Det finns situationer där en försäljningsfaktura måste krediteras och pengarna återbetalas. Denna instruktion beskriver mer detaljerat de olika situationerna för försäljningskrediteringar.
Fakturan kan makuleras
Fakturan är i status Under behandling eller Icke skickad (förutom när fakturakanalen är Skickas inte).
- Öppna den aktuella fakturan och gå till fakturavyen (Gå till > Faktura).
- Tryck på Redigera > Makulera.
Fakturans bokföringsposter tas bort och den visas inte i sökresultat och rapporter om den inte söks specifikt.
Skapa en kreditfaktura
Kreditfakturor skapas i situationer där försäljningsfakturan inte längre kan makuleras. Du kan skapa en kreditfaktura direkt från den ursprungliga försäljningsfakturan.
1. Öppna den ursprungliga försäljningsfakturan och välj Redigera > Skapa Krediteringsfaktura.
- Funktionen skapar en krediteringsfaktura från försäljningsfakturan som är identisk med den ursprungliga fakturan men negativ. Programmet ändrar radantalet (men inte priset) till negativt. Detta säkerställer att både produktmängder och summor är korrekta i rapporterna.
- I fältet Tilläggsuppgifter på fakturan finns information om vilken faktura kreditfakturan avser.
- Kreditfakturans bokföring skapas enligt förvalda värdena.
- Kreditfakturan öppnas i status Under behandling, vilket gör att den kan redigeras.
2. Gör nödvändiga ändringar i radinformationen på kreditfakturan (t.ex. om den ursprungliga fakturan inte krediteras helt).
3. Tryck på Godkänn-knappen, varefter programmet öppnar ett fönster där du kan ange fakturans betalningsdag, skapa en inköpsfaktura och skicka kreditfakturan.
- Betald utanför Procountor-status väljs när du vill att både den ursprungliga fakturan och kreditfakturan ska sättas till Betald utanför Procountor - Betalningens belopp på kreditfakturan blir det belopp som anges på kreditfakturan.
- Skapande av inköpsfaktura-valet skapar en inköpsfaktura för att återbetala betalningen. Funktionen skapar en inköpsfaktura som är identisk med kreditfakturan men positiv. Fakturan innehåller ingen moms. I fältet Tilläggsuppgifter på fakturan finns information om vilken faktura och kreditfaktura inköpsfakturan avser. Inköpsfakturans bokföring blir per 1700 Kundfordringar an 2880 Transaktionskonto.
- Avsändning av kreditfaktura-valet skickar kreditfakturan till kunden via samma kanal som den ursprungliga försäljningsfakturan.
- Välj önskat betalningsdatum i fältet Betalningsdag.
- Välj ytterligare information om betalningstransaktionen från rullgardinsmenyn Betalningssätt.
- Som standard sparas kreditfakturans nummer som bokföringsbeskrivning, texten kan redigeras.
4. Tryck på Fortsätt när du har gjort ovanstående inställningar.
Nedan följer mer detaljerade instruktioner för olika situationer med kreditfakturor.
Fakturan kan inte makuleras och har inte betalats
När fakturan är i ett tillstånd där den inte längre kan makuleras måste en kreditfaktura skapas. Följ instruktionerna för kreditfaktura fram till steg 2. I steg 3 välj följande alternativ:
- Betald utanför Procountor-status, vilket innebär att både krediteringen och den ursprungliga fakturan sätts till Betald utanför Procountor med kreditfakturans belopp.
- Välj Avsändning av kreditfaktura-valet om det har avtalats med kunden att fakturan ska skickas.
Försäljningsfakturan är som standard bokförd per 1700 Kundfordringar an 3000 Försäljning. För den försäljningsfaktura som skapas av kreditfakturafunktionen blir bokföringen per 3000 Försäljning an 1700 Kundfordringar. Denna bokföring korrigerar även momsen på den ursprungliga fakturan om fakturan innehåller moms.
Fakturan har betalats men pengarna återbetalas inte
Om det har avtalats med kunden att den betalda felaktiga fakturan krediteras eller delkrediteras och kunden drar av det extra beloppet vid nästa betalning, följ instruktionerna för kreditfaktura fram till steg 2 och välj följande alternativ i steg 3:
- Välj Skicka kreditfaktura-valet om det har avtalats med kunden att fakturan ska skickas.
Markera kreditfakturan som Betald utanför Procountor när krediteringen sker från en debetfaktura. Till exempel, om krediteringen sker på nästa faktura, markera kreditfakturan som Betald utanför Procountor med samma datum som nästa fakturas Betald utanför Procountor-markering.
- Markeringen Betald utanför Procountor kan göras i försäljningsfakturans Specialsituationer-vy (Gå till > Specialsituationer.
- Tryck på Lägg till betalningstransaktion-knappen och ange kreditfakturans belopp i fältet Betalas.
- Om det finns ett saldo kvar på försäljningsfakturan ändras dess status till Delvis betald och den väntar på nästa betalning.
- Sätt hela kreditfakturan till Betald utanför Procountor via Specialsituationer-vyn.
Fakturan bokförs enligt följande:
- Den första (felaktiga) försäljningsfakturan är bokförd per 1700 Kundfordringar an 3000 Försäljning.
- När en betalning har gjorts på den första försäljningsfakturan har bokföringen blivit per 1910 Bankfordringar an 1700 Kundfordringar.
- Kreditfakturan är bokförd per 3000 Försäljning an 1700 Kundfordringar.
- När en ny försäljningsfaktura skapas för kunden, från vilken det extra beloppet dras av, är denna försäljningsfaktura bokförd per 1700 Kundfordringar an 3000 Försäljning.
- En betalning görs på den nya försäljningsfakturan som är lika med fakturans belopp minus kreditfakturans belopp. Detta bokförs på kontoutdraget per 1910 Bankfordringar an 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar samt som referensbetalning per 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar an 1700 Kundfordringar.
- Slutresultatet är att saldona på kontona1910 Bankfordningar och 3000 Försäljning har ökat med det nya försäljningsfakturabeloppet.
Fakturan har betalats och pengarna återbetalas
Om det har avtalats med kunden att den betalda felaktiga fakturan krediteras och pengarna återbetalas till kunden, skapa först en kreditfaktura enligt instruktionerna för kreditfaktura fram till steg 2. I steg 3 välj följande alternativ:
- Betald utanför Procountor-status, vilket innebär att både krediteringen och den ursprungliga fakturan sätts till Betald utanför Procountor- med kreditfakturans belopp.
- Välj Avsändning av kreditfaktura-valet om det har avtalats med kunden att fakturan ska skickas.
- Skapande av inköpsfaktura-valet skapar en inköpsfaktura för att återbetala betalningen. Funktionen skapar en inköpsfaktura som är identisk med kreditfakturan men positiv. Fakturan innehåller ingen moms.
Skapa en inköpsfaktura med samma belopp som krediteringen och betala den till kunden. (Instruktionen kan också användas för delkreditering)
Bokföringskedjan för fakturorna är följande:
- Inköpsfakturan bokförs per 1700 Kundfordringar an 2880 Transaktionskonto. Obs! För sådana inköpsfakturor är det bra att skapa en produkt i inköpsregistret med standardkonto 1700 och moms 0 %. När den används blir bokföringen och momsen automatiskt korrekt och produkten särskiljs i rapporterna från normala inköp.
- Den skapade inköpsfakturan betalas till kunden och bokförs på kontoutdraget som betald per 2880 Betalningskonto an 1910 Bankkonto.
- I bokföringen är den ursprungliga försäljningsfakturan bokförd per 1700 Kundfordringar an 3000 Försäljning.
- När en betalning har gjorts på försäljningsfakturan (som senare ska återbetalas) har bokföringen blivit per 1910 Bankfordningar an 1700 Kundfordringar.
- Kreditfakturan som skapats för försäljningsfakturan är bokförd per 3000 Försäljning an 1700 Kundfordringar.
- Som ett resultat av dessa bokföringar har inget kontosaldo förändrats.
Fakturan har betalats två gånger och pengarna återbetalas
Kunden har betalat samma faktura två gånger och det har avtalats med kunden att pengarna ska återbetalas.
- Skapa en inköpsfaktura för det överbetalda beloppet utan moms.
- Betala inköpsfakturan till kunden.
- Den ursprungliga debetfakturan förblir i status Delvis betald.
1. Gå till den ursprungliga försäljningsfakturan och gå till dess Specialsituationer-vy (Gå till > Specialsituationer).
2. Tryck på knappen Lägg till betalningstransaktion och lägg till det överbetalda beloppet som negativt, så att fakturans slutbelopp blir detsamma som det korrekta slutbeloppet. (Programmet föreslår automatiskt rätt belopp i fältet Betalas)
3. Tryck på knappen Fortsätt.
4. Den ursprungliga fakturan bör vara i status Betald utanför Procountor efter att betalningstransaktionen har lagts till.
Bokföringskedjan för fakturorna är följande:
- Inköpsfakturan bokförs per 1700 Kundfordringar an 2880 Transaktionskonto.
- I bokföringen är den ursprungliga försäljningsfakturan bokförd per 1700 Kundfordringar an 3000 Försäljning.
- När en betalning har gjorts på den har bokföringarna blivit per 1910 Bankfordningar an 1990 Överföringar och avstämningar samt som referensbetalning per 1990 Överföringar och avstämningar an 1700 Kundfordringar.
- En ny betalning har skapat bokföringar på kontoutdraget per 1910 Bankfordningar an 1990 Överföringar och avstämningar samt som referensbetalning per 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar an 1700 Kundfordringar.
- Inköpsfakturan är bokförd per 1700 Kundfordringar an 2880 Transaktionskonto. Betalningen är bokförd per 2880 Transaktionskonto an 1910 Bankfordningar. Som ett resultat av dessa bokföringar har saldona på kontona 1910 Bankfordningar och 3000 Försäljning ökat med försäljningsfakturans belopp.