Fält och knappar på försäljningsfakturan

På denna sida presenteras fält och knappar på försäljningsfakturan. Artikeln nämner också några fält och knappar på försäljningsordern som skiljer sig från fälten och knapparna på försäljningsfakturan. För att komma till fakturavyen på försäljningsfakturan kan du antingen öppna en befintlig faktura via Verifikatssökning eller skapa en ny försäljningsfaktura i programmet under Ny > Försäljningsfaktura. Instruktioner för att skapa försäljningsfakturor finns här: Skapande av försäljningsfaktura.

Klicka på bilden för att förstora den.

 

Fält i fakturavyn

1. Kundens adress

• Fälten i avsnittet anger kundens besöksadress. Namn-, Identifierare- och Gatuadress-fälten rymmer 80 tecken. Postnummer-fältet rymmer 20 tecken och Postanstalt-fältet rymmer 40 tecken. Kundens adress visas på fakturan om den skiljer sig från faktureringsadressen. Namn är ett obligatoriskt fält i avsnittet Kundens adress.
• I Underdivision-fältet anges kundens regionenhet och information kan krävas till exempel av offentliga myndigheter, såsom Statskontoret. Fältet är inte obligatoriskt, men om information har fyllts i, vidarebefordras den med försäljningsfakturan.

 

2. Faktureringsadress

• Fyll i fälten i detta avsnitt särskilt noggrant om fakturan skickas via Post, eftersom denna adress kommer att visas i brevets adressfönster. Om faktureringsadressen inte är ifylld kopieras uppgifterna från fälten i Kundens adress till faktureringsadressen.
• Tillåtna antal tecken är desamma som i fälten för Kundens adress. Du kan kopiera kundens adress till faktureringsadressen genom att välja Använd kundens adress även som faktureringsadress.

 

3. Leveransadress

• Om uppgifter har angetts i fälten för Leveransadress skrivs de ut på fakturan om adressen skiljer sig från faktureringsadressen.
• Tillåtna antal tecken är desamma som i fälten för Kundens adress. Du kan kopiera kundens adress till leveransadressen genom att välja Använd kundens adress även som leveransadress.

 

4. Faktureringsuppgifter

• Fakturadatum:
  
  • Som standard dagens datum, men kan ändras.
• Fakturanummer:
  • Skapas automatiskt vid sparning.
• Organisationsnummer:
  • Fältet rymmer 40 tecken, informationen skrivs ut på fakturan.
• Momsnummer:
  • Fältet rymmer 40 tecken, informationen skrivs ut på fakturan.
  • Numret måste börja med landskoden (två bokstäver) och numrets längd måste vara 7-14 tecken.
• Kundnummer:
  • Fältet rymmer 40 tecken, informationen skrivs ut på fakturan.
• Fakturakanal:
  • Valbara alternativ är Nätfaktura (om företaget har sparat nätfakturaadress i Procountor), Post, E-post och Skickas inte.
  • Företag som tar emot nätfakturor och deras nätfakturaadresser finns i TIEKE:s nätfakturaadressregister.
  • Vid användning av fakturakanalen Post kan man välja om fakturan ska skickas i svartvitt eller färg och om man ska använda 1:a eller 2:a klass post. Vid användning av 2:a klass post bör man beakta att enligt Posti är breven vanligtvis framme den tredje arbetsdagen efter postningen.
  • Om fakturan skickas via e-postfakturakanalen innehåller e-postmeddelandet den information som behövs för att betala fakturan (fakturanummer, förfallodag, belopp, referensnummer, kontonummer och streckkod) och i ämnesraden ordet Faktura, fakturanummer samt namnet på företaget som skickade fakturan.
  • Om fakturan inte är avsedd att skickas till kunden via Procountor, väljs fakturakanalen Skickas inte.
• Språk:
  • Fakturor kan skickas på finska, svenska, engelska, norska, danska eller estniska.
• Underlag:
  • Välj det underlag som ska användas på fakturan från Underlag-menyn. Standardunderlaget i programmet är Procountor-standard.
• E-postadress:
  • Fältet visas och måste fyllas i om fakturakanalen är E-post.
• Kontaktperson:
  • Fältet rymmer 28 tecken och informationen skrivs ut på fakturan. Om både säljarens och kundens kontaktperson ska anges på fakturan kan båda skrivas i Kontaktperson-fältet och separeras med ett snedstreck (/).
• Orderreferens:
  • Fältet rymmer 70 tecken. Orderreferensen visas på försäljningsordern som skickas till kunden.

• Löpnummer:
  • Fältet är inte obligatoriskt, men om det fylls i skickas det med fakturan.

• Avtalsnummer:
  • Fältet är inte obligatoriskt, men om det fylls i skickas det med fakturan.
• Bokföringskod:
  • Fältet är inte obligatoriskt, men om det fylls i skickas det med fakturan.
• Leverantsplats:
  • Fältet är inte obligatoriskt, men om det fylls i skickas det med fakturan.
• Anbudsreferens (OC ID):
  • Fältet är inte obligatoriskt, men om det fylls i skickas det med fakturan.

 

5. Betalningsuppgifter

• Finansieringsavtal:
  • Om företaget har sparade finansieringsavtal under Administration > Uppgifter om företaget > Finansieringsavtal kan du välja vilket finansieringsavtal som ska användas på fakturan.
• Kontonummer: Välj bland företagets bankkonton som är sparade i Bankanslutningar och som är aktiva. Det valda kontot skrivs ut i fakturans övre del och sparas i fakturans streckkod.
• Referensnummer:
  • Skapas automatiskt vid sparning av fakturan. Det är också möjligt att ange ett annat referensnummer än standard. Procountor känner då av om referensen är inhemsk eller en RF-referens.
  • Minsta längd för referensen är 4 tecken (3 tecken + kontrollsiffra) och maxlängden är 20 tecken. Referensnumret skrivs ut i fakturans övre del och sparas i fakturans streckkod.
• Betalningssätt:
  • Om betalningssättet är Kontanter och Underlagen är Procountor-standard visas rubriken kontantkvitto istället för FAKTURA på fakturan. Ett kontantkvitto kan skrivas ut när fakturamallen är Procountor-standard.
• RF-referens: I betalningsuppgifterna kan du välja om RF-referens eller inhemsk referens ska användas på fakturan genom att aktivera/inaktivera Använd RF-referens. Detta val kan ändras efter att fakturan har sparats så länge fakturan är i status Under behandling.
• Förfallodag:
  • Förfallodagen beräknas utifrån betalningsvillkoret från fakturadatumet. Om förfallodagen ändras ändras betalningsvillkoret automatiskt för att motsvara skillnaden mellan fakturadatumet och förfallodagen.
• Betalningsvillkor:
  • Ange antal dagar i det första fältet och procent i det andra. Betalningsvillkoret kan vara 0-999 dagar och procenten kan vara mellan 0-100. Uppgifterna skrivs ut på fakturan.
• Dröjsmålsränta %:
  • Standard dröjsmålsränta hämtas från Inställningar eller kundregistret om det är angivet kundspecifikt, men standarden kan ändras vid behov. Dröjsmålsräntan kan vara 0-999,99 och informationen skrivs ut på fakturan.
• Rabatt %:
  • Ange en rabattprocent som gäller hela fakturan. Om det finns radvisa rabatter och en fakturarabatt anges efteråt ersätts radvisa rabatter med fakturarabatten.
  • Rabattprocenten kan anges med fyra decimaler mellan 0-100 % och påverkar fakturans slutsumma. Rabatt % visas alltid med två decimaler på fakturaraderna.
• Valuta och kurs:
  • Standardvalutan för fakturan är EUR om inte annat är angivet kundspecifikt i kundregistret. Valutan kan ändras genom att välja önskad valuta från rullgardinsmenyn, då hämtar programmet automatiskt kursen för den valda valutan till Kurs-fältet. Valutakurser hämtas dagligen från Nordea till Procountor. Valutan skrivs ut på fakturan, men den använda kursen skrivs inte ut.

 

6. Kontantrabatt

• På försäljningsfakturan finns fält för tre kontantrabattalternativ.
• I fältet Dagar anges antalet dygn.
• I fältet % anges kontantrabattprocenten.
• Rabattbsumma och Förfallet belopp beräknas automatiskt. Fälten Dagar ska fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7. Fälten % ska fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5. Om ordningen är felaktig blir fältet rött och programmet ger ett felmeddelande.
• Både fälten Dagar och % måste fyllas i, annars blir fälten röda och programmet ger ett felmeddelande.
• Kontantrabattens dagar får inte överstiga antalet dagar i Betalningsvillkoren.

 

7. Tilläggsuppgifter

• Överenskommen leveransvecka och specifikation
  • I fältet väljs leveransvecka, som kan specificeras med en specifikation. Tillgängliga specifikationer är +/- 1v, 2v och 3v.
• Leveransdagar
  • Uppgifterna som anges i fälten överförs till fakturans bokföringssida i fälten l
• Leveranssätt
  • Leveranssättet som valts från rullgardinsmenyn skrivs ut på fakturan. Det är en informativ uppgift som inte påverkar fakturans sändning från Procountor.
  • I fältet kan man välja leveranssätt som Postning, Online, Kurirtjänst, Frakttransport, VR Cargo, Buss och Kan hämtas.
• Leveransanvisningar (försäljningsorder)
  • I fältet kan man skriva leveransinstruktioner fritt. Fältet rymmer 250 tecken.
• Leveransvecka(försäljningsorder)
  • Uppgiften i fältet definieras enligt leveransdagar.
• Leveransvillkor och ort
  • Fälten används när det i Inställningarna har definierats att leveransvillkor används. Från rullgardinsmenyn väljs leveransvillkor och orten anges i det intilliggande fältet. Orten kan vara 40 tecken lång. Leveransvillkor och ort skrivs ut på fakturan.
• Tilläggsuppgifter
  • Mängden text som kan anges i fältet på fakturavyen är inte begränsad. Som förinställda uppgifter eller genom import av fakturor kan upp till 500 tecken föras in i fältet. Tilläggsuppgifter skrivs ut på fakturan ovanför produktraderna. Ytterligare information kan anges direkt i fältet Tilläggsuppgifter eller genom att trycka på pennikonen bredvid fältet, vilket öppnar ett fönster för att ange uppgifter. När man fyller i uppgifter via fönstret kan man också använda radbrytningar. Radbrytningar anges med \ -tecken.
• Försäljarens anteckningar
  • Mängden text som kan anges i fältet är inte begränsad. Anteckningarna skrivs inte ut på fakturan, utan är avsedda för internt bruk. Anteckningarna kan anges direkt i fältet eller genom att trycka på pennikonen bredvid fältet, vilket öppnar ett fönster för att ange uppgifter. När man fyller i uppgifter via fönstret kan man också använda radbrytningar. Radbrytningar anges med \ -tecken. Anteckningarna visas också på fakturans bokföringsvy. Fältets uppgifter visas också i sökresultatet för Verifikationssökning och kan användas som sökkriterium.
• Anbud “Handlar det om ett anbud?” (försäljningsorder)
  • Om rutan väljs, skrivs Offert ut som rubrik på försäljningsordern, istället för Orderbekräftelse.
• Priser inklusive moms “Enhetspriser inkl. moms”
  • Med valet bestäms om enhetspriserna inkluderar moms. Som standard kommer valet från momsinställningarna.
• Bokföring radvis “Bokför radvis?”
  • Med valet kan man bestämma att bokföringen skapas radvis på bokföringssidan, vilket innebär att varje fakturarad skapar en separat post i bokföringen istället för att bokningar under samma bokföringskonto och momssats kombineras. Som standard kommer inställningen från Inställningarna, men den kan ändras per faktura. Om man vill använda produkternas förvalda konteringar eller -dimensioneringar måste bokföringen skapas radvis.
• Momsstatus
  • Momsstatus styr verifikationens momshantering. Fakturans momsstatus hämtas från momsinställningarna. Om en förvalda momsstatus har definierats för affärspartnern i standardkontona används den. Annars används de allmänna momsinställningarna. Den valda momsstatusen är fakturaspecifik och påverkar alla fakturarader, om inte en avvikande momsstatus har definierats i raduppgifterna.

 

Bilagor -sektion

 

• Bilagor till fakturan kan läggas till och hanteras i avsnittet Bilagor på höger sida av fakturavyn.
• Om bilageavsnittet är dolt kan det öppnas via gemikonen på höger sida av vyn. På motsvarande sätt kan fliken döljas med knappen << i övre högra hörnet.
• Knappens namn inkluderar antalet bilagor, t.ex. ‘Bilagor (2)’ anger att fakturan har två bilagor.
• Det är möjligt att skicka bilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format med fakturor som skickas från Procountor. Den maximala storleken på bilagor som läggs till fakturan är cirka 10 megabyte.
• Genom knappen Lägg till fil kan en bilaga läggas till fakturan.
• En tillagd bilaga kan vid behov tas bort genom att välja bilageraden aktiv och trycka på knappen Ta bort i övre raden.
• Bilagor kan förhandsgranskas genom att klicka på bilageraden.
• Om bilagorna skickas med fakturan ska alternativet Skicka med faktura väljas.
• Bilagor i bilageavsnittet kan också efteråt placeras på fakturarader genom att klicka på bilageraden aktiv och välja Fäst till rad.
• Mer information om hur bilagor hanteras i e-fakturor finns via denna länk.

 

Raduppgifter

Genom att klicka på bilden kan du förstora den.

• Produkt
  • Fältet visar namnet på den produkt eller tjänst som faktureras. Fältet rymmer 80 tecken och informationen skrivs ut på fakturan. Produktinformationen kopieras till fakturans bokföringssida som en bokföringsbeskrivning om alternativet Bokföring per rad används på fakturan.
• Produktkod
  • Fältet visar koden för den produkt eller tjänst som faktureras, om en sådan används. Fältet rymmer 40 tecken och informationen skrivs ut på fakturan. Om ingen produktkod har angetts för någon fakturarad visas inte kolumnen på fakturan.
• Mängd
  • Fältet visar mängden av den produkt eller tjänst som faktureras. Mängden kan anges med en noggrannhet på fyra decimaler och skrivs ut på fakturan.
• Enhet
  • Fältet visar faktureringsenheten för den produkt eller tjänst som faktureras och skrivs ut på fakturan. Om ingen enhet har angetts för någon fakturarad visas inte kolumnen på fakturan.
• Pris
  • Fältet visar priset per enhet för den produkt eller tjänst som faktureras och skrivs ut på fakturan.
• Rabatt-%
  • Fältet visar radens rabattprocent. Rabattprocenten kan anges med en noggrannhet på fyra decimaler mellan 0-100 och påverkar fälten Utan moms, Moms totalt och Summa på raden.
  • Informationen skrivs ut på fakturan, men om ingen rabattprocent har angetts för någon fakturarad visas inte kolumnen på fakturan.
• Moms
  • Fältet visar radens momsprocent och skrivs ut på fakturan.
• Momsstatus
  • Momsstatus styr momsbehandlingen av produktraden. När fältet är tomt används fakturans momsstatus (i panelen Ytterligare information) för raden. Om en standardmomsstatus har angetts för produkten i produktregistret hämtas den automatiskt till raden.
• Exkl. Moms
  • Fältet visar det momsfria priset för den produkt eller tjänst som faktureras. I fakturamallens inställningar anges om priset utan moms eller med moms skrivs ut på fakturan.
• Moms totalt
  • Fältet visar momssumman för den produkt eller tjänst som faktureras. Informationen skrivs inte ut på fakturan.
• Summa
  • Fältet visar det momsbelagda priset för den produkt eller tjänst som faktureras.
• Radkommentar
  • Fältet rymmer 512 tecken. I fakturamallens inställningar kan det anges om kommentaren skrivs ut på fakturan. Om fakturan bokförs per rad inkluderas kommentaren i bokföringsbeskrivningen på fakturans bokföringsvy.
• Bilagor
  • Genom knappen kan radvisa bilagor läggas till fakturan.

 

Vyknappar

Övre knappar

• Spara
  • Genom knappen sparas fakturans information, varvid fakturan förblir i statusen Under behandling och kan fortfarande redigeras. Vid sparandet kontrollerar programmet att obligatorisk information har angetts på fakturan och att den angivna informationen (t.ex. referensnummer, om det är manuellt angivet) är korrekt.
  • Om bokföringspåverkande information (t.ex. produkter, summa, mängd eller momsprocent) redigeras i fakturavyn skapas fakturans bokföring och dimensionering om med standardvärden. Därför är det bra att göra fakturan helt färdig i fakturavyn innan ändringar görs i dess bokföring eller dimensionering.
  • Efter sparandet visas fakturans nummer i övre vänstra hörnet och skapelse- och redigeringsstämplar i nedre delen.
• Godkänn
  • Genom knappen godkänns fakturan som en affärshändelse. En faktura i godkänt status inkluderas i den officiella rapporteringen och momsbehandlingen.
• Skicka
  • Genom knappen skickas fakturan till mottagaren via den valda fakturakanalen.
• Ändra till faktura (försäljningsorder)
  • Genom knappen kan en försäljningsfaktura skapas baserat på orderinformationen, som fortfarande kan redigeras.
  • Ordern kan antingen kopieras till en faktura eller ändras till en faktura. Vid kopiering förblir ordern i statusen Fakturerad.
  • Ordern tas bort samtidigt som den ändras till en faktura (behåller sitt verifikationsnummer).
• Redigera
  • Under menyn finns funktionerna Kopiera, Redigera anteckningar, Återställ till statusen Under behandling, Skapa krediteringsfaktura och Makulera.
  • Med funktionen Kopiera kopieras fakturan. Om inga ändringar görs i valen Verifikationstyp eller Affärspartner vid kopieringen skapas en identisk faktura i statusen Under behandling, förutom fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodatum. Om verifikationstypen eller affärspartnern ändras hämtas radinformationen från den ursprungliga fakturan och övrig information från registret.
  • Med funktionen Redigera anteckningar kan informationen i fältet Försäljarens anteckningar redigeras när fakturan annars inte längre är redigerbar.
  • Med funktionen Återställ till statusen Under behandling återställs fakturan till statusen Under behandling.
  • Med funktionen Skapa krediteringsfaktura skapas en kreditfaktura.
  • Med funktionen Makulera makuleras fakturan. Makulerade fakturor inkluderas inte i sökningar eller rapportering som standard och kan inte återställas till aktiv status. Makulerade fakturor kan dock sökas i programmet och vid behov kopieras till nya fakturor.
• Förhandsgranskning
  • Genom menyn öppnas förhandsgranskningen av fakturan i ett nytt fönster i valt format. Menyn innehåller alternativen PDF, HTML, Följesedel och Adressdekal. Vid direkt tryckning på Förhandsgranskning-knappen (utan att välja något alternativ från menyn) öppnas förhandsgranskningen i PDF-format.
  • PDF-valet visar fakturan i utskriftsformat (PDF). En försäljningsfaktura i PDF-format har en streckkod längst ner på fakturan även på skärmen, precis som när fakturan skickas via fakturakanalen Posti eller E-post. Vid förhandsgranskning av försäljningsfakturan i PDF-format visas även bilagorna som skickas med fakturan.
  • HTML-valet visar fakturan i utskriftsformat (HTML).
  • Följesedel-valet öppnar följesedeln i utskriftsformat (PDF eller HTML).
  • Adressdekal-valet öppnar Adressdekalen i PDF-format.
• Gransk.ant
  • Genom knappen kan en granskningsanteckning läggas till försäljningsfakturan och den tillagda granskningsanteckningen visas om granskningsanteckningar för försäljningsfakturor har aktiverats i Inställningar.
• TIEKE
  • Genom knappen öppnas en sökning där kundens nätfakturaadress kan sökas med namn, organisationsnummer eller nätfakturaadress.
• FODS
  • Genom knappen öppnas FODS-företagsökning.
• Gå till
  
  • Genom menyn kan man navigera mellan fakturans olika vyer.
• Föregående
  
  • Genom knappen kan man navigera till föregående faktura i sökresultaten.
• Nästa
  • Genom knappen kan man navigera till nästa faktura i sökresultaten.
• 
  • Knappen stänger vyn.
• 
  • Genom pilen kan fakturabilden öppnas i högra sidan av vyn.
• 
  • Med pilarna längst ner på fakturabilden kan man navigera en fakturasida framåt eller bakåt, eller till fakturans första eller sista sida.

 

Nedre knappar

• Sök produkt
  • Knappen öppnar produktregistret, där produkter kan väljas till fakturaraderna.
  • I rullgardinsmenyn till höger om knappen finns alternativen Sök produkt (standardval vid tryck på Sök produkt-knappen) eller Sök produkt med hjälp av kod. Sök produkt med hjälp av kod. öppnar ett fönster där man kan söka de fakturerade produkterna eller tjänsterna genom att ange produktkoden.
  • Läs mer om att söka produkter här.
• Lägg till rad
  
  • Knappen lägger till en tom fakturarad, där produktinformationen fylls i manuellt.
  • Observera att manuellt tillagda fakturarader inte kopplas till produktregistret.
• Kopiera rad
  
  • Knappen kopierar den valda fakturaraden.
  • I rullgardinsmenyn till höger om knappen finns alternativen Kopiera rad (standardval vid tryck på Kopiera rad-knappen) eller Kopiera rad flera gånger, vilket skapar önskat antal kopior av den valda fakturaraden.
• Ta bort rad
  
  • Knappen tar bort den valda fakturaraden.
• Extra information 
  • Knappen öppnar fönstret Extra information. I fältet kan man lägga till en rubrik och en förklarande text som visas på produktraden och fakturan.
    • Fältet Radrubrik visas på fakturan ovanför produktraden. Informationen visas inte i bokföringsvyn. Fältet rymmer 512 tecken.
    • Fältet Radförklaringstext visas på fakturan under produkraden. Informationen visas inte i bokföringsvyn. Fältet rymmer 512 tecken.
  • När extra information har sparats visas en pratbubbla-ikon framför produktnamnet i radinformationen, vilket indikerar att ytterligare information har lagts till för den produktraden.
  • När fakturan sparas visas den tillagda extra informationen på produktraden i fakturabilden.
    
    
  • Extra information kan tas bort från produktraden genom att klicka på pratbubblan och rensa fälten. Därefter sparas informationen.
  • När fakturan har godkänts kan pratbubblan-ikonen inte längre öppnas.
• Kommentar
  
  • Knappen öppnar redigeringsfönstret för kommentarer, där man kan redigera kommentaren och lägga till radbrytningar.
  • Radbrytningar anges med \ -tecken och gör det lättare att formatera fakturaraderna i förhandsgranskningen av fakturan.
• Lägg till bilaga till rad
  
  • Bilagor kan också läggas till fakturarader genom att först aktivera den önskade produktraden och sedan välja bilagan som ska läggas till. Genom att trycka på knappen Lägg till bilaga till rad läggs bilagan till den valda produktraden.