På denna sida beskrivs hur man kan spara information från Procountor, till exempel i situationer där information behöver skickas vidare eller när programvaran ska avvecklas.
Allmänt
All information som sparas i Procountor lagras i databasen och säkerhetskopieras dagligen. Advania Finland Oy ansvarar för underhåll och säkerhetskopiering av våra servrar.
Alla Procountors databaser och filer säkerhetskopieras dagligen till ett separat brandrum, och förändrad information replikeras kontinuerligt till en reservserver. Därför behöver användaren normalt inte kopiera information från Procountor för egen del.
Ibland kan det dock uppstå situationer där information behöver sparas från Procountor, till exempel när information ska skickas vidare utanför programmet eller när programvaran ska avvecklas.
När Procountor avvecklas kan information sparas av användaren enligt denna instruktion.
Information från verifikat och händelser i Procountor kan sparas i olika format och lagras på den egna datorn eller annan önskad plats. HTML-utskrifter kan till exempel överföras till Excel eller Word med webbläsarens kopiera/klistra in-funktion.
Alternativt kan vi leverera materialet i digitalt format via en lösenordsskyddad server. Materialet innehåller verifikat och deras bilagor, kontoutdrag och referensbetalningsrapport, bokföringsrapporter, arkiverade rapporter samt lönekort och löneanmälningar och deklarationer för skatter på eget initiativ och pensionsförsäkringsanmälningar (för material som laddats ner före 2019). Elektronisk leverans av materialet kostar 500 € + moms 25,5 %. Vi kan inte leverera en digital kopia av materialet för Procountor Solo-produktversionen.
Observera! Om Procountor Financials-produktversionen har ändrats till Ledger-produktversionen och du behöver spara inköps- och försäljningsfakturor som visades i Financials-versionen, vänligen kontakta vår kundtjänst. Ledger-versionen kan tillfälligt ändras till Ledger Premium-versionen, vilket gör att inköps- och försäljningsfakturorna blir synliga.
Fakturor (inklusive order och memorialverifikat)
Information om fakturor (samt order och memorialverifikat) kan sparas via fakturasökningsvyerna, som i programmet finns under Sökning > Sökning av verifikat.
Först söker man de önskade fakturorna med hjälp av sökkriterier.
- Om avsikten är att söka alla möjliga fakturor, order och memorialverifikat, är det bra att använda Sökning av verifikat-vyn, där man kan söka alla dessa verifikatstyper.
- Om sökningen inte ska begränsas till en viss tidsperiod, kan datumfälten för Verifikat mellan-sökvillkoret lämnas helt tomma.
När fakturorna har sökts fram, visas menyn Utskriftsbar listning ovanför sökresultaten, där följande utskriftsalternativ kan väljas:
- Sökresultat och momspecifkation (HTML): Öppnar sökresultaten och den beräknade momspecifkationen i HTML-format.
- Sökresultat och momspecifkation (PDF): Öppnar sökresultaten och den beräknade momspecifkationen i PDF-format.
- Utskriftsbart ZIP-paket: Öppnar fakturorna och deras bilagor i PDF-format och skapar en ZIP-paket av filerna.
- Utskriftsbart PDF-paket: Öppnar fakturorna i en PDF-fil där alla fakturor är i samma fil.
- Utskriftsbar PDF-paket, även bilagor: Öppnar fakturorna och deras PDF-bilagor i en PDF-fil där alla fakturor och bilagor är i samma fil. Endast PDF-bilagor inkluderas i filen.
- Utskriftsbar PDF-fil, enbart bilagor: Öppnar endast de PDF-bilagor som har lagts till fakturorna i en PDF-fil där alla bilagor är i samma fil.
- Snäv exportutskrift: Öppnar fakturainformationen i en Excel-fil.
- Omfattande exportutskrift: Öppnar fakturainformationen i en Excel-fil på samma sätt som föregående, men inkluderar något fler kolumner i filen.
Rapporter
- Bokföringsrapporter kan skrivas ut i Excel-, HTML- eller PDF-format via Excel-, HTML- och PDF-knapparna ovanför sökresultaten för rapporten. Bokföringsrapporter finns under programmet Rapportering > Bokföringsrapporter.
- Dokument från arkiverade bokslutsuppgifter kan tas ut i PDF-format genom att välja önskad rapport och trycka på Förhandsgranska-knappen. Arkiverade bokslutsuppgifter finns under programmet Bokföring > Arkiverade bokslutsuppgifter.
- Genom affärspartnerrapporten kan affärspartnerinformation tas ut i HTML- eller Excel-format genom att välja önskat format från HTML- eller Excel-knapparna ovanför sökresultaten för rapporten. Registerinformationen som ska inkluderas i rapporten kan definieras i avsnittet Registerinformation i sökkriterierna. Affärspartnersrapporten finns under programmet Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnersrapport.
- Genom produktregisterrapporten kan produktinformation tas ut i HTML- eller Excel-format genom att välja önskat format från HTML- eller Excel-knapparna ovanför sökresultaten för rapporten. Registerinformationen som ska inkluderas i rapporten kan definieras i avsnittet Välj de fält du vill att ska ingå i rapporten i sökkriterierna. Produktregisterrapporten finns under programmet Rapportering > Registerrapporter > Produktregisterrapport.
Kontoutdrag och referensbetalningar
Kontoutdrag och referensbetalningar kan sparas via vyn Kontoutdrag och referensbetalningar, som finns under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar i programmet.
- Via menyn Utskriftsbart ZIP-paket högst upp i vyn kan man skapa ett ZIP-paket av kontoutdragsmaterialet i sökresultaten, där varje kontoutdrag är inkluderat som en separat PDF-fil. Följande alternativ finns tillgängliga: Utskriftsbart ZIP-paket samt Utskriftsbart ZIP-paket, även bilagor, som inkluderar PDF- och JPG-bilagor som lagts till på kontoutdragens bokföringssidor.
- I samma ZIP-paket kan kontoutdrag för ett bankkonto inkluderas, så om det finns flera konton måste ett separat ZIP-paket skapas för varje konto.
-
Referensbetalningsmaterial kan sparas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på sökresultaten för referensbetalningar och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas. Dessutom kan sökresultaten öppnas i PDF- eller HTML-format via Förhandsgranskning-menyn ovanför sökresultaten.
- Försäljningsfakturor som levererats via Procountor Solo kan sparas via vyn Dokument (Sökning > Dokument). I den öppnade vyn kan du söka önskat fakturamaterial med verifikatstyperna Referensbetalning och Referenshändelse och spara informationen antingen i zip- eller pdf-format.
Observera!
Om du avslutar användningen av Procountor, vänligen ta bort de bankkonton som sparats i miljön innan miljön stängs. Bankkonton kan tas bort under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser, där du aktiverar det bankkonto som ska tas bort och klickar på Ta bort-knappen. Om bankkonton inte tas bort och du senare vill återgå till att använda Procountor, är det inte möjligt att lägga till bankkontot igen. Samma konto kan inte finnas i två miljöer samtidigt.
Löner
Lönelistor, vars beräkningar är i Godkänd-status, kan sparas via vyn Lönelista, som nås under Löner > Sökning av lönelistor i programmet.
- Från vyn Sökning av lönelistor går man till önskad lista genom att klicka på listans namn
Följande alternativ finns tillgängliga:
- Lönebeskeds-PDF, där alla lönespecifikationer öppnas i samma PDF-fil.
- Lönebeskeds-ZIP, där varje lönespecifikation öppnas i en egen PDF-fil och ett ZIP-paket skapas av dessa.
- Betalningsrapporter, som öppnar en PDF-rapport i ett nytt webbläsarfönster. Rapporten innehåller nödvändig information för att betala löner utanför programmet.
- Lönelistesammanfattning, som inkluderar information från vyn samt bokförings- och löneperioddatum.
- Listan över löneberäkningar i vyn Lönelista kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på listan och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas.
Via löneberäkningssökningen kan man skapa en utskrivbar PDF-fil eller ZIP-paket av valda, Godkänd-status löneberäkningar även för löner som inte är på samma lönelista.
- Först söker man löneberäknigar med lämpliga sökkriterier, sedan väljer man önskade löneberäkningar från sökresultaten genom att kryssa i rutorna, eller alla på en gång genom att klicka på kryssrutan till vänster om Namn-kolumnens rubrik. Därefter väljer man antingen Utskrivbar PDF-fil eller Utskrivbart ZIP-paket från menyn Utskrivbar listning ovanför sökresultaten.
- Sökresultaten kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på sökresultaten och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas.
Försäkringsbetalningsrapporten som fås via Sökning av löneberäkning kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format på samma sätt som sökresultaten.
- Försäkringsavgiftsrapporten kan öppnas genom att klicka på knappen Försäkringsavgiftsrapport ovanför sökresultaten i lönespecifikationssökningen.
Lönekort kan sparas i PDF-format via Löner > Rapportering > Lön kort-vyn.
Semesterperiodiseringsrapporten kan sparas i Excel- och HTML-format via Löner > Rapportering > Semesterrapporter
Inkomstregisteranmälningar
- Informationen i avsnittet Rapporter i vyn Anmälan om löneuppgifter kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på avsnittet och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas. Vyn Löneuppgiftsanmälningar finns under Deklarationer > Inkomstregister > Anmälan om löneuppgifter.
- Listan över anmälningar i vyn Arbetsgivarens separata rapport kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på listan och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas. Vyn Arbetsgivarens separata rapport finns under Deklarationer > Inkomstregister > Arbetsgivarens separata rapport.
Deklarationer för skatter på eget initiativ, sammandragsdeklarationer för moms och inkomstskattedeklarationer
- Deklarationer för skatter på eget initiativ kan sparas individuellt i PDF- eller HTML-format via Förhandsgranskning-menyn för deklarationen. Deklarationerna finns under Deklarationer > Uppgiftslämnare för skatter på eget initiativ.
- Sammandragsdeklarationer för moms kan öppnas i HTML-format via Förhandsgranskning-knappen för deklarationen. Radiuppgifter i deklarationen kan öppnas i Excel-, PDF- eller HTML-format genom att högerklicka på radiuppgifter och välja önskat utskriftsformat från menyn som öppnas. Deklarationerna finns under Deklarationer > Sammandragsdeklaration för moms.
- Inkomstskattedeklarationer kan sparas individuellt i PDF-format via Förhandsgranskning-knappen för deklarationen. Deklarationerna finns under Deklarationer > Inkomstskattedeklaration
Grafiska rapporter
Verifikatspecifika grafiska rapporter (Försäljningsrapportering, Inköpsrapportering, Rese- och kostnadsfakturor samt Lönerapportering) kan öppnas i PDF- eller Excel-format via knapparna i övre högra hörnet av varje avsnitt i rapportens sökresultat.
Gamla löneavsnittets verifikat, rapporter och anmälningar
Procountor har tidigare haft lönerelaterade vyer som inte längre används och rapporter samt deklarationer som inte längre skapas efter införandet av inkomstregistret. Om löner dock har skapats i Procountor för perioden före införandet av inkomstregistret, kan dessa uppgifter hämtas från programmet och sparas.
Löneberäkningar och -listor
Lönelistor, vars beräkningar är i Godkänd-status, kan sparas via vyn Sökning av lönelistor i det gamla löneavsnittet, som nås under Löner > Löner (gammal) > Sök lönelistor i programmet.
- Från vyn Sökning av lönelistor går man till önskad lista genom att klicka på listans namn och väljer önskat utskriftsformat från menyn Utskrivbar listning högst upp i vyn.
- Följande alternativ finns tillgängliga: Utskrivbar PDF-fil, där alla lönespecifikationer öppnas i samma PDF-fil, eller Utskrivbart ZIP-paket, där varje löneberäkning öppnas i en egen PDF-fil och ett ZIP-paket skapas av dessa.
- Dessutom finns alternativet Lönelista i menyn Utskrivbar listning, som öppnar en HTML-rapport i ett nytt webbläsarfönster. Rapporten innehåller nödvändig information för att betala löner utanför programmet.
Via löneberäkningssökningen kan man skapa en utskrivbar PDF-fil eller ZIP-paket av önskade löneberäkningar även för löner som inte är på samma lönelista.
- Först söker man löneberäkningar med lämpliga sökkriterier, sedan väljer man önskat utskriftsalternativ från menyn Utskrivbar listning ovanför sökresultaten, till exempel Utskrivbar PDF-fil eller Utskrivbat ZIP-paket. Samma alternativ som i Sökning av verifikat är tillgängliga och beskrivs mer detaljerat tidigare i denna instruktion.
Lönerapporter
- Gamla löneavsnittets lönerapporter kan hämtas under Löner > Löner (gammal) > Rapportering.
- Gamla löneavsnittets grafiska Lönerapportering finns under huvudmenyn Rapportering > Lönerapportering och rapportens information kan öppnas i PDF- eller Excel-format via knapparna i övre högra hörnet av varje avsnitt i sökresultaten, på samma sätt som andra grafiska rapporter.
Deklarationer
-
ArPL-anmälningar för perioden före införandet av inkomstregistret kan granskas och sparas under Anmälningar > Pensionsförsäkringsanmälningar > ArPL-anmälan.
- Anmälningarna kan sparas individuellt via Förhandsgranskning-menyn för anmälan, där man kan välja att öppna anmälan i PDF- eller HTML-format.
- Löneårsanmälningarnas specifikationer per löntagare finns under Anmälningar > Löneårsanmälningar > Specifikation per löntagare, där de kan sparas i PDF-format i en ZIP-fil via knappen Utskrivbar ZIP-fil i vyn.