Godkännandecirkulation för fakturor är en funktion som möjliggör enkel cirkulation av inköps-, rese- och kostnadsfakturor från en granskare till nästa och vidare till godkännare. I denna instruktion går vi igenom inställningar relaterade till användningen av godkännandecirkulation i Procountor.
Godkännandecirkulation aktiveras och de allmänna inställningarna för Procountor-miljön definieras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation.
Nödvändiga behörigheter för granskning och godkännande
Granskare: En användare som har rättigheter för granskning (Godkännandecirkulation / Granskning) i behörigheterna kan fungera som granskare.
Godkännare: En användare som har rättigheter för godkännande (Godkännandecirkulation / Godkännande) kan fungera som godkännare.
Granskare och godkännare: Båda måste också ha minst visningsrättigheter för inköpsfakturor (Inköp / Behörighet för inköpsfakturor) samt för att söka fakturor (Inköp / Sökning av inköpsfakturor).
Observera:
- Granskarnas och godkännarnas e-postadresser måste vara inmatade i användarens egna uppgifter och inställningar om de ska få e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas eller godkännas.
- Dessutom måste användaren ha valt att ta emot e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas i sina egna uppgifter och inställningar.
- Detta görs genom att kryssa i alternativet Skicka e-postmeddelanden till mig om aviseringar om händelser, som t.ex. fakturor som väntar på sakgranskning i avsnittet E-postkommunikation.
- Genom att begränsa behörigheter är det möjligt att definiera att användaren endast kan söka de inköps-, rese- och kostnadsfakturor i programmet där de är angivna som granskare eller godkännare.
- Om en användare tas bort från företaget tas de automatiskt bort från vyn Inställningar för godkännandecirkulation, från godkännandecirkulationen som är definierad för leverantören eller personen samt från granskarlistorna.
Även om godkännandecirkulation inte är aktiverad kan inköps-, rese- och kostnadsfakturor fortfarande granskas och godkännas, men det går då inte att fördefiniera specifika granskare och godkännare för fakturan.
Aktivering och inställning av godkännandecirkulation
Aktivera godkännandecirkulation i vyn Inställningar för godkännandecirkulation. Sätt granskare och godkännare som fakturan ska skickas till för granskning och godkännande.
Du kan också sätta godkännandecirkulation för en enskild affärspartner eller direkt för en enskild faktura enligt följande:
-
Gå till vyn basinformation för leverantören eller personen i affärspartnerregistret. I avsnittet Godkännandecirkulation, sätt granskare och godkännare för affärspartnerns fakturor. Gå till detaljerade instruktioner här.
- Om en affärspartnerspecifik godkännandecirkulation är definierad, används den godkännandecirkulation som är definierad i affärspartnerregistret för den affärspartnerns fakturor.
- Om ingen affärspartnerspecifik godkännandecirkulation är definierad, används de granskare och godkännare som är definierade i de allmänna inställningarna för godkännandecirkulation i Procountor-miljön för den affärspartnerns fakturor.
- Definiera godkännandecirkulation för en enskild faktura i avsnittet Uppgifter om cirkulationen i vyn Faktura. Gå till detaljerade instruktioner här.
- Om en specifik godkännandecirkulation definieras för fakturan vid skapandet, används denna godkännandecirkulation för den fakturan.
- Dessutom är det möjligt att skapa granskarlistor i Procountor som innehåller fördefinierade granskare och godkännare, och listan kan användas i Inställningar för godkännandecirkulation, affärspartnerregistret eller direkt på fakturor. Gå till instruktioner här.
Godkännandecirkulation i Inställningar för godkännandecirkulation.
I vyn Inställningar för godkännandecirkulation kan en standardgodkännandecirkulation eller granskarlista definieras som används som standard för de leverantörer och personer som inte har en specifik godkännandecirkulation definierad i affärspartnerregistret. Om en godkännandecirkulation är definierad i registret för en leverantör eller person, används den godkännandecirkulationen för inköpsfakturor för den leverantören och rese- och kostnadsfakturor för den personen.
Godkännandecirkulation för leverantör och person
En godkännandecirkulation för en enskild leverantör eller person kan definieras i vyn Basinformation för leverantören eller personen i affärspartnerregistret, under Godkännandecirkulation. Dessa inställningar visas när godkännandecirkulation är aktiverad.
Observera:
- Om en sakgranskarlista är vald i avsnittet Uppgifter om circulationen istället för en manuellt definierad godkännandecirkulation, kan enskilda granskare och godkännare inte ändras i affärspartnerns information, utan de fylls i automatiskt enligt den valda listan.
- I vyn Inställningar för godkännandecirkulation definieras hur många granskare och godkännare som kan sättas i samma godkännandecirkulation, och denna inställning gäller även för affärspartnerregistret.
- Standardinställningarna som är definierade i affärspartnerregistret används när en faktura skapas för den affärspartnern i Procountor, eller när en faktura anländer från leverantören som e-faktura eller via skanningstjänsten.
Om du vill sätta samma godkännandecirkulation för flera affärspartners samtidigt, kan du använda funktionen Redigera flera i affärspartnerregistret.
Godkännandecirkulation direkt på fakturan
I avsnittet Uppgifter om cirkulationen i vyn Faktura kan granskare och godkännare definieras specifikt för fakturan, antingen genom att använda fördefinierade granskarlistor eller genom att definiera granskare och godkännare från fall till fall.
Om ingen specifik godkännandecirkulation är definierad för fakturan, används de granskare och godkännare som är definierade i affärspartnerregistret för inköps-, rese- och kostnadsfakturor.
Om ingen godkännandecirkulation är definierad i registret, används godkännandecirkulationen från Inställningar för godkännandecirkulation.
Granskarlistor
I vyn Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation kan du definiera granskarlistor genom att klicka på knappen Listor över sakgranskare i den övre raden. Granskare och godkännare som sätts på listorna används för fakturor där listan är aktiverad. Granskarlistor kan definieras när godkännandecirkulation är aktiverad.
Om en granskarlista redigeras, uppdateras ändringarna i godkännandecirkulationen för de affärspartners där listan är vald i registret. Ändringarna uppdateras inte för gamla fakturor utan används för nya fakturor.
I vyn Inställningar för godkännandecirkulation definieras hur många granskare och godkännare som kan sättas i samma godkännandecirkulation, och denna inställning gäller även för granskarlistor.
I vyn Listor över sakgranskare finns följande knappar tillgängliga:
- Lägg till-knappen: Lägg till en ny tom granskarlista. Namnge listan och välj sedan önskade granskare och godkännare från rullgardinsmenyerna Sakgranskare och Godkännare.
- Spara-knappen: Spara informationen.
- Ta bort-knappen: Ta bort en specifik granskarlista vid behov. Aktivera listan genom att klicka på den med musen innan du klickar på Ta bort-knappen. När listan tas bort, försvinner den från de affärspartner som hade den valda listan.
Skicka fakturan i cirkulation
- När du har upprättat fakturan i Procountor, skickar du fakturan i godkännandecirkulation genom att klicka på knappen För cirkulation i vyn Faktura.
- Ett e-postmeddelande skickas till granskaren eller granskarna (om e-postmeddelanden är aktiverade).
- Om ett e-postmeddelande ska skickas, öppnas fönstret Bekräfta att fakturan ska skickas i cirkulation efter att du klickat på knappen För cirkulation, där det anges till vem och till vilken adress meddelandet skickas.
- Bekräfta sändningen av fakturan i cirkulation genom att välja Ja.
E-postmeddelanden
Om fakturan anländer till programmet som e-faktura eller via skanningstjänsten, skickas ett e-postmeddelande automatiskt till granskaren eller granskarna när fakturan anländer, så användaren behöver inte skicka den i cirkulation.
Ett e-postmeddelande om mottagen inköpsfaktura skickas när alternativet Använd godkännandecirkulation för inköpsfakturor är valt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation och minst en granskare eller godkännare är definierad.
Automatiskt meddelande om mottagen e-faktura eller faktura via skanningstjänsten skickas när följande villkor är uppfyllda:
- När godkännandecirkulation är aktiverad:
- Granskaren eller godkännaren har i sina egna uppgifter och inställningar angett att de vill ta emot e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas.
- Fakturan matchas till affärspartnern baserat på organisationsnummer eller bankkontonummer och affärspartnern har en standardgranskare eller godkännare definierad i registret.
- Om affärspartnern inte har en standardgranskare eller godkännare definierad, är minst en granskare eller godkännare definierad i Inställningar för godkännandecirkulation som meddelandet skickas till, och den personen har e-postmeddelanden aktiverade i programmet.
- Alternativet Är godkännandecirkulation av inköpsfakturor i bruk är valt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.
När skickas e-postmeddelandet och hur ser det ut?
E-postmeddelanden om godkännandecirkulation från Procountor skickas sammanställt till mottagarna ungefär var 30:e minut. Om en granskare eller godkännare får flera fakturor att hantera samtidigt, sammanställs alla fakturor som ska hanteras i ett tidsinställt e-postmeddelande till samma användare.
E-postmeddelandet innehåller en länk som leder till Procountors inloggningssida. När du loggar in i programmet via länken i e-postmeddelandet, öppnas vyn Sökning av verifikat direkt efter inloggningen, där alla fakturor som nämns i e-postmeddelandet är sökta.
Ordning för godkännandecirkulation
I vyn Inställningar för godkännandecirkulation är det möjligt att aktivera inställningen Ordning för godkännandecirkulation, vilket innebär att meddelandet om en faktura som ska granskas eller godkännas alltid skickas till nästa granskare eller godkännare i turordningen. Som standard är inställningen inte aktiverad.
När inställningen ordning för godkännandecirkulation inte är aktiverad, skickas meddelandet om mottagen faktura till alla granskare samtidigt, och det spelar ingen roll i vilken ordning granskningen sker. När fakturan har granskats, skickas meddelandet om fakturan till alla definierade godkännare samtidigt (om det finns fler än en). Läs mer om inställningarna för ordning för godkännandecirkulation här.
Sökning och granskning av fakturor
Granskning och godkännande av fakturor sker i vyn Granskning av fakturor, som nås till exempel via Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat).
Du kan se fakturor som väntar på granskning i programmet på följande sätt:
- I widgeten Fakturor att granska och widgeten Hej, användare på programmets startsida.
- I vyn Fakturacirkuleringshubb (Sökning > Fakturacirkuleringshubb).
Läs mer om granskning av fakturor och fälten i vyn Granskning här.
Effektiv användning av godkännandecirkulation för fakturor
Ovan har vi presenterat grunderna och förutsättningarna för att sätta godkännandecirkulation för fakturor. I detta avsnitt presenteras några användbara tips relaterade till att redigera godkännandecirkulation och övervaka fakturor i godkännandecirkulation.
Ändringar i befintlig godkännandecirkulation
Om ändringar behöver göras i den befintliga godkännandecirkulationen, bör följande beaktas:
- Om inga specifika granskare, godkännare eller fördefinierade granskarlistor är definierade för affärspartnerna, bör ändringarna i godkännandecirkulationen göras i vyn Inställningar för godkännandecirkulation. Om en granskare eller godkännare som är definierad på miljönivå ändras i denna vy, träder ändringen i kraft för alla framtida fakturor oavsett leverantör.
- Om specifika granskare, godkännare eller fördefinierade granskarlistor är definierade för affärspartnerna, bör ändringarna i godkännandecirkulationen göras för affärspartnerna.
- När en helt ny granskarlista med önskade personändringar skapas i vyn Inställningar för godkännandecirkulation, kan listan enkelt sättas för alla önskade leverantörer med funktionen Redigera flera i affärspartnerregistret. På så sätt uppdateras personändringen enkelt för alla leverantörer som ändringen ska göras för.
- Om ändringar görs i en befintlig granskarlista som används för vissa affärspartners, uppdateras ändringen i listan även för affärspartnerna.
Personändringar och fakturor som väntar på granskning/godkännande
Om du vill kontrollera vilka fakturor som fortfarande väntar på granskning eller godkännande av en person som ska ändras i godkännandecirkulationen, kan detta kontrolleras i vyn Fakturacirkuleringshubb.
Observera att ändringar som görs i vyn Inställningar för godkännandecirkulation eller affärspartnerregistret inte påverkar fakturor som redan har satts i godkännandecirkulation, så genom att använda vyn Fakturacirkuleringshubb kan du säkerställa att fakturor som har skickats till den gamla granskaren eller godkännaren blir granskade och godkända.
I vyn Fakturacirkuleringshubb kan fakturor som har skickats till den gamla personen sökas med hjälp av fältet Granskare/Godkännare genom att ange personens namn i formatet Efternamn, Förnamn.