Genom anslutningen till Business Eurocard online, kan du importera ditt företags Eurocardtransaktioner till Procountor, vilket effektiviserar hanteringen av både rese- och kostnadsfakturor.
Beskrivning av funktionen
Procountor hämtar automatisk nya Eurocard- och Diners Club transaktioner dagligen vilket underlättar skapandet av rese- och kostnadsfakturor. Den automatiska hämtningen av data effektiviserar hanteringen av transaktioner och förbättrar tillförlitligheten. Kort och resekontotransaktioner innehåller data som även kan användas till att allokera transaktioner till korrekt kostnadskonto och förbättrar noggrannheten vid automatisk bokföring.
Man kan implementera anslutningen antingen enbart för företagskort eller för både företagskort och resekontotransaktioner. Båda transaktionstyperna behandlas på samma sätt i Procountor, genom rese och kostnadsfakturor.
Hämtning av transaktioner
Företagets Eurocard och Diners Club rese- och kostnadstransaktioner importeras automatisk till Procountormiljön och är tillgängliga dagligen. Tiden för överföringen beror på de enskilda inköpsställena, transaktionerna importeras dock alltid innan du får motsvarande Eurocardfakturan. Hantering av de hämtade transaktionerna i Procountor kräver ingen särskild åtgärd.
Hantering av transaktioner
Innan transaktionerna kan hanteras i Procountor måste man fylla i obligatorisk information för att allokera transaktionerna mot rätt person. Eurocard transaktioner allokeras mot personer baserat på anställningsnummer, resetransaktioner allokeras baserat på HR nummer. HR nummer anges i Kundnummer-fältet i personens basuppgifter.
Transaktionener kan hämtas direkt från Procountors huvudmeny (förutsatt att användaren har rättigheter att hantera rese- och kostnadsfakturor för alla användare), eller genom fakturavyn när man skapar resefakturor (är också tillgänglig utifrån de anställdas rättigheter). Båda alternativen beskrivs nedan.
Du kan söka alla användares Eurocard och Diners Club transaktioner via Procountors huvudmeny under Sök> Eurocard-transaktioner. Som standard visar denna vy alla hämtade Eurocard- och resetransaktioner som inte har allokerats mot resefakturor eller som inte specifikt har dolts (exempelvis vid felaktiga transaktionsdata). Sökkriterierna för transaktionerna är flexibla. Notera! Man kan upptäcka oallokerade transaktioner mot en person på grund av fel anställnings- eller HR-nummer genom att deras namn har markerats i med rött.
Användare söka sina egna Eurocard och resetransaktioner genom att klicka på knappen Lägg till Eurocard-händelse i vyn för resefakturor. Vyn som öppnas visar de Eurocard- och resetransaktioner som allokerats mot användaren som motsvarar resans datum, för vilka fakturan har skapats (om dessa angivits) men som inte ännu har allokerats mot en faktura eller dolts.
Användaren måste välja de önskade transaktionerna som ska läggas till på fakturan från listan och klicka på knappen Lägg till på faktura. Detta kommer generera fakturarader på den påbörjade resefakturan som motsvarar de valda transaktionerna, tillsammans med Eurocard advance-rad, som justerar summan på de tillagda raderna till 0. Detta förhindrar att betalningssumman för resefakturan ändras på grund av de tillagda Eurocardtransaktionerna. Det går också att lägga till fler produktrader (som ska betalas till användaren) på fakturan, som exempelvis kilometer och dagliga ersättningar.
Bokföring
Eurocard- och resetransaktioner som importeras till Procountor allokeras automatiskt mot rese- och kostnadsfakturans produktregister, baserat på typkoden som följer med transaktionerna. Detta möjliggör en flexibel inställning av förvalda konton för olika transaktionstyper på rese- och kostnadsfakturor. Momsen på transaktionerna definieras också av typkoden och annan data, vilket underlättar bokföringen ytterligare. I samband med godkännandet eller betalningen av resefakturan, bör redovisningskonsulten kontrollera att transaktionerna har bokförts korrekt och blivit korrekt allokerade till produktregistret.
Företag som använder Eurocardkopplingen mottar sina kreditkortsfakturor som vanligt via vald kanal. Bokföringen av dessa leverantörsfakturor i Procountor blir dock enklare tillsammans med Eurocardkopplingen eftersom de kan bokas mot ”Eurocard advance” produktdata på resefakturorna. Vi rekommenderar att man väljer samma förvalt konto för ”Eurocard advance” produkten och leverantören för Eurocard-fakturorna eftersom detta möjliggör balansering av detta konto i bokföringen.
Implementation av kopplingen
För att komma igång med Eurocard och Diners Club resetransaktioner i Procountor ska man kontakta Eurocards företagssupport via email corporatesupport@eurocard.fi eller telefon: +358 969 399 415.
Se till att företagets organisationsnummer är sparat under Administration> Uppgifter om företaget> Basuppgifter, eftersom importen av transaktioner från SEB till Procountor kräver detta.
Procountors kundservice kommer sedan öppna anslutningen för kunden och påbörja den automatiska hämtningen av transaktionerna från Business Eurocard Online-tjänsten, efter detta kommer anslutningen vara reda att börja användas.
Procountor debiterar en öppningskostnad och sedan månadsavgifter för Business Eurocard Online-anslutningen. SEB Kort debiterar som vanligt deras årliga avgift för transaktionstjänsten, enligt deras gällande prislista.