betalningsfel utan åtgärder.
• Med knappen Betalning går man till vyn Betalning av verifikatet, där man kan granska betalningsuppgifterna.
• Med knappen Faktura går man till vyn Faktura av verifikatet, där man kan granska fakturauppgifterna.

I sökresultaten kan fel granskas med hjälp av följande kolumnuppgifter:

• Felmeddelande fått: tidpunkten för felmeddelandet
• Typ: betalnings- eller sändningsfel
• Fel: orsaken till felet
• Verifikat: verifikattyp och nummer som felet gäller
  
• Behandlad: när felet behandlades
  
• Behandlare: personen som utförde behandlingen
  
• Radkommentar: eventuell kommentar om händelsen

 

Typer av betalningsfel

Nedan listas de felmeddelanden från banken som kommer direkt till betalarmiljöns vy Betalnings- och sändningsfel i Procountor och som användaren kan hantera och korrigera direkt i Procountor:

 

Otillräckliga medel på kontot

Det har inte funnits tillräckliga medel på bankkontot på betalningsdagen för att debitera betalningen från kontot. I detta fall måste betalningen skickas igen till banken med funktionen Betalning när det finns tillräckliga medel på kontot, eller genom att byta till ett annat konto.

Den misslyckade betalningstransaktionen måste hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i vyn som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning.

På grund av otillräckliga medel kan den misslyckade betalningen också skickas igen med funktionen Behandla om inga betalningsuppgifter, såsom debiteringskonto, behöver ändras. Detta görs genom att välja Kö till banken. Betalningen kan istället skickas igen i vyn Betalning med knappen Betala när den tidigare betalningstransaktionen först har tagits bort. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

 

Mottagarens adressuppgifter saknas

Banken har meddelat i felmeddelandet att mottagarens adress saknas. Vissa utländska banker (t.ex. Swedbank i Estland, BIC-kod HABAEE2X) kräver även mottagarens adress för SEPA-betalningar. I Procountor kan mottagarens adress läggas till betalningen genom att välja Utlandsbetalning (C2B), dvs. SEPA-valutabetalning, som betalningssätt i vyn Betalning.

Den misslyckade betalningstransaktionen måste hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i funktionen som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning.

När betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet har tagits bort, väljs Utlandsbetalning som betalningssätt i vyn Betalning. Därefter kompletteras mottagarens adressuppgifter genom att klicka på pennikonen bredvid texten Mottagarens namn och adress. Betalningen godkänns med knappen Betala. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

 

Det finns inget giltigt avtal för det använda affärssignum

Banken avvisar betalningen med detta felmeddelande när ett felaktigt affärssignum har sparats i företagets bankförbindelser eller om inget avtal om betalning med banken har gjorts (eller om det inte är aktivt ännu).

Det måste säkerställas med banken att ett avtal om betalning har gjorts med banken. För att upprätta avtalet kan bankförbindelsefullmakt användas.

Om ett betalningsavtal har gjorts bör det kontrolleras från banken eller avtalet vilket affärssignum (kan också kallas tjänste-ID, betalnings-ID osv.) som finns i betalningsavtalet. Affärssignumet är vanligtvis företagets organisationsnummer utan bindestreck. Byte av affärssignum sker under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.

När bankavtalet har gjorts eller affärssignumet har korrigerats, måste den misslyckade betalningstransaktionen hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i funktionen som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning. När de felaktiga uppgifterna har korrigerats kan verifikatet skickas igen med knappen Betala. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

Obs!

När knappen Betala trycks, förblir fakturan i status Betalning kö till bank i väntan på betalningsdagens körning. Om affärssignumet ändras i vyn Bankförbindelser påverkar det inte de betalningar som är i status Betalning kö till bank. Om affärssignumet ändras i vyn Bankförbindelser bör tidigare gjorda betalningar avbrytas och knappen Betala tryckas igen för att det ändrade affärssignumet ska uppdateras på betalningen och för att betalningen ska skickas till banken med det ändrade affärssignumet.

 

Fel i mottagarens kontonummer

Detta felmeddelande innebär att betalningen har misslyckats i banken eftersom mottagarens IBAN-kontonummer eller mottagarens banks BIC-kod är felaktig. De felaktiga uppgifterna bör kontrolleras i vyn Betalning eller Faktura.

Stämmer IBAN-kontonumret och BIC-koden överens; är det samma banks IBAN-kontonummer och BIC-kod?

Är IBAN-kontonumret i rätt format? Ett inhemskt IBAN-kontonummer bör vara 18 tecken långt.

Om både kontonumret och BIC-koden är korrekta men det är en utlandsbetalning, kanske mottagarens bank inte accepterar SEPA-betalningar med den angivna BIC-koden. I så fall bör man kontakta mottagaren eller mottagarens bank för att få en BIC-kod som banken kan acceptera för utländska SEPA-betalningar.

Den misslyckade betalningstransaktionen måste hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i funktionen som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning.

De felaktiga uppgifterna kan korrigeras i vyn Betalning i fälten Mottagarens konto och Mottagarens BIC-kod när fakturan först har återställts till status Under behadling. Efter att de felaktiga uppgifterna har korrigerats kan verifikatet skickas igen med knappen Betala. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

 

Betalning kan inte göras i den använda valutan

Detta felmeddelande kommer från banken när den använda valutan inte är tillåten för betalning. Mottagarens konto eller betalarens konto kan alltså inte ta emot eller skicka betalningar i den valutan, och valutan som används för betalningen måste ändras.

Den misslyckade betalningstransaktionen måste hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i funktionen som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning.

De felaktiga uppgifterna korrigeras på fakturan när den först har återställts till status Under behandling. När de felaktiga uppgifterna har korrigerats kan verifikatet skickas igen med knappen Betala i vyn Betalning. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

 

Betalning gjordes för sent

Detta felmeddelande innebär att en ilremissa har misslyckats i banken på grund av för sen betalning. Ilremissor som skickas efter dagens behandlingstider avvisas av banken.

• I Nordea behandlas snabbbetalningar enligt följande:
  
  • Ilremissor till Nordeas konton behandlas på bankdagar kl. 07:00-18:00.
  • Ilremissor till andra banker behandlas på bankdagar kl. 08:00-15:30.
  • På korta bankdagar sker överföringar till andra banker kl. 08:00-11:30.
• Danske Banks behandlingstider: 08:00-16:00
• Samlinks (Handelsbanken, Aktia, Lokala andelsbanker och Sparbanker) behandlingstider: 08:00-14:55 (på korta bankdagar till kl. 11:55)

Den misslyckade betalningstransaktionen måste hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick och betalningstransaktionen måste tas bort. Betalningstransaktionen kan tas bort i funktionen som öppnas från knappen Behandla genom att välja Ta bort betalningstransaktion. Betalningstransaktionen i status Överförd till bank på verifikatet kan också tas bort med knappen Ta bort betalningstransaktion i vyn Betalning.

Efter att den felaktiga betalningstransaktionen har tagits bort kan betalningen skickas igen antingen som en vanlig banköverföring eller som en ilremissa när betalningsdagen ändras till nästa bankdag. Betalningen görs med knappen Betala i vyn Betalning. Betalningen skickas till banken för behandling vid nästa betalningskörning.

 

Hantering av betalningsfel vid Direkt girering

När en betalning har gjorts med funktionen Direkt girering (Betalningar > Direkt girering) och betalningen misslyckas, visas en röd varningsikon på betalningsraden i vyn Direkt girering och raden markeras med rött:

Till skillnad från vanliga banköverföringar kan betalningstransaktioner som gjorts som direktöverföringar inte tas bort, och de kan inte skickas igen eller markeras som Betalad utanför Procountor direkt i hanteringen av betalningsfel. När en direktöverföring har misslyckats måste en helt ny betalning göras:

1. Gå till vyn Betalnings- och sändningsfel från programmet under Administration > Misslyckade betalningar och utskick.
2. Du kan begränsa sökningen efter datum och felstatus.
3. När du har ställt in nödvändiga begränsningar, tryck på knappen Sök.
4. När du har hittat den önskade direktöverföringen med fel, välj raden och tryck på knappen Behandla.
5. När felet har behandlats, försvinner det från listan över betalningsfel. Betalningen visas i vyn Direkt girering med status Makulerad.
6. Gör vid behov en ny betalning med funktionen Direkt girering, som finns under Betalningar > Direkt girering.

 

Hantering av betalningsfel vid löner

En löneberäkning med betalningsfel kan hanteras genom att ta bort betalningstransaktionen från lönebeskedslistan i programmet under Löner > Sökning av lönelistor > Öppna lönelista > Betalning> Lönbetalning.

1. Avbryt betalningstransaktionen genom att trycka på knappen Ta bort betalningstransaktion. Betala löneberäkningen som har misslyckats antingen med direkt girering eller lönbetalningsfunktionen.
2. Betalning med banköverföring görs för den aktuella löneberäkningen under Gå till > Betalning > Banköverföring. Med denna funktion visas löntagarens namn och kontonummer på kontoutdraget. Markera övriga löneberäkningar på listan som Betald utanför Procountor.
3. Vid betalning med lönebetalningsfunktionen bör löneberäkningen som har misslyckats tas bort från lönelistan. Återställ löneberäkningen till status Under behandling genom att trycka på knappen Redigera i vyn Faktura och Makulera löneberäkningen. Därefter markera övriga löneberäkningar på listan som Betald utanför Procountor i vyn Betalning. Skapa en ny lista för lönen med betalningsfel och skapa en ny lönelista med korrekta betalningsuppgifter. Betala löneberäkningen via lönelistans toppmeny genom att välja Betalning > Lönbetalning.

 

Rapportering av betalnings- och sändningsfel i fakturans händelseinformation

Information om betalnings- och sändningsfel sparas delvis också i vyn Betalning för verifikat. Informationen sparas i de fall då det är ett felmeddelande som kommer direkt från banken till betalarmiljöns vy Betalnings- och sändningsfel i Procountor.

I vyn Betalning för fakturan listas betalningstransaktioner och händelseinformation för fakturan. När en betalning har misslyckats visas orsaken till felet i fältet Referens/meddelande med röd bakgrund för den aktuella betalningstransaktionen. Samtidigt sparas en ny händelse “Betalningsfel” i fakturans händelseinformation, där Procountor visas som skapare. Händelsen anger att betalningen för verifikatet har misslyckats. Orsaken till felet visas också i fakturans händelseinformation.

När betalningsfelet hanteras i vyn Misslyckade betalningar och utskick eller genom att ta bort betalningstransaktionen i vyn Betalning för fakturan, uppdateras händelsen “Betalningsfel hanterat” i fakturans händelseinformation. Namnet på den som hanterade felet och eventuell kommentar sparas i händelsens tilläggsuppgifter.

 

Exempel på bankspecifika skillnader i hanteringen av betalningsfel

När saldot på bankkontot inte räcker för att betala en eller flera betalningar, skickas felmeddelandet från banken i de flesta fall redan vid slutet av betalningsdagen. Å andra sidan avvisar till exempel Danske Bank inte betalningar som väntar på täckning omedelbart på betalningsdagen, utan betalningarna förblir i banken i flera dagar efter det angivna betalningsdatumet. Därför kommer inte heller felmeddelandet om otillräckliga medel från Danske Bank till Procountor omedelbart efter betalningsdagen. Andra typer av felmeddelanden från banken kommer från Danske Bank så snart felet upptäcks i banken. För mer information om överföring av betalningsfel, kontakta din bank.

Samma betalning kan innehålla flera fel, men bankerna kan bara returnera ett fel åt gången. Därför har bankernas felmeddelanden utformats för att informera betalaren om så många detaljer som möjligt med samma meddelande. Vissa felmeddelanden är dock mycket tydliga och entydiga, såsom “otillräckliga medel”. Vissa felmeddelanden från bankerna kan å andra sidan bero på en eller flera saker som behöver kontrolleras. Därför är det viktigt att betalaren kontaktar banken direkt för mer information vid eventuella oklarheter.

Här är ett exempel på hur flera olika saker kan ligga bakom ett felmeddelande. Banken skickar följande felmeddelande:

“…betalningen har dock misslyckats i banken eftersom det inte finns något betalningsavtal med banken för det angivna affärssignumet där Procountor är förmedlare.”

Orsaken till meddelandet kan bland annat vara följande:

1. Det finns inget betalningsavtal med banken för det konto som användes för betalningen så att betalningen kan ske via Procountor.
2. Det har nyligen gjorts ändringar i ett tidigare betalningsavtal som möjliggjorde betalningen.
3. I kolumnen Affärssignum i vyn Bankförbindelser i Procountor kan en siffersekvens ha skrivits av misstag som inte motsvarar siffersekvensen för affärssignumet på bankens betalningsavtal. (Affärssignum är en term som används av Procountor. I olika banker kan denna siffersekvens också kallas till exempel betalnings-ID, kund-ID eller tjänste-ID.)
4. Alla önskade/nödvändiga betalningstyper är inte valda på bankens avtal. Vissa banker kräver att ett separat avtal upprättas för varje önskad betalningstyp. Vissa banker inkluderar däremot alla betalningstyper i samma betalningsavtal. Till exempel i Nordea måste löner (Procountors betalningstyp SEPASAL) och valutabetalningar (Procountors betalningstyp SEPALUM) avtalas separat utöver banköverföringar (Procountors betalningstyp SEPALMP).
5. I kolumnen WS-kundnummer i vyn Bankförbindelser i programmet är en siffersekvens vald som inte stämmer överens med bankens avtal. För närvarande är valet av WS-kundnummer obligatoriskt för betalningskonton i Danske Bank, Andelsbanken och Nordea. Banken bör kontrollera vilken siffersekvens som ska väljas i kolumnen. Nordea använder termerna “avtalsnummer” och “användar-ID” för siffersekvenser. Andelsbanken använder termen “WS-användar-ID”.