En skickad kundfaktura kan ibland komma bort och då uppkommer ett behov av att skicka en ny faktura till kunden. Orsaken kan vara felaktiga eller bristfälliga adressuppgifter, att fakturan kommer bort på vägen eller att fakturan kommer bort hos mottagaren. I en stor organisation är det ofta viktigt att fakturan är adresserad till rätt avdelning/person/e.d.
Allmänt
I Procountor finns det olika alternativ som man kan välja mellan när en faktura måste skickas ut på nytt. De metoder som beskrivs nedan kan användas oberoende av om fakturakanalen är Post eller E-post. När en faktura skickas om på nytt kan det finnas skäl att ändra mottagaruppgifterna och förfallodagen. I de nedan beskrivna alternativen finns det möjlighet att skicka fakturan till en annan adress än den ursprungliga. I Försäljarens anteckningar är det möjligt att på fakturan göra en anmärkning om en ny förfallodag som bestämts tillsammans med mottagaren antingen via kundfakturans Specialsituationer eller via punkten Anteckningar i den meny som öppnas med höger musknapp i Sökning av verifikat.
Funktionen Skicka i Sökning efter verifikat
I Sökning av verifikat är det möjligt att klicka med höger musknapp på en rad i sökresultatet och i den meny som visas välja alternativet Skicka. Med den här funktionen kan man skicka om en kundfaktura som har fakturakanalen Post eller E-post. Fakturan skickas då via samma faktureringskanal till samma adress på samma sätt som den ursprungligt skickade fakturan. Detta är den enklaste metoden att skicka om en kundfaktura men funktionen kan inte användas om det finns behov av att ändra uppgifter på fakturan.
Kreditering av faktura samt skapa en ny kundfaktura
Det är möjligt att kopiera den ursprungliga kundfakturan och skapa en kredit som kvittas mot den ursprungliga kundfakturan. Båda fakturorna måste kvittas till status Betald utanför Procountor i Specialsituationer för kundfakturor. Därefter kan fakturan kopieras, kopian ersätter den ursprungliga fakturan. De ändringar av fakturan som behöver justeras är fakturakanal, adress, fakturadatum, förfallodag etc. Detta är en ganska arbetsam metod men den enda möjliga i Procountor om det finns behov att ändra fakturauppgifterna.
Spara en faktura i PDF-format och skicka den med e-post som bilaga
En kundfaktura kan visas på skärmen i PDF-format och sparas ner som fil. Denna fil kan skickas till mottagaren som bilaga till e-post. Då får mottagaren en faktura med samma utseende som originalfakturan men den kan adresseras till en bekräftat korrekt e-postadress. Om fakturan har andra bilagor är det viktigt att bifoga dem separat till e-postmeddelandet. Detta är en snabb metod att skicka och ersättande en kundfaktura till mottagaren, men funktionen kan inte användas om det finns behov av att ändra uppgifter i fakturan.
Utskrift av fakturan och sändning per post
En kundfaktura kan även visas på skärmen i PDF- eller html-format och skrivas ut på papper. Före utskriften kan en faktura i html-format överföras till ett textbehandlingssystem (t.ex. Word) för redigering och där kan adressen, förfallodagen etc. korrigeras. Om detta utförs är följden att den utskrivna fakturan och fakturan i Procountor inte helt motsvarar varandra. En utskriven faktura kan skickas till mottagaren per post till en bekräftat korrekt adress. Om det finns bilagor till fakturan är det viktigt att även de skrivs ut och bifogas i kuvertet. Detta är en arbetsam och långsam metod att skicka en ersättande kundfaktura till mottagaren och metoden kan inte användas om det finns behov av att ändra fakturans uppgifter i Procountor.