Uppgifter på kundorder – Procountor

På den här sidan beskrivs de fält och knappar som finns på en kundorder. En kundorder skapas via Ny > Kundfaktura genom att välja verifikationsserien Kundorder.

Läs mer om olika sätt att skapa en kundorder.

Läs mer om att skapa en offert och följesedel.

Fält på rubriknivå i kundordern

Högst upp under den övre knappraden visas vilken status ett verifikat har. Exempel på status är Under behandling och Fakturerad. Läs mer om kundordrarnas statusar.

Kundens adress

Ange kundens besöksadress. Fälten Namn, Identifierare och Gatuadress har plats för 80 tecken. Fältet Postnummer har plats för 20 tecken. Fältet Postort har plats för 40 tecken. Den här adressen visas på ordern om den inte är samma som faktureringsadressen. Kundens adressuppgift visar vem som är orderns juridiska mottagare.

Faktureringsuppgifter

Fakturadatum - Dagens datum är förvalt.

Fakturanummer - Skapas automatiskt när informationen sparas.

Fakturans summa - Anges automatiskt.

Organisationsnummer - Fältet rymmer 40 tecken. Numret visas på den kundorder som skickas till kunden.

VAT-nummer - Fältet rymmer 40 tecken. VAT-numret visas på den kundorder som skickas till kunden.

Affärspartnernummer - Fältet rymmer 40 tecken. Numret visas på den kundorder som skickas till kunden.

Fakturakanal - Rekommenderade fakturakanaler i en order är Post och E-post. När du använder fakturakanalen Post går det att välja om ordern ska skickas i svartvitt eller färg och om den ska skickas via leveransmetoden A-post (1:a klassbrev) eller B-post (ekonomibrev). Notera att ekonomibrev i regel delas ut tre dagar efter inlämning, enligt Posten. Beroende på vilken fakturakanal som väljs dyker antingen en rullgardinsmeny upp för att välja Leveransmetod, eller ett fält för att ange E-postadress.

Språk - En order kan skickas på något av språken svenska, finska, engelska, norska eller danska. Om landet United States är angivet i faktureringsadressen på en engelsk order så skrivs datumet i formatet mm/dd/åååå.

Fakturamall - Om företaget tillämpar olika fakturamallar går det att välja den mall som ska användas för den här ordern.

Er referens - Fältet har plats för 28 tecken. Detta visas på den kundorder som skickas till kunden.

Orderreferens - Fältet har plats för 70 tecken. Detta visas på den kundorder som skickas till kunden.

Fakturanummer i annat system - Fyll i vid behov.

Faktureringsadress

Faktureringsadress - Det är särskilt viktigt att fylla i det här fältet om ordern skickas med Post, eftersom den adressen visas i brevets adressfönster. Om faktureringsadressen är tom kopieras uppgifterna från fälten under Kundens adress till Faktureringsadress. Antalet tecken är detsamma som i fälten Kundens adress. Adressen visas alltid på ordern. Markera kryssrutan 'Använd kundens adress även som faktureringsadress' för att kopiera kundens adress till faktureringsadress.

Betalningsuppgifter

Finansieringsavtal - Välj företagets finansieringsavtal i rullgardinsmenyn.

Kontonummer - Det konto som väljs här visas i uppgifterna i den övre delen av ordern och utgör bankkonto i streckkoden på ordern. Om ett kontonummer i IBAN-format väljs som kontonummer, visas även bankens SWIFT-kod under kontonumret bland uppgifterna i den övre delen av ordern.

OCR - Numret skapas automatiskt när ordern sparas. Det går också att ange ett eget OCR-nummer om det finns särskilt behov av detta. OCR-numrets maximala längd är 20 tecken och det visas även i den övre delen av ordern och ingår i orderns streckkod.

Betalsätt - Betalsättet visas inte på den kundorder som skickas till kunden.

Förfallodag - Förfallodagen beräknas från orderns datum enligt betalningsvillkoret. Om förfallodagen ändras, ändras även betalningsvillkoret.

Betalningsvillkor - I det första fältet anges antalet dygn och i det senare fältet procentvärdet. Betalningsvillkoret får vara 0–999 dygn och procentvärdet kan anges mellan 0 och 100. Uppgifterna skrivs ut på ordern.

Kontantrabatt - I det första fältet anges antalet dagar, i det andra fältet procentvärdet för kontantrabatten och i det sista fältet anges värdet. Rabattprocenten kan anges fritt med två decimalers noggrannhet i intervallet 0–100 %. Kontantrabatten påverkar inte orderns slutsumma. Uppgifterna skrivs ut på ordern.

Dröjsmålsränta - Dröjsmålsräntan kan vara 0–999,99. Uppgiften skrivs ut på ordern.

Rabatt-% - Denna rabattprocent gäller för hela ordern. Om andra rabattprocent har använts på raderna, tas de bort och ersätts av den orderspecifika rabattprocenten om det anges uppgifter i detta fält. Rabatten kan anges med fyra decimalers noggrannhet mellan 0 och 100 % och den påverkar orderns slutsumma. Rabatt-% visas alltid på orderraderna med två decimalers noggrannhet.

Valuta och kurs - Orderns valuta väljs i rullgardinsmenyn, och kursen tas från registret. Du kan också skriva in önskat värde på kursen. Valutan skrivs ut på ordern, men inte kursen.

Leveransadress

Leveransadress - Om det finns uppgifter angivna i fälten skrivs de ut på kundordern. Antalet tecken är detsamma som i fälten för Kundens adress. Adressen visas i beställningen om den avviker från faktureringsadressen. Markera kryssrutan 'Använd kundens adress även som leveransadress' för att kopiera kundens adress till leveransadressen.

Tilläggsuppgifter

Leveransdagar - Båda leveransdagarna visas på ordern som går till kunden. Uppgifterna om leveransdag är till för att verifikatet ska periodiseras korrekt.

Leveranssätt - I rullgardinsmenyn går det att välja Postning, I nätet, Budtjänst, Frakt, Buss eller Kan hämtas. Detta visas på ordern som går till kunden.

Leveransanvisningar - I fältet kan du införa fritt formulerade leveransanvisningar. Fältet rymmer 250 tecken.

Leveransvecka - Uppgiften i fältet beror på fälten Leveransdagar. T.ex. står siffran 50 automatiskt i fältet om datumet 2020-12-07 infaller vecka 50.

Leveransvillkor - Fältet används om det har angetts i vyn Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar att leveransvillkor gäller. Leveransvillkoret väljs i rullgardinsmenyn och visas på kundordern som går till kunden.

Ort - Skriv in orten i fältet. Orten får innehålla högst 40 tecken. Orten visas på kundordern som går till kunden.

Tilläggsuppgifter - Ett obegränsat antal tecken kan skrivas in i fältet. Det går att hämta högst 500 tecken med förinställda uppgifter eller via importen av fakturor. Tilläggsuppgifterna visas ovanför produkterna på ordern som går till kunden. Du kan skriva in tilläggsuppgifterna direkt i fältet eller klicka på -knappen efter fältet. Då öppnas ett fönster för redigering av uppgifterna. I detta fall går det också att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken.

Försäljarens anteckningar - Ett obegränsat antal tecken kan skrivas in i fältet. Här kan t.ex. kundens fakturanummer anges. Du kan skriva anteckningarna direkt i fältet eller klicka på -knappen bredvid fältet. Då öppnas ett fönster för redigering. I detta fall går det också att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken. Anteckningarna visas på orderns bokföringssida.

Offert - Om kryssrutan "Handlar det om en offert?" är markerad skrivs Offert ut som rubrik på kundordern och inte Orderbekräftelse.

Priser inkl. eller exkl. moms - Här anges med kryssrutan om enhetspriserna är inklusive eller exklusive moms.

Bokföring radvis - Här går det att ange att bokföringen skapas radvis på bokföringssidan och inte som en totalsumma. Om du använder förvalda konteringar eller dimensioneringar för produkterna ska bokföringen skapas radvis.

Momsstatus - Välj momsstatus i rullgardinsmenyn.

Knapparna i ordervyn

Spara - Sparar kundordern i databasen och skapar en bokföringssida. Ordern har statusen Under behandling och kan fortfarande redigeras.

Godkänn - Godkänner ordern. Ordern kan fortfarande redigeras.

Skicka - Skickar ordern via den valda fakturakanalen. Ordern har statusen Skickad och kan redigeras. Den kan skickas på nytt och/eller ändras till faktura.

Ändra till faktura - Skapar en kundfaktura utifrån uppgifterna i ordern. Den kan ännu redigeras. En order kan antingen kopieras till faktura eller ändras till faktura. När ordern kopieras får den statusen Fakturerad. Ordern tas bort när den ändras till faktura.

Knappen Redigera har flera alternativ.

Kopiera - Funktionen kopierar ordern. Om verifikationsserien eller affärspartnern inte ändras skapas en identisk faktura med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodag med status Under behandling. Om Verifikationsserie eller Affärspartner ändras, hämtas raduppgifterna från den ursprungliga ordern och övriga uppgifter från registret.

Redigera anteckningar - Med den här knappen kan du redigera anteckningar.

Återställ till statusen Under behandling - Återställer en kundorder till statusen Under behandling.

Makulera - Makulerar ordern.

Knappen Förhandsgranskning har flera alternativ.

PDF - Visar ordern i utskriftsvänligt format (PDF).

Följesedel - Öppnar följesedeln i utskrivbart format (PDF eller HTML). Följesedeln visar uppgifter om produkternas namn och antal men inte belopp och betalningsuppgifter.

Adressdekal - Öppnar adressdekalen i utskrivbart PDF-format. Adressdekal finns på kundorder och -fakturor när funktionen Följesedel har aktiverats för kundorder i programmets Inställningar. Det utskrivbara PDF-dokumentet (adressdekalen) innehåller adressuppgiften i den aktuella kundordern eller fakturan. I första hand tas adressuppgifterna från punkten “leveransadress” men om det inte finns tillräckliga uppgifter i Leveransadress tas uppgifterna från Kundens adress.

Med knappen Gransk.ant. kan du lägga till och se granskningsanteckningar på ordern.

Knappen Gå till har flera alternativ. I den här vyn befinner man sig i alternativet Faktura.

Bokföring - Öppnar orderns bokföringssida.

Dimensioner - Öppnar orderns dimensionssida. I Procountor motsvarar dimension och artiklar kostnadsplats eller uppföljningsobjekt.
Kund- Visar basuppgifterna i kundregistret.

Föregående - Visar föregående kundorder.

Nästa - Visar nästa kundorder.

X-knappen - Stänger vyn.

I fältet Bilagor kan du behandla orderns filbilagor.

Fälten för raduppgifter

Produkt - I fältet visas namnet på produkten/tjänsten. Fältet har plats för 80 tecken, och de visas på ordern. Produktuppgiften kopieras till orderns bokföringssida om du markerat kryssrutan Bokför radvis under Tilläggsuppgifter.

Produktkod - Fältet visar koden för produktens/tjänsten. Fältet har plats för 40 tecken, och de visas på ordern. Kolumnen visas inte på ordern om alla orderrader saknar en produktkod.

Mängd - I fältet visas mängden av produkten/tjänsten. Mängden kan anges med 4 decimalers noggrannhet.

Enhet - Fältet visar faktureringsenhet för produkten/tjänsten och den skrivs ut på ordern. Om alla orderrader saknar enhet visas inte kolumnen på ordern.

Pris - I fältet visas enhetspriset för produkten/tjänsten. Priset skrivs ut på ordern.

Rabatt-% - Fältet visar en radspecifik rabattprocent om sådan finns. Det går att ange rabatten med fyra decimalers noggrannhet mellan 0 och 100 och den påverkar fälten Exkl. moms, Moms totalt och Summa. Uppgiften visas på ordern. Om alla orderrader saknar Rabatt-% visas inte kolumnen på ordern.

Moms - I fältet visas ett radspecifikt procentvärde för momsen och den skrivs ut på ordern.

Momsstatus - Läs mer om momsstatus för kundfakturor.

Exkl. moms - Fältet visar priset på produkten/tjänsten exklusive moms. I Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar för fakturor kan företaget ställa in om priset ska skrivas ut på ordern inklusive moms eller exklusive moms.

Moms totalt - Fältet visar produktens/tjänstens momsandel.

Summa- Fältet visar priset på produkten/tjänsten inkl. moms.

Radkommentar - Fältet har plats för 255 tecken. Genom att ändra inställningarna för Radkommentar på sidan Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar för fakturor går det att reglera hur en radkommentar visas på den kundorder som skickas till kunden. Om ordern konteras radvis visas radkommentaren på bokföringssidan.

Startdatum - I fältet anges startdagen för produktens/tjänstens verkningsperiod radvis. Vid Förhandsvisning visas datumet under ordet Period.

Slutdatum - I fältet anges slutdagen för produktens/tjänstens verkningsperiod radvis. Vid Förhandsvisning visas datumet under ordet Period.

Bilagor - Här visas radspecifika bilagor.

Längst ner i fältet Raduppgifter visas orderns totalsumma för Exkl. moms, Moms totalt och Summa.

Knapparna för raduppgifter

Knappen Sök produkt i sektionen Raduppgifter har två funktioner, Sök produkt och Sök produkt med hjälp av kod.

Sök produkt öppnar produktregistersidan där du kan söka och välja produkter till orderraderna.

Det går fortast att söka produkter och tjänster i registret med funktionen Sök produkt med hjälp av kod. Då visas ett fönster där du kan mata in produktkoden. Om man kan produktkoderna går det snabbare att söka med koden via det här fönstret än att söka i registret. Om två eller flera produkter har samma kod är det inte möjligt att lägga till dem med hjälp av koden.

Lägg till rad- Skapar en tom orderrad.

Kopiera rad- Kopierar markerad orderrad.

Kopiera rad till flera- Kopierar markerad orderrad önskat antal gånger.

Ta bort rad - Tar bort den valda orderraden.

Radkommentar - Med hjälp av knappen går det att göra radbrytningar. Med radbrytningar går det att redigera orderraderna i orderns Förhandsvisning så att det blir mer läsbart.

Lägg till bilaga till rad - Du kan lägga till bilagor till specifika rader.

Artiklar i detta avsnitt