Det går också att skapa en kundorder, dvs. en orderbekräftelse, som offert och skriva ut den som följesedel. En kundorder kan senare ändras eller kopieras till en kundfaktura.
Skapa en kundorder
Om du vill skapa en Orderbekräftelse/Följesedel/Offert till en existerande kund, börja med att söka fram den kunden i Register > Kundregister. Markera sedan den aktuella kunden och klicka på knappen Exportera till fakturaunderlag och välj Kundorder som fakturatyp.
Då kommer du till vyn för att hantera kundordern. Komplettera mottagarens adress och andra uppgifter vid behov. Programmet påpekar när ordern sparas om du skapar en order för en månad som redan har en utförd momsdeklaration. Om mottagaren har förinställda produkter visas de automatiskt på raderna.
Om du vill skapa en helt ny kundorder på ett tomt underlag, gå via Ny > Kundfaktura och välj alternativet Kundorder i rullgardinsmenyn Verifikationsserie. Klicka sedan på Skapa för att komma till kundorderns vy. Där anger du ordermottagarens uppgifter, betalningsvillkoren och andra uppgifter på orderunderlaget.
En kundorder som skapas på ett tomt underlag kan senare allokeras till en kund med hjälp av Allokera till affärspartner vid knappen Lägg till funktioner i Sökning av verifikat.
Kundorderns uppgifter
Alla uppgifterna på en rad i vyn Kundorder kan redigeras, förutom de i kolumnerna Exkl. moms, Moms totalt och Summa. Det går att reglera hur en Radkommentar visas i den order som skickas till kunden genom att ändra inställningarna för Radkommentar i vyn Administration>Uppgifter om företaget>Inställningar för fakturor.
Du kan ändra ordningsföljden på orderraderna genom att högerklicka på en rad med musen och välja antingen Flytta rad ett steg upp eller Flytta rad ett steg ned på menyn som öppnas. Klicka på knappen Spara för att aktivera den ändrade ordningsföljden på raderna.
Du kan ändra antalet rader som visas genom att flytta markören till skiljelinjen ovanför knappraden mellan raduppgifterna och basuppgifterna om kundordern (markören ändras till en dubbeländad pil på det rätta stället). Klicka och dra skiljelinjen med vänstra musknappen och flytta den uppåt eller nedåt. Inställningen bevaras i minnet tills webbläsaren stängs.
Knappen Lägg till rad skapar en tom fakturarad där du kan skriva in orderuppgifterna. Vi rekommenderar att du använder registrerade produkter eftersom du då kan dra fördel av förinställda konteringar och dimensioner. Det gör också att produktregisterrapporterna blir tydligare.
Med knappen Kopiera rad kan du kopiera orderrader. Välj först den rad som ska kopieras och klicka sedan på knappen Kopiera rad. Om du väljer alternativet Kopiera rad till flera visas ett fönster som frågar hur många kopior av raden som ska produceras. Sedan ställs frågan om summan ska fördelas jämt på alla rader. Enhetspriset är oförändrat.
Med knappen Ta bort rad kan du ta bort en vald rad.
Knappen Radkommentar öppnar ett fönster där du kan fylla i radkommentarer.
Med knappen Lägg till bilaga till rad kan du bifoga filer till en rad efter fakturan är sparad.
Om du vill använda produkter som har förinställda konton eller förinställda dimensioner ska kryssrutan framför Bokföring radvis vara markerad i tilläggsuppgifterna.
Efter fälten Leveransanvisningar, Tilläggsuppgifter och Försäljarens anteckningar finns en knapp med en pennikon som öppnar ett fönster för redigering av uppgifterna. Här är det också möjligt att använda radbrytning. Radbrytningarna visas i fältet som \-tecken. Längden på Leveransanvisningar får vara maximalt 250 tecken. Längden på Tilläggsuppgifter och Försäljarens anteckningar är obegränsad.
Läs även den detaljerade beskrivningen av fälten och knapparna i kundorder och bokföringssidor.
Knappar i kundorderns övre del
Spara orderuppgifterna med knappen Spara. Då får ordern statusen Under behandling. En order som har statusen Under behandling kan redigeras. När kundordern har sparats visas fakturanumret i det övre fältet och stämplar som visar när kundordern skapades och redigerades syns allra längst ner i vyn.
Godkänn en färdig kundorder med knappen Godkänn. Då får kundordern statusen Icke skickad. En kundorder som har statusen Icke skickad kan redigeras.
Knappen Skicka används för att skicka en godkänd kundorder till mottagaren (utom när orderns fakturakanal är Skickas inte) och då ändras orderns status till Skickad. En kundorder som har statusen Skickad kan redigeras. Det går att skicka en redan skickad kundorder igen, men programmet påpekar detta.
Med knappen Ändra till faktura kan en kundorder ändras till en faktura. Det går att ändra alla ordrar som inte har statusen Fakturerad till faktura. Knappen öppnar ett fönster där det går att välja om en order ska kopieras eller ändras till faktura. Läs mer om att skapa en ny kundfaktura här.
Obs! När en kundorder kopieras eller ändras till en kundfaktura söker programmet efter kundens förinställda fakturakanal med tillhörande avsändningsuppgifter i kundregistret. Då kan kundfakturan skickas till kunden via en annan fakturakanal (t.ex. E-faktura) än den som används vid kundorder.
Med alternativet Kopiera till faktura kopieras ordern till faktura samtidigt som ordern behålls. Ordern får statusen Fakturerad och dess bokföring tas bort. En kundorder med statusen Fakturerad kan inte redigeras. Order med statusen Fakturerad kan sökas i Sökning av verifikat. Kundfakturan som skapas får dagens datum och förfallodagen beräknas enligt företagets betalningsvillkor. Fakturan får ett nytt nummer men referensnumret kopieras från ordern till fakturan. Förutom bokföring och dimensionsuppgifter är övriga uppgifter oförändrade. Bilagor flyttas inte till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Med alternativet Kopiera delvis kopieras en del av produkterna i ordern till fakturan och ordern bevaras. Den knappen öppnar ett fönster där det går att välja antalet enheter som ska faktureras från den ofakturerade mängden på fakturans produktrader.
Det går också att ge en radkommentar i det här fönstret. Kommentaren visas på fakturan. Produktmängden på ordern minskar med den mängd som har fakturerats. Ange uppgifter om hur mycket som har fakturerats och fakturans nummer i orderns radkommentar. När alla produkter på ordern har kopierats till fakturan ändras orderns status till Fakturerad och orderns bokföring raderas. Order med statusen Fakturerad kan sökas i Sökning av verifikat.
Kundfakturan som skapas med Kopiera delvis får dagens datum och förfallodagen beräknas enligt företagets betalningsvillkor. Fakturan får ett nytt nummer men referensnumret kopieras från ordern till fakturan. Förutom bokföring och dimensionsuppgifter är övriga uppgifter oförändrade. Bilagor flyttas inte till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Med alternativet Ändra till faktura ändrar du en order till en faktura, och själva kundordern tas bort. Kundfakturan som skapas får dagens datum och förfallodagen beräknas enligt företagets betalningsvillkor. När du ändrar en order till en faktura omvandlas ordernumret till fakturanumret och orderns referensnummer fortsätter vara fakturans referensnummer. De övriga uppgifterna är oförändrade, även bokförings- och dimensionsuppgifterna. Vid ändringen överförs filbilagorna till fakturan. Uppgifterna i fakturan kan redigeras innan den godkänns.
Välj knappen Avbryt om du inte ska använda något av dessa alternativ.
Obs! Det går att sammanföra flera kundordrar samtidigt till en faktura på sidan Sökning av verifikat med funktionen Sammanför ordrar till faktura vid knappen Lägg till funktioner.
Knappen Redigera har alternativen Kopiera, Redigera anteckningar, Återställ till statusen Under behandling och Makulera.
Funktionen Kopiera används för att skapa en identisk order som har statusen Under behandling, med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodag. Vid kopiering går det att ändra Verifikationsserie och Affärspartner t.ex. genom att kopiera en likadan kundorder till en annan kund.
Funktionen Redigera anteckningar öppnar ett fönster där du kan redigera kundorderns anteckningar.
Knappen Återställ till statusen Under behandling gör så vid behov.
Funktionen Makulera används för att makulera en kundorder som håller på att redigeras. Makulerade ordrar saknar bokföringssidor med kan läsas och kopieras.
Knappen Förhandsgranskning har följande alternativ.
PDF används för att visa en kundorder/orderbekräftelse i utskrivbart PDF-format i ett nytt webbläsarfönster.
Följesedel används för att visa en följesedel i ett nytt fönster utifrån uppgifterna i kundordern. Först ställs frågan om utskriften ska ha HTML- eller PDF-format.
Adressdekal används för att visa en adressdekal för kundordern i utskrivbart PDF-format i ett nytt webbläsarfönster.
Knappen Gå till har alternativen Faktura, Bokföring, Dimensioner och Kund.
Alternativet Faktura visar samma vy över kundordern.
Alternativet Bokföring används för att öppna bokföringssidan för en order. Bokföringsuppgifterna för en order kommer inte med i den officiella bokföringen som avses i bokföringslagen.
Alternativet Dimensioner används för att dimensionera en order. I Procountor är dimensioner och objekt kostnadsplatser eller uppföljningsobjekt.
Alternativet Kund öppnar vyn Kundens Basuppgifter i Affärspartnerregistret.
I fältet till höger kan du hantera bilagor för kundordern. Här kan du lägga till filbilagor, läsa och ta bort befintliga bilagor med funktionerna Lägg till fil, Öppna och Ta bort. Alternativen Öppna och Ta bort är inte aktiva om det inte finns några filbilagor till ordern.
Filbilagor kan behandlas även om en kundorder inte i övrigt kan redigeras.
Alternativet Lägg till fil används för att söka i datorn efter en fil som ska bifogas.
Det går att skicka filbilagor i gif-, jpeg-, PDF- och txt-format med order som skickas med fakturakanalerna Post eller E-post. Kryssa för punkten "Ska filbilagan skickas med kundfakturan eller försäljnings- eller inköpsordern?" om filen ska skickas med.
Det går att bifoga flera filbilagor till en och samma order. Man kan välja att skicka med alla eller vissa av bilagorna. De filbilagor som skickas till kunden behöver inte ha samma format, bara de har något av formaten gif, jpeg (jpg), PDF eller txt. Om du markerar en fil som inte är i ett format som går att skicka ändras kundordern automatiskt till typen Skickas inte. Filbilagorna överförs till fakturan om en kundorder ändras till faktura. Om en filbilaga har markerats för att skickas med ordern ska den också skickas med kundfakturan. Om en kundorder kopieras till faktura överförs inte filbilagorna till fakturan.
Med alternativet Öppna kan du titta på de filer som lagts till ordern. Om det finns flera filer öppnar knappen ett fönster där du kan välja vilken fil som ska visas i en rullgardinsmeny. Beroende på filtypen öppnas filbilagan antingen i ett nytt webbläsarfönster eller i ett visst program (t.ex. xls i Excel och doc i Word). Flera filbilagor kan vara öppna samtidigt.
Med alternativet Ta bort kan du ta bort filer som lagts till kundordern. Om det finns flera filer öppnar knappen ett fönster där du kan välja vilken fil som ska tas bort i en rullgardinsmeny.