Massfaktura

Med massfaktura kan man skapa flera fakturor samtidigt för en eller flera affärspartners.

Observera! Om miljön är i provanvändning kan fakturor skapade med massfaktura-funktionen inte skickas. För att kunna skicka fakturorna måste miljön överföras till produktionsanvändning.
Massfakturering ingår automatiskt i alla Procountor Financials-produktversioner utom Financial Alku och Lite. Det finns ingen separat månadsavgift för massfakturering i de produktversioner där det ingår automatiskt.

Priserna gäller endast för Lite produktpaketet. Massfakturering kan inte läggas till i Alku-produktversionen.

I alla produktversioner räknas varje faktura skapad via massfakturering in i de verifikat som ingår i paketet/extraverifikat. Massfakturans verifikat debiteras på Accountor Finago Oy:s faktura enligt fakturans skapandemånad. Massfakturans sändningskostnader debiteras för den månad då fakturorna skickas.

Om massfakturering ska aktiveras i Financials Lite-produktversionen debiteras en aktiveringsavgift på 110 €. I Financials Lite-produktversionen har massfakturering också en månadsavgift på 32 €/månad + moms. Mer detaljerad information om prissättningen för massfakturering finns här (på finska).
Massfaktura-vyn nås via programmet under Ny > Försäljningsfaktura, där man trycker på knappen Massfaktura högst upp i vyn:

Massfaktura kan användas för att skapa exempelvis följande typer av fakturor:

• Årsavgift med fast belopp för flera kunder
• Faktura som skickas till en eller flera kunder med regelbundna intervall (t.ex. månadsavgift), som kan faktureras på önskat sätt:
  • Separat faktura för varje månad
  • En enda samlingsfaktura som inkluderar alla förfallodagar för ett kalenderår

Massfaktura är alltså ett praktiskt verktyg när kunder debiteras regelbundet för vissa produkter till fasta priser (som t.ex. hyror). Om de regelbundna debiteringarnas belopp och summor varierar, passar Avtalsfakturering bättre för sådana situationer. Läs mer om vår tilläggstjänst Avtalsfakturering här.

 

Skapa en massfaktura

Klicka på bilden för att förstora den.

Bruksanvisningen för funktionen finns bakom Procountors Sidinfo-knapp.

Massfakturor kan skapas för alla typer av affärspartners. På vänster sida av vyn väljer man först affärspartnerns typ (standard är kunder), eventuell huvudgrupp och affärspartnergrupper, varefter man kan välja enskilda affärspartner som tillhör den valda gruppen i fältet Affärspartner. Om det finns många affärspartner att välja mellan kan man underlätta valet genom att öppna ett separat urvalsfönster via förstoringsglasikonen.

Med knappen Välj alla grupper i övre fältet kan man välja alla affärspartnergrupper. Knappen blir aktiv när man klickar på en enskild grupp i avsnittet Affärspartnergrupper. På samma sätt kan man med knappen Välj alla affärspartner välja alla affärspartner som visas i fältet Affärspartner.

På höger sida av vyn anger man namnet på fakturagruppen för de fakturor som skapas via massfaktura-funktionen, vilket kan användas som sökvillkor i Verifikatssökningen senare. Standardnamnet skapas baserat på skapandedatumet.

För den första fakturan antas dagens datum. Förfallodatumet för den första fakturan antas vara dagens datum + 10 dagar. Om standardbetalningsvillkoret för försäljningsfakturor har definierats i Inställningar, antas förfallodatumet vara dagens datum + standardbetalningsvillkoret för försäljningsfakturor.

Fakturadatum och förfallodatum kan ändras och en ändring av fakturadatum påverkar inte förfallodatumet och vice versa. Kundspecifika betalningsvillkor kan inte användas vid massfakturering.

Nästa steg är att välja antalet fakturor (t.ex. 2 st), faktureringsintervall (t.ex. 6 månader). Med sådana val skulle två fakturor skapas för mottagarna av massfakturan, med datum med sex månaders mellanrum.

I menyn Typ av massfaktura finns två alternativ:

• Många fakturor: fakturor skickas enligt antalet fakturor som anges i fältet Antal fakturor och tidsintervallet som anges i fältet Fakturaintervall. Varje faktura är ett eget verifikat i Procountor.
• Samlingsfaktura: endast en faktura skickas, som inkluderar förfallodagarna enligt fälten Antal fakturor och Fakturaintervall.
  • Även om endast en faktura skickas till kunden, skapas ändå en separat faktura för varje förfallodag i Procountor. Varje faktura har sitt eget fakturanummer, men samma referensnummer. Om kunden har en standardreferens används den definierade standardreferensen på fakturorna.
• Observera! Varje faktura skapad med massfaktura-funktionen är ett eget verifikat. Verifikat skapade i Procountor räknas alltid på Procountors faktura enligt fakturans skapandetidpunkt och debiteras enligt Procountor-paketet per verifikat.

Med valet Lägg till förvalda produkter kan affärspartnerspecifika standardprodukter inkluderas i massfakturan. I rullgardinsmenyn Bankreferensnummer kan man välja att affärspartnerspecifika referensinställningar (om referensen är i inhemskt format eller internationellt RF-format) beaktas. Alternativt kan man välja att använda antingen inhemsk referens eller RF-referens på alla fakturor, oavsett vad som är definierat i affärspartnerregistret.

Om det finns flera olika bankkonton i miljön kan bankkontot väljas i fältet Bankkonto. Under detta kan man göra inställningar för valuta och dess kurs.

Om alternativen Betalningssätt och bokföring, Fakturakanal och Leveranssätt lämnas som Förvalt värde, hämtas dessa uppgifter till fakturorna enligt de standardinställningar som är sparade i affärspartnerregistret för varje fakturamottagare. Språket för massfakturan bestäms enligt språkvalet i affärspartnerregistret. Från ovan nämnda menyer kan man också välja gemensamma uppgifter för alla, men om till exempel fakturakanalen väljs som e-post, måste man se till att varje mottagare har en e-postadress sparad i registret.

Med valet Bokför radvis kan bokföringen för fakturorna som skapas via massfaktura göras per rad, även om det inte är definierat på generell nivå iInställningar att bokföringen för försäljningsfakturor ska göras per rad. Om det är definierat i Inställningar att bokföringen för försäljningsfakturor görs per rad (valet Kontera försäljningsfakturor är markerat), behöver detta val inte markeras separat på massfakturan, dvs. bokföringen görs som standard per rad.

I fälten Rabatt-% och Moms kan man om så önskas ange en gemensam rabattprocent för massfakturan.

Med valet Inkl. moms kan man ange att radpriserna på fakturorna som skapas via massfaktura inkluderar moms, även om det i Momsstandarder är definierat att radpriserna på försäljningsfakturor är exklusive moms, dvs. att moms läggs till radpriserna. Om det i Momsstandarder är definierat att radpriserna på försäljningsfakturor inkluderar moms (valet Inkl. moms är markerat i menyn Produkter på försäljningsfakturor), behöver detta val inte markeras separat på massfakturan, dvs. radpriserna inkluderar som standard moms.

Bakom fälten Tilläggsuppgifter och Försäljarens anteckningar finns en pennaikon som öppnar ett fönster för redigering av uppgifterna. Då kan man också använda radbrytningar. Radbrytningar kan läggas till i fälten med \-tecknet .

Observera att fakturor skapade via massfaktura-funktionen inte automatiskt inkluderar kundspecifika standardtilläggsinformationer som är sparade i kundregistret eller standardtilläggsinformation för försäljningsfakturor som är definierade i företagets användarinställningar.

I avsnittet Kontantrabatt finns fält för dagar och procent för tre olika kontantrabattalternativ.

• I fältet Dagar anges antalet dagar.
• I fältet % anges kontantrabattprocenten.
• Fälten för dagar ska fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7. Procentfälten ska fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5.
• Om ordningen är felaktig blir fältet rött och programmet ger ett felmeddelande.

Längst ner i vyn läggs fakturarader till massfakturan som på en vanlig faktura. Om affärspartners förvalda produkter har definierats att läggas till med valet Lägg till förvalda produkter och inga andra fakturarader skapas, kommer ett felmeddelande att visas vid sparandet av fakturan för de affärspartners som inte har några standardprodukter definierade i registret.

Med knappen Spara högst upp i vyn sparas de ifyllda fakturauppgifterna och fakturaraderna. Observera att sparandet inte bör göras för tidigt eftersom det låser vissa uppgifter (mottagare, fakturagruppens namn, angivna datum, antal fakturor och intervall, typ av massfaktura, val av förvalda produkter och bankreferens).

Med knappen Godkänn godkänns de sparade uppgifterna och man går vidare till nästa vy.

 

Redigera och skicka massfaktura

I vyn som öppnas efter att man klickat på knappen Godkänn i föregående vy kan man redigera, ta bort och skicka fakturor.

• Med knappen Redigera kan man redigera den valda fakturan. Denna knapp visas endast om Typ av massfaktura i rullgardinsmenyn i föregående vy valdes som Många fakturor. Om Samlingsfaktura valdes kan fakturorna inte redigeras i detta skede.
• Med knappen Makulera tas den valda fakturan bort, vilket innebär att fakturan inte skapas.
• Med knappen Alla skickas (eller genom att markera rutan Skicka? på önskade fakturarader) definieras fakturan/fakturorna för sändning.
• Knappen Massfaktura klar trycks när fakturorna är klara och man vill överföra dem för sändning. Vid detta tillfälle överförs fakturorna till programmets sändningslista, varifrån de skickas automatiskt via den valda fakturakanalen tre dagar före fakturadatumet. Till exempel, om fakturadatumet är 27.05, skickas fakturorna vidare den 24.05. Fakturor med dagens datum, mindre än tre dagar framåt eller i det förflutna, skickas omedelbart. Fördröjningen från att man trycker på knappen Massfaktura klar tills fakturorna skickas från sändningslistan är cirka 5-15 minuter, vilket innebär att fakturorna kan synas en kort stund på sändningslistan (i status Under behandling).
  • Om Typ av massfaktura i rullgardinsmenyn vid fakturans skapande valdes som Många fakturor, är de fakturor som valts för sändning i status Under behandling efter att man tryckt på knappen Massfaktura klar, men de är på väg att skickas automatiskt från programmet. Dessa fakturor kan alltså fortfarande redigeras tills de skickas automatiskt från sändningslistan, då status ändras till Skickad.
    • Observera att om fakturorna valts för sändning vid skapandet av massfakturan och massfakturan markerats som klar, ska dessa fakturor inte skickas individuellt eller med funktionen Godkännande och avsändning av flera kundfakturor, eftersom de trots status Under behandling redan är på väg att skickas från sändningslistan enligt fakturadatumet.
  • Om Typ av massfaktura i rullgardinsmenyn valdes som Samlingsfaktura, är fakturorna i status Skickad. Om antalet fakturor som angavs vid skapandet av fakturan var större än 1, skickas endast en faktura (med det första datumet) till varje mottagare, men de andra fakturorna går också till status Skickad. Om fakturadatumet för den skickade fakturan ändras, ändras även sändningsdatumet.

Om fakturorna inte väljs för sändning med rutan Skicka? eller knappen Alla skickas, överförs inte fakturorna automatiskt till sändningslistan. I så fall måste fakturorna godkännas och skickas separat. Fakturorna kan sökas i Sökning av verifikat med hjälp av till exempel det angivna fakturagruppens namnet som sökvillkor.

Bilagor kan inte läggas till fakturor skapade med massfaktura-funktionen vid fakturans skapande. Om det finns behov av att bifoga bilagor till fakturorna måste detta göras genom att redigera enskilda fakturor innan de skickas.