Fakturering av arbeten är en tilläggsfunktion som underlättar faktureringen av arbeten utförda för kunder. Med hjälp av funktionen registreras fakturerbara arbeten och andra prestationer i kundens uppgifter, och utifrån de sparade uppgifterna kan försäljningsfakturor enkelt skapas.
Fakturering av arbeten är en betalfunktion som kan beställas genom att kontakta kundtjänst via kontaktformuläret. Mer information om prissättningen för fakturering av arbeten finns här (på finska).
När funktionen Fakturering av arbeten har lagts till finns den i programmet under Register > Fakturering av arbeten.
Funktioner relaterade till fakturering av arbeten finns också på andra ställen i programmet. Dessa funktioner gås igenom i denna artikel under sina respektive rubriker. För att användaren ska ha tillgång till alla vyer måste de ha tillräckliga användarrättigheter, som beskrivs mer detaljerat i slutet av denna instruktion.
Användarrättigheter
Registrering av fakturerbara arbeten kräver följande användarrättigheter:
- Widget på startsidan: fullständiga rättigheter till kundregistret
- Via kundregistret: fullständiga rättigheter till kundregistret
- Via personregistret: fullständiga rättigheter till personregistret och kundregistret
Sökning av kunder, personer och produkter kräver minst visningsrättigheter till motsvarande register.
Att göra fakturering via funktionen Fakturering av arbeten kräver fullständiga rättigheter för att skapa försäljningsfakturor.
Fakturering av arbeten
Vyn Fakturering av arbeten är funktionens huvudvy. Genom denna vy skapas faktureringen, vilket resulterar i försäljningsfakturor för de registrerade fakturerbara arbetena. Genom vyn kan man också enkelt se alla arbeten som ännu inte har fakturerats.
Fält och knappar i vyn
- Genom knappen Sök kunder som ska faktureras söks kunder enligt sökkriterierna till vyn.
- Genom knappen Arbeten som ska faktureras går man till vyn Fakturerbara arbeten, som beskrivs mer detaljerat under nästa rubrik.
- I fälten Datumintervall för arbeten som ska faktureras kan man ange en period för att begränsa de kunder som visas i sökresultaten. Som standard är startdatumet tomt och slutdatumet dagens datum. Om startdatumet lämnas tomt visas alla arbeten som ska faktureras för tidigare datum som ännu inte har fakturerats i sökresultaten.
- Valet Visa förvalda produkter under rubriken lägger till kunder i sökresultaten som har definierade standardprodukter i vyn Standardprodukter, men som inte har registrerade fakturerbara arbeten.
Vyn Arbeten som ska faktureras
Genom knappen Arbeten som ska faktureras i toppmenyn i vyn Fakturering av arbeten går man till en separat vy där fakturerbara arbeten kan registreras kundspecifikt. Varje rad i vyn motsvarar ett fakturerbart arbete. Arbeten som registreras i vyn Arbeten som ska faktureras visas i vyn Fakturering av arbeten för fakturering.
- Knappen Spara sparar tillagda rader och eventuella ändringar i befintliga rader.
- Genom knapparna HTML och Excel kan en sammanfattning av fakturerbara arbeten öppnas i olika filformat.
- Valet Ska även fakturerade visas? inkluderar även alla tidigare fakturerade arbeten i sökresultaten.
- I fälten Datumintervall för arbeten som ska faktureras kan man ange en period för att begränsa sökresultaten.
- Knappen Sök produkt öppnar vyn Produktregister, där en produkt kan väljas till den aktiva raden.
- Knappen Lägg till skapar en ny rad för att registrera ett fakturerbart arbete.
- Knappen Kopiera kopierar den aktiva raden.
- Knappen Ta bort tar bort den aktiva raden.
- Genom knappen Välj kund väljs en kund till den aktiva raden.
- Genom knappen Välj person väljs en person till den aktiva raden (en person från det fakturerande företaget som till exempel har varit ansvarig för det fakturerbara arbetet).
- Knappen Infoga rader öppnar en separat vy där fakturerbara arbeten kan fästas i textformat:
- Uppgifter kan kopieras från ett kalkylprogram och fästas i textfältet. När uppgifterna har fästs visas de fakturerbara arbetena i kolumnfälten i fönstret och man kan vid behov ändra vilken information som finns i vilken kolumn.
- Om uppgifter anges manuellt i textfältet eller från ett annat program än ett kalkylprogram måste uppgifterna separeras med Tab-tangenten för att positionerna ska identifieras korrekt.
- När man trycker på knappen Fortsätt stängs fönstret och de fästa uppgifterna överförs till sina respektive rader. När övrig nödvändig information har fyllts i på raden/raderna och uppgifternas korrekthet har kontrollerats trycker man på knappen Spara.
Som radinformation för fakturerbara arbeten kan man dessutom ange annan radinformation, såsom timmar, produktnamn (hämtas från registret för registerprodukter), produktkod (hämtas från registret för registerprodukter om angivet), enhet (hämtas från registret för registerprodukter om angivet) och radkommentar.
När funktionen fakturering av arbeten används för att fakturera en kund som har extern finansiering (dvs. kunden har ett finansieringsavtal i registret) överförs avtalsnummer, kontonummer och finansieringstext från det aktuella finansieringsavtalet till den skapade fakturan. Om inget finansieringsavtal finns hämtas kontonumret från kundregistret eller från företagets vy Bankförbindelser.
Sökresultat
I sökresultaten visas kunder som motsvarar sökkriterierna, med kolumnspecifik radinformation som namn, Kod och Arbeten som ska faktureras. Om valet Visa förvalda produkter i sökkriterierna är aktiverat visas även kolumnen Förvalda produkter i sökresultaten, där antalet förvalda produkter för kunden visas.
- Genom knappen Välj alla väljs alla kunder i sökresultaten. Kunder kan också väljas individuellt genom att markera kryssrutan till vänster om kundens rad. Siffran inom parentes i kryssrutans kolumn anger antalet valda kunder.
- Genom knappen Börja faktureringen öppnas ett nytt fönster, som beskrivs mer detaljerat under nästa rubrik.
Börja faktureringen-funktion
När fakturerbara kunder har valts i vyn Fakturering av arbeten och knappen Börja faktureringen trycks, öppnas följande Fakturering-fönster:
- I fältet Fakturagruppens namn är förvalda namnet Fakturering (fakturadatum) kl (faktureringstid), t.ex. Fakturering 31.7.2019 kl 10:00, som skapas utifrån faktureringens datum och tid. Namnet kan dock ändras om så önskas.
- I fältet Fakturadatum anges fakturans datum.
- I fälten Leveranstid kan leveranstiden anges. Den angivna perioden visas på fakturan som leveranstid. Som standard är leveranstiden den period som anges i fälten Datumintervall för arbeten som ska faktureras i vyn Fakturering av arbeten, om ett startdatum har angetts i sökkriterierna. Om sökningen har gjorts enbart utifrån slutdatum är leveransdatumen som standard tomma.
- I fältet Tilläggsuppgifter kan valfri ytterligare information anges som visas på fakturan.
- Med valet Ska de förvalda produkterna faktureras? läggs kundens standardprodukter till fakturan. Valet är som standard markerat.
- Med valet Sammanför noteringar av samma produkt till faktura kombineras registreringar av fakturerbara arbeten för samma produkt till en rad på fakturan. Om till exempel samma produkt har registrerats två gånger med mängden 1 via widgeten Bokföring av arbeten som ska faktureras på startsidan, visas endast en produktlinje på fakturan med mängden 2. Valet är som standard markerat. Om valet Sammanför noteringar av samma produkt till faktura inte är markerat visas separata registreringar av samma produkt som separata rader på fakturan.
- Valet Lägg till datumet för noteringen i radkommentaren lägger till registreringsdatumet för det fakturerbara arbetet (dvs. datumet som sattes för arbetet vid registreringen) som radkommentar på fakturan. Valet är som standard inte markerat och påverkar inte radkommentarerna för förvalda produkter.
- Knappen Fortsätt skapar fakturorna, varefter fönstret Faktureringen är klar öppnas. Genom detta fönster kan man vid behov gå till vyn Verifikationssökning, där de nyligen skapade fakturorna visas. Efter skapandet är fakturorna i statusen Under behandling.
- Det bör noteras att om kunden har en faktura i statusen Under behandling, kombineras de uppgifter som skapats via funktionen Fakturering av arbeten med denna faktura i statusen Under behandling. Om de uppgifter som skapats via funktionen Fakturering av arbeten ska vara på en egen, ny faktura, måste tidigare skapade fakturor i statusen Under behandling antingen makuleras eller godkännas innan funktionen Börja faktureringen används.
Bokföring av arbeten som ska faktureras via widgeten på startsidan
På Procountors startsida kan widgeten Bokföring av arbeten som ska faktureras läggas till genom att klicka på knappen Redigera startsida. Widgeten kan läggas till på startsidan genom att välja rutan för den i övre delen av vyn: när widgeten är vald genom att hålla ner vänster musknapp kan den dras till önskad plats på startsidan.
Med widgeten kan fakturerbara arbeten snabbt och enkelt registreras. Widgeten har flera olika fält och val, där obligatoriska fält är markerade med en röd stjärna. Vid Bokföring av arbeten som ska faktureras via widgeten bör man notera att om en standardmomsprocent har sparats för produkten i produktregistret, tas den inte med på fakturan. I widgetens moms-fält anges alltid programmets standardmomsprocent, oavsett vilken momsprocent produkten har i produktregistret.
När nödvändig information har angetts sparas det fakturerbara arbetet med knappen Spara arbete som ska faktureras i övre delen av widgeten. Arbeten som sparats via widgeten visas i vyn Fakturering av arbeten, sammanfattningsvyn Fakturering av arbeten och i kundregistret i den kundspecifika vyn Arbeten som ska faktureras.
Bokföring av arbeten som ska faktureras i kundregistret
Förutom vyn Arbeten som ska faktureras som öppnas via funktionen Fakturering av arbeten och widgeten Bokföring av arbeten som ska faktureras på startsidan kan fakturerbara arbeten också registreras via kundregistret (Register > Kundregister). Genom knappen Arbeten som ska faktureras i vyn Kundens basuppgifter kommer man till den kundspecifika vyn Arbeten som ska faktureras, där man kan registrera fakturerbara arbeten för kunden, granska tidigare registrerade ofakturerade arbeten samt även redan fakturerade arbeten. Fakturerade arbeten visas i sökresultaten genom att markera valet Visa fakturerade under sökkriterierna.
Bokföringen av arbeten som ska faktureras sker på samma sätt som i vyn Arbeten som ska faktureras som öppnas via funktionen Fakturering av arbeten. Genom knappen Byt kund i övre delen av vyn eller knapparna Föregående / Nästa kan man gå till motsvarande vy för en annan kund.
Ett annat alternativ för att gå till den kundspecifika vyn Arbeten som ska faktureras är att välja önskad kundrad i vyn Kundregister och klicka på valet Arbeten som ska faktureras under pilknappen bredvid knappen Öppna.
Vyn Arbeten som ska faktureras i personregistret
Genom vyn Arbeten som ska faktureras i personregistret (Register > Personregister) kan man följa vilka fakturerbara arbeten varje person som är registrerad i Procountor har registrerat. Genom vyn kan man också registrera fakturerbara arbeten för kunder. Till vyn Arbeten som ska faktureras för en person kommer man genom att trycka på knappen Arbeten som ska faktureras i vyn Personens basuppgifter. Ett annat alternativ för att gå till vyn är att välja önskad personrad i vyn Personregister och klicka på valet Arbeten som ska faktureras under pilknappen bredvid knappen Öppna.
Man kan bekanta sig med funktionerna i vyn Arbeten som ska faktureras som öppnas under denna rubrik. Genom knappen Byt person i övre delen av vyn eller knapparna Föregående / Nästa kan man gå till motsvarande vy för en annan person.