Adresser för nätfaktura och skanningstjänst

Beställning och aktivering av adresser för nätfaktura och skanningstjänst

Via Procountor kan man skicka och ta emot nätfakturor. När ett företag vill skicka och ta emot nätfakturor finns det två alternativ: öppna adresser för nätfakturor och skanningstjänst från Apix Messaging Oy eller öppna bankadresser.

1. Öppna adresser för nätfaktura- och skanningstjänst från Apix Messaging Oy

Accountor Finago beställer Apix Messaging Oy:s adresser direkt till det nya företaget. Alla nya startpaket (på engelska) för produktversionen Finacials inkluderar Apix nätfakturerings- och skanningsadresser.

Om företaget saknar Apix adresser för nätfakturor och skanningstjänst kan de beställas direkt från Procountor. Beställning av adresser via programmet är kostnadsfritt och tar bara några minuter.

1. Du kan aktivera Apix nätfaktura- och skanningsadresser i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst och genom att klicka på knappen Aktivera Apix.
2. På vyn Aktivera Apix som e-fakturaoperatör markerar du de adresser du vill aktivera. Avsändningsadressen möjliggör sändning av nätfakturor från programmet. Mottagningsadressen aktiverar mottagning av nätfakturor samt skanningsadressen för pappers- och e-postfakturor. Du kan aktivera antingen båda eller endast en av dessa adresser.
3. Mottagningsadressen är offentlig i Tieke - genom att välja detta alternativ visas företagets e-faktureringsadress i Tiekes (nätfakturaregister) tjänst. Om du inte vill att e-fakturaadressen ska synas i Tieke, avmarkera valet. Även om adressen inte syns i Tieke, hindrar det inte e-fakturor från att komma till programmet.
   
4. När du beställer Apix nätfakturaadresser själv får du en grundläggande OVT nätfakturaadress (format 0037 + företagsnummer utan bindestreck). Om du behöver en nätfakturaadress med OVT-tillägg, t.ex. 0037 + företagsnummer utan bindestreck + 001 (dvs. avdelnings- eller platskod), aktivera Apix-tjänsterna normalt via Procountor och kontakta sedan vår kundtjänst.
5. Du kan börja skicka och ta emot nätfakturor omedelbart. Skanningsadressen aktiveras cirka en timme efter beställningen. Observera att Procountor fakturerar via e-faktura efter aktiveringen.
   
   
6. Adresserna kan också beställas via kundtjänst på adressen hallinto@procountor.com. Beställning av adresser via kundtjänst tar några dagar och en avgift enligt gällande prislista (på engelska) debiteras för öppningen.

Redigering och borttagning av Apix-adresser

• Du kan göra ändringar i Apix-adresserna i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst genom att välja Modifiera Apix. I Apix nätfakturaadress inställningar kan du i efterhand ändra synligheten för din mottagningsadress i Tieke. Du kan lägga till eller ta bort valet för Mottagningsadress i Tieke. Informationen uppdateras i nätfakturaregistret inom några dagar.
• I Apix nätfakturaadress inställningar kan du också inaktivera Apix-tjänsterna. Adresserna tas bort genom att avmarkera valen för Sändningsadress och/eller Mottagningsadress. Du kan välja att ta bort båda eller endast en av dessa adresser. Om du tar bort mottagningsadressen, tas även Apix skanningsadress för pappers- och e-postfakturor bort.
• Adresserna tas automatiskt bort från Tiekes adressregister inom några dagar. 

2. Öppna bankens nätfakturaadresser

Alternativt kan företaget komma överens med sin bank om ett nätfaktureringsavtal för att skicka och ta emot nätfakturor via Procountor. Bankens e-fakturaadresser måste registreras manuellt i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.

Dessa två alternativ, dvs. bankens och Apix Messaging Oy:s nätfakturaadresser, kan användas parallellt, vilket innebär att det ena alternativet inte utesluter det andra; företaget kan ha båda alternativen beroende på sina behov, men det är inte nödvändigt att ha båda.

• Fakturor läses in i programmet med hjälp av avsändarens information (nätfakturor) eller enligt skanningstjänstens databeskrivningar. Det är Procountor-användarens ansvar att kontrollera fakturans innehåll innan betalning.
• Endast Apix eller bankens nätfakturaadresser kan läggas till i Procountor. Till exempel kan adresser från Basware eller Pagero inte läggas till.

Mottagning av e-fakturor från utlandet

Peppol nätfakturaadress möjliggör mottagning av e-fakturor från utlandet. Om du vill använda Peppol nätfakturaadresser kan du beställa dem via vår kundtjänst.

Nätfakturaadresser

För att skicka och ta emot nätfakturor krävs att företaget har nätfakturaadresser. Nätfakturaadresser består av själva nätfakturaadressen, OVT-koden och operatörsinformationen.

• Nätfakturaadressen kan vara ett IBAN-nummer (bankens nätfakturaadress FIxxxxxxxxxxxxxxxx), en OVT-kod (format 0037XXXXXXXX) eller en webbtjänstadress (t.ex. TE0037XXXXXXXX för kunder hos Tieto Oyj).
  • Även om IBAN-numret, dvs. bankens nätfakturaadress, ser ut som ett IBAN-kontonummer, är IBAN-numret inte samma sak som ett IBAN-kontonummer. För företag kan IBAN-numret i vissa fall motsvara företagets IBAN-kontonummer, men för konsumentkunder är detta inte fallet.
• OVT-koden (på engelska EDI, Electronic Data Interchange) är en kod baserad på företagets organisationsnummer som också kan användas som nätfakturaadress. OVT-koden är dock inte alltid automatiskt en nätfakturaadress, eftersom nätfakturaadressen kan ha ett annat format. OVT-koden i Finland består alltid av följande: 0037 (Finlands landskod) + företagets organisationsnummer utan bindestreck, t.ex. 0037XXXXXXXX.
• En nätfakturaoperatör förmedlar e-fakturor och nätfakturaadresser är alltid en tjänst som tillhandahålls av en operatör. Termen nätfakturaoperatör används i Procountor både för specialiserade nätfakturaoperatörer och banker.

Nätfakturor kan under vissa kriterier skickas till utländska nätfakturaadresser. I Procountor måste då en nätfakturaadress från Apix vara registrerad i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst . Vid e-fakturering lämnas mottagarens operatörsval tomt när prefixet 9999 läggs till framför nätfakturaadressen. Om den utländska mottagarens nätfakturaadress till exempel är 123456789, registreras nätfakturaadressen som 9999123456789. Mer information om att skicka e-fakturor utomlands finns på denna sida.

Komplettering av nätfakturaadresser

När företaget har fått nätfakturaadresser från Apix via Procountor-beställningen eller senare, kompletterar vi nätfakturaadresserna i den nya miljön så snart de är redo att användas.

Om företaget har beställt bankens nätfakturaadresser måste dessa registreras manuellt av användaren i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.

Om syftet endast är att ta emot eller skicka nätfakturor med hjälp av bankens adresser, behöver endast mottagnings- eller sändningsadressen kompletteras i programmet.

Skapa och skicka leverantörsmeddelande

1. Med hjälp av ett leverantörsmeddelande informerar företaget sina leverantörer om att det är redo att ta emot nätfakturor. Samtidigt meddelas nätfakturaadresserna. I vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst kan du skapa ett förifyllt leverantörsmeddelande genom att klicka på knappen Skapa ett leverantörsmeddelande, som sedan kan skickas till leverantörerna.
2. För att skapa ett leverantörsmeddelande måste användaren ha fullständiga rättigheter till företagets grundläggande information samt minst visningsrättigheter till leverantörsregistret och inköpsfakturor. Om inga nätfakturaadresser har lagts till i miljön är knappen Skapa ett leverantörsmeddelande inte aktiv.
   Om Procountor-miljön fortfarande är i testläge kan leverantörsmeddelandet inte skapas, utan meddelandet kan göras den dag miljön övergår till produktionsläge.
   I det första steget av att skapa leverantörsmeddelandet väljer du de mottagningsadresser som ska inkluderas i meddelandet. Du kan välja nätfaktura- och skanningsadresser. För att kunna skapa leverantörsmeddelandet måste minst en nätfakturaadress väljas. Valet av andra adresser är frivilligt.
3. I förhandsgranskningsfasen av meddelandet kan du välja språk för leverantörsmeddelandet. Alternativen är finska, svenska och engelska. Meddelandetexten kan slutligen kopieras till urklipp eller laddas ner som en Word-fil till din dator.
4. När leverantörsmeddelandet har kopierats kan du klicka på knappen Avbryt och skicka meddelandet från din egen e-post till leverantörerna. För mer detaljerade instruktioner, klicka här.
   Om leverantörsmeddelandet ska skickas i massutskick till valda leverantörer med hjälp av Procountors avgiftsbelagda Massbrev-tjänst, klicka på knappen Nästa. För mer detaljerade instruktioner om hur meddelandet skickas som massbrev till leverantörerna, klicka här.

Mottagning av nätfakturor

En mottagen nätfaktura skapas automatiskt i Procountor med statusen Mottagen. Bokföringsposter skapas automatiskt för fakturan på standardkontona för inköp. Om fakturan allokeras till affärspartnerregistret baserat på organisationsnummer eller IBAN-kontonummer, kan även affärspartnerns standardkonton användas. Om fakturan inte automatiskt har kunnat allokeras till affärspartnerregistret baserat på organisationsnummer eller kontonummer, kan den också allokeras manuellt med funktionen Allokera till affärspartner, som finns i menyn Lägg till funktioner i sökningen efter verifikat.

1. Med hjälp av produktkoden kan produktinformationen på en inköpsfaktura som mottagits som nätfaktura automatiskt allokeras till produkten i inköpsproduktregistret. Detta förutsätter att samma produktkod har använts både på fakturan och i registret. Det är också möjligt att manuellt allokera produkter i produktregistret med knappen Allokera rad till produktregister. Knappen är aktiv för inköpsfakturor som mottagits som nätfaktura eller via skanningstjänsten i vyn Faktura när fakturorna har statusen Mottagen.
2. När du klickar på knappen öppnas produktregistersidan, där du kan välja produkten med musen och sedan allokera raden till produktregistret genom att klicka på knappen Allokera rad till produktregister.

När en nätfaktura anländer till programmet skickas ett e-postmeddelande om fakturan till den första granskaren av inköpsfakturan, om godkännandecirkulationen för inköpsfakturor är aktiverad.

Bilden av en faktura som mottagits som nätfaktura visas som en bilaga till fakturan i Procountor. Procountor kan också ta emot nätfakturor med flera bilagor (t.ex. separata PDF-filer för fakturabilden och en mer detaljerad fakturaspecifikation). Om fakturautställaren kan skicka flera bilagor beror på avtalen mellan fakturautställaren och dess operatör.

Om datumet på en mottagen nätfaktura är under en stängd period, blir bokföringsdatumet för fakturan nästa öppna datum. Förfallodatumet ändras dock inte.

Observera att det särskilt i slutet av månaden kan förekomma förseningar i Procountor med att uppdatera fakturor som styrs till programmet från nätfakturaoperatören i sökningen efter verifikat. Vanligtvis tas ett mycket stort antal fakturor emot i programmet vid månadsskiftet, men Procountor behandlar dem så snabbt som möjligt.

Fakturarader för elektroniska inköpsfakturor

Vid hantering av fakturarader för elektroniska fakturor läses alla fakturarader på fakturaunderlaget och jämförs med fakturans totalsumma. Om uppgifterna stämmer överens, kan inköpsfakturan läsas rad för rad i programmet. Om det finns skillnader i uppgifterna, dvs. om alla fakturarader inte identifieras, behandlas fakturan så att fakturaraderna och fakturans totalsumma stämmer överens.

I dessa fall (när det finns skillnader i fakturaradernas uppgifter jämfört med fakturans totalsumma) skapar Procountor automatiskt en rad på fakturan som visar den möjliga skillnaden mellan fakturaraderna och totalsumman. Dessa raduppgifter måste kontrolleras och vid behov korrigeras med hjälp av den ursprungliga bilagan till den mottagna fakturan. De automatiskt skapade fakturaraderna i dessa fall kan vara:

• Rad för belopp att kontrollera: på raden sparas skillnaden mellan fakturaraderna och fakturans totalsumma. Raden för belopp att kontrollera måste alltid behandlas och användaren måste vid behov redigera fakturaraden så att uppgifterna bokförs korrekt på verifikatet vad gäller moms och belopp.
  
  • För raden för belopp att kontrollera kan du skapa en produkt i produktregistret och ange produktkoden procountor_sum_difference, vilket gör att raderna för belopp att kontrollera matchas från fakturan till registret. För produkten för belopp att kontrollera kan du i registret ange önskad standardkontonering, t.ex. styra bokföringsposterna från raderna till ett särskilt konto som alltid kontrolleras separat (vid periodavslut).
• Rad för avrundningsdifferens: raden skapas när skillnaden är liten. Avrundningsdifferensen har produktkoden procountor_rounding_difference, vilket gör att du kan skapa en produkt i produktregistret och styra beloppet till ett visst bokföringskonto.
• Om fakturaunderlaget inte innehåller några identifierbara fakturarader, skapas fakturan i Procountor med endast en rad, Fakturering enligt bilaga. Innan fakturan betalas måste du kontrollera från den ursprungliga bilagan till den mottagna fakturan att momsen och beloppet som ska betalas är korrekta.

Skicka

Om företaget har både Apix-adresser och Finvoice-adresser från banken, används automatiskt den adress som matchar mottagarens adress vid sändning av nätfakturan.

• Om mottagarens adress är en Finvoice-adress (bankens adress), skickas nätfakturan med den Finvoice-adress som är angiven i Procountor-miljön.
• Om mottagarens adress är Apix eller en annan nätfakturaoperatörs (men inte bankens) adress, används Apix-adressen vid sändning.
• Om det finns flera bankens nätfakturaadresser i Procountor-miljön, används den bankens nätfakturaadress som matchar mottagarbanken vid sändning (när mottagaren har en bankens nätfakturaadress). Om det inte finns någon matchning (dvs. mottagarbanken är en annan bank än de alternativ som finns för sändande bank), används den första bankens nätfakturaadress som är registrerad i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.

Format för sändningsdata (Finvoice 3.0)

Sändningar sker i Finvoice 3.0-format när Apix-adresser används, liksom när bankens nätfakturaadresser används. Läs mer om Finvoice 3.0-formatet här.

Komplettering av kundens nätfakturaadresser

I kundregistret kan du se en lista över de kunder vars nätfakturaadresser finns i nätfakturaadressregistret genom att klicka på knappen nätfakturaadresser ovanför kundlistan.

Nätfakturaregistret är en tjänst som tillhandahålls av TIEKE (Centret för utveckling av informationssamhället rf), men registret underhålls av operatörerna. Varje operatör ansvarar för att lägga till, uppdatera och ta bort sina egna kunders uppgifter, så registret är därför inte alltid helt uppdaterat.

Funktionen nätfakturaadresser gör det möjligt att ändra kundernas fakturakanal till nätfaktura, vilket också fyller i nätfakturaadresserna i kundernas uppgifter (i vyn Kundens basuppgifter under Faktureringsuppgifter).

När nätfakturakanalen aktiveras för en enskild kund kan du gå till kundens uppgifter och ändra fakturakanalen till nätfaktura. Med knappen TIEKE i kundens uppgifter kan du söka efter kundens nätfakturaadresser (nätfakturaadress, OVT-kod och nätfakturaoperatör) med hjälp av kundens namn, organisationsnummer eller nätfakturaadress/OVT-kod.

Observera! När du använder TIEKE:s nätfakturaregister, tänk på att registret inte nödvändigtvis innehåller alla affärspartners adresser. Det är också möjligt att registret innehåller föråldrad information. Kontrollera alltid den aktuella nätfakturaadressen och operatörsinformationen direkt från affärspartnern för att undvika eventuella fel vid sändning av nätfakturor. Det är också bra att kontrollera att operatörskoden (t.ex. E204503) som visas efter operatörens namn (t.ex. OpusCapita Solutions Oy) i fältet nätfakturaoperatör matchar den kod som kunden har angett i sina nätfaktureringsuppgifter.

När nätfakturaadresserna har registrerats i kundens uppgifter kan du skapa en försäljningsfaktura för kunden. Fakturakanalen för försäljningsfakturan blir som standard nätfaktura, och nätfakturaadresserna hämtas automatiskt från affärspartnerregistret till fakturan.

Nätfakturor skickas från Procountor schemalagt flera gånger om dagen.

Privatkunder (Konsument-e-faktura)

För att skicka e-fakturor till privatkunder krävs ytterligare åtgärder för att påbörja faktureringen. Det räcker inte att bara ändra fakturakanalen för privatkunden och registrera e-fakturaadressen (IBAN-nummer) i kundens uppgifter.

För att påbörja konsument-e-fakturering i Procountor måste fakturautställaren skapa och skicka ett fakturerarmeddelande till bankerna. När fakturerarmeddelandet har behandlats av bankerna kan privatkunderna skicka en mottagningsanmälan från sin internetbank.

Om dessa anmälningar inte görs av fakturautställaren och mottagaren, kommer e-fakturorna att avvisas av banken.

Detaljerade instruktioner om konsument-e-fakturor finns här.

Bilagor till nätfakturor

Via nätfakturor kan man ta emot och skicka bilagor. När man väljer bilagor till en försäljningsfaktura bör man uppmärksamma vilka typer av bilagor som kan skickas i varje enskilt fall.

Följande villkor gäller alltid för bilagor till nätfakturor:

• En enskild bilaga som bifogas en faktura kan vara högst 10 megabyte.
• Antalet bilagor per faktura är i praktiken inte begränsat.
• Bilagor kan innehålla bokföringsunderlag eller annan nödvändig information för att kontrollera fakturan, som inte kan överföras med fakturameddelandet, till exempel fraktsedel eller arbetsbeskrivning. Bilagor bör inte användas för att marknadsföra produkter eller tjänster.

Skicka bilagor

• Bilagan läggs till fakturan som skickas från programmet med knappen Bilagor.
• Om bilagor ska skickas med fakturan, måste bilagan vara i något av följande format: .gif, .jpg, .jpeg, .pdf eller .txt.
• Alla bilagor och fakturabilden sammanställs till en PDF-bilaga vid sändning av fakturan, som innehåller fakturabilden och alla bilagor som markerats för att skickas med fakturan. Det finns ingen exakt gräns för hur många eller hur stora bilagor som kan läggas till i PDF-filen. I sällsynta fall kan det misslyckas att skapa denna enda bilaga om det finns tiotals bilagor och/eller om bilagorna är mycket stora.
• Om både avsändaren och mottagaren har en nätfakturaadress enligt Finvoice-formatet, skickas bilagorna inte med nätfakturamaterialet. I Procountor skickas nätfakturor i Finvoice-format från både Apix och bankens nätfakturaadresser. För Finvoice-nätfakturamaterial läggs dock till en länk/URL som hänvisar till Procountors Förhandsgranskning-funktion, och via denna länk kan bilagorna granskas. Med andra ord, om fakturan skickas från Apix eller bankens adress till en mottagare som har banken som operatör, skickas bilagorna inte med, men de kan granskas via förhandsgranskningslänken om länken skickas från mottagarens nätfakturaoperatör till mottagaren.
• Om sändningen sker från Apix-adressen till en mottagare som har en eInvoice-operatör, dvs. inte en mottagaradress enligt Finvoice-formatet som bankens adress, skickas bilagorna med nätfakturamaterialet.
• Om sändningen sker från bankens adress till en mottagare som har en eInvoice-operatör, dvs. inte en mottagaradress enligt Finvoice-formatet, skickas bilagorna troligen inte med, men detta kan kontrolleras med den egna bankoperatören.
  • Om en faktura skickas från bankens nätfakturaadress till Apix nätfakturaadress, visas inte länkarna som följer med fakturaunderlaget i Procountor.

Nätfakturaoperatörer

I programmet är det också möjligt att välja följande operatörskoder (och operatörer). För de operatörskoder som listas nedan måste du kontrollera med fakturamottagaren innan fakturan skickas om operatörskoden fortfarande är aktuell och giltig. De listade operatörskoderna nedan kan vara föråldrade eller helt avvecklade i nätfakturering.