Det är möjligt att lägga till användare i Procountor-miljön under Administration > Användare och användarrättigheter. Du kan skapa ett helt nytt användarnamn för personen eller använda ett redan befintligt användarnamn. Vi rekommenderar att användaren läggs till med ett redan befintligt användarnamn om personen redan har inloggningsuppgifter till Procountor. Detta gör inloggningen smidigare och undviker flera användarnamn per användare.
Lägg till befintlig användare
1. Anslut användarens befintliga användarnamn genom att trycka på knappen Lägg till befintlig användare. Programmet öppnar en vy där användarens användarnamn anges. För att undvika fel, kontrollera användarnamnet med användaren för att säkerställa att rätt person läggs till i miljön.
Om användaren har ett befintligt användarnamn för Procountor Solo-miljön kan samma användarnamn användas även i Procountor Financials-miljön.
2. Vi har lagt till en e-postverifiering för att lägga till en befintlig användare i miljön. Nu måste både användarnamn och e-postadress anges när användaren läggs till. Uppgifterna måste matcha de som är sparade för användaren.
3. Efter att ha angett användarnamn och e-postadress, tryck på Verifiera användare, varefter programmet ställer en verifieringsfråga där användarens efternamn och förnamn visas. Kontrollera att programmet föreslår rätt person. Användarnamnet kopplas till företagets användare när den tillagda användarens namn har verifierats.
4. Därefter måste användaren tilldelas önskade behörigheter. Välj rätt användarroll eller lämna standardrollen redigerad. Användarens roll och behörigheter kan ändras senare i vyn Användare och användarrättigheter. När användarrättighete har definierats, tryck på Spara-knappen.
Lägg till ny användare
Att skapa ett helt nytt användarnamn sker i vyn Användare och användarrättigheter genom att trycka på knappen Skapa ny användare. Då öppnas en ny vy där användarens person- och användaruppgifter anges.
1. Fyll i de obligatoriska fälten (förnamn, efternamn, e-postadress, användarnamn och mobilnummer). Mobilnumret i internationellt format är obligatoriskt för att användaren ska kunna få ett personligt lösenord eller vid behov beställa nästa engångslösenord till sitt nummer.
Vi rekommenderar att e-postadressen och mobilnumret är användarens personliga kontaktuppgifter. Uppgifterna används till exempel för att återställa inloggningsuppgifter.
2. Användarnamnet genereras automatiskt i sitt fält baserat på det angivna förnamnet och efternamnet i formatet förnamn.efternamn. Användarnamnet måste vara unikt, så om användarnamnet redan finns, ger programmet en varning under fältet Användarnamn och användarnamnet måste ändras manuellt. Observera att användarnamnet inte bör innehålla skandinaviska tecken.
3. Ett personligt lösenord genereras automatiskt för den nya användaren när användarnamnet läggs till. Välj om du vill leverera användarnamnet och lösenordet själv till den nya användaren eller om det ska skickas automatiskt till den angivna e-postadressen och mobilnumret.
4. Välj en lämplig användarroll för användaren eller justera användarrättigheterna efter tillägg.
5. Lägg till den nya användaren i Personregistret genom att välja Lägg till användare till personregistret. Detta är nödvändigt om personens uppgifter inte redan finns i miljöns personregister och om personen själv skapar rese- och utgiftsrapporter eller granskar sina egna löner och har mycket begränsade behörigheter.
- Alternativt kan den nya användaren kopplas till en person som redan finns i Personregistret genom att välja Länka användare till en befintlig person i personregistret. Då öppnas en lista där användaren kan väljas baserat på registeruppgifterna.
- Om den nya användaren inte ska läggas till i registret, välj Länka inte användaren till personregistret och då skapas endast ett nytt användarnamn i Procountor för personen.
6. Ange användarens personnummer, adressuppgifter och andra kontaktuppgifter i avsnittet Personuppgifter. Användaren kan också själv lägga till dessa uppgifter senare i vyn Egna uppgifter och inställningar i Procountor.
- Om användaren ska skapa rese- och utgiftsrapporter, granska fakturor eller se sina egna löneuppgifter i Procountor, måste personbeteckningen anges med slutdelen. Användaren måste också läggas till i företagets personregister med samma personbeteckningen. Ett personbeteckning med slutdelen kan inte ändras eller tas bort av användaren själv. Kontakta vår kundtjänst om det uppstår problem med personbeteckningen.
7. Tryck på Spara-knappen när uppgifterna har kontrollerats. Därefter skickar programmet inloggningsuppgifterna till användaren eller visar användarens uppgifter i ett fönster, beroende på hur inloggningsuppgifterna valts att levereras.
- Användaren bör få sitt personliga lösenord till sin mobiltelefon inom cirka en minut om det valts att programmet skickar lösenordet via SMS när användaren skapas.
- Observera att om det vid skapandet av den nya användaren valts att ge det till användaren personligen under Användarnamn och lösenord, öppnas ett fönster efter att ha tryckt på Spara-knappen där uppgifterna måste kopieras och levereras till den nya användaren.
8. Kontrollera användarens roll och användarrättigheter. Mer information om att definiera rättigheter och rollernas rättigheter finns här.
Användare och personregister
Procountor-användarnamn och person som läggs till i personregistret är två separata saker. En användare kan ha ett användarnamn i Procountor utan att deras uppgifter finns i miljöns personregister. Å andra sidan kan nya personer läggas till i personregistret utan att skapa Procountor-inloggningsuppgifter för dem.
Samma person måste ha både ett användarnamn och ett personkort i personregistret när personen ska utföra något av följande:
- Granska sina egna löner i Procountor
- Skapa rese- och kostnadsfakturor
- Fotografera kvitton med Procountor-appen
För att ovanstående funktioner ska vara tillgängliga för personen måste användarnamnet och personuppgifterna länkas till varandra. Detta kräver att samma personbeteckning anges både i användarnamnet och personuppgifterna. Dessutom måste användarnamnet och personuppgifterna kopplas samman antingen när ett nytt användarnamn skapas (där alternativet är att automatiskt skapa en ny person i registret baserat på användaruppgifterna) eller manuellt i personregistret i efterhand.
Lägga till flera användare samtidigt
Det är möjligt att skapa flera användare från personregistret. Skapandet av användare börjar med att välja de personer i personregistret som användarnamnen ska skapas för. En användare kan endast skapas för personer som inte är kopplade till en befintlig användare.
Genom att trycka på knappen Skapa användare (ovanför sökresultaten) går du vidare till att kontrollera och/eller fylla i de nya användarnas uppgifter. Användarnas uppgifter måste innehålla förnamn, efternamn, användarnamn (standard är förnamn.efternamn), e-postadress, mobilnummer och roll. Om det behövs ändringar i behörigheterna kan de göras i efterhand i funktionen Användare och användarrättigheter.
När användaruppgifterna är klara, tryck på Klar. Användarna får automatiskt inloggningsuppgifter via e-post och SMS.
Användarens första inloggning
Informera den nya användaren om hans/hennes användarnamn om du har valt att leverera dem personligen. Om du har valt att Procountor levererar inloggningsuppgifterna till användaren, skickar programmet dem till den e-postadress och mobilnummer som anges i personuppgifterna.
Vid första inloggningen behöver användaren ingen lösenordslista. Listan skapas vid första inloggningen eller alternativt kan användaren välja att använda Procountor Nyckel-appen istället för lösenordslistan.
Användaren bör också av säkerhetsskäl uppmanas att byta sitt personliga lösenord vid första inloggningen.
Detaljerade instruktioner för första inloggningen finns här.
Om du har lagt till en befintlig användare i Procountor-miljön, är det bra att informera användaren om att han/hon har rättigheter att verka i miljön. Han/hon kan logga in i miljön med samma inloggningsuppgifter som tidigare. Efter inloggningen kan miljön bytas i programmet från miljömenyn uppe till höger.
Ta bort en användare
En användare kan tas bort i programmet under Användare och användarrättigheter (Administration > användarrättigheter).
1. Markera rutan bredvid användarens namn.
2. Tryck på Ta bort användare-knappen.
När en användare tas bort från en Procountor-miljö, bör det noteras att borttagning av användaren från ett visst företag inte påverkar hans/hennes verksamhet i andra företag där han/hon har behörigheter. Den sista användaren i företaget som har alla rättigheter till företagets användarhantering kan inte tas bort.
Om personens uppgifter har fyllts i personregistret påverkar inte borttagning av användarkontot uppgifterna i registret. Om personen är anställd påverkar inte borttagning av användarkontot löneuppgifterna, rapporterna eller meddelandena. Om en användare som är angiven som granskare eller godkännare av inköpsfakturor i företagets grunduppgifter, leverantörens standardinställningar eller granskarelistan tas bort från företaget, tas han/hon också bort från dessa punkter, men inte från befintliga fakturor.