Denna information gäller efter versionsuppdateringen den 19 november 2022.
I Procountor används Apix Messaging för skanningstjänsten via e-post och post samt e-fakturatjänsten. Adresserna för de aktiverade tjänsterna hittas via Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst.
Beställning av e-faktura och skanningsadresser
Det är möjligt att skicka och ta emot fakturor via tre olika kanaler direkt in i Procountor. Företaget har två alternativ för att kunna skicka och ta emot e-fakturor:
1. Beställning i samband med produktionsdatum i Procountor
Accountor Finago beställer tjänsterna till företaget. I alla startpaketet ingår beställningen av e-faktura och skanningstjänsterna.
Viktigt att tänka på är att säga upp e-fakturatjänsten med tidigare operatör då det inte är möjligt att ha tjänsten via två operatörer samtidigt.
2. Beställning i efterhand
Om företaget inte köpt ett startpaket kan företaget själva beställa e-faktura och skanningstjänsterna efter produktionsdatumet i Procountor. Aktiveringen görs då via sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst i Procountor-miljön. Det är enkelt och är gratis!
- Tryck på Aktivera Apix
- Aktivera sändning och mottagning eller endast en utav tjänsterna genom att markera alternativen:
- Sändnings adresser innebär att företaget kan skicka e-fakturor och fakturor via post.
- Mottagnings adresser innebär att företaget får e-fakturaadress för mottagning av e-fakturor samt skanningsadresser för fakturor via e-post och post.
- Tryck på Aktivera och OK
- Tryck på Spara
- Efter aktiveringen kan e-fakturatjänsten användas direkt. Skanningsadresserna aktiveras inom en timme.
- Adresserna visas på sidan Adresser för e-faktura och skanningstjänst direkt.
- Om företaget önskar en PEPPOL-adress, vänligen aktivera e-fakturatjänsten och kontakta sedan Procountor kundservice.
Här finns mer information om hur man skickar e-fakturor från Procountor.
Avsluta e-faktura och skanningstjänsterna
Skannings- och e-fakturatjänsterna stängs per automatik av i samband med att Procountor-miljön stängs. Om företaget vill stänga av en eller flera av tjänsterna kan det göras via Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för e-faktura och skanningstjänst:
- Tryck på Aktivera/avaktivera Apix.
- I pop-up rutan kan man nu välja att avsluta alla tjänster eller en utav dem:
- För att avaktivera sändningstjänsterna, avmarkera Sändningsadresser.
- Genom att avaktivera denna tjänst kan företaget inte längre skicka e-fakturor eller skicka kundfakturor/påminnelser via post.
- För att avaktivera mottagningstjänsterna, avmarkera Mottagningsadresser.
- Genom att avaktivera denna tjänst kan företaget inte längre ta emot e-fakturor.
- Skanningsadresserna (e-post och post) avslutas direkt.
- För att avaktivera sändningstjänsterna, avmarkera Sändningsadresser.
Skapa ett leverantörsmeddelande
För att meddela era leverantörer om de nya skanningsadresserna kan ni ladda ner ett leverantörsmeddelande. Du kan hitta ett förskrivet leverantörsmeddelande via Administration > Uppgifter om företaget >Adresser för e-faktura och skanningstjänst. I meddelandet inkluderas era skannings och e-fakturaadresser vilka leverantörerna kan använda sig utav när de skickar fakturor.
Ett nytt leverantörsmeddelande skapas genom nedan steg:
- Gå via Administration > Uppgifter om företaget >Adresser för e-faktura och skanningstjänst
- Tryck på Skapa ett leverantörsmeddelande.
Om en e-fakturaadress saknas är knappen inte aktiv. E-fakturaadress måste alltid väljas. - Först måste e-fakturaadressen väljas, därefter kan man välja om skanningsadresserna också ska inkluderas i meddelandet eller inte.
- Språket för leverantörsmeddelandet (finska, engelska eller svenska) kan väljas i förhandsvisningen av meddelanden. Meddelandetexten kan kopieras till urklipp eller laddas ner som ett Word-dokument.
- Om ni vill skicka leverantörsmeddelande via e-post, vänlige för följande:
- Skapa ett nytt e-postmeddelande och klistra antingen in leverantörsmeddelandet som kopierats eller bifoga meddelandet som en PDF.
- Lägg till leverantörernas e-postadresser i fältet Hemlig kopia. Mottagare som lagts till i fältet Hemlig kopia
kommer inte att synas för de andra mottagarna av e-postmeddelandet. Om ni vill skicka leverantörsmeddelande via e-post, vänligen för följande: If you want to send the - Skicka meddelandet.
Leverantörsmeddelandets text
Om du meddelar leverantörerna om de nya skanningsadresserna hos Apix inkluderar meddelandet följande text:
Själva fakturan ska finnas i e-postmeddelandet som PDF-bilaga. Ett mejl får bara innehålla en faktura. Om e-postmeddelandet har andra bilagor inkluderas de som bilagor till fakturan. Maximal storlek för e-postfakturor är 2 MB. Efter att e-postmeddelandet har behandlats kommer tjänsten att producera ett automatiskt bekräftelse- eller felmejl inom 15 minuter.
- Efter att leverantörsmeddelandet skapats kan det laddas ner och skickas till leverantörer via e-post.