Inställningar

Inställningarna nås från programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar. I inställningarna definieras företagsspecifika standardinställningar för användningen av Procountor.

 

Inställningar

Förvalda tilläggsuppgifter på försäljningsfaktura

• Text som skrivs in i fältet visas automatiskt i fältet Tilläggsuppgifter på nya försäljningsfakturor och försäljningsorder. Förvalda tilläggsuppgifter kan innehålla högst 500 tecken.
• De förinställda tilläggsuppgifterna visas inte på massfakturor eller på fakturor i samband med avtalsfakturering. På försäljningsfakturor som importeras via Import av material visas förvalda tilläggsuppgifter om ingen ytterligare information anges i importfilen och om kunden inte har egna förvalda tilläggsuppgifter angivna i registret. Om kunden har en standardinformation angiven i registret, åsidosätter den standardinformationen i Inställningarna.
• Tilläggsuppgifterna kan anges direkt i fältet eller genom att trycka på pennikonen till höger om fältet, vilket öppnar ett fönster för redigering av informationen. Radbrytningar kan också användas. Radbrytningar läggs till med \ -tecknet.

Postningssätt för försäljningsfakturor och order

•  Inställningen definierar standardpostningssättet när fakturakanalen Post används.
• I menyn kan du välja om breven ska skickas som 1:a klass eller 2:a klass post, och om de ska vara i färg eller svartvitt. Det använda kuvertet är i storlek C5, dvs. 22,9 cm x 16,2 cm, och har ett fönster som är 9 cm x 6 cm stort. Fönstrets avstånd från vänster kant är 1,8 cm och från överkanten 1,5 cm.
•  Detta postningssätt används också för massfakturor och fakturor som importeras via dataimport när fakturakanalen är Post.

RF-referens

•  Inställningen möjliggör användningen av den internationella referensen (RF-referens, RF Creditor Reference) standardiserad av ISO (International Organization for Standardization). Den internationella RF-referensen kan användas både för inhemska och utländska försäljningsfakturor.
• När RF-referensen aktiveras i Inställningarna, kommer den endast att gälla för nya kunder som skapas i kundregistret. För gamla kunder kan referensen aktiveras i kundens grunduppgifter i Kundregistret. RF-referensen kan också aktiveras per faktura. Om RF-referensvalet är aktiverat i Inställningarna, kommer försäljningsfakturor som skapas utan en registrerad kund att ha RF-referensen som standard.

Inställningar för verifikatspecifik kontering (om fakturor konteras radvis eller per verifikat)

Kontera försäljningsfakturor

• Inställningen påverkar konteringsmetoden för försäljningsfakturor. Inställningen är aktiverad som standard. Det innebär att försäljningsfakturor konteras radvis, vilket betyder att varje fakturarad skapar en egen bokföringspost i fakturans Bokföringsvy.
• Om inställningen avaktiveras, konteras fakturorna per verifikation, vilket innebär att rader med samma bokföringskonto och momssats kombineras i fakturans Bokföringsvy. Om produktbaserade standardkonteringar eller dimensioneringar ska användas på försäljningsfakturor, måste fakturorna konteras radvis.
• Konteringsmetoden kan ändras vid behov i fakturans Bokföringsvy med knapparna Rader till noteringar / Noteringar till rader.

Kontera inköpsfakturor

• Inställningen påverkar konteringsmetoden för inköpsfakturor och fungerar på samma sätt som för försäljningsfakturor. Inställningen är aktiverad som standard, vilket innebär att inköpsfakturor konteras radvis. Om produktbaserade standardkonteringar eller dimensioneringar ska användas på inköpsfakturor, måste fakturorna konteras radvis.

Använd Juniors konteringsprognoser på inköpsfakturor

• Med inställningen kan Procountor Junior aktiveras.

Kontera rese- och kostnadsfakturor

• Inställningen påverkar konteringsmetoden för rese- och kostnadsfakturor och fungerar på samma sätt som för försäljningsfakturor. Inställningen är aktiverad som standard, vilket innebär att rese- och kostnadsfakturor konteras radvis. Om produktbaserade standardkonteringar ska användas på rese- och kostnadsfakturor, måste fakturorna konteras radvis.
• Standardkonton för rese- och kostnadsfakturaprodukter kan definieras i programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för rese- och kostnadsfakturor.

Kontera löner

• Inställningen påverkar konteringsmetoden för löner. Inställningen är aktiverad som standard, vilket innebär att varje rad i löneberäkning och arbetsgivaravgiften skapar en separat bokföringspost i löneberäkningens Bokföringsvy. Om inställningen avaktiveras, kombineras bokföringsposterna per bokföringskonto.
•  Standardkonton för lönearter kan definieras i programmet under Administration > Uppgifter on bokföring > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för löner.

Förvald fakturakanal för nya kunder, leverantörer och personer

• I menyn definieras vilken fakturakanal som ska användas som standard för nya affärspartners eller personer som skapas i registret.
•  Denna fakturakanal används om ingen annan fakturakanal specifikt väljs för affärspartnern i registret.

Avtalsfakturering 

• Inställningen definierar om avtalsnumret automatiskt läggs till i fältet Avtalsnummer på försäljningsfakturan vid avtalsfakturering. Detta är endast tillgängligt för användare med specialrättigheter för Försäljningsfaktura och Avtalsfakturering.

Granskningsanteckningar på försäljningsfakturor

• Inställningen definierar om granskningsanteckningar kan läggas till på försäljningsfakturor. Som standard är inställningen inte aktiverad. Om inställningen aktiveras, visas en knapp Gransk.ant. på fakturans vy, där granskningsanteckningar kan läggas till och visas. Varje användare kan lägga till en anteckning och kan uppdatera eller ta bort sina egna anteckningar.
• Vid sökning av verifikat finns möjlighet att söka fakturor baserat på granskningsteckningens skapare (sökvillkor Gransk.ant. införd av), antal anteckningar och text (sökvillkor Gransk.ant. antal och kommentar). I sökresultatens kolumn Gransk.ant. visas information om antalet granskningsanteckningar, skapare och datum.

Leveransvillkor

• Inställningen definierar om leveransvillkor (Incoterms/Finnterms) används på fakturor. Som standard används inte leveransvillkor. Om inställningen aktiveras, visas två nya fält på fakturans vy: Leveransvillkor och Ort.

Kontantrabatter på försäljning

• Inställningen möjliggör användningen av tvådelade betalningsvillkor på försäljningsfakturor och -order samt i kundregistret. Om inställningen aktiveras, kan betalningsvillkor med både nettoförfallodag och kontantrabattens förfallodag och procent användas på försäljningsfakturor och -order samt i kundregistret.
• Mer information om hantering av kontantrabatter finns här.

Kontantrabatter på inköp

• Inställningen möjliggör användningen av tvådelade betalningsvillkor på inköpsfakturor och -order samt i leverantörsregistret. Om inställningen aktiveras, kan betalningsvillkor med både nettoförfallodag och kontantrabattens förfallodag och procent eller belopp (endast på fakturor) användas på inköpsfakturor och -order samt i leverantörsregistret.
• Mer information om hantering av kontantrabatter på inköp finns här.

Bankkontoverifiering

• Inställningen är aktiverad som standard och påverkar kontrollen av bankkontonumret på inkommande inköpsfakturor. När inställningen är aktiverad, kontrollerar Procountor automatiskt om bankkontonumret på fakturan matchar det bankkontonummer som är registrerat för leverantören.
• Om bankkontonumret på fakturan inte matchar bankkontonumret i Leverantösregistret, meddelar programmet detta vid granskningen av fakturan. Syftet med funktionen är att förhindra att fakturan betalas till ett annat konto än det avsedda.

Löneslag som ska tillämpas

• Denna inställning påverkar endast löner som skapats före 2019. Inställningen definierar om endast löneslag från Procountors löneslagsregister kan användas på lönegrundens och löneberäkningens lönerader. Som standard är inställningen aktiverad, vilket innebär att endast löneslag från löneslagsregistret kan användas.

FO-nummer och SSN på lönespecifikation

• Inställningen definierar om FO-numret eller arbetsgivarens personbeteckning visas på löntagarens lönespecifikation.

Befattning på löneberäkning

• Inställningen definierar om den befattning som sparats för löntagaren i Personregistret visas i förhandsgranskningen av löneberäkningen, i löntagarens adressuppgifter. Som standard är inställningen inte aktiverad.

Lönekanal

• Inställningen möjliggör att löneberäkningar skickas via e-postkanalen. Som standard är inställningen avaktiverad, men om man vill möjliggöra att löneberäkning skickas via e-post kan inställningen aktiveras. Om e-post inte är vald som en tillåten lönekanal, kommer den inte att visas bland lönekanalalternativen i miljön och kan inte användas för att skicka löneberäkning.
• OBS! Ändringen av e-post-lönekanalens inställningar bör göras när föregående periods löner har behandlats klart och innan nästa periods löneberäkning påbörjas.

Produkter som ska användas på resefakturor

• Inställningen definierar om endast produkter från Procountors produktregister kan användas på reseräkningar. För reseräkningar är inställningen aktiverad som standard, vilket innebär att endast registerprodukter kan användas på räkningarna. Om inställningen avaktiveras, kan rader läggas till manuellt på reseräkningarna.

Produkter som ska användas på kostnadsfakturor

• Inställningen definierar om endast produkter från Procountors produktregister kan användas på kostnadsräkningar. För kostnadsräkningar är inställningen avaktiverad som standard, vilket innebär att rader kan läggas till manuellt på räkningarna.

Användning av reseräknare

• Inställningen definierar om Reseräknaren öppnas automatiskt när en ny reseräkning skapas. Som standard är inställningen inte aktiverad.

Personbeteckningens slutdel på fakturor

• Inställningen definierar om frågan om att dölja personnummerns slutdel på fakturan ställs när en ny faktura skapas. Som standard är alternativet Slutdelen döljs automatiskt valt i användarinställningarna, vilket innebär att personnummerns slutdel automatiskt döljs på alla verifikat.
• Andra alternativ är Frågar alltid om slutdelen ska döljas (på fakturor), Slutdelen döljs inte och Slutdelen döljs bara på fakturor. Observera att i Personregistret måste kodens typ vara vald som Personbeteckning i fältet Kod för att användarinställningens val ska påverka slutdelen av personnumret.

Semesterberäkning

• Inställningen inaktiverar semesterberäkningen för alla anställda.
• Inställningen är avsedd endast för situationer där automatisk semesterberäkning har aktiverats och man vill inaktivera den för alla anställda på en gång.

Semesterinfo på lönespecifikation

• När semesterberäkningen är aktiverad visas som standard outnyttjade semesterdagar på löntagarens löneberäkning. Genom att välja detta alternativ visas inte outnyttjade semestrar på löneberäkningen.

Semesterpenning

• Det är möjligt att lägga till automatisk beräkning av semesterpenning i Procountors semesterberäkning genom att välja Ta i bruk funktionen semesterbonus. Därefter ackumuleras semesterpenning automatiskt för alla anställda med 50%-regeln när semesterberäkningen är aktiverad.

Grupper av affärspartner i två plan

• Inställningen definierar om huvudgruppsfunktionen ska användas i Affärspartnerregistret. Huvudgrupper är överordnade affärspartnergrupper som kan innehålla affärspartnergrupper, men inte enskilda affärspartners direkt. Syftet med funktionen är att underlätta hanteringen av stora register.
• Huvudgrupper hanteras under Register > Huvudgrupper, vilket endast är synligt om inställningen är aktiverad. Som standard är inställningen inte aktiverad.

Produktgrupper i två plan

• Inställningen avgör om huvudgruppsfunktionen ska användas i Produktregistret. Produktens huvudgrupper är överordnade produktgrupper som kan innehålla produktgrupper, men inte enskilda produkter direkt. Syftet med funktionen är att underlätta hanteringen av stora register.
• Produktens huvudgrupper hanteras under Register > Produkthuvudgrupper, vilket endast är synligt om inställningen är aktiverad. Som standard är inställningen inte aktiverad.

Automatisk sökning

• Denna inställning påverkar sökningen i registren och definierar om sökningar i registren ska startas automatiskt i bakgrunden av programmet eller först när du klickar på Sök. Standardinställningen är att sökningen är aktiverad.

Komplettering av sökningar

• Inställningen definierar om textbaserade sökningar endast kompletteras från slutet. Som standard är inställningen avaktiverad, vilket innebär att sökningar kompletteras både från början och slutet. Till exempel, om “a” anges som sökvillkor för affärspartnerns namn, returnerar sökningen som standard alla namn som innehåller bokstaven “a”.
• Om inställningen är aktiverad och “a” anges som sökvillkor för affärspartnerns namn, returnerar sökningen endast de namn som börjar med bokstaven “a”. Om inställningen är aktiverad men man ändå vill söka efter alla affärspartners som innehåller bokstaven “a”, måste sökvillkoret anges som “*a”, där * -tecknet motsvarar vilken teckensträng som helst inklusive tom.

Grundande av affärspartner

• Inställningen definierar om en ny kund eller leverantör automatiskt skapas i registret då den första fakturan sparas. Innan en ny affärspartner skapas, kontrolleras att affärspartnern inte redan finns i registret (med samma organisationsnummer, kundnummer eller namn- och adressuppgifter) och om så är fallet, kopplas fakturan till den befintliga affärspartnern. Som standard är inställningen inte aktiverad.
• Matchning av elektroniskt mottagna inköpsfakturor i Procountor görs i första hand till affärspartnerregistret baserat på det finska organisationsnumret (på den elektroniska fakturfilen) och i andra hand på IBAN-bankkontonumret.

Automatisk numrering av kunder

• Inställningen definierar om programmet automatiskt genererar ett kundnummer för nya kunder. När inställningen är aktiverad, tilldelas en ny kund automatiskt ett nummer som är ett högre än det högsta numret som används för kunder. Som standard är automatisk numrering inte aktiverad.

Automatisk numrering av leverantörer

• Inställningen definierar om programmet automatiskt genererar ett leverantörsnummer för nya leverantörer. När inställningen är aktiverad, tilldelas en ny leverantör automatiskt ett nummer som är ett högre än det högsta numret som används för leverantörer. Som standard är automatisk numrering inte aktiverad.

Tolkning av inkommande fakturor

• Inställningen kan definiera att raderna på inkommande inköpsfakturor som standard kombineras till en fakturarad med produkten "Fakturering enligt bilagan." Samma val kan också göras leverantörsspecifikt i Leverantörsregistret.

Automatisk numrering av personer

• Inställningen definierar om programmet automatiskt genererar ett kundnummer för nya personer. När inställningen är aktiverad, tilldelas en ny person automatiskt ett nummer som är ett högre än det högsta numret som används för personer.
• Som standard är automatisk numrering inte aktiverad. Om affärspartners har skapats i registret utan nummer, kan befintliga, onumrerade affärspartners numreras på en gång med hjälp av funktionen Redigera flera i affärspartnerregistret.

Varningsinställningar

• Inställningen kan definiera att Procountor varnar om man försöker spara ett verifikat på ett datum som inte tillhör någon räkenskapsperiod eller uppföljningsperiod som skapats i programmet.

Inställningar för integration

• Inställningen Betalda funktioner i Procountor-mobilappen år tillåtna tillåter användningen av betalfunktioner i Procountor-mobilappen i miljön. Som standard är inställningen aktiverad, vilket innebär att användningen är tillåten.
• Inställningen Tillåt användningen av fakturerbara API-klienter tillåter användningen av betalda API-integrationer. Inställningen måste vara aktiverad för att betalda API-gränssnitt ska fungera. Avgiften för API (9,95 €/månad + 1,95 €/månad/integration) debiteras automatiskt baserat på användningen av integrationerna.
  • Denna inställning påverkar inte integrationer för produkter som tillhör Procountor-familjen (Procountor Solo, Procountor mobilapp, Kassaturva, Procountor ERP, eTasku, Ecom/EcomJet, Procountor Tehopalkat och Mepco).

Kundserviceåtkomst

• Inställningen tillåter Procountors kundtjänst tillfällig visningsrätt till kundmiljön vid behov för att effektivare hantera felsökningssituationer. Kundtjänsten kan inte göra ändringar i miljöns data med visningsrättigheter, och alla sessionens händelser loggas automatiskt i händelseloggen.
• Som standard är inställningen aktiverad, vilket innebär att visningsrätten är tillåten för alla kunder.

 

Balanspost på bokföringssidan

• Ska identifikationsuppgifter för balansposterna visas på bokföringssidan: Inställningen gör det möjligt att använda balanspostens identifierare i verifikatens bokföringsvy. Som standard är inställningen inte aktiverad. När inställningen aktiveras, visas en ny kolumn, Balanspost, i verifikatens bokföringsvy, som kan fyllas i för balansposter. I kolumnen Balanspost kan en balanspostidentifierare väljas från en rullgardinsmeny eller en ny identifierare skapas, som sparas i balanspostregistret (max 255 tecken). Genom att använda balanspostens identifierare kan man i balansspecifikationen följa upp till exempel öppna balansposter för olika reskontrakonton, t. ex. öppna skulder eller fordringar. Med knappen Sök öppna balansposter i balansspecifikationen hittar man de balansposter i verifikat som inte har kvitterats bort till slutdatumet för specifikationerna.
•  Visa rekommendationsnotering för poster i balansräkningen: En påminnelse om användning av balanspost kan ställas in i bokföringsvyerna och sparverktyget. Rekommendationen om användning av balanspostidentifierare kan endast aktiveras i miljöer som använder nya kontoplaner, det vill säga om företaget har tillgång till vyn Kontoplan (ny).

 

Leveransperiod efter fakturarad

• Inställningen möjliggör att ställa in radvisa periodiseringsperioder i fakturans bokföringsvy. När inställningen är aktiverad, kan en faktura ha rader med olika periodiseringsperioder. Som standard är inställningen inte aktiverad.

 

Dimensionsinställningar

• Denna sektion är synlig om dimensioner, det vill säga interna redovisningsobjekt, är aktiverade. Om inga objekt har skapats i programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen> Dimensioner, visas inga dimensionsinställningar i Inställningarna.

Antal dimensioneringar

• I menyn definieras hur många dimensionsobjekt en verifikation eller ett verifikat kan delas upp på inom en dimension.
• Alternativen är 1, 2, 4, 6, 10, 14, 20, 30 och 40. Standardvärdet är 4, vilket innebär att en faktura till exempel kan delas upp på fyra olika artiklar inom en dimension.

Förvalda dimensioner sammankopplas

• Inställningen definierar om förvalda dimensioner för affärspartners och produkter ska kombineras på fakturor. Som standard kombineras inte förvalda dimensioner, utan produktens förvalda dimensionering används på fakturan om en sådan är inställd.
• Om produkten inte har någon förinställd dimensionering, används det förinställda värdet för affärspartnern istället. Om du vill att de förinställda dimensionerna ska kopplas samman väljer du värdet Ja. Det innebär att produktens förinställda dimensionering används om det finns sådana angivna, och affärspartnerns förinställda dimensionering används för dimensioner som inte har ett förinställt värde för produkten.

Junior-dimensionsprognoser

• Inställningen möjliggör att aktivera Procountor Junior Dimensionering.
• Denna sektion är synlig om kraven för att aktivera Junior Dimensionering uppfylls i den aktuella miljön.

 

Dokument

• Inställningen möjliggör att aktivera tilläggsfunktionen Dokumenthantering. Användningen av funktionen debiteras separat.
• Mer information om Dokumenthandering finns här.

 

Inställningar för extern finansiering

Extern finansiering

• Inställningen aktiverar finansiering av typen extern factoring. När inställningen är aktiverad, kan information och inställningar relaterade till avtalet sparas i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Finansieringsavtal. Finansieringsavtalsvyn är endast synlig om extern finansiering har aktiverats i Inställningarna.
• Läs mer om extern finansiering här.