Det går att upprätta en balansspecifikation för den månatliga avstämningen såväl som vid bokslut. Balansspecifikationen finns som en egen rubrik under menyvalet Bokföring.
Innan man upprättar en balansspecifikation så måste man först se till att avstämningen är gjord och att balansomslutningen stämmer. Anvisningar för hur man skapar balansspecifikationer finns i Avstämningsanvisningen.
I den övre delen av tabellen presenteras kontonummer, kontonamn, ingående saldo vid räkenskapsperiodens början, slutsaldo vid specifikationens slutdatum, saldoförändring under perioden, hur mycket av saldot som har specificerats och hur mycket som inte är specificerat.
Innan man har upprättat den första balansspecifikationen är Specificerat saldo noll och Icke specificerat saldo samma som Slutsaldot. När man har upprättat en specifikation utgör Icke specificerat saldo differensen mellan Slutsaldo och Specificerat saldo.
När det finns ett icke specificerat saldo presenteras det med röda siffror. När det icke specificerade saldot är noll presenteras det med grön färg. Innehållet i fälten på den övre delen i tabellen kan inte redigeras.
Den nedre delen av tabellen visar transaktionerna för det valda kontot. Kolumnerna visar följande information: Datum, Förklaring, Verifikatserie, Verifikatnummer, Värde och Ackumulerat saldo.
Datum, Förklaring och Värde är redigerbara fält på alla transkationsrader. Raduppgifterna kommer från verifikatens bokföring.
Man kan välja flera rader samtidigt med hjälp av tangenterna Ctrl och Shift. Genom att klicka på raden går det att välja flera rader genom att hålla ner antingen Shift (välja rader i ett visst intervall) eller Ctrl (lägga till eller ta bort sådant som tidigare valts).
Upprätta en balansspecifikation steg för steg
1. Börja med att uppdatera rapporteringsdatabasen för att inkludera de senaste förändringarna i bokföringen.
2. Välj önskat tidsintervall, månad eller år
-
Den äldsta öppna räkenskapsperioden ligger alltid som ett förvalt värde för datumintervall. Specifikationen visar alltid från räkenskapsperiodens början till slutet av den valda månaden.
- Balansspecifikationen upprättas utifrån verifikatsdatum.
3. Titta på kolumnen Icke specificerat saldo, du ska specificera ett saldo till alla konton som har ett icke specificerat saldo.
- Alla konton som börjar med 1 och 2 inkluderas i den här rapporten.
4. Välj konton med Icke specificerats saldo genom att klicka på raden. När ett konto är valt så presenteras det i den nedre delen av rapporten under rubriken Bokföringskonto som ska specificeras.
5. Specificera saldo för valda konton
- Du kan använda dig av olika knappar och funktioner när du gör balansspecifikationen. Läs mer om knappar och dess funktioner längre ned i texten.
- Det går att sortera och organisera det valda kontots transaktioner genom att klicka på de olika kolumneras rubriker eller genom att använda sig av flytta upp och ner funktioner genom att högerklicka med musen.
6. Det rekommenderas att man tryckr på Spara- knappen med jämna mellanrum under pågående arbete men även när man är färdig ska man inte glömma att trycka på Spara.
7. Ladda ner rapporten genom att klicka på knappen Format för utskrift
- rapporten kan exporteras till HTML, Excel och PDF- format
Knapparna i övre delen
Spara uppgifterna i balansspecifikationen med knappen Spara. En sparad balansspecifikation kan redigeras senare. Endast en version av balansspecifikationen sparas för varje räkenskapsperiod. Det är därför inte möjligt att se specifikationen för föregående månad om upprättandet av följande månads specifikation har inletts.
Knappen Visa konto visar de transaktionsrader som har upprättats för det valda kontot i den nedre tabellen. Kontots transaktionsrader visas även genom att man dubbelklickar på kontoraden.
Knappen Utskrivbart format används för att exportera transaktionsuppgifterna till html, Excel eller PDF- format. När specifikationen för en viss månad är gjord rekommenderas en export för arkivering av uppgifter på egen dator.
Knappen Byt period används för att byta till en annan räkenskapsperiod. Räkenskapsperioderna måste vara definierade i Basuppgifter om bokföringen men de behöver inte vara öppna.
Genom att klicka på Hämta ingående balanser är det möjligt att hämta ingående balans från den föregående räkenskapsperiodens sista till den nya räkenskapsperiodens första dag. Om det redan finns transaktionsrader för den nya räkenskapsperioden, får du upp ett meddelande för att bekräfta att du vill lägga till rader.
Med knappen Uppdatera rapporteringsdatabas uppdateras uppgifterna databasen som ligger till grund för balansspecifikationen. Rapporteringsdatabasen uppdateras automatiskt varje natt, men om nya verifikat har skapats eller om verifikat har ändrats efter uppdateringen och dessa ändringar ska inkluderas i balansspecifikationen, måste databasen uppdateras.
Knappen Instruktioner öppnar ett instruktionsfönster.
Knapparna i nedre delen
Knappen Sök ingående balans importeras den ingående balansen för det valda kontot från "kontoöppningsverifikatet" till transaktionsraden.
Knappen Sök verifikat används för att hämta transaktionsuppgifter för det valda kontot och lägga till dessa som specifikationsrader. När du trycker på Knappen öppnas ett fönster där tidsperiod och verifikatsserie för sökningen anges. Förvalda värden är balansspecifikationens start- och slutdatum samt alla verifikatsserier. Du kan själv ändra dessa kriterier om du vill. Tänk på att den här funktionen lägger till alla transaktioner oberoende av verifikatets status.
Om man använder sig av Sök verifikat flera gånger kommer verifikaten i den nya sökningen att presenteras efter de befintliga specifikationsraderna. Den här funktionen kan inte användas för att söka kontots öppningssaldo eller räkenskapsperiodens resultat.
Knappen Sök öppna balansposter används för att söka balansräkningsposter i periodiseringsverifikat och andra verifikat som inte har kvittats före slutdagen för balansspecifikationerna. När du trycker på knappen så görs sökningen automatiskt efter de sökkriterier som du valt att använda för balansspecifikationen.
Knappen Sök öppna fakturor tar fram de kund-, leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor som var öppna på slutdagen för Specifikationen samt från momsberäkningen och skattedeklarationen om de innehåller konteringar på det valda kontot.
Knappen Lägg till rad används för att lägga till en tom rad. Man kan lägga till egna uppgifter i de fält som kan redigeras.
Knappen Ta bort rad används för att ta bort en eller flera markerade rader.
Knappen Välj alla väljer alla rader.
Knappen Kombinera rader används för att kombinera markerade rader till en rad. Knappen öppnar ett fönster där datum för någon av de rader som ska kombineras kan väljas som datum och Förklaringen i någon av de rader som ska kombineras som förklaring. Det sammanräknade värdet för de rader som kombineras erbjuds som Värde.
Knappen Töm raderar kontots samtliga rader.
Knappen Bokföring exporterar från vald rad till verifikatets bokföring.
Musfunktioner (högerklick)
Alternativet Flytta en uppåt flyttar en markerad rad uppåt.
Alternativet Flytta en nedåt flyttar en markerad rad nedåt.
Knappen Bokföring visar verifikatets bokföring för markerad rad.