Via Procountor är det möjligt att skicka konsumentnätfakturor i Finvoice-format och direktbetalningar, dvs. e-fakturor. En e-faktura är en elektronisk faktura som erbjuds konsumenter, skickas till kundens nätbank och betalas i nätbanken.
Aktivering av konsumentnätfakturering
Det är möjligt att skicka fakturerarmeddelanden relaterade till konsumentnätfakturor och hantera mottagningsmeddelanden samt skicka konsumentnätfakturor till konsumentkundens nätbank via programmet.
Funktionerna relaterade till konsumentnätfakturering kan aktiveras genom att beställa dem från kundtjänst via kontaktformuläret.
Vi tar inte ut någon separat avgift för aktivering eller användning av konsumentnätfakturering utöver våra normala avgifter för att skicka verifikat eller fakturor.
Avtal om nätfakturering med banken
1. För konsumentnätfakturering måste företaget ha ett avtal med banken om att skicka och ta emot nätfakturor.
2. Nätfakturaadresserna måste sparas i programmet under egna nätfakturaadresser (Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst). Det är bra att kontrollera med din egen bank om avtalet om nätfakturering även inkluderar att skicka konsumentnätfakturor eller om ett separat avtal behövs.
Skicka fakturerarmeddelande
Med ett fakturerarmeddelande meddelar företaget bankerna att de använder e-fakturatjänsten. Detta gör att företagets information visas bland e-fakturaerbjudare i konsumentens egen nätbank.
1. I programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst > knappen Fakturerarmeddelande skickas information till bankoperatörerna om att företaget är redo att skicka konsumentnätfakturor till sina kunder. Fakturerarmeddelandet innehåller identifieringsinformation som gör att mottagarna (konsumentkunder) kan kopplas till rätt fakturerare (företag). Baserat på meddelandet erbjuds konsumenten e-faktura i nätbanken vid betalning av fakturan.
2. Fyll i fälten i formuläret Meddelande om ny fakturerare.
Informationen i fälten Operatör och Avsändningsadress hämtas från den nätfakturaadress som var vald när knappen Fakturerarmeddelande användes.
I fältet Tjänster som erbjuds av faktureraren väljer du Konsumentnätfaktura (E-faktura) eller Konsumentnätfakturor och direktbetalning.
I fältet Specifikation kan du välja antingen Referensnummer, Kundnummer eller en kombination av Kundnummer och referensnummer.
Om både kundnummer och referensnummer används som identifieringsinformation är båda obligatoriska uppgifter när kunden upprättar ett e-fakturaavtal. Kundnumret måste vara 1-35 tecken långt och bör inte innehålla andra specialtecken än bindestreck eller mellanslag. När referensnummer används måste en försäljningsfaktura ha skapats för kunden, som finns i Procountor.
I fältet Reason for invoicing ska du ange faktureringsämnets namn enligt bankens informationskrav på finska, svenska och engelska. Namnet kan till exempel vara Försäkringsfakturor eller Telefonfakturor.
I fältet Instruktioner till mottagare ska du skriva instruktioner till fakturamottagaren. De finskspråkiga instruktionerna är obligatoriska. Du har möjlighet att ge instruktioner även på svenska och engelska. I instruktionerna kan du till exempel vägleda kunden att hitta kundnumret eller referensnumret på fakturan.
I fältet Välj konton väljer du de bankkonton som meddelandet gäller. Minst ett konto måste vara valt. I den vänstra menyn ser du alla tillgängliga konton (bankanslutningar). Välj ett eller flera kontonummer från listan och använd pilknappen för att flytta de valda kontona till meddelandet. Konton kan också tas bort från meddelandet genom att välja det konto som ska tas bort och använda den nedre pilknappen.
3. Genom att trycka på knappen Skicka skickas ett nytt fakturerarmeddelande till banken.
4. Banken behandlar fakturerarmeddelanden en gång om dagen och de är tillgängliga inom samma bankgrupp dagen efter sändningsdagen (schemat kan variera beroende på bank).
5. När fakturerarmeddelandet har skickats visas information om sändningstidpunkten för fakturerarmeddelandet i kolumnen Fakturerarmeddelande i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
Hantering av mottagarinfomeddelande
Kunden upprättar och skickar ett mottagningsmeddelande i sin egen nätbank. Med mottagningsmeddelandet meddelar konsumenten att de vill ta emot e-fakturor från ditt företag.
Identifieringsinformationen i mottagningsmeddelandet är antingen referensnumret från den föregående fakturan eller kundnumret beroende på banken. Vi rekommenderar att kunden redan har fått den första fakturan via en annan kanal så att de kan fylla i rätt referensnummer och kundnummer i bankens e-fakturaavtalsformulär.
Inkomna mottagningsmeddelanden kan ses i snabbmenyn på startsidan. Om Konsumentnätfakturors meddelanden inte är synliga kan du göra dem synliga genom att klicka på knappen Redigera.
Inkomna mottagningsmeddelanden finns också i programmet under Register > Affärspartner >Kund e-faktura/direktbetalning mottagare info.
Under Hantering av konsument e-faktura och direktbetalning mottagare info visas mottagna mottagningsmeddelanden som inte har kopplats till en kund i affärspartnerregistret. Det är också möjligt att kunden vill avbryta ett befintligt e-fakturaavtal, i vilket fall dessa meddelanden också visas.
- I situationer där man byter från ett annat program till Procountor kan mottagarinfomeddelanden från det gamla programmet importeras till Procountor genom att trycka på knappen Importera mottagarinfomeddelanden. Läs mer här.
I mottagningsmeddelandena visas namnet som det ursprungliga meddelandet har kommit in med Namn (meddelande). Dessutom avgör Procountor baserat på referensnumret i mottagningsmeddelandet vilken affärspartner i affärspartnerregistret det gäller och visar detta namn i kolumnen Namn (från registret).
- Texten inom parentes (i registret) betyder att programmet har avgjort informationen i det aktuella fältet baserat på informationen i Procountors register. Om informationen inte har kunnat avgöras eller är felaktig, välj affärspartner genom att aktivera fältet Namn (från registret) och välja rätt affärspartner från rullgardinsmenyn.
- Texten inom parentes (i meddelandet) betyder att informationen har hämtats från mottagningsmeddelandet.
När kunden meddelar att de vill ta emot konsumentnätfakturor visas mottagningsmeddelandet i listan med statusen Tillägg. Om kunden meddelar att de inte längre vill ta emot konsumentnätfakturor (och tidigare har tagit emot dem) visas mottagningsmeddelandet med statusen Borttagning.
Koppla inkommet mottagningsmeddelande
1. Inkomna mottagningsmeddelanden hanteras genom att välja/kontrollera affärspartnern i fältet Namn (från registret).
- I kolumnen Namn (från registret) visas namnet på den kund som programmet antar att meddelandet gäller baserat på det referensnummer som användes i meddelandet. Referensnumret som användes i meddelandet visas i kolumnen ID (meddelande).
- Om kolumnen Namn (från registret) är tom har det inkomna mottagningsmeddelandet inte kunnat kopplas till en befintlig affärspartner i affärspartnerregistret, t.ex. på grund av ett saknat referensnummer.
- Om informationen inte har kunnat avgöras eller är felaktig, välj affärspartner genom att aktivera fältet Namn (från registret) och välja rätt affärspartner från rullgardinsmenyn.
- Du kan tilldela en affärspartner till alla mottagningsmeddelanden i detta skede och koppla dem till affärspartnern på en gång.
2. När affärspartnerna har valts, välj alla mottagningsmeddelanden som ska kopplas till affärspartnern och tryck på knappen Allokera till affärspartner.
- När statusen är Tillägg, kan kundens faktureringskanal ändras till e-faktura under behandlingen och kundens e-fakturaadress sparas i Affärspartnerregistret.
- När statusen för meddelandet är Borttagning och meddelandet behandlas med knappen Allokera till affärspartner, ändras kundens faktureringskanal till post.
-
Tillägg och Borttagning meddelanden kan inte behandlas samtidigt.
Behandlingen av mottagningsmeddelandet sparar automatiskt e-faktura som faktureringskanal och e-fakturaadressen som mottagits i mottagningsmeddelandet i kundregistret.
Efter att faktureringskanalen har ändrats och e-fakturaadressen har sparats är det möjligt att skicka försäljningsfakturor som e-fakturor till kunden.
Mottagningsmeddelanden som riktats till kunder kan sökas i Affärspartnerrapporten (Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnerrapport) genom att ställa in sökvillkoret Allokerat mottagarinfomeddelande i avsnittet Registeruppgifter och söka rapporten.
Borttagning och upplösning av mottagningsmeddelande
Om det finns ett meddelande i meddelandevyn som är ogrundat (t.ex. om avsändaren av meddelandet inte alls är företagets kund och av misstag har skickat meddelandet till företaget) kan meddelandet tas bort med knappen Ta bort rad.
Redan tilldelade mottagningsmeddelanden granskas i den nedre delen av vyn under Tilldelade mottagningsmeddelanden för konsument e-fakturor och direktbetalningar. Välj granskningsperioden Mottagningsmeddelande skapat under perioden i sökvillkoren och tryck på Sök.
Ett felaktigt tilldelat mottagningsmeddelande kan upplösas genom att välja önskat mottagningsmeddelande i den nedre vyn och trycka på Frisläpp vald allokering.
Efter upplösningen av tilldelningen flyttas mottagningsmeddelandet till den övre delen av vyn Mottagarinfo konsumentnätfaktura och direktbetalning. Vid upplösningen av tilldelningen tas e-fakturaadresser bort från kundens uppgifter och faktureringskanalen ändras till post. Borttagning av tilldelningen för direktbetalning ändrar kundens betalningssätt till banköverföring.
En tidsstämpel läggs till i kolumnen Redigerad och Redigerare vid upplösningen. På så sätt kan man följa ändringar i mottagningsmeddelanden och vem som har gjort ändringarna.