Denna funktion togs bort 20 maj 2023

Om du har använt ett annat bokföringsprogram tidigare kan du importera din bokföringsdata via SIE-filer. Det går att importera SIE-filer med filnamns-formaten filnamn.se eller filnamn.si. Här kan du också läsa om hur du importerar kassaregister via SIE-fil.

 OBS! Om det ingår moms i SIE-filen som inte deklarerats i tidigare system så måste manuell hantering och ombokning av moms göras i Procountor efter importen. Detta för att momsen ska tas med i momsdeklarationen.

Spara filen i rätt format

För att spara en SIE-fil efter att mindre korrigeringar gjorts måste du tänka på att spara den i korrekt format. För att göra detta lägger du till .si eller .se i slutet av filens namn, se nedan exempel.

 

1. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår - Lägg till konton och dimensioner

Innan man importerar en SIE-fil behöver man ha gått igenom och jämfört de olika kontoplanerna. Om kontoplanen och dimensionerna som finns i SIE-filen stämmer med de i Procountor, kan man följa instruktionerna enligt punkt 4 längre ner i artikeln. 

• Om det finns konton i SIE-filen som saknas i Procountor måste man lägga till dessa konton i Procountors kontoplan. Detta gör du via knappen Redigera Kontoplan i Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan. 

• Detsamma gäller om det finns dimensioner i SIE-filen, då måste även dessa läggas till innan importen. Detta gör du via knappen Redigera dimension i Administration > Uppgifter om bokföringen > Dimensioner. 

 

 

2. Välj alternativ för uppföljning av momsen

Om man har tänkt importera en SIE- fil från ett föregående räkenskapsår för att få med historisk data så finns det två alternativ:

1. Lägg till alla konton inklusive momskonton som finns i SIE-filen i Procountor.
2. Ersätt alla momskonton i SIE-filen till 2650 som är Procountors redovisningskonto för moms.

Här kan man själv välja vilket alternativ man tycker är bäst. Om man har skapat flera momskonton, dvs alternativ 1, så kan de betraktas som ”tillfälliga momskonton” eftersom de bara kommer att visas fram till årsbokslutet. Detta beror på att bokföringen i Procountor endast använder sig av konto 2650 och det är endast de konton som används under pågående räkenskapsår som syns.

 

Detta gäller för Procountors kontoplan

• Konton för olika momsstatusar behövs inte.
• Konteringar görs automatiskt på kontona 1510 Kundfordringar, 2440 Leverantörsskulder och 2650 Redovisningskonto för moms.
• Det går att lägga till och ändra namn på konton i kontoplanen. 

 

 

3. Skapa verifikat för utgående balans, föregående räkenskapsår

Eftersom SIE-filen enbart baseras på huvudboken så överförs bara transaktioner som finns i filen till Procountor.

Detta gör att den utgående balansen inte kommer med eftersom den inte är definierad som en transaktion i filen.

Det man kan göra då är att skapa ett verifikat för den utgående balansen per det sista datumet i föregående räkenskapsår via Bokföring > Nytt verifikat. 

Glöm inte att uppdatera rapporteringsdatabasen efter du har sparat verifikatet, och sedan stänga räkenskapsperioden via Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsperioder. 

 

 

 

4. Importera SIE-filer från föregående räkenskapsår

När kontoplanen och dimensionerna som finns i SIE-filen överensstämmer med det som finns i Procountor, kan man börja med att importera filen för ett stängt räkenskapsår. 

 

Gör så här för att importera SIE-filer med filnamns-formaten filnamn.se eller filnamn.si:

• Gå in via Administration > Import av material och välj SIE-import (SE, SI) från från rullgardinsmenyn i Typ av import.

• Tryck på knappen Välj fil och välj den SIE-fil du vill importera och tryck på Fortsätt.

 

 

5. Ändra de importerade verifikatens status så att de kommer med i bokföringen

 

När importen är gjord och sparad så kan man välja att granska de uppladdade verifikaten.

Gå till Sökning>Sökning av verifikat och klicka på knappen Sök, och välj sedan alternativet Granskning>Granskning av flera. 

 

Då kommer du till vyn Granskning av flera. Verifikaten har nu statusen "Under behandling". Klicka på alternativet Välj alla vid knappen Välj, och sedan på knappen Godkänn för att ändra alla verifikatens statusar till ”godkänd”. Det är först nu efter det här steget som verifikaten kommer med i bokföringen.

 

 

 

5.1 Kontrollera att resultatet och balansen stämmer

Gå till vyn Rapportering > Rapporter. Tänk på att klicka på knappen Uppdatera rapporteringsdatabas innan du söker rapporten.

Kontrollera att både Resultatet och Balansen stämmer genom att välja respektive alternativ i rullgardinsmenyn och klicka på Visa rapport. 

 

Stäng sedan räkenskapsåret under Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsår. 

 

 

6. Kontrollera ingående balans för det nya räkenskapsåret

När du har kommit till det här steget så har alla bokföringskonton en ingående balans, dvs balansen per det sista datumet från föregående räkenskapsår. 

Kontrollera även att den totala summan mellan balansens och resultatets konton är noll. Det gör du via Rapportering > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning. 

 

 

7. Importera SIE-fil för innevarande år

När föregående räkenskapsår är importerad och stängd kan man importera SIE-filer för innevarande år.

• Tänk på att importera filen till den sista i månaden!
• De importerade verifikaten har status ”Under behandling”. Följ instruktionerna under punkt 4 för att få med dem i bokföringen. 
• När detta är gjort så har man alltså importerat in alla saldon per den sista i månaden.
• Bokföringen bör då göras i Procountor från och med den 1a i följande månad.
• Observera att om bokföringen har blivit dubbel enligt punkt 8, så måste man först ”nollställa” bokföringen i Procountor innan man importerar SIE-filen för innevarande år.

 

 

8. Om bokföringen har blivit dubbel i två system

Om man har fått in en faktura i Procountor exempelvis den 21a i månaden, och då samtidigt råkar få in samma faktura i bokföringen i sitt gamla system, så blir det en dubblett om man importerade in en SIE-fil till och med det sista datumet i månaden.

Välj aktuell månad under Rapportering > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning. Här ser du vilka verifikat som finns inne för den aktuella perioden.

Notera även att ”Balanskonton totalt” och “Resultatkonton totalt" inte stämmer överens!

 

8.1 Ta bort enstaka dubbletter

Det finns olika alternativ som man kan välja för att ”nolla” den dubbla fakturan i Procountor. Gör så här om det bara är enstaka fakturor som blivit dubbelt bokförda. 

• I listan med verifikat som inte stämmer för perioden i vyn Kontoavstämning, klicka på dess verifikationsnummer för att komma till verifikatets bokföringssida. 
• Ändra beloppet till ”0”

 

 

8.2 Ta bort flera dubbletter

Gör så här om det är flera fakturor som blivit dubbelt bokförda. 

 

Gör en momsberäkning

Börja med att göra en momsberäkning genom att gå via Bokföring > Momsberäkning och klicka på knappen Skapa momsberäkning. 

 

Efter att du har gjort momsberäkningen, gå då tillbaka till Rapportering > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning. Klicka på knappen Uppdatera rapporteringsdatabas och kontrollera att ”Balanskonton totalt” och “Resultatkonton totalt” stämmer överens.

 

Hämta Excel-fil

Högerklicka med musen över listan med konton, och välj alternativet "Öppna i Excel”. 

Nu använder vi Excel-tabellen som öppnas för att nollställa bokföringen genom att sätta det motsatta beloppet i bokföringsvärdet. Detta går att göra genom att skriva denna formel i ruta D2:

=-1*C2

Klicka och dra den lilla gröna rutan i dess högra hörn ner längs D-kolumnen, så ändrar den summorna på följande rader.

Nu  har du fått en kolumn till med de motsatta beloppen. 

Kopiera rutorna i kolumn ”D” och markera sedan rutorna i kolumn C.

Klistra sedan in de motsatta värdena genom att högerklicka och välja inklistringsalternativet ”värden”.

Då har kolumn C och D bytt plats, och den nuvarande kolumn D kan raderas.

 

Importera Excel-filen

Den här filen kan nu importeras via registreringsverktyget i Procountor via Bokföring > Registreringsverktyg (ny). 

Ställ sedan in kolumnerna under rätt rubrik tryck sedan på Klistra in transaktioner (Excel).

Glöm inte att sätta verifikatets datum till den sista i månaden som dubbletterna finns på och tryck sedan på spara. 

 

Uppdatera rapporteringsdatabas

Gå sedan tillbaka till Rapportering > Avstämningsverktyg > Kontoavstämning och klicka på knappen Uppdatera rapporteringsdatabas.

Ställ sedan slutdatum till den sista i månaden och tryck på knappen Sök.

Nu är summan av ”Balanskonton totalt” och “Resultatkonton totalt” noll.

Nu är ”nollställningen” klar och det går att importera in SIE-filen för innevarande år utan att bokföringen blir dubbel.

  

  

Import av kassaregister

Det går även att importera dagskassan till Procountor via SIE-import. En dat-fil kan exporteras från kassaregistret som sedan läses in som en SIE-fil till miljön. 

• Gå in via Administration > Import av material och välj Import av kassaregister (SE, SI) från rullgardinsmenyn i Typ av import.
• Ställ in de momskonton och moms-% som används i filen.
• Tryck på knappen Välj fil och välj den SIE-fil du vill importera och tryck på Fortsätt.