Bilagor till verifikat hanteras beroende på verifikatstyp antingen i fönstret Bilagor som öppnas via knappen Bilagor i verifikatsvyn eller på fliken Bilagor till höger i verifikatsvyn.
Bilagor som läggs till verifikat är synliga i företagets Procountor-miljö för alla användare som har behörighet till den aktuella verifikationen. Bilagor kan också skickas med den skickade verifikat till mottagaren när det gäller en försäljningsfaktura, beställning eller offert.
Tips! Läs här hur du fotograferar kvitton i Procountor-mobilappen.
Lägga till bilagor på fliken Bilagor
På fliken Bilagor till höger i verifikatet är det möjligt att granska bilagor till verifikatet samt lägga till och ta bort dem. Denna flik Bilagor är tillgänglig för följande verifikatstyper:
- Inköpsfakturor
- Försäljningsfakturor
- Resefakturor
- Kostnadsfakturor
- Kontoutdrag
- Referensbetalningar
- Om fliken Bilagor är dold kan den öppnas till vyn via gemikonen till höger. På samma sätt kan fliken döljas igen med knappen << uppe till höger.
- På fliken Bilagor kan man hantera bilagor till verifikatet och granska förhandsvisningen av fakturan.
- Bilagor läggs till fakturan genom att dra dem till fönstret “Lägg till filer här”.
- Alternativt kan bilagor läggas till via knappen Lägg till fil som öppnar en rullgardinsmeny där man kan välja Lägg till från dator, Lägg till från dokument (tillgängligt om Dokumenthantering är aktiverat) eller Lägg till från hantering av kostnadsverifikat (tillgängligt om Procountor-mobilappen används).
- Bilagan som lagts till fakturan kan öppnas och laddas ner till egna filer genom att välja bilageraden aktiv och trycka på knappen Öppna. Knappen Ta bort tar bort den valda bilagan från fakturan. Programmet ber om en bekräftelse på borttagningen genom att fråga Är du säker på att du vill ta bort bilagan? Bilagan kommer att raderas omedelbart och kan inte återställas. Bekräfta borttagningen.
- På inköpsorder finns ett val under bilden i förhandsgranskningsfönstret: “Skicka med faktura." Bilagor i formaten gif, jpg, PDF eller txt kan skickas med ordern.
Bilagor som kan läggas till
- Som bilagor kan man lägga till bildfiler (png, jpg, gif), textfiler (txt), PDF-, XML-, Excel- och Word-filer.
- Bild- och PDF-filer kan förhandsgranskas på fliken Bilagor.
- Bilagor kan zoomas och bläddras om de innehåller flera sidor. Den maximala tillåtna storleken för bilagor som läggs till fakturan är cirka 10 megabyte per bilaga.
- Observera! När bilagor läggs till är alternativet Skicka med faktura automatiskt valt i Bilagor-fönstret. Om bilagor inte ska skickas med fakturan måste detta val avmarkeras.
- Mer information om hur bilagor hanteras i e-fakturor finns via denna länk.
Radvisa bilagor
- För inköps-, rese- och kostnadsfakturor är det möjligt att lägga till radvisa bilagor utöver fakturaspecifika bilagor.
- Bilagor kan läggas till genom att klicka på värdet i kolumnen Bilagor på fakturaraden, vilket öppnar Bilagor-fönstret.
- Via Bilagor-fönstret kan man lägga till bilagor till fakturaraden eller granska redan tillagda bilagor. I kolumnen Bilagor på fakturaraden visas antalet tillagda filer. Om inga bilagor har lagts till visas antalet som 0.
- Bilagor kan också läggas till direkt på fakturaraden genom att dra och släppa filen från egna filer till fakturaraden.
- Alla bilagor som lagts till fakturaraderna är också tillgängliga på fliken Bilagor till höger på fakturan. Bilagor på fliken Bilagor kan också tilldelas fakturarader i efterhand genom att aktivera fakturaraden i avsnittet Radinformation och bilagan på fliken Bilagor, och sedan trycka på knappen Fäst till rad på fliken Bilagor.
Lägga till bilagor med Bilagor-knappen
- Från Bilagor-knappen högst upp i fakturavyn öppnas Bilagor-fönstret för följande verifikatstyper:
- Försäljningsfakturor (specialsituationer-vyn)
- Löneberäknigar (bokföringssida)
- I Bilagor-fönstret kan man granska bilagor som lagts till verifikatet samt lägga till och ta bort bilagor.
- Bilagor kan hämtas från egna filer via knappen Lägg till bilagor.
- Vi rekommenderar att undvika skandinaviska tecken, specialtecken etc. i bilagans namn, eftersom de kan orsaka problem, till exempel vid öppning av bilagor senare. Flera bilagor kan väljas samtidigt genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna.
- Namnen på filer som lagts till fakturan, tidpunkterna för tilläggen samt information om bilagorna skickas med fakturan visas radvis.
- Bilagor till fakturan kan hanteras även om fakturan i övrigt inte längre är redigerbar.
Bilagor som skickas
Bilagor i formaten gif, jpeg, PDF och txt kan skickas med försäljningsfakturor som skickas från programmet (fakturakanal Post, E-post eller E-faktura).
Bilagor som ska skickas ska läggas till i fakturavyn med knappen << uppe till höger. Lägg till bilagan till fakturan och välj att bilagan ska skickas med fakturan.
Granska och redigera bilagor i Bilagor-fönstret
- Från kolumnen Namn kan man förhandsgranska den valda filen genom att klicka på bilagans namn. Beroende på filtypen öppnas bilagan antingen i ett nytt webbläsarfönster eller i ett specifikt program, som Excel eller Word.
- Flera bilagor kan vara öppna samtidigt. Med knappen Ta bort i kolumnen ätgärd kan man ta bort filer som lagts till fakturan. Bilagor kan inte tas bort från fakturor som tillhör en stängd räkenskapsperiod eller uppföljningsperiod.
- Med knappen Fortsätt stängs Bilagor-fönstret.
- Genom att klicka på pilen till höger om Bilagor-knappen i fakturavyn öppnas en rullgardinsmeny där man direkt kan välja den önskade bilagan för förhandsgranskning.