Nödvändiga användarrättigheter för att skapa försäljningsfakturor:
- Användarrättighet för försäljnings- och massfakturor: Alla rättigheter
- Får söka och granska försäljningsfakturor
- Får skapa och redigera försäljningsfakturor
- Sökning av försäljningsfakturor: Alla rättigheter
- Kundregister: Alla rättigheter / Visningsrättigheter
- Produktregister för försäljning: Alla rättigheter / Visningsrättigheter
- Med dessa användarrättigheter kan användaren skapa och skicka försäljningsfakturor, granska kund- och produktregister samt söka försäljningsfakturor via verifikationssökningen. Om rättigheterna begränsas till Visningsrättigheter kan användaren inte göra ändringar eller lägga till nya kunder eller produkter i kundregistret eller produktregistret.
Skapa försäljningsfaktura via vyn Ny försäljningsfaktura från Ny > Försäljningsfaktura.
- Förutom vyn Ny försäljningsfaktura kan man också komma till fakturavyn, dvs. skapandet av fakturan, direkt via kundregistret, men i denna instruktion beskrivs skapandet av fakturan via vyn Ny försäljningsfaktura.
Två sätt att skapa en ny försäljningsfaktura
Sätt A: Välj kund och gå till fakturavyn
1. Genom knappen Sök kund kan du välja en kund från kundregistret som du skapar fakturan för.
2. Genom knappen Skapa ny faktura går du till fakturavyn. Om ingen kund har valts öppnas en tom fakturavy.
- Du kan läsa om att fylla i information i fakturavyn i avsnittet Fyll i information i fakturavyn.
- Om fakturan inte är avsedd att skapas för en kund i registret väljs ingen kund alls, utan kundens information fylls i senare när du går till fakturavyn. I Verifikatslag-menyn i vyn Ny försäljningsfaktura är verifikatslaget Försäljningsfaktura redan förvald.
- Observera att om ingen kund väljs från registret och kundens information fylls i manuellt, kopplas fakturan inte till en befintlig kund i registret.
Sätt B: Förifyll information och gå till fakturavyn
1. Genom knappen Sök kund väljer du en kund från kundregistret som fakturan skapas för.
2. Fyll i fakturadatum och eventuell tilläggsuppgifter.
3. Sök produkter från produktregistret genom att trycka på knappen Sök produkter.
4. Du kan också lägga till produktlinjer manuellt genom att välja alternativet Registreras manuellt i rullgardinsmenyn.
5. Gå till fakturavyn genom knappen Skapa ny faktura.
- Om fakturan inte är avsedd att skapas för en kund i registret väljs ingen kund alls, utan kundens information fylls i senare när du går till fakturavyn. I Verifikatslag-menyn är verifikatslaget Försäljningsfaktura redan förvald.
- Kundens information (om kunden har valts) och den förifyllda informationen från vyn Ny försäljningsfaktura, såsom radinformation, förs över automatiskt till fakturavyn. Övrig information fylls i fakturavyn.
Fyll i information i fakturavyn
När du har gått till fakturavyn fyller du i resten av fakturans information, varefter du kan godkänna och skicka fakturan till mottagaren via den valda kanalen.
Genom att klicka på bilden kan du förstora den.
1. Fyll i kundens information i fälten i avsnittet Kundens adress.
- Tips: För en kund i registret hämtas informationen automatiskt till fakturan, se föregående avsnitt.
2. I avsnittet Faktureringsuppgifter är fakturadatumet som standard dagens datum. Ändra datumet om du vill.
3. Ange fakturakanalen. Som standard är fakturakanalen nätfaktura om det fakturerande företaget har en nätfakturaadress sparad i Procountor.
- Ange språk för underlaget och det underlag som ska användas (standard är Procountor-standard, även Girering-underlag kan väljas). För en kund i registret hämtas denna information direkt från registret.
4. Som standard skapas förfallodatumet för fakturan enligt fakturadatumet och standardbetalningsvillkoret. Du kan ändra förfallodatumet om du vill.
5. I avsnittet Tilläggsuppgifter anger du eventuell ytterligare information i fältet Tilläggsuppgifter.
- I avsnittet Tilläggsuppgifter kan du ange valet Moms på priser, dvs. om enhetspriserna för produkterna inkluderar moms eller om moms läggs till produktpriserna. Som standard kommer valet från Förvalda värden för moms under Administration.
6. Fyll i raduppgifter, dvs. produkterna på fakturan, antingen genom att söka produkterna från registret med knappen Sök produkt i avsnittet Raduppgifter, eller genom att lägga till raderna manuellt med knappen Lägg till rad.
- Tips: Om produkterna inte söks från registret utan raduppgifter fylls i manuellt, kopplas raderna inte till produktregistret och inkluderas inte i produktbaserad rapportering.
7. Spara fakturans information med knappen Spara, varvid programmet skapar ett fakturanummer för den.
8. Genom knappen Förhandsgranskning kan du se hur informationen visas på fakturan. Mer information om fakturans utseende finns här.
9. Du kan godkänna fakturan med knappen Godkänn.
10. Slutligen skickas den färdiga fakturan med knappen Skicka.
- När du trycker på knappen Skicka ändras fakturans status till Skickad och den flyttas till programmets Sändlista. Från sändlistan skickas fakturan automatiskt vidare tre (3) dagar före fakturadatumet. Fakturan skickas omedelbart om fakturadatumet är dagens datum eller mindre än tre dagar framåt i tiden.
- Tips: Du kan söka skapade fakturor via Verifikationssökningen.
- I Inställningarna kan det med inställningen Grundande av affärspartner anges att nya kunder automatiskt skapas i registret vid den första fakturans sparande.
Om du vill kan du också skicka försäljningsfakturan för finansiering, vilket innebär att du får pengarna på kontot nästan omedelbart. Se här för mer information om vår Kassaturva!