Procountor Mini är Procountors mobilapplikation. Mini hjälper entreprenörer och företagsanvändare att hålla koll på sin ekonomi även när de är på språng genom att enkelt kunna sakgranska och godkänna fakturor samt skapa resefakturor från sin mobila enhet.
Vad är Procountor Mini?
Procountor Mini är Procountors mobilapplikation som är gjord för att underlätta och effektivisera ekonomihanteringen för entreprenörer och företagsanvändare på språng. Appen gör att saker som kräver en företagaranvändares uppmärksamhet går att sköta via sin mobila enhet, t.ex. sakgranska och godkänna fakturor eller skapa rese- och kostnadsfakturor.
Mini beräknar även reseavstånd baserat på platserna som anges på resefakturan. Det är också lätt att lägga till bilder på t.ex. kvitton som bilagor till rese- och kostnadsfakturor.
Läs mer om Minis funktion för att fotografera och lägga till kvitton direkt i Procountor från mobilen.
Installera Procountor Mini
- Mini kan laddas ner kostnadsfritt från App Store eller Google Play till iOS- och Android-enheter.
- Appen fungerar på svenska, engelska, finska, norska och danska, beroende på språkinställningarna i din mobila enhet.
- Mini har både bastjänster som ingår kostnadsfritt och valbara betaltjänster.
Logga in
- Du loggar in i Mini med ditt befintliga användarnamn och personliga lösenord för Procountor.
- Välj det företag där Mini kommer att användas vid inloggningen.
- Använder du Mini för flera företag kan användaren nu hoppa mellan dessa via appens startsida (från version 17.3.0). För att lägga till fler miljöer i appen behöver du logga in för samtliga miljöer du vill ha åtkomst till. Efter det är gjort kan du hoppa mellan dem i Mini.
Gör så här:- Under användarnamnet på startsidan hittar du en rullgardinsmeny, klicka på denna och välj alternativet Logga in i en annan miljö.
- Ange användarnamn och lösenord.
- Välj den miljö du vill lägga till i Mini-appen.
- Nu hittar du de båda miljöerna i rullgardinsmenyn på startsidan.
- För att lägga till fler miljöer, upprepa steg 1-3 ovan.
Avaktivera och säga upp Procountor Mini
För att avsluta användandet och debiteringen för Procountor Mini så måste detta justeras i Procountor i tillägg till att appen avinstalleras. Detta eftersom debiteringen inte är kopplad till den enskildes App Store eller Google Play konto.
Debiteringen avslutas genom att:
- Gå via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar
- Klicka på Procountor Mini användare
- Markera användaren i listan och tryck på Avsluta användningen av Procountor Mini och OK för att slutföra åtgärden
Det är möjligt att förhindra användare från att använda de avgiftsbelagda funktionerna genom att avaktivera Mini i Procountors inställningar: Administration> Uppgifter om företaget> Inställningar> Integrationsinställningar> Aktivera användning av kostnadsverifikathantering i denna miljö.
Genom att avaktivera inställningen kan användare inte längre använda dessa funktioner och debiteras inte heller för Mini-appen.
Procountor Minis startsida
Namnet på den inloggade användaren samt miljön visas på startsidan av appen. Nya händelser samt ej avslutade rese- och kostnadsfakturor visas här på startsidan.
Knappar på startsidan
Plus (+) knappen
- Genom att klicka på knappen kan du skapa en ny rese- eller kostnadsfaktura. När du klickar på knappen kommer du även åt ej avslutade rese- och kostnadsfakturor för att redigera dem.
Hem knappen (hus)
- Knappen tar dig till Minis startsida.
Klockknappen
- Användaren kan se sina egna uppgifter och aviseringar genom att klicka på klockknappen.
Kugghjulet
- Om du klickar på knappen öppnas en rullgardinsmeny med alternativen Egna uppgifter, Användarvillkor och Logga ut.
- Från Egna uppgifter finns användar- och miljöspecifik information, tiden för senaste inloggning, Procountor-produktversion och Mini-version.
Arkivknappen (arkivlåda)
- Genom att klicka på knappen öppnas arkivet där du finner gamla rese- och kostnadsfakturor som har arkiverats. Se mer nedan.
Arkivet
- Användaren kan hitta sina rese- och kostnadsfakturor i Minis arkiv.
- Resefakturor visar syftet med resan. Om fältet lämnas tomt visas istället produkten som valts på resefakturan.
- Den första produkten på kostnadsfakturan visas för kostnadsfakturan.
Statusarna för verifikaten i arkivet
- X-markerat = Makulerad / Avvisad betalning
- Pil = Under behandling / Mottagen
- Bock = Sakgranskad / Godkänd
- Kuvert = Skickad
- Blå lappar = Betald / Delvis betald / Betalning kö till bank / Överförd till banken
Sakgranska och godkänna fakturor i Mini
Det går att sakgranska och godkänna leverantör-, rese- och kostnadsfakturor i Mini. Meddelanden om fakturor som väntar på sakgranskning och godkännande skickas alltid till Mini, och de följer listan över sakgranskare på fakturan eller den ordning som angetts på sidan Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar för attestflöde om uppgifterna på fakturan är tom.
En notis om en faktura visas i Mini för sakgranskning/godkännande till den person vars tur det är i cirkulationen av fakturor. Makulerade och godkända fakturor visas också i Mini om appen skickat notisen om dem innan fakturan makulerades eller godkändes. I dessa fall visas notisen i displayen som behandlad, och fakturan kan inte behandlas i appen längre. Applikationen visar produktradernas data och PDF-filen via Bilagor. Fakturan kan inte redigeras i Mini.
Om du vill skriva in en kommentar vid sakgranskningen/godkännandet eller vidarebefordra fakturan till en annan sakgranskare eller godkännare måste detta ske i Procountor. Åtgärder som vidtagits i Mini uppdateras via API till fakturans data.
Dimensioner
- Dimensioner kan ställas in på fakturan medans fakturan sakgranskas och godkänns via fliken Dimensioner.
- Välj att dimensionera verifikatet på faktura- eller transaktionsnivå.
- Använd knapparna för att lägga till objekt, balansera och rensa värden. Läs mer om Dimensionering.
- Nya dimensioner eller objekt kan inte läggas till via appen, detta måste göras i Procountor. Därefter kan de även användas i appen Mini.
- Det går inte att dimensionera rese- och kostnadsfakturor som har skapats i Mini. Det går endast att dimensionera fakturor som ska sakgranskas och godkännas.
Fakturaspecifik diskussion
Diskussionsfunktionen möjliggör kommunikation mellan Procountor och Procountor Mini. Samma meddelanden visas både i Mini och Procountor, oavsett var det skrevs först.
Diskussionen i Mini innehåller inte transaktionsuppgifter om fakturan. Därför kan eventuella kommentarer som lämnas vid granskning eller godkännande inte ses i Mini. Kommentarerna som lämnas i Mini syns dock som vanligt i Procountor.
Diskussionsfunktionen öppnas med ikonen för ett pappersflygplan i granskningsvyn. Där kan du skriva och skicka meddelanden. Ett meddelande kan inte raderas efter det har blivit skickat.
Läs mer om Fakturaspecifik diskussion i Procountor.
Skapa en rese- och kostnadsfaktura
- För att kunna skapa en rese- eller kostnadsfaktura i Mini-appen måste användaren ha Alla rättigheter till Ny rese- och kostnadsfaktura och minst Läsrättigheter till Sök fakturor för att bilderna och bilagorna ska skickas med från appen till rese- eller kostnadsfakturan i Procountor. Användaren måste även finnas med i personregistret och en länk mellan användaren och registret måste finnas.
- Gällande resefakturor följer Procountor Mini Skatteverkets beslut om skattefria ersättningar för resekostnader.
- Mini har en GPS-positioneringsfunktion så att den automatiskt kan hämta den aktuella platsen för resefakturan. Det bör noteras att GPS: n inte kontinuerligt beräknar avståndet, utan markerar platsen där den var påslagen.
- Med den automatiska kilometerfunktionen kan Google API:er användas för att beräkna kilometer för automatiska kilometerrätter.
- Du kan registrera en resefaktura i Mini när du är offline. Observera att resefakturan då skickas till Procountor först när din mobil är online igen.
Resefaktura med dagtraktamente
- Tryck på knappen + på startsidan av appen.
- Välj alternativet Ny resefaktura.
- Ange Avreseort för din resa. Aktivera Använd nuvarande plats om appen ska hämta informationen åt dig. För att Mini ska kunna hämta din plats måste telefonen vara online så att Google API kan hämta informationen.
- Lägg in Avgångstid för din resa, ange datum och tid. Ändra också Tidszon om du rest från en annan än den angivna.
- Ansök om dagtraktamente genom att aktivera detta via Ansök om dagtraktamente.
- När alla uppgifter fyllts i, tryck på knappen Klar.
- Nästa steg är ange vilka måltider företaget bekostat. Tryck på Avdrag och sedan på frukost/lunch/middag beroende på vilken eller vilka måltider som företaget bekostat.
- Tryck på knappen Klar.
- Lägg till eventuella andra poster.
- Avsluta resan genom att trycka på + knappen och välj Resa slut.
- Om du inte klickar på knappen Resa slut i resefakturan, använder Mini den sista inställda platsen som slutdestination.
- Tidpunkten för resans slut har effekter på beräkningen av dagpenningen.
- Överst i tidslinjen för resefakturan kan du se summan av resefakturan i redovisningsvalutan i din Procountor-miljö. - Med knappen Slutför uppe i högra hörnet avslutar du resefakturan. Kontrollera att du lagt till allt nödvändigt till resefakturan.
- Ange en förklaring i Resans syfte. Fältet är obligatoriskt.
- Aktivera Debitera kostnader från kund om detta ska göras.
- Om du vill fortsätta på denna resefaktura vid ett senare tillfälle i Procountor, aktivera Skicka till Procountor som ett utkast. Fakturan får då status Under behandling och det går att redigera den i Procountor.
- Skicka iväg resefakturan genom att trycka på Skicka. Efter att resefakturan skickats kan den inte längre redigeras i Mini-appen.
Resefaktura utan dagtraktamente
- Tryck på knappen + på startsidan av appen.
- Välj alternativet Ny resefaktura.
- Ange Avreseort för din resa. Aktivera Använd nuvarande plats om appen ska hämta informationen åt dig. För att Mini ska kunna hämta din plats måste telefonen vara online så att Google API kan hämta informationen.
- Lägg in Avgångstid för din resa, ange datum och tid. Ändra också Tidszon om du rest från en annan än den angivna.
- Om du inte vill ansöka om dagtraktamente, se då till att Ansök om dagtraktamente inte är aktiverat.
- När alla uppgifter fyllts i, tryck på knappen Klar.
- Lägg till eventuella andra poster.
- Avsluta resan genom att trycka på + knappen och välj Resa slut.
- Om du inte klickar på knappen Resa slut i resefakturan, använder Mini den sista inställda platsen som slutdestination.
- Tidpunkten för resans slut har effekter på beräkningen av dagpenningen.
- Överst i tidslinjen för resefakturan kan du se summan av resefakturan i redovisningsvalutan i din Procountor-miljö. - Med knappen Slutför uppe i högra hörnet avslutar du resefakturan. Kontrollera att du lagt till allt nödvändigt till resefakturan.
- Ange en förklaring i Resans syfte. Fältet är obligatoriskt.
- Aktivera Debitera kostnader från kund om detta ska göras.
- Om du vill fortsätta på denna resefaktura vid ett senare tillfälle i Procountor, aktivera Skicka till Procountor som ett utkast. Fakturan får då status Under behandling och det går att redigera den i Procountor.
- Skicka iväg resefakturan genom att trycka på Skicka. Efter att resefakturan skickats kan den inte längre redigeras i Mini-appen.
Kostnadsfaktura
- Tryck på knappen + på startsidan av appen.
- Välj alternativet Ny kostnadsfaktura.
- Lägg till en bilaga.
- Du kan ta en bild av bilagan (Ta foto-knappen) eller sök efter en befintlig foto från dina mobila enheter (Annan fil-knappen).
- Bilagan kan också vara en PDF-fil.
- Om du vill lägga till en bilaga, t.ex. ett långt kvitto, kan du ta flera bilder av det och sedan bifoga bilderna till kostnadsfakturan.
- Papperskorgen i högra hörnet av bilagan raderar bilagan.
- Om det inte finns någon bilaga att lägga till eller om du vill lägga till den i Procountor senare, välj alternativet Ingen bilaga. - Ange Produkttyp, Inköpsdatum, Pris och MOMS. Produkterna kommer från Procountor.
- Om du väljer en annan Valuta än SEK så kan även kursen för den valda valutan definieras efter önskemål.
- Ange något i fältet Kommentar om du vill skriva någon kommentar.
- Lägg till flera kostnader/utlägg via + symbolen och välj Kostnad.
- Med knappen Slutför uppe i högra hörnet avslutar du kostnadsfakturan. Kontrollera att du lagt till allt nödvändigt till kostnadsfakturan.
- I summeringen kan du kontrollera alla kostnader du lagt till. Om du vill fortsätta på denna kostnadsfaktura vid ett senare tillfälle i Procountor, aktivera Skicka till Procountor som ett utkast. Fakturan får då status Under behandling och det går att redigera den i Procountor.
- Skicka iväg kostnadsfakturan genom att trycka på Skicka. Efter att kostnadsfakturan skickats kan den inte längre redigeras i Mini-appen.