Startguide för en ny Procountor-miljö

Välkommen till Procountor! På denna sida har vi samlat en lista över åtgärder för att komma igång med användningen. Denna guide är avsedd för användare med omfattande användarrättigheter i den aktuella Procountor-miljön (till exempel Systemadministratörsroll).

• Företagets Procountor-miljö är till en början i provanvändning om avtalet inte har ingåtts vid tidpunkten för miljöns skapande och övergår till produktionsläge på det datum som anges i avtalet. 

 

Inloggning i Procountor

Du kan logga in i Procountor via inloggningsmenyn i det övre högra hörnet på Procountors hemsida eller direkt via länken secure.procountor.com. Inloggningen i Procountor är tvåstegs: för att logga in behöver du

• användarnamn och personlig lösenord
• växlande lösenord eller Procountor Nyckel-appen (behövs inte vid första inloggningen)

Vid första inloggningen behöver du inte växlande lösenord, utan endast användarnamn och personligt lösenord. Listan över växlande lösenord genereras vid första inloggningen och kan vid behov bytas till Procountor Nyckel-appen, vilket innebär att inloggningen i framtiden bekräftas med appen istället för växlande lösenord.

För frågor om inloggning, såsom processen för första inloggningen eller återställning av förlorade inloggningsuppgifter, hittar du instruktioner i vår handbok.

 

Egna uppgifter och inställningar

Efter att du har loggat in i Procountor kan du komplettera dina personliga uppgifter, till exempel byta personlig lösenord och förnya listan över växlande lösenord i vyn Egna uppgifter och inställningar, som finns under figurikonen i det övre högra hörnet av programmet.

 

Guidad introduktion

När du loggar in som systemadministratör i Procountor för första gången öppnas en uppgiftslista för guidad introduktion (med undantag för Procountors lagringsversion). Genom att klicka på uppgiftslistans rubriker kommer du direkt till den vy i Procountor som du som systemadministratör bör gå igenom och/eller komplettera.

När en viss punkt i den guidade instruktionen har genomförts, markeras detta på raden för den punkten. Samtidigt fylls Förlopp för dina miljöinställningarna ovanför uppgiftslistan.

Du kan flytta fönstret för guidad introduktion till skärmens övre del genom att klicka på streckknappen i det övre högra hörnet av fönstret, så att listan inte stör vyerna. Listan kan återställas till fönsterläge genom att klicka på knappen Öppna som en lista i det övre vänstra hörnet av programmet.
Du kan stänga fönstret för guidad introduktion genom att klicka på knappen Hoppa över guidad introduktion längst ner i fönstret. Om du vill öppna den guidade introduktionslistan igen efter att ha stängt den, kan du göra det genom att välja Öppen guidad introduktion från menyn Basuppgifter i det övre högra hörnet av programmet.

 

Åtgärder för att komma igång

Den guidade introduktionen innehåller följande åtgärder. Genom att klicka på länkarna i listan kommer du till detaljerade instruktioner för varje åtgärd.

• Fyll i företagets grunddata: Komplettera företagets grunddata med organisationsnummer, adressuppgifter och kontaktpersoner.
• Öppna bankaförbindelser: För att möjliggöra automatisk betalningstrafik, fyll i bankfullmakt för varje företags bankkonto.
• Lägg till bankkonto: Lägg till företagets bankkontouppgifter. Välj samma tjänster för bankkontona som du har valt för bankfullmakten som skickats till banken.
• Ange användarinställningar för miljön: Se till att användarinställningarna är lämpliga för företaget. Återgå till att ange inställningar för godkännandecirkulation efter att du har lagt till användare i miljön i steget Ange användare och användarrättigheter.
• Lägg till räkenskapsperiod: Lägg till företagets räkenskapsperiod och skapa uppföljningsperioder för det aktuella räkenskapsperiodet. Spara även föregående räkenskapsperiod för att importera jämförelsedata.
• Fyll i skatteuppgifter: Fyll i företagets skatteuppgifter med deklarationsperiod, OmaVero-referens och skatteförvaltningens bankkonto för att kunna skicka deklarationer till skattemyndigheten.
• Kontrollera Förvalda värden för moms: Gå igenom företagets använda momssatser och momsstatusar.
• Grundläggande löneuppgifter: Kontrollera företagets löneuppgifter om löner räknas i Procountor. Bekanta dig också med processen för att komma igång med löneberäkning här. (Steget kan hoppas över om löner inte beräknas i Procountor)
• Löneperioder: I vyn Löneperioder kan du lägga till företagets löneperioder som används vid upprättandet av löneberäkningar. (Steget kan hoppas över om löner inte räknas i Procountor)
• Ange användare och användarrättigheter: Lägg till företagets användare och ange deras användarrättigheter. Efter att ha lagt till användare kan du återgå till Användarinställningar för att ange godkännandecirkulationsinställningarna. Om lönebetalning hanteras i Procountor, fyll även i personernas bankkonton i Personregistret.
• Skapa kundregister: Kunder sparas i registret när du skapar den första försäljningsfakturan för dem. Du kan också importera kunddata manuellt eller via filimport som en CSV-fil.
• Skapa produktregister för försäljning: Skapa produktregistret manuellt eller importera produktdata som en CSV-fil via filimport.
• Övrigt att beakta
  • Skapa och skicka leverantörsmeddelande: För att ta emot e-fakturor, meddela företagets leverantörer om e-faktura- och skanningsadresser. Du får ett förifyllt leverantörsmeddelande genom att klicka på knappen Skapa ett leverantörsmeddelande.
  • Lägg till företagets logotyp på fakturamallen: Lägg till företagets logotyp på fakturamallen. Logotypen visas även på löneberäkningar och beställningar.
  • Kontrollera kontoplanen: Kontrollera kontoplanen och lägg till nya underkonton vid behov.
  • Kontrollera standardkonteringar: Med hjälp av standardkonteringar styrs varje verifikat (inklusive rese-/kostnadsfaktura, lön, kontoutdrag) till önskat bokföringskonto.
  • Interna redovisningsdimensioner och benämningar: Skapa dimensioner, det vill säga uppföljningsobjekt eller kostnadsställen för intern redovisning. Ange även dimensionernas artiklar, det vill säga underuppföljningsobjekt.
  • Börja bokföra: Spara saldon från föregående räkenskapsperiod. Importera även saldon och reskontra för det aktuella räkenskapsperiodet manuellt eller med funktionen Inför noteringar.

 

Övrigt att beakta vid start av användning

• Spara e-faktura- och skanningsadresser:
  • Förutom de åtgärder som listas i den guidade introduktionen bör eventuella e-fakturaadresser som öppnats från banken kompletteras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget> Adresser för nätfaktura och skanningstjänst
  • Om företaget har beställt e-faktura- och skanningsadresser från Apix Messaging Oy, sparas adresserna i Procountor av Finago när de har aktiverats, vilket innebär att företaget inte själv behöver komplettera adresserna.
• Skapa person- och leverantörsregister
  • Om Procountor ska användas för att skapa löner och/eller rese- och kostnadsfakturor, skapa personer i personregistret. Mer detaljerad information om att ange löntagares uppgifter finns här.
  • Leverantörer sparas automatiskt i leverantörsregistret vid mottagande eller skapande av den första fakturan, men registeruppgifterna kan också sparas i förväg, till exempel genom att använda Import av material.

Sökord: systemadministratörsmanual, startguide för systemadministratör, Procountors startguide