I Procountor är det möjligt att aktivera automatisk beräkning av inkasso- och dröjsmålsavgifter, vilket innebär att programmet automatiskt beräknar de avgifter som uppstår för fakturor som betalas för sent och föreslår att de läggs till på kundens nästa faktura. Det är också möjligt att styra fakturor till en extern inkassopartners påminnelse- eller inkassotjänst, som hanterar betalningspåminnelser och inkasso.
Mer information om användningen av inkassopartners påminnelse- och inkassotjänster finns här. Information om skapande och sändning av betalningspåminnelser via Procountor finns i denna artikel.
Aktivering av automatisk beräkning av inkasso- och dröjsmålsavgifter
Det första steget för att aktivera automatisk beräkning av inkasso- och dröjsmålsavgifter är att skapa produkter för inkasso- och dröjsmålsavgifter i försäljningsproduktregistret:
- Inkassoavgifter, x eur, moms 0%: En önskad standardpris kan definieras för inkassoavgifter, som kan justeras vid behov för varje faktura. Enheten kan väljas fritt, t.ex. st.
- Dröjsmålsränta, 0 eur, moms 0%: Dröjsmålsräntan beräknas enligt dröjsmålsräntesatsen, så dess standardpris lämnas till noll. Enheten kan väljas fritt, t.ex. dag.
Nästa steg är att aktivera valet Är den automatiska behandlingen av inkasserings- och dröjsmålsavgifter påkopplad?. Du hittar inkassoinställningarna i programmet under Administration >Uppgifter om företaget> Inkassoinställningar.
- I rullgardinsmenyerna för Produkt av inkasseringsavgifter och Produkt bland dröjsmålsavgifter väljs de produkter som skapades i steg 1.
- I fältet Dagsmarginal för dröjsmålsavgifterl kan du ange ett värde som bestämmer den tillåtna betalningsförseningen. Om du till exempel anger siffran 2 i fältet innebär det att dröjsmålsavgifter börjar beräknas först efter att två dagar har gått från förfallodagen. Som standard finns inget värde i fältet, vilket innebär att dröjsmålsavgifter börjar beräknas omedelbart efter förfallodagen. Helger och helgdagar tas med i beräkningen och bildandet av dröjsmålsavgiften.
- I fältet Minimibelopp av dröjsmålsränta kan du ange ett minimibelopp för dröjsmålsräntan, vilket innebär att belopp under detta inte faktureras, dvs. Procountor föreslår inte att dröjsmålsavgifter läggs till på kundens nästa faktura förrän detta belopp överskrids.
- I fältet Förvald dröjsmålsränta för försäljningsfakturor anges den allmänna standardprocenten för dröjsmålsräntan.
- I fältet Förvalt betalningsvillkor på försäljningsfakturor anges det allmänna standardbetalningsvillkoret.
- I rullgardinsmenyn Innkrevingpartner kan du ange den inkassopartner som ska användas. Tillgängliga alternativ är Maksuvahti och Ropo Oy (tidigare Ropo Capital). Från Procountor kan du överföra fakturor till den valda inkassopartnerns påminnelse- eller inkassotjänst. Mer information om de påminnelse- och inkassotjänster som är integrerade i Procountor och inkassopartnerna finns i denna artikel.
Bildandet av automatiska inkasso- och dröjsmålsavgifter
Bildandet av dröjsmålsavgifter:
När inkasso- och dröjsmålsavgiftsfunktionen är aktiverad är beräkningen av dröjsmålsavgifter tillgänglig för de fakturor som betalas efter att funktionen har aktiverats. Procountor beräknar automatiskt eventuella dröjsmålsavgifter för de fakturor som betalas för sent baserat på de angivna uppgifterna.
Om en kund betalar sin faktura för sent, dvs. betalningsdagen är senare än förfallodagen (med hänsyn till den eventuella dröjsmålsavgiftsdagmarginalen som anges i företagsinformationen), beräknar Procountor antalet dagar som betalningen är försenad. Informationen om förseningen sparas i databasen.
Bildandet av inkassoavgifter:
Inkassoavgifter kan å andra sidan sparas i programmet i samband med skapandet av en betalningspåminnelse. När en betalningspåminnelse skickas till en kund från Procountor, öppnas ett fönster för Lägg till inkasseringskostnader efter att du har klickat på knappen Skicka, där programmet frågar om en rad för inkasseringsavgiften automatiskt ska läggas till på kundens nästa försäljningsfaktura. Om du svarar Ja på detta, föreslår programmet att inkassoavgifter läggs till på kundens nästa faktura. Om du svarar Nej föreslås inga inkassoavgifter att läggas till på fakturan.
För att Procountor ska kunna beräkna inkasso- och dröjsmålsavgifter på försäljningsfakturor måste varje försäljningsfaktura vara allokerad till en kund i affärspartnerregistret. Du kan söka och allokera oallokerade fakturor på följande sätt:
- Sök oallokerade fakturor med hjälp av valet Ska sökningen endast omfatta icke allokerade i sökningen av verifikat (i avancerad sökning).
- Välj den oallokerade fakturan i sökresultaten och välj Lägg till funktioner och sedan Allokera till affärspartner, där du kan välja önskad affärspartner.
Fakturering av avgifter på följande fakturor
På nästa faktura för samma kund föreslås att de dröjsmålsavgifter som uppstått från en tidigare, för sent betald faktura läggs till, om den tidigare fakturan är betald vid tidpunkten för skapandet av den nya fakturan. Dröjsmålsräntor föreslås inte läggas till på fakturan om fakturan har förfallit men ännu inte är betald. Dröjsmålsräntor debiteras för hela förseningsperioden och därför föreslår Procountor att dröjsmålsräntor läggs till först efter att den ursprungliga fakturan har betalats.
Inkassoavgifter föreslås läggas till om en betalningspåminnelse har skapats för kunden och det har valts att inkassoavgifter ska föreslås på kundens nästa faktura i samband med att betalningspåminnelsen skickas. För inkassoavgifter behöver den tidigare fakturan inte vara betald, dvs. inkassoavgifter föreslås på nästa faktura även om den tidigare fakturan fortfarande är öppen.
När en faktura skapas visas följande fråga på skärmen: Ska de inkasseringskostnader som ska tas ut av kunden läggas till fakturan? Även om frågan endast nämner inkassoavgifter kan det också avse dröjsmålsavgifter eller en kombination av inkasso- och dröjsmålsavgifter.
- Om du svarar Nej fortsätter skapandet av försäljningsfakturan normalt. Samma dröjsmåls- och/eller inkassoavgiftsrader föreslås nästa gång en försäljningsfaktura skapas för den aktuella kunden.
- Om du svarar Ja läggs inkasso- och/eller dröjsmålsavgifter till som en produktlinje på fakturan. Vid den första sparningen läggs fakturanumret som avgifterna avser till inom parentes efter produktnamnen för inkasso- och dröjsmålsavgifterna. Det kan finnas en eller flera inkasso- och dröjsmålsavgiftsrader på fakturan beroende på hur många olika fakturor avgifterna har uppstått från vid tidpunkten för skapandet av fakturan. När fakturan sparas första gången tolkas inkasso- och dröjsmålsavgiftsraderna som debiterade i Procountor och föreslås inte längre när nästa faktura skapas för den aktuella kunden.
Borttagning av avgifter från en viss kunds fakturor
Om inkasso- och dröjsmålsavgifter som föreslås på en viss kunds fakturor inte ska faktureras alls, och de inte längre ska föreslås på fakturan, bör du göra följande:
- Välj de inkasso- och dröjsmålsavgifter som programmet föreslår att läggas till på kundens faktura.
- Spara den aktuella fakturan.
- Ta bort raderna som avser inkasso- och dröjsmålsavgifter från fakturan.
Efter detta kommer dessa inkasso- och dröjsmålsavgiftsrader inte längre att föreslås på kundens fakturor i framtiden.
Övervakning av ackumulerade avgifter och separat fakturering av avgifter
Fakturor som har ackumulerade dröjsmålsavgifter som inte har fakturerats kan sökas med hjälp av Sökningen av verifikat. När automatisk beräkning av inkasso- och dröjsmålsavgifter har aktiverats i Inställningarna, finns valet Ska sökningen endast omfatta icke-fakturerade i det övre högra hörnet av den avancerade sökningen av verifikat.
När verifikaten söks med valet Ska sökningen endast omfatta icke-fakturerade markerat, visas endast de fakturor som har ofakturerade inkasso- och dröjsmålsavgifter i sökresultaten. För sådana kunder kan en ny faktura skapas genom att högerklicka på raden i sökresultaten och välja Gör upp en ny faktura. Därefter fortsätter du enligt rubriken Fakturering av avgifter på följande fakturor, dvs. skapa en faktura för kunden som inkluderar de ackumulerade inkasso- och dröjsmålsavgifterna.
Ackumulerade ofakturerade och fakturerade inkasso- och dröjsmålsavgifter per kund kan också granskas med hjälp av rapporten för inkasserings- och dröjsmålsavgifter.
Fakturering av avgifter vid inläsning av fakturadata och automatisk överföring
Vid inläsning av fakturadata kontrollerar Procountor eventuella inkasso- eller dröjsmålsavgifter för varje faktura och lägger till dem på fakturorna vid inläsningen (om automatisk beräkning av inkasso- och dröjsmålsavgifter är aktiverad). I steg 2 (2) av inläsningen av fakturadata finns valet Inkasso- och dröjsmålsavgifter (Lägg till ofakturerade inkasso- och dröjsmålsavgifter på fakturorna i fakturadatan?). Som standard är valet markerat, men det kan också avmarkeras, vilket innebär att inkasso- och dröjsmålsavgifter inte inkluderas på fakturorna som skapas vid inläsningen.
För fakturor som importeras via den automatiska överföringsgränssnittet läggs inkasso- och dröjsmålsavgifter automatiskt till när fakturorna importeras till Procountor i status Under behandling eller Icke skickad. För fakturor som importeras i andra statusar läggs inga avgifter till. För fakturor som importeras via den automatiska överföringen kan det inte specificeras separat om avgifter ska läggas till på fakturan, men om avgifter inte ska faktureras kan de tas bort manuellt från fakturan innan den godkänns och skickas.
För fakturor som importeras till Procountor via API-gränssnittet (på engelska) föreslås eller läggs inga inkasso- och dröjsmålsavgifter automatiskt till. För fakturor som importeras via API-gränssnittet måste eventuella inkasso- och dröjsmålsavgifter läggas till manuellt på fakturorna.