Det är möjligt att ändra försäljningsfakturans underlag och numrering i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för fakturaunderlaget.
Lägga till logotyp på fakturaunderlaget
1. Företagets logotyp som används på fakturaunderlaget kan läggas till själv med knappen Byt logo.
2. Först väljs önskad bild från datorns mapp med knappen Choose file och därefter bifogas bilden med knappen Öppna.
3. Med valet Visa logotyp på fakturor väljs om logotypen ska visas på fakturamallen.
4. Spara ändringarna i fakturamallen med knappen Spara.
5. Slutligen kan den skapade fakturamallen förhandsgranskas med knappen Förhandsgranksning.
Företagets logotyp
Företagets logotyp måste vara en jpeg-, jpg- eller gif-bildfil och filändelsen måste vara sparad med små bokstäver, dvs. till exempel logo.gif, där gif är skrivet med små bokstäver.
Lägg till logotypen med så hög bildupplösning (antal pixlar) som möjligt för att bilden ska vara så skarp som möjligt på fakturaunderlaget. Logotypens storlek kan vara högst 50 kilobyte.
På fakturaunderlaget är normalt 1,50 cm x 9,0 cm (h x b) reserverat för logotypen. Kuvertet som används vid postning från Procountor (fakturakanal Posti) är i storlek C5 (22,9 cm x 16,2 cm) och har ett fönster som är 9 cm x 6 cm stort, med ett avstånd på 1,8 cm från vänster kant och 1,5 cm från överkanten.
Mer information om fakturans utseende och innehåll finns här.
Inställningar för fakturor
Inställningen Radkommentar för fakturor avgör om radkommentaren visas på utgående fakturor och beställningar.
Med inställningen Radsummornas moms anges om momsfria eller momsbelagda belopp visas på fakturor och beställningar. Som standard visas momsfria belopp.
Med inställningen Granska faktura kan validering enligt EN16931-standarden aktiveras för e-fakturor i Finvoice 3.0-format. Om granskning aktiveras måste företaget vara momsregistrerat och organisationnumrets typ måste vara FI. Detta anges i vyn Basuppgifter under Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.
Val av fakturaunderlag
I valet av fakturaunderlag anges om Procountors standardfakturaunderlag, Girering-underlag eller en separat anpassad fakturamall från Procountor ska användas. Anpassade fakturamallar kan beställas från kundtjänst: kontaktformulär.
Verifikatnummer
I avsnittet Verifikatnummer kan användaren själv ändra numreringen för försäljningsfakturor.
Det önskade numret anges i fältet Nästa försäljningsfakturanummer.
Fakturanumret måste alltid vara större än det fakturanummer som redan finns i programmet för att undvika dubbla nummer. Till exempel, om numret på den tidigare försäljningsfakturan som redan finns i programmet är 2, kan numreringen för nästa faktura ändras från nummer 3 och framåt.
Ändringarna sparas med knappen Spara.
Genom Huvudbok kan man följa när och vilka ändringar som har gjorts i numreringen.
Observera att om företaget använder funktionen Extern finansiering är det inte möjligt att ändra numreringen av referenstekniska skäl. I så fall visas ett felmeddelande som öppnas via en utropsteckensymbol i vyn.
Att tänka på vid numrering av försäljningsfakturor
Det är inte möjligt att ha bokstäver eller specialtecken i numreringen av försäljningsfakturor. Verifikationernas numrering är löpande och nollställs inte t.ex. vid årsskiftet. Som standard börjar numreringen av försäljningsfakturor från nummer 1.
Försäljningsorder och försäljningsfakturor följer samma numreringskedja. Fakturans numrering är inte beroende av fakturadatumet utan numreringen följer skapelseordningen för fakturan.
När en order ändras till en faktura med funktionen Ändra till faktura får den nya försäljningsfakturan försäljningsorderns nummer. I praktiken ändras endast verifikationens verifikationstyp. Om försäljningsordern däremot kopieras till en faktura får den skapade fakturan ett nytt nummer.
Ange dina enheter
I inställningarna för fakturaunderlaget väljs de produktenheter som ska användas vid försäljning. Genom att flytta enheter till listan över egna enheter anges vilka produktenheter som kan väljas för försäljningsprodukter, t.ex. på försäljningsfakturor, försäljningsorder och offerter.
Till vänster i listan finns alla tillgängliga produktenheter. Enheter kan filtreras genom att välja kategorier, t.ex. “Tid”, “Massa” eller “Volym”. Enheter kan också sökas genom att skriva enheten i sökfältet.
Från de tillgängliga enheterna flyttas en enhet till egna enheter genom att föra musen över produktenheten och klicka på Lägg till+. Produktenheten visas då till höger i listan över egna enheter. När produktenheten har lagts till i listan över egna enheter kan den användas i alla funktioner där en enhet väljs för en försäljningsprodukt.
En produktenhet kan vid behov tas bort från listan över tillgängliga enheter. Då klickar man på kryssikonen vid enheten. Endast enheten “st” är obligatorisk och kan inte tas bort.
Att ta bort en produktenhet från användning förhindrar att enheten väljs i Enhet-menyn för nya försäljningsprodukter och fakturarader, men enheten behålls i produktregistret och på verifikationer för de produkter där enheten tidigare har använts. Den borttagna enheten behålls också på produktrader om den kopieras från en gammal verifikation till en ny.