Startguide för systemadministratören

Här beskrivs vad systemadministratören behöver göra när företaget börjar använda Procountor.

Med dessa instruktioner kan du enkelt komma igång i frågor som rör användningen av Procountor. Vi rekommenderar att du delar instruktionerna med andra användare i din organisation.

Genom att följa sökvägen till infografiken nedan kan du få grundinställningarna i programmet rätt. Öppna manualen som PDF-fil här! Filen har inbäddade instruktionslänkar för varje steg, och du kan enkelt komma åt instruktionerna i ihandboken genom att klicka på länken.

Egna uppgifter och inställningar

Högst upp till höger hittar du Basuppgifter > Egna uppgifter och inställningar. 

Där öppnas en vy där du anger egna personuppgifter (namn, telefonnummer, e-postadress o.s.v.). Välj ett eget lösenord till dig själv och skriv ut listan med engångslösenord eller installera appen Procountor Nyckel och aktivera den. 

Användare och användarrättigheter

Kontrollera dina behörigheter för miljön under Administration > Användare och användarrättigheter. 

Systemadministratören skapar företagets övriga användare och definierar användarnas behörigheter.

• Fundera noga på vem som ska få behörighet att administrera användarna i företaget. Personen har då behörighet till Administration > Användare och användarrättigheter, och kan där ändra sina egna behörigheter samt lägga till och ta bort användare.
• Kontrollera vem som har fått behörighet till betalningar. Från början har endast systemadministratören behörighet att betala fakturor. Andra användare behöver få denna behörighet tilldelad. 
• När du skapar en ny användare, spara personens e-postadress, telefonnummer och personnummer. E-postadressen används bland annat vid cirkulation av inköpsfakturor, och telefonnumret används för att skicka ut SMS om lösenord.
• Förklara för nya användare att om de vill använda sig av en lista med engångslösenord för att bekräfta inloggningen så bör de kontrollera att popup-fönster går att öppna i Procountor, eftersom programmet genererar en lista med engångslösenord i samband med den första inloggningen. 

Webbläsarspecifika inställningar för att t.ex. tillåta popup-fönster kan göras med hjälp av dessa instruktioner.

Basuppgifter

Komplettera företagets basuppgifter under Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.

Uppgifterna som är sparade i den här vyn om adress samt uppgifter om faktureringens kontaktperson visas nederst på kundfakturorna.

Skicka in anmälan till Skatteverket

Då Procountors kunders räkenskapsinformation lagras i dataservrar lokaliserade i Finland så måste en enkel anmälan skickas in till Skatteverket. Skriv ut blanketten nedan och fyll i företagets namn samt organisationsnummer. Ingen signatur krävs. 

Blankett att skriva ut: Blanket_Skatteverket.pdf

För mer information se detta informationsblad: Information_förvaring_av_räkenskapsmaterial.pdf

Bankförbindelser

Fyll i kontouppgifterna

Detta fyller du i och sparar under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.

• Uppgifterna IBAN, namn på bank, BIC och organisationsnummer ska sparas innan bankförbindelsefullmakten skickas till banken enligt "Koppla företagets bankkonton till Procountor" här nedan. Det är nödvändigt att spara ett bankkonto för att kunna skapa kundfakturor.

  För kunder med SEB krävs att CIN-numret anges istället för org.nr och ett Bankgiro-nummer måste sparas för kontot. Lägg till Bankgiro-numret med knappen Lägg till PG/BG.

• Kryssa i rutan Förvalt konto på faktura för att välja det konto som ska vara företagets standardbankkonto på kundfakturorna.

• Obs! Om du vill ändra namnet för kontot 1910 i kontoplanen görs detta under Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan i systemet.
• Vilka betalningssätt som finns tillgängliga beror på vilka tjänster som har avtalats med banken. Välj samma tjänster för Procountor som specificerades i bankförbindelsefullmakten som skickades till banken.

Koppla företagets bankkonton till Procountor

Skicka bankförbindelsefullmakt till ditt företags bank för koppling av kontoutdrag och möjligheten att betala från systemet.

• Blanketten för bankförbindelsefullmakten eller tillvägagångssättet ser olika ut beroende på bank. Blanketter och instruktioner för Bankfullmakter och koppling till Procountor hittar du i Procountors handbok.
  
  
• Vi rekommenderar att avtala om att kontoutdragen skickas varje dag för att man ska få uppdaterade rapporter om bland annat öppna fakturor.

Kontrollera om din bank har kopplat bankkontot till Procountor

• Bankkontot måste vara registrerat i kundens miljö för att kontoutdragen ska visas i Procountor. Säkerställ därför att uppgifterna är sparade på sidan Bankförbindelser. Kontrollera att organisationsnumret angetts (10 siffror). Har kunden SEB ska istället CIN numret anges (14 siffror).
• Under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar kan du se det senaste kontoutdraget, förutsatt att banken har bekräftat att kopplingen gjorts. I vissa fall skapas det första kontoutdraget bara om det har skett transaktioner.
• Testa att betalningsrörelsen fungerar som den ska med hjälp av en faktura/betalning. Detta är en del av kopplingen och kan därför missas av banken. Om allt är i sin ordning kommer fakturan automatiskt att få statusen Betald efter att nästa kontoutdrag har mottagits.

E-faktura

För att kunna skicka och ta emot e-fakturor ska användaren aktivera tjänsten under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst. 

• Tryck på knappen Lägg till rad
• Välj operatör APIX 360 AB (APIXSE) i rullistan och kontrollerar att rätt organisationsnummer för företaget är angivet.
• Tryck på Spara

När detta gjorts går det direkt att skicka och ta emot e-fakturor till företagets kunder. Om leverantörer vill kunna skicka e-fakturor till företaget ska företaget meddela vilken operatör (APIX Messaging) företaget använder sig av och vilket organisationsnummer de har.

Priset för e-fakturor hittar du i vår prislista.

Skanningsadresser för e-post och post

• Era e-post- och skanningsadresser sparas i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst. Läs mer i vår handbok om vår Skanningstjänst för leverantörsfakturor. 
• För att kunna ta emot skannade pappersfakturor och fakturor som skickas via e-post direkt till systemet, beställ OpusCapitas avgiftsbelagda e-post- och skanningsadress från Procountor (kundservice@procountor.com) eller via din kontaktperson på er redovisningsbyrå. Vi meddelar er när vi har fått adresserna av OpusCapita (det tar ca två veckor från beställning). 
• Om ni vill ta emot e-postfakturor och skannade pappersfakturor från era leverantörer i fortsättningen, ska leverantörerna informeras om företagets nya faktureringsadresser. Det kan ni göra med hjälp av detta dokument där ni bara kompletterar med era företagsspecifika uppgifter:

Informationsbrev/leverantörsbrev

Information om ny faktureringsadress
Information of new invoicing address

Om även e-fakturering aktiverats: 

Information om ny faktureringsadress (inkl. e-faktura)
Information of new invoicing address (incl. e-invoice)

Det är viktigt att informera leverantörerna om att:

• För att skanningstjänsten ska kunna identifiera fakturorna som skickats via post ska fakturaadressen stå med på den faktiska fakturan, inte bara på själva kuvertet.
  • Pappersfakturor som saknar fakturaadressen skickas tillbaka till leverantören.
• Inget annat material än fakturor får skickas till skanningsadressen.
• Fakturor som skickas via e-post ska alltid bifogas till e-posten i PDF- eller TIFF-format.
  • Ett e-postmeddelande kan innehålla högst 10 bilagor, och den maximala storleken per bilaga är 10 Mb.
  • En bilaga tolkas alltid som en faktura.
• Fakturor eller kvitton som skickas till tjänsten för e-post skanning måste skannas med en riktig skanner. Det kan inte till exempel vara en bild av en faktura eller ett kvitto tagna med en mobiltelefon som sedan omvandlas till en PDF-fil. Skannern kan tyvärr inte läsa denna typ av fakturor/kvitton och informationen blir därför ofullständig eller fel.

Inställningar

Kontrollera via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar att Inställningarna passar ditt företag. Här tar man bland annat ställning till följande:

Om du vill att Procountor följer upp inkasso- och dröjsmålsavgifter aktiverar du det i den här vyn.

Inställningar för attestflöde 

Vi rekommenderar att företaget använder cirkulation av fakturor, en funktion som möjliggör en enkel cirkulation av leverantörsfakturor mellan sakgranskarna och vidare till godkännarna. Kontrollera detta via Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde.

Det är värt att definiera förvalda sakgranskare och godkännare som standard här på företagsnivå för den vanligaste cirkulationen, och hantera specialfall separat. 

Inställningar för fakturor 

Under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för fakturor hanterar du t.ex. logotyp på fakturamall. 

Uppgifter om bokföringen

Definiera räkenskapsår och räkenskapsmånader

Fyll i räkenskapsåren i basuppgifterna för företagets bokföring under Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsår.

• Spara också föregående räkenskapsår för att kunna spara utgående saldon för sista dagen i det föregående räkenskapsåret.
• Skapa räkenskapsmånader för innevarande räkenskapsår.

Jämför tidigare använd kontoplan med Procountors kontoplan

Nya miljöer som grundas i Procountor har automatiskt EU BAS 2018 om ingen annan kontoplan kopierats.

Lägg till nya underkonton i Procountors kontoplan vid behov. Det är inte möjligt att ändra kontoplanens struktur. Obs! Momsen behandlas inte med hjälp av kontoplanens konton.

Dimensioner

Fundera på om företaget ska ha intern redovisning. I Procountor sker den interna redovisningen med hjälp av dimensioner. Dimensionerna och dess artiklar kan skapas under Administration > Uppgifter om bokföringen > Dimensioner. Läs mer här om Vad är en dimension? 

Fyll i beskattningsuppgifter

Fyll i uppgifter om beskattningen under Administration > Uppgifter om bokföringen > Beskattningsuppgifter.

Användning av register

Skapa produkter i produktregistret för försäljning och inköp. Kontrollera produkternas momsprocentsatser och ange eventuella förvalda konteringar och förvalda dimensioner. Spara affärspartner i programmet och ange eventuella standardvärden för dem.

När du använder produkter och affärspartner (kunder, leverantörer, personer) i produktregistret, kan du under Rapportering > Registerrapporter skapa CRM-åtgärdsrapporter (för kundhanteringsåtgärder), Produktregisterrapporter, och Affärspartnersrapporter. 

Import av material

Det går även att importera data för företagets person-, kund-, leverantörs- och produktregister via Administration > Import av material.

Starta bokföringen

Efter att uppgifterna i affärspartners- och produktregistren har sparats, kan du börja skapa fakturor, göra utbetalningar och utföra andra funktioner. Du kan starta bokföringen genom att spara föregående periods utgående saldon eller uppgifter för början av året även om programmet redan har börjat användas.

Procountor startar numreringen av varje verifikationstyp från nummer ett. Läs mer om numrering av kundfakturor.

• När man börjar använda Procountor ska bokföringens ingående saldon importeras i programmet antingen med ett nytt verifikat, med en överföringsfil för bokföringsmaterial, eller genom att spara föregående räkenskapsårs jämförelseuppgifter i programmet. I samband med att en räkenskapsperiod stängs skapar programmet automatiskt ingående saldon för nästa räkenskapsperiods första dag.
• Om du vill se alla öppna försäljningsfakturor i Procountor, spara alla fakturor som är öppna när programmet börjar användas antingen som saldon eller fakturavis. Kom ihåg att spara korrekta referenser så att inkommande referensbetalningar automatiskt matchas mot korrekta fakturor.
• Om du vill skapa årsredovisningar via Procountor i slutet av året, spara alla löner och resefakturor från början av året i programmet.
• Den första momsberäkningen skapas i programmet för den månad som innehåller de äldsta transaktionerna som inkluderar moms. Obs! Om du har lagt in transaktioner som inkluderar moms på en månad före den första momsmånaden, kom ihåg att nollställa transaktioner som inkluderar moms innan du skapar den första momsberäkningen. Då undviker du att momsen som ingår i dessa verifikationer tas med i momsberäkningen.

Läs mer om hur det går till att starta bokföringen.