Cirkulation av fakturor är en funktion som möjliggör en enkel cirkulation av leverantörsfakturor mellan sakgranskarna och vidare till godkännarna. Om cirkulation inte används visas inte de motsvarande funktionerna och fälten. Leverantörsfakturor kan fortfarande sakgranskas och godkännas även om cirkulation inte är i användning.
Behörigheter
Bara användare som har behörighet till sakgranskning kan fungera som sakgranskare. Den inställningen syns under Användare och användarrättigheter genom att kryssa i rutan för en användare och kontrollera sektionen Leverantörsreskontra > Sakgranskning.
Bara användare som har behörighet att godkänna kan fungera som godkännare. Den inställningen syns under Användare och användarrättigheter genom att kryssa i rutan för en användare och kontrollera sektionen Betalningsrörelse > Godkännande.
Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser ska finnas angivna i användarens egna uppgifter för att de ska kunna få en påminnelse om en faktura som ska sakgranskas/godkännas. Om det har angetts antingen en granskare eller en godkännare i Inställningar skickas det ett e-postmeddelande att en leverantörsfaktura har mottagits även om cirkulation inte är aktiverad.
I Användare och användarrättigheter är det också möjligt att ange att användaren endast ska kunna läsa de leverantörsfakturor de är sakgranskare/godkännare för. Då heter inställningen Läsrättigheter. För att t.ex. kunna söka efter fakturor i Sökning av verifikat, måste användaren minst ha läsrättigheter under Kundreskontra > Sökning av kundfakturor och Leverantörsreskontra > Sök fakturor.
Om en användare som är sakgranskare eller godkännare tas bort från företaget, kommer även användaren att tas bort från uppgifterna om företaget, förvalda värden för leverantören och listan över sakgranskare, men inte från befintliga fakturor.
Grundinställningar
Inställningar om Cirkulation görs i vyn Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde.
- Ska attestordning av leverantörsfakturor användas?
- Ska attestordning av rese- och kostnadsfakturor användas?
- Ska sakgranskning och godkännandet ske i ordningsföljd? Om den inställningen är aktiverad skickas e-post till den första sakgranskaren när fakturan skickas för cirkulation. När den personen har granskat fakturan skickas ett meddelande sedan till följande sakgranskare o.s.v. Om den inställningen inte är aktiverad skickas ett meddelande till alla sakgranskare samtidigt när fakturan skickas för cirkulation. Det spelar ingen roll i vilken ordningsföljd de granskar fakturan. Detsamma gäller för godkännarna.
- Ska betalning tillåtas först när fakturan godkänts?
- Maximalt antal sakgranskare och godkännare.
- Förvalda sakgranskare och godkännare på företagsnivå. De föreslås som standard för nya leverantörsfakturor om fakturan skapas på tomt underlag eller för affärspartner utan individuellt angiven sakgranskare eller godkännare.
Det är värt att definiera den vanligaste cirkulationen i Uppgifter om företaget, och att definiera de cirkulationer som är specialfall just för de leverantörerna, personerna eller fakturorna.
Förvalda värden för leverantör och person
I Register > Leverantörsregister och Register > Personregister är det möjligt att ange de sakgranskare och godkännare som ska användas när det kommit en faktura som e-faktura, via skanningstjänsten, eller du själv skapar en faktura för just den affärspartnern.
Det går inte att ändra sakgranskare och godkännare i affärspartnerns uppgifter om Listor över sakgranskare har använts för affärspartnern.
Uppgifter i leverantörsfakturan
I Uppgifter på leverantörsfakturan visas primärt de förvalda värden för sakgranskare och godkännare som angetts för affärspartnern. Om det inte finns angivet hämtas uppgifterna från Uppgifter om företaget. För fakturan går det också att ange sakgranskare och godkännare fakturaspecifikt, antingen genom att använda färdiga Listor över sakgranskare eller genom att ange Sakgranskare eller Godkännare från fall till fall.
För cirkulation och meddelanden
Den som skapar fakturan kan skicka en påminnelse om fakturan till granskaren genom att klicka på För cirkulation på sidan där fakturan skapas. Det går också att skicka fakturan för cirkulation i vyn Granskning.
Programmet kontrollerar bland leverantörsfakturorna om det finns liknande fakturor med motsvarande uppgifter och varnar i vyn Granskning om det finns en liknande faktura i Procountor när att fakturan skickas för cirkulation, sakgranskning och godkännande.
Programmet varnar ifall alla följande villkor uppfylls:
- Fakturorna har samma förfallodagar eller fakturadagar
- Fakturorna har samma fakturanummer eller referensnummer för faktureraren
- Fakturorna har samma namn eller registeruppgifter för faktureraren
- Fakturorna har samma fakturasummor
Meddelandet skickas så många gånger du klickar på knappen och godkänner avsändningen. Det visas ett meddelande om fakturan har gått iväg för cirkulation tidigare. Sakgranskarens och godkännarens e-postadresser ska anges i användarens egna uppgifter. Om ingen e-postadress har angetts för sakgranskaren visar systemet ett meddelande om detta.
Först påminns sakgranskare. Om det finns flera sakgranskare och inställningen Sakgranskning och godkännandet sker i ordningsföljd är markerad i Inställningar för attestflöde, skickas ett e-postmeddelande till den första sakgranskaren för fakturan som väntar på att sakgranskas. Nästa sakgranskare får en påminnelse per e-post efter att den föregående granskaren har kontrollerat fakturan i vyn Granskning i Sökning av verifikat. Om inställningen för ordningsföljd inte är aktiverad skickas ett meddelande till alla sakgranskare samtidigt, och det spelar ingen roll i vilken ordning sakgranskarna granskar fakturan.
När alla sakgranskare har granskat fakturan får fakturan statusen Sakgranskad.
Då skickas en påminnelse till godkännarna. Om inställningen Sakgranskning och godkännandet sker i ordningsföljd är aktiverad skickas en påminnelse per e-post till den första godkännaren. Om den inställningen inte är aktiverad skickas en påminnelse till alla godkännare samtidigt, och det spelar ingen roll i vilken ordningsföljd de godkänner fakturan.
För fakturor som inkommit till Procountor som e-fakturor eller via skanningstjänsten skickas automatiskt en påminnelse till sakgranskaren eller godkännaren.
I följande fall skickas ett automatiskt meddelande om inkomna e-fakturor eller fakturor inkomna via skanningstjänsten:
- Cirkulation är aktiverad
- Sakgranskaren eller godkännaren har i egna uppgifter angett att de vill ha e-postmeddelanden från programmet
- Fakturan allokeras till affärspartnern enligt organisationsnumret eller kontonumret, och affärspartnern har en förvald sakgranskare eller godkännare
-
Om det inte har angetts någon förvald sakgranskare eller godkännare för affärspartnern, kontrolleras vem uppgiften om inkommen faktura ska skickas till i Inställningar.
- Cirkulation är inte aktiverad
-
Vem uppgiften om inkommen faktura ska skickas till kontrolleras i Inställningar.
-
De påminnelser som skickas från Procountor är schemalagda och skickas flera gånger om dagen. I och med att utsändningen är schemalagd är det möjligt att samla påminnelser till sakgranskare/godkännare för flera fakturor i ett e-postmeddelande. I e-postmeddelandet finns en länk som leder till Procountors inloggning. Efter inloggningen hämtas de fakturor som nämndes i e-postmeddelandet till Sökning av verifikat.
Sökning av verifikat
Fakturorna sakgranskas och godkänns i fakturornas vy Granskning. Du kommer hit genom att exempelvis gå via Sökning av verifikat, ställa in Typ av sökning till Fakturor att godkänna och klicka på Sök.
Om det har angetts att användaren endast kan läsa de fakturor som är riktade till användaren själv under Utökade personalrättigheter, är det bara möjligt att söka de leverantörsfakturor som väntar på egen sakgranskning eller eget godkännande.
Granskning
Du kommer till vyn Granskning där fakturan kan sakgranskas och godkännas genom att klicka på den faktura som ska sakgranskas/godkännas bland sökresultaten i Sökning av verifikat enligt ovan.
Här visas basuppgifterna för fakturan, bland annat fakturans datum, förfallodag, summa samt produkter.
Under Granskare som fastställts för fakturan visas uppgifter om de sakgranskare och godkännare som har bestämts för fakturan.
Under Transaktionsuppgifter på faktura visas vilka åtgärder som har vidtagits för fakturan, d.v.s. exempelvis tidsstämplarna för sakgranskningen och godkännandet samt granskarens och/eller godkännarens namn.
Under Dimensioner går det att klicka på Ställ in dimensioner för verifikat eller rad.
Sakgranskning och godkännande
När du klickar på Sakgranska skapas en sakgranskningsstämpel för fakturan. På den visas användarens namn, datum, klockslag och en sakgranskningskommentar. Om en användare sakgranskar en faktura får den statusen Sakgranskad. Om företaget använder cirkulation får fakturan statusen Sakgranskad när alla angivna sakgranskare har granskat fakturan. Om en användare försöker sakgranska en faktura de inte är nästa sakgranskare för, får den användaren ett meddelande. Fakturan kan sakgranskas även om cirkulation inte används.
Om cirkulation används och det har angetts sakgranskare för fakturan, kan fakturan inte godkännas innan den är sakgranskad.
När du klickar på Godkänn skapas en godkännandestämpel för fakturan. På den visas användarens namn, datum, klockslag och en godkännandekommentar. Om en användare godkänner en faktura får den statusen Godkänd. Om företaget använder cirkulation får fakturan statusen Godkänd när alla angivna godkännare har godkänt fakturan. Om en användare försöker godkänna en faktura de inte är nästa godkännare för, får den användaren ett meddelande. Fakturan kan godkännas även om cirkulation inte är i bruk.
När du klickar på Granskning av flera kan alla fakturor i sökresultatet sakgranskas/godkännas. Då öppnas vyn Granskning av flera där det går att välja vilka fakturor som ska sakgranskas eller godkännas.
Listor över sakgranskare
Det går att förbereda färdiga Listor över sakgranskare och godkännare. Gå via huvudmenyn till Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde och klicka på knappen Listor över sakgranskare. Det här gör det enkelt att hämta sakgranskare och godkännare för leverantörer och fakturor. Listor över sakgranskare används när företaget har valt attestflöde för leverantörsfakturor i inställningarna.
Om en lista över sakgranskare används för en affärspartner sparas det i affärspartnerns uppgifter. Om listan över sakgranskare redigeras, ändras uppgifterna om sakgranskare och godkännare för de affärspartner som listan har använts för. Ändringarna uppdateras inte på gamla fakturor, utan ändringarna börjar gälla när en ny faktura skapas för affärspartnern. Man kan ändra uppgifter om sakgranskare eller godkännare för flera leverantörer samtidigt med funktionen Redigera flera i affärspartnerregistret.